Manual del Usuario Performance Management Solutions

Manual del Usuario Performance Management Solutions
Versión 4.3 Módulos BSC, IPG, MPF y Encuestas Actualizado el 25 Abril 2007

Tabla de contenido Introducción y acceso 3 Los módulos principales 4
Página Introducción y acceso Los módulos principales Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o Cuadro de Mando Integral 3.1 Indicadores o métricas 3.2 Iniciativas o acciones Uso del módulo Indicadores de Performance Gerencial (IPG) Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial (MPF) 20 Actualización de indicadores – Carga Manual 24 Otras utilidades Creación de encuestas Preferencias del usuario Recursos online Mapa de la aplicación

Introducción y acceso Baxon PMS es una solución 100% basada en web para el control de gestión integral de cualquier organización. Para comenzar a utilizar Baxon PMS debe primero abrir su navegador de internet, y luego escribir la dirección que se le haya suministrado (por ejemplo 1 2 En la pantalla de acceso debe introducir los parámetros que le fueron otorgados como usuario (nombre de la organización, usuario y clave). Nota: en caso de tener problemas de acceso, por favor escribir al administrador de su aplicación o a 3 La primera vez que se conecte es posible que aparezca una ventana para instalar un componente “ActiveX”. Pulse Aceptar ya es un control necesario para navegar correctamente la herramienta Una vez que haya finalizado su sesión, para salir de ella haga clic en el botón de Logout que encontrará en el extremo derecho del menú de navegación principal 4

Los módulos principales
Para acceder al módulo de Balanced Scorecard o Cuadro de Mando Integral se debe elegir BSC en la barra de navegación. Este módulo permite llevar la estrategia a la acción utilizando la metodología de Balanced Scorecard. Para acceder al módulo de Indice de Performance Gerencial se debe elegir IPG en la barra de navegación. Este módulo permite controlar la performance operativa de cada área o gerencia en una organización. Para acceder al módulo de Monitor de Performance Financiera se debe elegir MPF en la barra de navegación. Este módulo permite controlar la performance financiera comparándola contra el presupuesto de la organización.

Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI – Mapa Estratégico
La primer pantalla al elegir BSC es un mapa estratégico, donde se encuentran los objetivos de la organización vinculados por relaciones causa-efecto, y clasificados en dimensiones 1 El cumplimiento de los objetivos puede ser evaluado por los resultados obtenidos (indicadores o métricas) o por el avance de sus iniciativas. Para evaluar, elegir en el selector de arriba a la izquierda cualquiera de ambas alternativas. Los objetivos tomarán colores, considerando los valores de las métricas elegidas en la pantalla resumen, comparadas con los valores previstos y ponderados por la importancia de cada indicador. 2 La evaluación puede hacerse contra valores previstos o presupuestados, o contra reales históricos. Este selector aparece al elegir Métricas en el selector anterior 3 5 La evaluación puede hacerse también para el mes elegido, o contra valores acumulados, que pueden ser últimos 3, 6, 12 meses o lo que va del año contable (YTD) Para evaluar los objetivos en función del avance de sus hitos, elegir Analizar por avances 4

Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI – Mapa Estratégico
2 1 Se pueden definir múltiples Mapas Estratégicos, que pueden estar enlazados entre sí por vínculos, simbolizados por flechas de color violeta (ver imagen) Al hacer clic sobre esa flecha se conecta al otro mapa, donde se encuentra el mismo objetivo. Otra forma de ir a un mapa estratégico, es elegirlo desde el selector de arriba al medio 2 1

Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI - Indicadores
Al hacer clic en un objetivo, se llega a la pantalla de indicadores, donde se pueden ver los resultados obtenidos, organizados en 3 columnas: Valores reales correspondientes al mes y año indicado en el selector Valores presupuestados o previstos, que son comparados con los reales. Los semáforos y % de variación destacan los desvíos de reales versus presupuestados. Esta columna puede ser utilizada para comparar contra reales, cambiando el selector Presupuestado – Real, y luego eligiendo el período a comparar. Esta columna trae valores históricos, que son comparados con los reales del mes. Nota: Se puede configurar Baxon PMS para que en esta columna aparezcan por defecto los valores del mes anterior, o los de igual mes del año anterior. Para ello debe modificarse los parámetros de empresa, y se necesita un permiso de administrador 1 2 1 2 3 3

