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Curso de Gestión de Proyectos Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos según la Teoría de Restricciones.

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Presentación del tema: "Curso de Gestión de Proyectos Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos según la Teoría de Restricciones."— Transcripción de la presentación:

1 Curso de Gestión de Proyectos Gestión de Proyectos Gestión de las reservas de tiempo y costos según la Teoría de Restricciones

2 Curso de Gestión de Proyectos Principios básicos de la Teoría de Restricciones. Cualquier sistema tiene una restricción que limita su capacidad global. Cualquier acción que mejora el desempeño de la restricción mejora el desempeño del sistema global. Cualquier mejora en una no restricción no impacta la capacidad del sistema.

3 Curso de Gestión de Proyectos Consecuencias de la Teoría de Restricciones Acciones conducentes a optimizar el comportamiento de las partes pueden impedir la optimización del sistema. Si se mide, y recompensa, a la gente según los resultados obtenidos en sus sub-sistemas se impide su mejor contribución al sistema global. DIME COMO TE MIDEN Y TE DIRÉ COMO TE COMPORTARÁS.

4 Curso de Gestión de Proyectos Aplicación a Gestión de Proyectos. En la gestión de tiempos En la gestión de recursos

5 Curso de Gestión de Proyectos Gestión de Tiempos Cómo se fijan los tiempos –Cada responsable hace su estimación e incluye su margen de seguridad (buffer). –Síndrome del estudiante.(o ley de Parkinson) (con los costos ocurre algo similar). Cómo se asignan las responsabilidades. –Cada cual responde por lo suyo, ó –La responsabilidad es compartida.

6 Curso de Gestión de Proyectos BUFFER : amortiguador.

7 Curso de Gestión de Proyectos Supongamos una cadena crítica... Pedro José Juan Cada uno hizo su previsión del BUFFER Cada uno es responsable por su parte ¿cuál será la probabilidad de terminar en fecha? ¿en qué fecha?

8 Curso de Gestión de Proyectos Supongamos que reunimos los márgenes de seguridad de las partes PEDRO JOSÉ JUAN ESTÁ TODO BIEN ATENCIÓN DEBEMOS TOMAR ACCIÓN CORRECTIVA TODOS MIRAN EL BUFFER DEL SISTEMA

9 Curso de Gestión de Proyectos pero... ¿qué tal si hay caminos paralelos? JUAN ANITAPEDRO JOSÉJUAN FELIPE DEBEMOS CUIDAR LAS RESTRICCIONES DE RECURSOS HOLGURA, INCLUYE BUFFER

10 Curso de Gestión de Proyectos LA VERDADERA SECUENCIA JUAN ANITAPEDRO JOSÉJUAN FELIPE EL BUFFER DE ALIMENTACIÓN PROTEGE EL CAMINO CRITICO BUFFER DE ALIMENTACIÓN BUFFER DEL PROYECTO

11 Curso de Gestión de Proyectos ¿cómo dimensionar el BUFFER? Primera aproximación : 1/3 del camino a cubrir con protección. Depende de los riesgos involucrados en cada actividad. Hagamos antes las tareas más riesgosas.

12 Curso de Gestión de Proyectos ASIGNACIÓN DE RECURSOS a múltiples PROYECTOS: Atiendo al que ejerce la mayor presión Apenas atiendo a uno crece la presión de los otros Trato de conformar a todos ….. ………….. y todos se atrasan PREVER ASIGNACIÓN DE RECURSOS Y NO INTERRUMPIR LA ASIGNACIÓN A CADA PROYECTO.

13 Curso de Gestión de Proyectos pasar de a:

14 Curso de Gestión de Proyectos Administración de Proyectos Gestión de Riesgos

15 Curso de Gestión de Proyectos Gestión de Riesgos Identificación de Riesgos Cuantificación del Riesgo Planeamiento respuestas al riesgo Monitoreo y Control del riesgo Riesgos Incluye los procesos necesarios concernientes a la identificación, análisis y respuestas al riesgo del Proyecto. Incluye maximizar los resultados de los hechos positivos y minimizar las consecuencias de los hechos adversos. Planificación de la Gestión de Riesgos Manejo de Buffers vs Gestión de Riesgos

16 Curso de Gestión de Proyectos El proceso de gestión del riesgo

17 Curso de Gestión de Proyectos El propósito del proceso Es identificar y gestionar los riesgos del proyecto a lo largo de todo su ciclo de vida El proceso implica centrar el foco en monitorear los riesgos del proyecto, y de la organización involucrada.

