SEMINARIO PARA LA CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN DE INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN ESTATAL 2004-2009.

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1 SEMINARIO PARA LA CONSTRUCCIÓN E IMPLANTACIÓN DE INDICADORES PARA LA EVALUACIÓN Y CONTROL DE LA ADMINISTRACIÓN ESTATAL

2 Introducción La planeación se concibe como un proceso cotidiano e inherente al ser humano que se hace complejo en la medida en que la organización crece y por lo tanto contiene un número mayor de elementos que deben articularse de manera funcional y eficiente para lograr un fin específico. Mientras mejor definidos estén los elementos de la Planeación, los encargados de ejecutarla comprenden más fácilmente como llevar a la práctica lo planeado con anterioridad. La planeación estratégica es hasta ahora la manera más efectiva de cumplir con la visión y misión que se han establecido para la organización, mediante ésta se analiza la situación actual y lo que se espera para el futuro, se definen metas organizacionales, estrategias y políticas para lograr esas metas, y se desarrollan planes detallados para asegurar la implantación de las estrategias y así obtener los fines buscados.

3 Un sistema de planeación estratégica formal une tres tipos de planes fundamentales, que en el ámbito gubernamental se traducen en los siguientes: Plan Estatal de Desarrollo, programas de mediano plazo y programas operativos anuales. A medida que la planeación se va ejecutando a través del proceso administrativo, la Organización requiere la utilización de elementos de control y evaluación los cuales conforman su Sistema de Medición, el cual debe establecerse como parte de la misma planeación y cuya correcta utilización permite medir el grado de cumplimiento y en caso de existir variaciones, realizar las acciones necesarias para poder cumplir con los objetivos; además de efectuar un análisis de las causas de las variaciones y utilizar los resultados como elementos de la planeación del siguiente periodo. Los indicadores como parte medular del Sistema de Medición de la Organización, han demostrado ser una herramienta efectiva en apoyo a la toma de decisiones de mejora para el cumplimiento de los objetivos estratégicos.

4 Planeación como un proceso constante
Sistema de Evaluación y Control: Sistema de Medición Indicadores Planeación Plan Estatal de Desarrollo Programas de Mediano Plazo Programas Operativos Anuales (Procesos, Subprocesos y Proyectos) Real OPERACIÓN Insumos Recursos financieros, humanos, materiales, tecnológicos y de comunicación, etc. Salidas Servicios públicos, viviendas, escuelas, pavimentación, etc.

5 PRODUCTOS Y/O SERVICIOS
Para que dependencias y entidades funcionen de manera eficaz, tienen que identificar y gestionar numerosas actividades relacionadas entre sí. Una actividad que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados, se puede considerar como un proceso. Frecuentemente el resultado de un proceso constituye directamente el elemento de entrada del siguiente proceso. Los procesos de las dependencias y entidades de la Administración Estatal, tienen su base en su marco de actuación, es decir en las leyes, planes y programas que orientan su quehacer: estos deben interactuar para lograr un fin común, la satisfacción de las demandas y expectativas de la Sociedad Sonorense. PLANEAR P L A N E C I Ó RETROALIMENTACIÓN COMUNICACIÓN INSUMOS Materiales Financieros Humanos Tecnológicos De información PROCESO PRODUCTOS Y/O SERVICIOS

6 Interacción de los procesos
Salida D Salida E Salida F Entrada F Entrada E Salida C Entrada D Entrada C Salida B Salida A Entrada B Entrada A PROCESO A PROCESO B PROCESO C PROCESO D PROCESO E Cliente Interno PROCESO F C L I E N T X R O

7 Las atribuciones de las instancias estatales reflejan sus “grandes procesos”, por ejemplo: La Contraloría Estatal entre algunos de sus grandes procesos los siguientes: Desarrollo administrativo Control gubernamental Participación social y vinculación Transparencia y combate a la corrupción. Cada instancia Pública cuenta con sus propios procesos, los cuales se van volviendo más específicos a medida que estos se asignan a las unidades administrativas para su ejecución y se convierten en subprocesos. Por ejemplo el control gubernamental se desarrolla a través de los siguientes subprocesos: Auditorías. Establecimiento de mecanismos de control para que las contrataciones cumplan con la normatividad Fincamiento de responsabilidades Evaluación de la satisfacción ciudadana. Entre otras.