1 Se puede elegir evaluar períodos distintos a un mes, como últimos 3, 6 y 12 meses, así como lo que va del año contable (YTD). Al modificar este parámetro todos los valores de las 3 columnas se actualizarán, así como sus semáforos y variaciones. 1 2 Los indicadores que tienen una carpeta amarilla a la izquierda son “métricas fórmula”, y al hacer clic en el icono de la carpeta se pueden abrir, para ver qué números la componen. 2

1 Al hacer clic sobre cualquier nombre de indicador se puede seguir buceando el origen de los valores, hasta llegar a la métrica dato, que representa el mayor nivel de detalle definido para ese indicador en el sistema. 2 En la sección Parámetros de la pantalla detallada de un indicador se puede ver el número del indicador, el responsable de la performance (alcanzar el valor presupuestado) a quién puede escribírsele un correo haciendo clic sobre el sobre amarillo, la importancia del indicador, su polaridad (lógica para el cambio de color del semáforo) y si el indicador es Lead (se adelanta al objetivo) o lag (mide el resultado posterior) 1 3 Se ven las fórmulas del indicador (mensual y de acumulación, para reales y presupuestadas) y el responsable del dato, en caso de ser una métrica dato, además de datos de la última actualización. 4 La descripción conceptual aparece en esta sección, así como otras observaciones. Nota: al deslizar el mouse sobre la métrica en la pantalla indicadores, puede verse también la descripción de la métrica 2 5 En este Foro pueden dejarse comentarios para ser vistos y respondidos por otros usuarios sobre este indicador 3 5 6 Si la métrica pertenece a una gerencia u objetivo, dicha relación aparecerá en esta sección, con un vínculo que apunta a esa pantalla 6 4

1 Para cambiar el período a evaluar o comparar en cualquiera de las 3 columnas, debe elegirse el mes y año de los selectores de cada columna 1 2 También pueden agregarse comentarios sobre los indicadores de cada objetivo en el Foro, que pueden ser vistos y respondidos por otros usuarios, generando una discusión virtual. 2 3 Haciendo doble clic sobre cualquier número se puede agregar un comentario, que aparecerá con una marca roja en todo lugar del sistema donde figure este número. Para grabar el comentario, cerrar la ventana con la cruz roja en el vértice superior derecho. Para borrar un comentario existente, realizar doble clic sobre el mismo, y luego eliminar todo el texto del mismo, y cerrar la ventana. La marca del comentario desaparecerá. 3

1 Frecuencia: indica la frecuencia o intervalo mínimo de tiempo en el que se muestran los datos (eje x). 1M significa que los datos se estarán viendo para cada mes graficado, mientras que, por ejemplo, 3 M será para cada trimestre 2 Acumulado: indica el criterio de acumulación de los valores que son mostrados en el gráfico. Por ejemplo, si es 12 M significa que se ve en cada punto los valores acumulados de los últimos 12 meses 1 2 3 3 Cantidad de puntos: indica la cantidad de datos que son mostrados en el gráfico, que pueden ir de 6 hasta 24. La opción Año (year) muestra los 12 datos del año calendario actual Puntos de gráfico: Clic sobre cualquier punto lleva a esa fecha y mayor información 4 4 5 Tipos de gráficos: Pueden elegirse gráficos de líneas, barras o áreas 5 6 Tendencia: Recta de mínimos cuadrados (verde) sobre los valores reales graficados 6 Notas: La escala de los gráficos puede modificarse para que sea mínimo igual a 0, a mínimo valor a graficar o una alternativa intermedia. Esta elección afecta a todos los gráficos. También pueden elegirse los valores por defecto para los puntos 1, 2, 3 y 5 para cada métrica. Consulte con su administrador.

