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ORGANIGRAMA Son la representaci ó n gr á fica de la estructura de una organizaci ó n, es donde se pone de manifiesto la relaci ó n formal existente entre.

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1 ORGANIGRAMA Son la representaci ó n gr á fica de la estructura de una organizaci ó n, es donde se pone de manifiesto la relaci ó n formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisi ó n y la autoridad relativa de cada cargo. Son considerados instrumentos auxiliares del administrador, a trav é s de los cuales se fija la posici ó n, la acci ó n y laresponsabilidad de cada servicio. estructura organizaci ó n funciones supervisi ó n autoridad administrador acci ó nresponsabilidad servicio

2 Elaboraci ó n de los organigramas: organigramas Realizar una investigaci ó n sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organizaci ó n y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. investigaci ó n comunicaciones Funciones o actividades que realizan cada una. Relaci ó n o subordinaci ó n existente entre las unidades organizativas

3 T é cnicas: Las casillas deben ser rectangulares. Las l í neas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el ó rgano inmediato que va a recibir las ó rdenes del anterior. Al construir un organigrama se debe tener presente: organigrama Las l í neas de nivel son siempre horizontales. Delimitar con precisi ó n las unidades o Dependencias. Se ñ alar de forma m á s completa las relaciones existentes.

4 Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gr á fico. 1.L í nea o Ejecuci ó n: l í nea de mando, debe caer verticalmente. 1.Estado Mayor o Staff: la l í nea que indica su relaci ó n es horizontal. 1.L í nea Punteada: para indicar las relaciones de Coordinaci ó n. Coordinaci ó n

5 Se ñ alar mediante las t é cnicas de elaboraci ó n las relaciones de: t é cnicas Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicaci ó n administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o se ñ alarse particularmente al pie del organigrama. Ning ú n organigrama debe tener car á cter definitivo, su verdadera utilidad est á en revisarlo y actualizarlo peri ó dicamente.. car á cter utilidad

6 Signos convencionales m á s usados: Los organigramas deben ser org á nicos, articulados, sim é tricos, uniformes y armoniosos. Cuando el n ú mero de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusi ó n en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente. L í nea Vertical: Nivel de Autoridad. L í nea Horizontal: Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la l í nea horizontal indicada indicando as í la correlaci ó n existente entre ellas. Las l í neas verticales que caen directamente sobre y en la parte media del recuadro indican "mando". Relacion de mando o jerarquia.

7 L í nea Horizontal: Cuando la l í nea horizontal est á colocada lateralmente indicar á una relaci ó n de apoyo, en el ejemplo el Consejo General colocado al lado de la unidad principal se ñ ala relaci ó n de apoyo. Relaci ó n de Apoyo. Las l í neas no continuas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de coordinaci ó n. Relaci ó n de Coordinaci ó n.

8 Tipos de organigramas Los organigramas se diferencian entre si por las caracter í sticas de la organizaci ó n que presentan. Por ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines ú nicamente did á cticos. POR LA FORMA DE REPRESENTAR LA ESTRUCTURA POR LA FORMA Y DISPOSICIÓN AnalíticosVerticales GeneralesHorizontales SuplementariosCirculares

9 Organigramas Generales: Muestran la organizaci ó n completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, seg ú n su naturaleza. Por ejemplo el organigrama de un Plantel. naturaleza Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma m á s detallada. Por ejemplo: el organigrama de una Divisi ó n, de un Departamento o de una unidad en particular. Organigramas Anal í ticos: Son organigramas muy espec í ficos, suministran informaci ó n detallada, llegando a complementarse con datos anexos y s í mbolos convencionales referidos a datos circunstanciales. informaci ó n datos s í mbolos

10 Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jer á rquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas m á s utilizados. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jer á rquicos mediante c í rculos conc é ntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

11 * DETALLES ORGANIGRAMA - a) nivel jerárquico del cargo - b) Subordinación: a quién reporta el cargo - c) Supervisión: quién reporta al cargo - d) Relaciones laterales del cargo con otros cargos.

12 El profesiograma consiste en un documento que organiza las conexiones técnico-organizativas por medio de una gráfica en que se resumen las aptitudes y capacidades de los puestos de trabajo que existen y los que cumplen los trabajadores. QUE ES UN PROFESIOGRAMA

13 El profesiograma debe recoger obligatoriamente: La denominación del puesto de trabajo La descripción profesional del puesto de trabajo La descripción técnica del puesto de trabajo La descripción orgánica del puesto de trabajo Otras características y necesidades que se pudieran requerir

14 Por otra parte, el profesiograma se debe componer de seis denominaciones concretas: La identificación del puesto de trabajo El objetivo del puesto de trabajo Las responsabilidades del puesto de trabajo Las relaciones del puesto de trabajo Las condiciones físicas que se requieren para el trabajo, así como sus riesgos Los requerimientos que se exigen para ocupar el puesto