8 Así tenemos que dependencias y entidades realizan grandes procesos, a la vez para llevarlos a cabo y tener control sobre ellos, así como procurar su mejora, se les asignan responsables (unidades administrativas) y se fracciona el proceso, cada fracción por separado forma otro proceso, llamado subproceso. Así mismo para realizar cada subproceso se realizan actividades más específicas, ordenadas secuencial y cronológicamente a las cuales se les asigna un objetivo, políticas y normas para su realización, responsables, etc. denominadas procedimientos. LOS PROCESOS, SUBPROCESOS Y PROCEDIMIENTOS SON PROCESOS, PERO TOMAN DIFERENTES NOMBRES SEGÚN SU NIVEL DE DESAGREGACIÓN. Entonces tenemos que los Procesos se describen como: El conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los Subprocesos como: Partes desagregadas de un proceso, originadas por la naturaleza misma de sus actividades.

9 Y los Procedimientos como:
Conjunto de actividades especificas ordenadas secuencial y cronológicamente para realizar una función, atribución o programa, entre otros, y que se integra documentalmente. PROYECTOS Generalmente surgen de la necesidad de mejorar un proceso o para dar cumplimiento a una atribución que actualmente no se tiene cubierta dentro de la organización. Una vez que el proyecto se ha concluido este frecuentemente se convierte en una actividad institucional o en parte de ella. Los proyectos no son rutinarios. La mayor diferencia es que los proyectos, por definición, tienen una fecha de inicio y una de término. Sin embargo, otros elementos inherentes a un proyecto son: Que existe un alcance definido Un presupuesto finito Productos o resultados específicos (también llamados entregables) y recursos asignados. Produce bienes o servicios únicos.

10 Los proyectos pueden ser estratégicos o de inversión:
Proyecto Estratégico: Conjunto de acciones orientadas a la innovación, el mejoramiento y la ejecución de la eficiencia y calidad en determinados servicios públicos, sustantivos o de apoyo técnico y administrativo. Tienen un horizonte temporal. Proyecto de Inversión: categoría programática que comprende obras públicas o apoyos para el fomento de las actividades productivas.

11 Proceso Administrativo
CICLO DE CONTROL PLANEACIÓN MISIÓN RETROALIMENTACIÓN VISIÓN OBJETIVOS OBJETIVOS SISTEMA DE MEDICIÓN (Determinación e implantación de indicadores)) ESTRATEGIAS PROGRAMAS, PROYECTOS Y PRESUPUESTOS ORGANIZACIÓN 2. INTERPRETACIÓN DE LOS RESULTADOS DE LOS INDICADORES DIRECCIÓN TOMA DE DECISIONES 3. COMPARACIÓN DE RESULTADOS CON OBJETIVOS. 4. ANÁLISIS DE CAUSAS DE LAS VARIACIONES. 5. IDENTIFICACION Y EVALUACION DE OPCIONES. 6. TOMA DE DECISIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS CONTROL 7. EVALUACIÓN DE ACCIONES IMPLANTADAS Y RETROALIMENTACIÓN Los indicadores deben definirse como parte de la planeación de la organización, su correcta elaboración, implementación y uso brindan la información necesaria para realizar las acciones correctivas y establecer planes en base a la mejora continua.