Permite ver los valores de la pantalla mes por mes, de acuerdo a un período definido por una fecha de inicio y finalización. Pueden verse tanto valores reales como presupuestados 1 Pueden verse simultáneamente todos los indicadores principales de esta pantalla en gráficos 2 1 2 3 4 3 Se agregan 2 columnas adicionales a la derecha de la tabla con indicadores. Estas columnas son especialmente útiles para realizar simultáneamente una evaluación de la performance del mes y la acumulada del año o trimestre. 4 Realiza una exportación de todos los valores mostrados en pantalla a una planilla Microsoft Excel

Uso del módulo Balanced Scorecard (BSC) o CMI - Iniciativas
1 El botón “Que estamos haciendo para mejorar estos resultados” lleva a la sección Iniciativas, donde se concentran todos los proyectos y acciones planeados para cumplir el objetivo 1 3 2 Las iniciativas pueden verse agrupadas en la primer pantalla. Una iniciativa es un proyecto o plan de acción, que agrupa una serie de Tareas e Hitos o Milestones 2 3 En esta pantalla puede verse la fecha de comienzo y finalización de cada iniciativa, así como sus hitos y su grado de cumplimiento (semáforo). Los hitos toman un color en función de su avance, luego de haber vencido su fecha de ejecución.

1 2 3 4 1 Al hacer clic sobre una iniciativa se puede abrir para ver todas las tareas que la componen, y los hitos asociados a esta iniciativa Las tareas son las acciones específicas que deben ser realizadas para ejecutar la iniciativa, y tienen una fecha de comienzo y finalización. 2 Los hitos son avances concretos que deberían estar concluidos en una fecha, y tienen una persona responsable de su cumplimiento 3 También pueden agregarse comentarios sobre la iniciativa en el Foro, que pueden ser vistos y respondidos por otros usuarios, generando una discusión virtual. 4

1 Cada hito es un botón donde se puede hacer clic para ver más detalle 2 Los hitos pueden ser actualizados y modificados haciendo clic sobre el título o el icono de edición 1 3 El avance de los hitos es mostrado como bolilas completas azules, y su descripción se muestra abajo 2 3 4 4 2 Se puede escribir un correo al responsable del hito desde aquí

1 2 3 Las iniciativas pueden agregarse desde el botón Agregar iniciativas, en la pantalla Iniciativas de cada objetivo. Nota: según la configuración de sus sistema, puede ser que esta facultad sea reservada exclusivamente a administradores y facilitadores. 1 2 Las iniciativas pueden asociarse a una gerencia para su visualización en el módulo IPG 3 Opcionalmente las iniciativas pueden asociarse a una iniciativa superior. De esta manera pueden “anidarse” iniciativas según su jerarquía, y que todas ellas formen parte de un proyecto

3 2 1 1 Pueden agregarse tantas tareas como sea necesario desde el botón Agregar Tarea 2 Las tareas tienen un título, fecha de comienzo y finalización (con almanaques). Opcionalmente puede indentarse al definirse como subtarea 3 Las tareas pueden reordenarse verticalmente haciendo clic en el signo +, y reubicándolas según un número de orden. También desde aquí puede cambiarse rápidamente la fecha de comienzo o finalización

1 Pueden agregarse hitos desde el botón agregar hito o milestone 2 2 Los hitos pueden agruparse en categorías, y pueden crearse nuevas categorías 3 3 Los hitos son denominados con un título breve, que puede elegirse de los hitos ya creados, o crear uno nuevo 4 1 5 4 Los hitos tienen una persona responsable, y opcionalmente puede elegirse un supervisor de esta tarea, que será notificado automáticamente si se modifica algo de este hito (fecha de vencimiento, grado de avance). También puede elegirse un asistente del supervisor, que tendrá iguales facultades que el supervisor 6 7 5 Cada hito debe tener una fecha de vencimiento, que es elegida utilizando un almanaque, y una importancia, que es utilizada como ponderador para elegir los colores de avance en los objetivos del mapa estratégico, al evaluar por avance. Opcionalmente un hito puede asociarse a una tarea, o mantenerse independiente 6 En este campo puede describirse con mayor detalle la naturaleza del hito. 7 El grado de avance es elegido como un %, y además puede escribirse la descripción del avance. Pueden completarse varios grados de avance sucesivos por hito, y opcionalmente enviarse la descripción del avance por correo al responsable, supervisor y asistente

