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PRESENTACIÓNDEL SOFTWARE MEINDICA (INDICADORES) Presentación Indicadores Derechos Reservados 2011 www.mejoramiso.com.

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2 PRESENTACIÓNDEL SOFTWARE MEINDICA (INDICADORES) Presentación Indicadores Derechos Reservados 2011

3 Red de procesos Auditorias Talento Humano Evaluación Proveedores Control Equipos Medición Análisis de Datos (gráficos) Revisión por la Dirección Producto No Conforme Gestión del Riesgo Quejas clientes Mejoramiento continuo Kaisen Datos de otros sistemas MODELO CONCEPTUAL

4 INDICADORES Ingrese por menú Mejora/Indicadores. Allí aparecen las 4 opciones para manejo de indicadores. Para esta inducción, recorreremos ejemplo preestablecido. Usted luego puede hacer algo parecido con un indicador de su empresa a través del Demo o por su sistema. Active opción Operaciones con Variables.

5 Lo primero que debe definir para obtener un indicador son las variables que lo conforman. Un indicador permite MEDIR a través de un índice (fórmula) compuesto por variables, constantes y operadores. Para definir una variable simplemente active la opción Nuevo encima del cuadro. O puede observar en la ilustración las variables definidas. Para ver o modificar, señale la variable y active la opción Modificar (encima del cuadro)

6 Por ejemplo, Así esta definida la variable Clientes Nuevos

7 Los datos de las variables se pueden recolectar a través del sistema, activando la opción Movimientos de la Variable (encima del cuadro) y señalando la variable

8 …….o las variables también se pueden cargar (importar) a través de archivos planos tipo txt con el formato fecha,valor. Se recomienda el Block de Notas o el Excel

9 Antes de cargar la variable, se debe estar seguro de la ruta en donde se encuentra la variable y que cumpla con el formato: año-mes-día, valor. Debe grabarse como tipo txt (archivo plano). En la ilustración un ejemplo de una variable. También permite formatos año/mes/día;valor

10 …así se cargan, como en windows, buscando la dirección donde haya grabado la variable.

11 . ….si de pronto cargó dos veces, o cargó datos erróneos o esta inseguro de haber cargado. O simplemente quiere observar la bitácora que registra las cargas efectuadas con fecha y hora, ingrese por Mejora/Indicadores/Control de Carga de Variables. Por allí puede borrar las variables cargadas anteriormente.

12 Señale la variable que desea eliminar y active la opción Eliminar encima del cuadro

13 ….ahora entre a la opción Operaciones con los indicadores; mostremos como se definió el indicador ejemplo

14 ..para definir un indicador simplemente active la opción Nueva encima del cuadro. En la ilustración aparece lista de indicadores ya definidos. En la ilustración esta señalado el indicador Eficiencia en Ventas, el cual pretende medir la capacidad de los vendedores que pertenecen al proceso de Ventas y mercadeo. La empresa quiere hacer seguimiento a la consecución de nuevos clientes. ….para ver los datos del indicador (eficiencia en ventas), señálelo y active opción Modificar encima del cuadro

15 ….describa el nombre del indicador, la descripción, lo que mide que puede ser un proceso o un objetivo, la perspectiva no es obligación pero es una clasificación que ofrece el BSC, para el tipo se escoge lo que sea positivo para la empresa por ejemplo si es creciente es porque es útil adicionar nuevos vendedores a la empresa, periodicidad para definir cada cuanto se va a medir o agrupar las operaciones, la meta deficiente significa que la empresa determinó ese valor como negativo, en la ilustración es porcentaje, es decir, que un 12 % de nuevos clientes no es bueno para la empresa, que un 16 % es aceptable y que es excelente mas de un 20 % de nuevos clientes. La formula para este caso es: suma (clientes periodo anterior) - suma (nuevos clientes) / suma (clientes periodo anterior) * 100 En este caso, suma cada 15 días (de acuerdo a las fechas de las variables) las ocurrencias de las dos variables y las divide, el resultado por 100.