12 El Sistema de Medición El Sistema de Medición se define como:
El establecimiento de los criterios de evaluación que sirven de base para vigilar el cumplimiento de los objetivos y metas establecidos y su materialización en indicadores, así como de los mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la información sobre los resultados obtenidos, en forma comparativa con dichos indicadores. En el Diseño del Sistema de Medición deben considerarse: Construcción e implementación de indicadores que sirven de base para vigilar el cumplimiento de objetivos y metas (Criterios de evaluación). Mecanismos para registrar, capturar, sumarizar y presentar la información sobre los resultados obtenidos.

13 Utilidad del Sistema de Medición
Disponer de información válida, confiable, oportuna y permanentemente actualizada para la toma de decisiones. Analizar el grado de cumplimiento del Gobierno Estatal en la ejecución de sus planes a los 3 niveles (Plan Estatal de Desarrollo, Programas de Mediano Plazo y Programas Operativos Anuales) y con otras instancias. Mejorar la actuación del Gobierno Estatal, mediante el análisis, realización de acciones correctivas y preventivas y retroalimentación a la etapa de planeación.

14 Problemas en la Medición
La medición es más exacta cuando se trata de cuestiones físicas (edades, egresos, saldos de cuentas contables), que en aspectos sociales (satisfacción, actitudes, calidad). Cuando se utilizan mediciones estadísticas (total de la población) ó muestreo (parte de la población) pueden presentarse errores que ocasionan falta de veracidad y confiabilidad de las mediciones, mismos que se clasifican en los siguientes tipos: De diseño: Inclusión ó exclusión de operaciones. Duplicidad de registro De equipo: Fallas en los equipos de medición, de captura ó de proceso de datos que provoquen errores consistentes (sesgos) en el proceso de medición.

15 De operación Fallas intencionales (manipulación de datos) ó no (falta de capacitación y supervisión, ambigüedades en la interpretación) que provoquen inconsistencias en el proceso de registro, transmisión, sumarización, clasificación y presentación de datos. Del entrevistado: Derivado de sus características, tales como personalidad, clase socioeconómica, ocupación, estatus y grupo étnico y de otras características como humor, fatiga, prisa, deseo de impresionar, tamaño del cuestionario, etc. Del procedimiento de medición: Comprende tanto del diseño del plan, como de los instrumentos para reunir los datos. Del medio ambiente de la medición Se refiere a la ausencia ó presencia de otras personas, temperatura ambiente, ruido, etc.

16 Selección de forma y puntos de medición de los indicadores
En la definición del sistema de medición, la selección de forma y puntos de medición es la base de la efectividad y eficiencia del control de operaciones, por lo que se recomienda utilizar los siguientes criterios: En la decisión sobre la forma de medición: Que se incorporen a la operación, para minimizar su costo y acelerar su obtención. Que se determinen si es posible directamente de las operaciones sin que se requieran procesos posteriores. Que se evalúe la relación costo- beneficio de su obtención.

17 De la selección de los puntos de medición:
Midan solo aspectos críticos, para evitar la generación de datos, controles y costos excesivos. Sean congruentes con los objetivos. Evalúen su grado de cumplimiento y sus desviaciones críticas. Impacten positivamente en la conducta. Tengan el menor costo posible Sean aceptados por quienes los manejaran. Sean revisados periódicamente. Sean flexibles, entre otros.

18 Sistema Estatal de Indicadores
A partir de esta definición, un sistema de indicadores puede ser definido como el conjunto coherente de indicadores combinados o no, de acuerdo a un sistema de variables y categorías que representan la gestión o funcionamiento de una unidad de análisis, respecto de una función determinada, por ejemplo, docencia, investigación, servicio institucional, entre otros. En el caso de la Administración Estatal el Sistema Estatal de Indicadores S.E.I. se construye por indicadores que corresponden a las 3 categorías antes mencionadas, las cuales se encuentran estrechamente ligadas con el nivel de planeación al que pertenecen, tal como se indica en la siguiente grafica:

19 El Sistema Estatal de Indicadores (S. E. I
El Sistema Estatal de Indicadores (S.E.I.) esta conformado por indicadores que nos muestran el impacto de la ejecución del Plan Estatal de Desarrollo (P.E.D) y otros destinados al control de las operaciones de cada unidad administrativa, como a continuación se indica: 6 indicadores de Impacto por 37 PMP`s APROX. 250 GOBIERNO ESTATAL 25 indicadores Estratégicos por 37 PMP`s APROX. 1,000 DEPENDENCIAS Y ENTIDADES 5 indicadores de Procesos y Proyectos por 500 Unidades Administrativas APROX. 2,500 UNIDADES ADMINISTRATIVAS

20 El SEI antecedido por una Planeación Estratégica correcta ejerce dos funciones:
1) Seguimiento y Control: Como elemento clave para que la acción del Gobierno se monitoree, evalúe y se corrija cuando los indicadores muestren desvíos ó rezagos en el cumplimiento del PED. 2) Mejoramiento Organizacional: Las mediciones del SEI deberán proporcionar los elementos para analizar la estructura y los procesos de cada una de las dependencias y entidades e implantar un proceso de mejoramiento continuo en el que la justificación de cada proceso y proyecto tenga correspondencia directa con el logro de los objetivos de las mismas y con respecto al Plan Estatal de Desarrollo.

21 Indicadores Concepto de Indicador
 Es un instrumento de medición de variables representadas por cifras que señalan aspectos significativos de un fenómeno. En las entidades tanto públicas como privadas, el indicador esta relacionado con la estructura, procesos, resultado e impacto de sus acciones y representa el mecanismo idóneo para que a través de su medición se vigile su adecuada administración.  El indicador se representa a través de diversas opciones como: Porcentajes, Promedios Números absolutos Adicionalmente a las anteriores opciones y con el propósito de impactar visiblemente, se utilizan medios tales como: Gráfica de barras. Gráfica de pasteles, entre otras.

22 Objetivo de los Indicadores
Evaluar el desempeño del Gobierno Estatal, y en particular de cada dependencia y entidad, unidad administrativa y área, respecto al cumplimiento de sus objetivos. Mecanismo de auto-control para el Gobierno Estatal y organismos que lo conforman. Herramienta que facilita la rendición de cuentas ante la comunidad. Promueven una cultura de evaluación en base a resultados. Mejoran el proceso de planeación y presupuestación. Su adecuado diseño, aplicación y difusión motivan al personal.

23 Tipos de Indicadores Ejemplo: Concepto
 1) Indicadores de impacto: Concepto Nos proporcionan información sobre la actuación del Gobierno Estatal en su conjunto, es decir, nos dicen el avance que se ha logrado en el cumplimiento de los grandes objetivos tales como: educación, salud, empleo, vivienda, desarrollo económico, justicia, etc. Características Dirigidos a niveles de alta responsabilidad. Deben de referirse al logro de objetivos estratégicos. Requieren de un esfuerzo mayor para la recolección de la información que lo conforma. Ejemplo: Objetivo Indicador Forma de cálculo Reducir la tasa de analfabetismo en un 2% Tasa de analfabetismo No. de personas mayores de 15 años que no saben leer ni escribir. Población total del mismo grupo de edad.

24 2) Indicadores de resultados: Concepto
Nos proporcionan información sobre el grado en que se da cumplimiento a los objetivos y estrategias planteadas en los Programas de Mediano Plazo por las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal y demás instancias participantes. Características Dirigidos a titulares de dependencias y entidades, así como a los responsables de coordinar la planeación al interior de estas. Deben proveer información sobre el logro de objetivos y estrategias de los Planes de Mediano Plazo en los que participa la dependencia o entidad. Ejemplo: Objetivo Indicador Forma de cálculo Establecer los centros de educación para los adultos que permitan incorporar a la población analfabeta a los servicios de educación para adultos en sus comunidades de residencia. Centros de educación para adultos No. Centros de educación para adultos establecidos No. Comunidades con población analfabeta