Módulo Indicadores de Performance Gerencial (IPG) - Organigrama
El módulo de Indicadores de Performance Gerencial (IPG) mide la performance de cada área o gerencia, en función de sus indicadores e iniciativas. La estructura de este módulo es exactamente igual al de BSC, con la diferencia que los indicadores, iniciativas e hitos son reagrupados en función de sus responsables. Pueden también existir múltiples organigramas (pantalla equivalente a Mapa Estratégico en el módulo BSC), por lo que cualquier área puede ser expandida ilimitadamente a través de sucesivas pantallas de organigramas. Por lo tanto, todo lo descrito en el capítulo anterior es aplicable a este módulo Nota: pueden existir indicadores o iniciativas que no pertenezcan a ningún objetivo, pero sí a una gerencia, y viceversa.

Uso del módulo Monitor de Performance Financiera (MPF)
La primer pantalla del módulo MPF, llamada Arbol MPF, muestra todos los cuadros del módulo, asociados según la estructura del modelo de gestión diseñado. Cada recuadro es un semáforo que indica la performance de ese cuadro, y también un botón que lleva al mismo 2 1 3 El período evaluado en esta pantalla puede modificarse, así como la base de comparación (versus presupuesto o historia), y la acumulación (mensual, 3, 6 o 12 meses, y lo que va del año contable). Los colores de los cuadros cambiarán de acuerdo a estos parámetros. 1 4 2 Pueden crearse múltiples pantallas como ésta, y ser elegidas con el selector KPI. También pueden vincularse a través de cuadros repetidos. En ese caso, una flecha violeta indicará que dicho cuadro puede ser abierto en otros cuadros en la pantalla siguiente 3 El botón Listado permite listar todos los cuadros existentes, reemplazando al Arbol MPF 4 El título de cada recuadro es un vínculo que conduce a dicho cuadro o árbol. Nota: la elección por defecto entre el formato tabla o árbol es definida como una preferencia de cada usuario.

Uso del módulo Monitor de Performance Gerencial (MPF)
6 2 1 3 5 4 1 Al hacer clic sobre las métricas con carpeta amarilla pueden verse sus métricas precedentes 2 Los números donde el desvío es mayor en términos absolutos son resaltados. Esta funcionalidad puede suspenderse con el botón con un marcador amarillo 3 Las métricas también pueden bucearse haciendo clic sobre la palabra Link, que llevará al usuario a otro cuadro donde esta métrica existe. En caso de existir en más de dos cuadros, se abrirá una ventana preguntando a qué cuadro se quiere ir 4 Se puede hacer clic sobre cualquier métrica para acceder a la pantalla de detalle del indicador (ver pág sig) 5 Los gráficos se actualizan automáticamente al desplazar el mouse sobre cada métrica (Ver más en pág 11) 6 En caso de estar configurado, puede verse también el cuadro en formato de árbol (ver pág 23)

1 Al hacer clic sobre cualquier nombre de indicador se puede seguir buceando el origen de los valores, hasta llegar a la métrica dato, que representa el mayor nivel de detalle definido para ese indicador en el sistema. 2 En la sección Parámetros de la pantalla detallada de un indicador se puede ver el número del indicador, el responsable de la performance (alcanzar el valor presupuestado) a quién puede escribírsele un correo haciendo clic sobre el sobre amarillo, la importancia del indicador, su polaridad (lógica para el cambio de color del semáforo) y si el indicador es Lead (se adelanta al objetivo) o lag (mide el resultado posterior) 1 Se ven las fórmulas del indicador (mensual y de acumulación, para reales y presupuestadas) y el responsable del dato, en caso de ser una métrica dato 3 4 La descripción conceptual aparece en esta sección, así como otras observaciones. Nota: al deslizar el mouse sobre la métrica en la pantalla indicadores, puede verse la descripción de la métrica 2 5 En este Foro pueden dejarse comentarios para ser vistos y respondidos por otros usuarios sobre este indicador 3 5 6 Si la métrica pertenece a una gerencia u objetivo, dicha relación aparecerá en esta sección, con un vínculo que apunta a esa pantalla 4 6