15 Para realizar un profesiograma, hay que definir el puesto de trabajo a valorar, realizando un análisis del trabajo y del puesto de trabajo a desarrollar. En el profesiograma, se valoran las características que debe tener el candidato ideal para el puesto de trabajo concreto, incluyendo una valoración de los niveles de exigencias en los que se puntúa al trabajador en cuanto a su cumplimiento. Se deben valorar sólo las características que se requieren en el puesto de trabajo y las que realmente tiene el candidato. La descripción de características ha de ser objetiva, con características reales y cuantificables, sin ambigüedades, con una descripción sencilla y sin equívocos, clara, concreta y completa.

16 Existen muchas formas de elaboración del profesiograma, de manera que un profesiograma no es único ni existe un modelo global, además de estar bien diferenciado en cuanto a los cambios de los tiempos y el entorno laboral además de diferenciarse en cada puesto de trabajo. El profesiograma surge de la necesidad de valorar el puesto de trabajo y los trabajadores que lo desempeñarán, ya que los puestos de trabajo y las empresas no son iguales, de manera que es necesario poder realizar unas medidas sobre las características requeridas para poder valorar su efectivo cumplimiento y los candidatos ideales que pueden formar parte de la empresa en este puesto concreto.

17 Aunque los profesiogramas puedan ser diferentes o similares en ocasiones, lo principal es que sirven para valorar el nivel de adecuación de un trabajador a un puesto de trabajo, y de esta manera poder conseguir un mayor rendimiento en la empresa, lo que a la larga da lugar a unos mejores resultados de productividad y de otros aspectos no cuantificables. No sólo es importante para la empresa, que puede medir el rendimiento del trabajador, sino para que el trabajador se sienta completamente satisfecho con el trabajo que está realizando o va a realizar. Para encontrar a la persona adecuada a cada puesto hemos de considerar, por una parte, las diferencias individuales que existen; pensemos que cada individuo tiene unas condiciones físicas, actitudes, aptitudes, conocimientos y experiencia distintas; por otra parte hemos de tener en cuenta las diferencias que implica el trabajo, pues según sea éste, así se exigirán unos determinados requisitos.

18 La descripción de los puestos de trabajo es fundamental en la tarea comercial, ya que no sólo es necesaria para la selección, sino también para valorar al equipo, organizar la distribución de tareas, evaluar los excesos de personal o la necesidad de reducirlo. Para que la información del puesto sea adecuada debe contener:

19 Identificación del mismo. Descripción del sistema de trabajo del departamento a nivel general e individual. Funciones principal y secundarias que se van a desarrollar. Obligaciones, autoridad y responsabilidad que van asociadas. Condicionantes (físicos, edad, culturales, etc.). Formación y experiencia necesaria. Dificultades que pueden surgir durante el período de formación o en la realización del trabajo. Posibles causas de fracaso. Grados de satisfacción del trabajo y, por tanto, puntos fuertes de cara a la motivación. Jerarquía de mandos. Colaboradores a su cargo. Valoración del rendimiento. Remuneración. Oportunidades que ofrece el puesto. Etcétera.

20 El profesiograma es el resultado gráfico del análisis del puesto de trabajo que se necesita cubrir. Su objetivo es: definirlo gráficamente, determinar las exigencias del puesto, actualizar los conocimientos del mismo y su marco dentro de la empresa y estudiar, a partir de él, el ajuste de cada candidato a dicho perfil, estableciendo sistemas comparativos. A continuación expondré ejemplo de profesiogramas, teniendo en cuenta que en la realidad vienen marcados por las características de la empresa y del puesto que se vaya a cubrir. Para cada uno ha de realizarse un profesiograma específico y, por tanto, marcar las diferencias que puedan existir dando la valoración que nosotros consideremos adecuada a cada uno de los factores y que, posteriormente, se compararán en su totalidad al del candidato.

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23 PARA QUÉ SIRVE UNA DESCRIPCIÓN DE PUESTOS EN MI EMPRESA? La descripción o manual de puestos es una herramienta de recursos humanos que consiste en una enumeración de las funciones y responsabilidades que conforman cada uno de los puestos de la empresa, definiendo el objetivo que cumplen cada uno de ellos. Asimismo contiene un recuento de los conocimientos, habilidades, actitudes, aptitudes y experiencia que deberían tener las personas que lo ocupen. Esto último se define como el perfil requerido del puesto.

24 Objetivo Principal y Secundarios: El objetivo principal del Manual de Puestos es brindar la base sobre la cual se podrán diseñar las políticas de recursos humanos de la organización. En su gran mayoría todas las actividades de recursos humanos se basan en la información que proporciona el manual de puestos.