18 Curso de Gestión de Proyectos Los Procesos Análisis de riesgos –Identificar –Analizar Estimar y Evaluar –Planificar Respuesta –Seguimiento y Control

19 Curso de Gestión de Proyectos Porqué? Los proyectos afectan muchos aspectos de la organización –Cuanto más afectan mayores son los riesgos del proyecto y de la organización. El análisis de los riesgos nos ayuda a evaluar dónde estamos, a dónde queremos estar y que problemas debemos solucionar para movernos. Ayuda a pensar el proyecto desde una perspectiva diferente Ayuda a definir prioridades

20 Curso de Gestión de Proyectos Identificar Riesgos Se trata de pensar: –¿Qué puede ir mal? –¿Porqué se podría llegar a esa situación? Acontece a través de todo el proyecto Riesgos vs. Oportunidades.

21 Curso de Gestión de Proyectos Identificar Se pueden usar distintos métodos de acuerdo al área de conocimiento en que se desarrolla el proyecto: –Juicio de pares –Opinión de la alta gerencia –Tormenta de Ideas –Juicio de expertos. entrevistas –check list de riesgos potenciales –Análisis de los supuestos identificados

22 Curso de Gestión de Proyectos Identificar Salidas : –riesgos clasificados según su fuente. RBS: Risk Breakdown Structure. –Se deben también identificar síntomas de riesgos

23 Curso de Gestión de Proyectos RBS Riesgos del proyecto: –Riesgos técnicos –Riesgos comerciales –Riesgos financieros –Riesgos de gerenciamiento organización recursos comunicaciones información etc.

24 Curso de Gestión de Proyectos Análisis de Riesgos: Estimar y Evaluar –Probabilidad de ocurrencia si no se toman acciones correctivas –Poco Probable –Moderado –Muy Probable –Nivel de Impacto en el cronograma, los costos, la calidad, y en lo expuesto que queda el proyecto o el negocio. Ninguno Bajo Medio Alto Extremo Cualitativos : Se trata de definir para cada riesgo identificado

25 Curso de Gestión de Proyectos Evaluar y Estimar De esta forma definimos una priorización dentro de los riesgos identificados-

26 Curso de Gestión de Proyectos Ejemplo (ponderación). Poco probable = 0.1 Moderado = 0.5 Muy probable = 0.9 Ningún impacto = 0 Bajo impacto = 0.1 Medio impacto = 0.5 Alto impacto = 0.8 Impacto extremo = 0.95

27 Curso de Gestión de Proyectos En casos más complejos Puede ser necesario correr simulaciones. Puede ser útil construir diferentes escenarios. ¿what if? Incluir la mentalidad de Gestión de Riesgos en la cultura empresarial.

28 Curso de Gestión de Proyectos Planificación de la respuesta Se trata de mover los riesgos en la matriz a la izquierda y/o hacia arriba Estrategias –Evitar el riesgo. –Mitigar el riesgo. –Transferir el riesgo. –Aceptar el riesgo.

29 Curso de Gestión de Proyectos ¿ejemplos? Desarrollar un plan de contingencia. Contratar un seguro. Esperar hasta que ocurra. Puede conducir a agregar nuevos objetivos específicos, con sus entregables.

30 Curso de Gestión de Proyectos Seguimiento y Control de Riesgos Seguimiento de los riesgos identificados, monitoreo de los riesgos residuales, identificación de nuevos riesgos, evaluación de los planes.

31 Curso de Gestión de Proyectos Se debe determinar en este proceso si: Las respuestas a los riesgos han sido implementadas como fue planeado. Si las acciones de respuesta a los riesgos han sido tan efectivas como se planeó, o si se necesitan nuevas acciones. Los supuestos del proyecto aún son válidos. La exposición al riesgo ha cambiado.

32 Curso de Gestión de Proyectos ó si : Un evento que es síntoma de que un riesgo se va a disparar, a ocurrido Se están siguiendo las políticas y procedimientos adecuados. Un riesgo ha ocurrido y no había sido previamente identificado.


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