1 Se puede cambiar de un cuadro a otro utilizando este selector 4 1 3 2 Haciendo clic en cualquier indicador se puede acceder a la pantalla detallada de la métrica, con gráfico de evolución, foro, correo, etc (ver pag anterior) 2 3 Las métricas pueden expandirse, para ver mayor nivel de apertura, haciendo clic sobre las flechas violeta 4 Alternativamente, en caso de estar configurado, esta pantalla puede verse también en formato de Tabla (pág 21)

Actualización de indicadores – Carga Manual
1 2 7 5 6 3 4 Las métricas Dato de Baxon PMS pueden ser actualizadas de forma manual por el responsable del dato o el administrador del sistema. Para ello debe hacer clic en Editor, donde aparecerán listadas solamente las métricas donde el usuario es responsable del dato. 1 Puede elegirse qué métrica actualizar desde este selector. El binocular permite buscar un indicador utilizando cualquier palabra de su nombre 2 En caso de ser un listado muy largo, puede irse directamente a una página desde aquí 3 Haciendo clic en por indicador pueden cargarse los 12 meses de ese indicador 4 Desde este selector puede elegirse la fecha a actualizar 5 Los datos son cargados en estos recuadros. Debe utilizarse punto para separar los decimales. Al modificar un valor o cargar uno nuevo, la celda toma el color rosado. 6 Pueden eliminarse valores seleccionándolos en estas cajas, y luego haciendo clic en la cruz roja Para guardar los cambios realizados y actualizar los cálculos, debe hacerse clic en el botón actualizar. Nota: si no se hace clic en este botón los cambios realizados se perderán definitivamente. 7

Otras utilidades – Resumen y Mi PMS
1 1 La pantalla Resumen muestra las métricas más importantes de la organización. La configuración de las métricas a incluir en esta pantalla es realizada por el administrador del sistema. Nota: las métricas elegidas en esta pantalla son las que determinarán el color de la organización en un entorno multi-empresa 2 2 En esta sección se pueden definir atajos, o sea, vínculos que conectan directamente a los cuadros del FTP más importantes 3 3 El botón iniciativas permite acceder a las iniciativas seleccionadas como más importantes de la organización. 4 4 Mi PMS es una pantalla donde cada usuario puede definir cuáles son las métricas que ver. 5 Para agregar una métrica debe hacer clic sobre el signo +, y para eliminarla (sólo de esta pantalla) hacer clic en la cruz roja 5

Otras utilidades - Librerías
En toda pantalla donde aparece este icono existen librerías disponibles. En las librerías pueden almacenarse archivos, que luego pueden ser descargados por otros usuarios. 1 Librerias 1 Con este botón se pueden subir archivos. Cada librería debe tener un nombre adjunto para poder funcionar. 2 2 3 Envía correos 4 Permite reenviar el archivo como adjunto 3 4 5 5 Edita la librería, para modificar el nombre, archivo adjunto o eliminar la librería

Otras utilidades – Estado de la información
1 2 1 1 En esta pantalla, accesible desde Reportes/ Estado de la información o desde el indicador de la barra de navegación, pueden verse las métricas dato pendientes de ser actualizadas, con su fecha de última actualización, y la persona responsable de suministrar el dato. Desde esta misma pantalla se puede enviar un correo a esa persona. 2 Se puede evaluar el estado de la información para distintos períodos, o filtrar reales, presupuestados o ambos

Otras utilidades – Informe de mayores desvíos
2 3 1 1 Este informe, accesible desde reportes como Mayores desvíos, realiza un ranking de las métricas con mayor desvío contra presupuesto, de acuerdo a su impacto en términos absolutos. Las desviaciones son clasificadas en positivas y negativas, de acuerdo a su impacto en la rentabilidad de la organización. Nota: para que funcione este reporte, deben haberse configurado las métricas dato monetarias para el motor de optimización 2 Se puede evaluar desvíos para distintos períodos, y distintas acumulaciones (3, 6 y 12 últimos meses, o lo que va del año contable) 3 Puede elegirse la cantidad de métrica a listar

Otras utilidades – Listados, librerías y reporte gráfico
1 2 3 4 5 1 Los reportes de performance por objetivo o responsable son informes planos donde se describe el estado de los, resultados y avances de cada objetivo y área respectivamente 2 Los listados de métricas permiten listar o exportar a Excel todas las métricas configuradas en el sistema, con sus campos más importantes 3 Reporte gráfico permite graficar la evolución histórica de cualquier métrica configurada en el sistema 4 Librería de archivos permite administrar todos los archivos cargados en librerías en el sistema 5 El reporte de trazabilidad de datos se utiliza para ver que usuario realizo alguna modificación de datos, el método empleado y en que fecha lo realizó.