25 Contiene otros objetivos secundarios, que son los siguientes: * Sirve de base para la selección de futuros postulantes a ocupar los cargos descriptos ya que se tiene la información precisa de los requisitos que debe poseer el candidato (perfil del futuro colaborador) y las tareas a cumplir. * En caso de ausencias de los ocupantes del cargo, el manual nos da una base de las tareas a cumplir para no alterar el normal funcionamiento de la empresa. * Sirve de base para la administración de salarios, al obtener un detalle de las responsabilidades que contienen los cargos. * Guía a los Jefes de área en el trabajo para con su personal a cargo, reduciendo al mínimo los malos entendidos entre ellos respecto a los requerimientos del cargo.

26 Guía al empleado para el desempeño de sus funciones, permitiendo conocer sus obligaciones y los resultados que se espera que logren. Establece el campo de acción de cada integrante de la empresa. * Identifica los contenidos de los futuros programas de capacitación. * Logra evitar la superposición de tareas entre los ocupantes de los distintos puestos. (Ahorro de tiempo, costos, recursos humanos, sueldos, etc.). * Permite iniciar acciones correctivas cuando las obligaciones expuestas en el manual no se realizan del modo requerido. * Brinda la posibilidad de comparar y relacionar el perfil del ocupante con el perfil requerido del puesto y ver la adecuación de la persona al puesto. * Establece el organigrama de la empresa, identificando posiciones dentro de la escala jerárquica, canales de comunicación formal y líneas de mando y/o supervisión.

27 Aplicación: Se aplica para todo el personal de la empresa, independientemente de su forma de contratación (permanente o temporaria) o su cargo dentro de la estructura funcional. Responsabilidades: El compromiso y respeto en acciones concretas de todos los integrantes de la empresa por el cumplimiento de la descripción de cargos, los objetivos, funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, como del organigrama y sus canales de mando y comunicación que surja del mismo, resulta fundamental para su correcta implementación. La responsabilidad asumida es indelegable y una vez comunicada y notificada no se podrá justificar su trasgresión.

28 Los tipos de descripciones de puestos Las descripciones genéricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia específicas. Proporcionan una visión general de una categoría de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categoría.

29 Descripción genérica Para redactar una descripción genérica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripción genérica de "Contador" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones específicas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especialización en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto.

30 La forma gen é rica se utiliza sobre todo para lo siguiente: Formulaci ó n de programas de capacitaci ó n Designaciones Planificaci ó n organizacional Formulaci ó n de pautas del desempe ñ o Planificaci ó n de la mano de obra Estudios de salarios

31 Las descripciones de puestos especificas Las descripciones de puesto específicas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relación con otros puestos especificas dentro de las más pequeñas unidades organizacionales. Por ejemplo el puesto especifico de "Contador a cargo del libro mayor" debe identificar las relaciones de dependencia del puesto dentro del Departamento Contable. Expone el tipo de sistemas contables utilizados el tipo y frecuencia de los partes financieros que deben confeccionarse y los limites de responsabilidad dentro de los sectores funcionales, geográficos o de otro tipo, de la compañia. Abajo aparece un ejemplo de desripciones de puestos especificas.

32 Las descripciones de puestos específicas sirven otros propósitos: Análisis precisos de puestos Evaluación de puestos (para la gestión de sueldos y salarios) Organigrama

33 COMPONENTES DE UNA DESCRIPCION DE PUESTOS 1.- IDENTIFICACION a)CODIGO b)NOMBRE DEL PUESTO c)UBICACION d)JERARQUIA (A QUIEN Y QUIEN LE REPORTA) e)PERSONAS A PUESTO f)RELACIONES CON OTRS PUESTOS (COMUNICACION) g)FECHA DE ACTUALIZACION h)CARACTERISTICAS ESPECIALES (HORARIOS Y PAGOS ESPECIALES) i)DISPONIBILIDAD PARA VIAJES 2.- RESUMEN DEL PUESTO (DESCRIPCION) 3.- REQUISITOS LABORALES a)GRADO DE PREPARACION b)ESTADO CIVIL c)CARACTERISTICAS ESPECIALES DEL OCUPANTE

34 d)IDIOMAS e) NACIONALIDAD f) DOMICILIO g) EXPERIENCIA 4.- DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO (QUE HACE, COMO LO HACE Y PORQUE) 5.- EXTENSION DE ACTIVIDADES 6.- ASPECTOS DEL DESEMPEÑO LABORAL a)ESFUERZO FISICO b)ESFUERZO MENTAL c)RIESGOS d)CONDICIONES AMBIENTALES UNA DESCRIPCION DE PUESTOS DE TRABAJO DEBE SER UN DOCUMENTO ESCRITO FORMAL CON UNA EXTENSION NORMAL DE 1 A 3 PAGINAS.


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