25  3) Indicadores de producto (procesos y de proyectos):
Evalúan la eficacia, eficiencia y calidad de las acciones reflejadas en el Programa Operativo Anual de cada unidad administrativa de las Dependencias y Entidades del Gobierno Estatal. Con estos indicadores se evalúan también los servicios públicos, de acuerdo a los estándares previamente definidos, ya que un servicio es en sí un proceso ó subproceso que realiza la dependencia ó entidad. Características Dirigidos a los responsables de la programación y seguimiento de la operación de las unidades administrativas. Su definición parte del propósito u objetivo de cada proceso, subproceso ó proyecto. La recolección de la información que lo conforman se obtiene generalmente del personal operativo de la Dependencia ó Entidad ó de los usuarios en caso de tratarse de un servicio.

26 Ejemplo: Objetivo Indicador Forma de cálculo 1
Obtener la inscripción de personas adultas con necesidades de educación. Inscripción en el Centro de educación para los adultos No. de adultos inscritos No. de adultos con necesidades de educación

27 Dimensiones a evaluar mediante los indicadores
Indicadores de Impacto Impacto Cobertura Eficiencia Calidad Alineación de recursos. Indicadores Estratégicos Cobertura Eficiencia Calidad Alineación de recursos Impacto Indicadores de Proceso y Proyecto Eficiencia Calidad Alineación de recursos Impacto Cobertura

28 Las dimensiones a evaluar en la medida de lo posible y de acuerdo con las características de los indicadores son: Impacto: Se valora el cumplimiento de los objetivos y prioridades estatales, permitiendo cuantificar valores de tipo político y económico. Cobertura: Mide el alcance de los beneficios en relación con el universo potencial de usuarios. Eficiencia: Cuantifica los costos unitarios y la productividad, para estar en posibilidades de evaluar la racionalidad en el uso de los recursos financieros, materiales así como el área de personal. Calidad: Expresan en qué medida los servicios o productos, satisfacen las necesidades y expectativas de los usuario. Alineación de recursos: Refleja la congruencia entre recursos aprobados y suministrados (cantidad y oportunidad). Este indicador tiene que ver con las áreas que controlan la asignación de recursos.

29 Cualidades de los indicadores
Para que sean útiles los indicadores es necesario que, además de satisfacer las necesidades de la entidad y del usuario, reúnan diversas cualidades, las cuales se han agrupado en los títulos siguientes: Coherencia y relevancia Integridad Validez y confiabilidad. Homogeneidad y comparabilidad. Oportunidad y accesibilidad. Economía y sencillez.

30 Proceso para integración de indicadores
1. Identificar los objetivos claramente Retroalimentación 2. Definir los factores críticos de éxito 3. Definir la relación de variables que midan de la mejor manera el factor crítico de éxito. 4. Establecer metas para los indicadores 5. Implantación de Indicadores 6. Medición y monitoreo sistemático 7. Ajuste

31 Proceso de implantación de indicadores.
La implantación de cada indicador requiere un proceso que comprende las siguientes etapas: VALIDACIÓN REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN NO DISPONIBLE Utilidad del Indicador Grado en que refleja la visión, objetivos estratégicos y metas de la entidad Información requerida Fuentes de información: disponible ó no disponible Forma de generación Validación Asignación de responsables A

32 A PRUEBA PILOTO IMPLANTACIÓN DIFUSIÓN Validación de:
Proceso de determinación Factibilidad de análisis de desviaciones Utilidad general del Indicador Restricción a una o dos unidades por cada variable importante para facilitar el monitoreo y corrección del sistema Elaboración de instructivos Capacitación Pruebas de aceptación Liberación para su uso

33 Cédula de Indicador

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35 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES

36 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES

37 PROCESO DE ELABORACIÓN DE LOS INDICADORES

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