Otras utilidades – Visualización de presentaciones
1 Desde Informes también se puede acceder al módulo Presentaciones Online, haciendo clic en el título de la presentación. Esta herramienta permite ver presentaciones con títulos, comentarios y un orden predefinido, sin perder también la capacidad de bucear y navegar la aplicación. 2 Indica el nombre de la slide que se está viendo, y se puede hacer clic para pasar a otra slide de la lista 1 Las flechas permiten pasar a la slide siguiente o anterior 3 5 6 4 Permite ocultar la barra de comando de la izquierda, o expandirla 2 5 Para imprimir la presentación, primero de debe hacer clic en este botón. Al finalizar de ver la presentación, hacer clic en el botón Finalizar 6 4 3

Otras utilidades – Creación y modificación de presentaciones
1 Para modificar una presentación existente o crear una nueva, se debe hacer clic en Editar dentro de la sección Presentaciones en Informes 2 Completar con el nombre de la nueva slide, y el orden que se le quiere dar en la presentación 3 Marcar la caja si se quiere agregar un comentario. Mover la flecha y caja de comentario a la ubicación deseada, y hacer doble clic sobre la caja amarilla para agregar un comentario. Para girar la flecha, elegir una de las posiciones disponibles 1 2 3 5 4 6 4 Utilizar los botones Nuevo y Borrar para agregar o eliminar slides 5 Una vez definida la slide, hacer clic en Capturar para grabarla 5 Para terminar la presentación hacer clic en Finalizar

Otras utilidades – Barra de navegación
Se puede buscar cualquier texto o número de métrica en todo el sistema desde esta ventana 1 1 2 Indica el % de información actualizada en la fecha definida 3 Botones de Atrás y Siguiente 2 3 4 5 6 7 4 Lupa que permite agrandar o achicar el tamaño de la pantalla, ubicando el cursos sobre una de las 2 lupas. Nota: se puede también configurar en preferencias el nivel de zoom por defecto de un usuario 5 Exportación a powerpoint. Para utilizarlo, es necesario configurar Baxon PMS como sitio de confianza, y activar los controles active X de su navegador. Nota: esta funcionalidad sólo puede usarse si usted tiene Office versión XP o superior 6 Permite imprimir lo que está en pantalla 7 Cierra la sesión

Creación de encuestas Para crear una encuesta nueva o editar una existente, hacer clic en el botón encuestas del Editor 1 1 2 Para crear una encuesta nueva hacer clic en Nueva Encuesta, para editar una existente, en Diseño, y para ver un reporte de resultados en Análisis 2

Creación de encuestas 1 2 1 Completar con el nombre de la encuesta 2
Definir si se trata de una encuesta que comienza de cero, o se quiere utilizar un modelo existente. Luego Guardar

Creación de encuestas 1 Insertar ítem que compone la encuesta 1
2 Elegir el formato del ítem, que es el tipo de pregunta y forma de respuesta que se verá en el formulario de encuesta 2

Creación de encuestas 1 Título de la pregunta
Alias de la pregunta, para identificarla con otro nombre en los reportes (opcional) 2 3 Texto secundario, que aparece bajo el título de la pregunta (opcional)

Creación de encuestas 1 Define si la respuesta a esta pregunta será obligatoria o no 1 2 Los textos de respuestas alternativas pueden ser elegidos de un grupo predefinido con el selector, o completados manualmente en las celdas de abajo 2 3 Cada respuesta puede tener un puntaje asociado. También puede elegirse una respuesta para que aparezca por defecto 3 4 Para agregar más líneas de respuesta, hacer clic aquí 4 5 Si se desea agregar una pregunta final de texto abierto 5 6 Para asociar los resultados de estas respuestas a una métrica existente en el sistema. Para ello se debe seleccionar la métrica, y elegir si qué se quiere medir. 6