16 ….las fórmulas se definen activando el botón de la derecha de la fórmula. Allí aparece todo lo necesario. Para incluir una variable en la fórmula señálela y doble click. Aparece un cuadro para que decida que hacer con las ocurrencias de la variable (promediar, suma, contar, mínimo, máximo o acumular) de acuerdo a la periodicidad escogida. Para retirar la última expresión utilice el botón <. Los operadores que vaya señalando se adicionan a la fórmula. Puedo incluir constantes por el campo correspondiente. Acepte y regrese.

17 …al regresar a la lista de indicadores, señale el indicador y active la opción Seguimiento encima del cuadro.

18 Aparece el encabezado del indicador listo para graficar. Seleccione periodo inicial y Acepte

19 ……luego seleccione periodo final. El sistema activa los campos a escoger de acuerdo con la periodicidad del indicador. Acepte

20 …… luego de aceptar, comienza a graficar. Tantos rangos de acuerdo a la periodicidad del indicador y a los periodos seleccionados para Graficar. En la ilustración se escogieron 11 quincenas para graficar

21 ….en la parte inferior aparecen los semáforos de acuerdo con los valores de cada rango contra las metas establecidas. Rojo por debajo de la meta deficiente y amarillo entre la meta deficiente y la meta aceptable

22 ……puede cambiar a gráficos de barras o de tortas, por la opción que aparece entre el gráfico y el cuadro de rangos

23 …..el módulo de medición permite retroalimentar al sistema de Mejoramiento (representado en el software Mejoraccion), si coloca el cursor y activa un rango en algún semáforo amarillo o rojo, el sistema lo invita a levantar acción preventiva o correctiva respectivamente, con origen Medición

24 …..el sistema tambien genera un ícono a la derecha de cada rango donde usted podrá describir el resultado del análisis por rango

25 …..al activar un ícono del rango que desea registrar, aparece cuadro de texto para describir el resultado del comportamiento del indicador en ese rango (quincena en este ejemplo), ….y así podría registrar cualquier rango

26 …..el módulo de medición permite sacar una fotografía (grabar el análisis) del indicador que considere importante y sobre el cual desea registrar los resultados del análisis para ser consultado más adelante. Muy útil para consultas de la Alta Dirección. Active el botón Analizar Indicador.

27 …..Luego de terminar de registrar los rangos de su interés, debe activar el botón Guardar Análisis que aparece en el encabezado del indicador, con el fín de registrar finalmente el análisis global del indicador graficado

28 …..siete reportes para conocer los resultados de la medición por Menú Informes/Indicadores

29 …..Por ejemplo los indicadores de la perspectiva del Cliente y la posibilidad de consultar la última medición analizada

30 …..Por ejemplo los Reportes de históricos permiten ver toda todos los análisis grabados de un indicador seleccionado

31 …..En el reporte Ver Análisis de Indicadores, podrá observar y buscar por texto los análisis de los indicadores de los procesos donde el usuario participa

32 …..Se dispone de reporte para comparar hasta 4 indicadores con la misma periodicidad. El sistema utiliza los últimos análisis de cada uno

33 ..los perfiles de indicadores son los tres últimos. Recuerde que a esta pantalla de usuarios solo tiene permiso el administrador. El primero de los tres no resiste explicación. El segundo permitirá que la persona que lo tenga activado manipule los indicadores asociados a los procesos a los que pertenece El último es para quienes cargan variables

34 Si desea conocer la funcionalidad Estrategia Corporativa para Gerencia del software Meindica Solicite presentación del cuadro de mando y estrategia corporativa para Gerencia

35 CUALQUIER INQUIETUD O SUGERENCIA FAVOR CONTÁCTENOS A MEDELLÍN BOGOTA COLOMBIA Derechos reservados – copyright 2011


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