Creación de encuestas Para agregar ítems a la encuesta, hacer clic en Insertar 1 Para grabar la encuesta hacer clic en Aceptar 2 Para permitir a los encuestados acceder a la encuesta para completarla, hacer clic en Publicar 3 1 3 2

Creación de encuestas Tres formas para insertar ítems en una encuesta:
1 Insertar un ítem desde cero, forma explicada anteriormente (default). 2 Insertar un ítem desde otra encuesta. 1 2 3 Insertar un ítem desde la biblioteca. 3 Una vez hecha la selección del ítem correspondiente, dentro de otra encuesta o de la biblioteca, el proceso sigue igual al comentado anteriormente. 2 3

Distribución de encuestas
Una encuesta puede ser distribuida de 3 formas: Por correo electrónico, copiando el vínculo que aparece en pantalla. Publicando la encuesta en un sitio web, para lo que se debe copiar y pegar la línea de código que se ve en pantalla. Alternativamente se puede también invitar a la encuesta a través de una ventana emergente del sitio (pop up). Enviando la encuesta por medio de una lista de s. 3 1 1 2 2 3

Encuestas - Uso de Bibliotecas
Las bibliotecas sirven para crear preguntas generales que puedan ser usadas en cualquier encuesta. Una vez creada la pregunta se almacena en la biblioteca y mediante la opción de “insertar desde librería”, en la creación o edición de encuestas, se puede agregar fácilmente la pregunta creada. 1 1 Para crear una nueva biblioteca. 2 Una vez guardada la biblioteca la creación de ítems dentro de la misma es igual a la creación de ítems en una encuesta. 2

Encuestas - Uso de Plantillas
Las plantillas sirven para crear o definir toda la parte gráfica de una encuesta, el uso de logos de la empresa, alineación, bordes y colores, estilos de fuentes, encabezado y pie de paginas y los botones de navegación de la encuesta. Al igual que las bibliotecas, se pueden crear y reutilizar en cualquier encuesta. 1 1 Para crear una nueva plantilla. 2 Una vez guardada la plantilla se pueden definir todos los parámetros gráficos, antes mencionados, de una forma muy sencilla. 2

Encuestas - Uso de Plantillas
Para modificar la plantilla asociada a una encuesta, desde el menú encuestas hacer clic en diseño. Hacer clic en el botón editar. Seleccionar la plantilla desde el combo con las plantillas disponibles. 1 2 1 3 En esta pantalla se pueden definir muchas opción útiles para la encuesta creada, como por ejemplo: fecha de inicio y fin de la encuesta, los niveles de acceso para el encuestado, los atributos de finalización de la encuesta y otras propiedades administrativas. 3 2

Encuestas - Lista de Emails
Las Listas de s son muy útiles para realizar envíos de encuestas de forma periódica a las mismas personas, y de esta manera poder formar un perfil de encuestando. 1 Para crear una nueva lista de s. 1 2 3 2 Para editar una de las listas existentes. 3 Para borrar una lista.

Encuestas - Lista de Emails
Tres formas para crear una lista de s: Crear una lista de s ingresando los datos uno a uno. 1 Crear una lista de s desde una lisa existente. 1 2 2 Crear una lista de s desde la base de datos de PMS, en este caso se toman todos los s de los usuarios de PMS para la empresa correspondiente. 3 3 Dependiendo de la opción que se elija el sistema mostrará o no, otra pantalla sencilla de diálogo con el usuario.

Definición de preferencias del usuario
Cada usuario puede definir también sus propias preferencias, como correo, claves, idioma y preferencias de pantallas por defecto

Recursos online El botón de ayuda de Baxon PMS conduce a un centro de recursos (Resource Centre) online, donde continuamente se agrega documentación de capacitación y soporte, que puede ser bajada por los usuarios del Baxon PMS También se puede hacer clic sobre ciertas palabras de Baxon PMS, donde al desplazar el mouse por encima aparece un signo de pregunta, para obtener una ayuda contextual sobre ese término, tal como una definición conceptual

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