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E-Administración. Un nuevo eslabón en la modernización de la Universidad Alicante, 17 de octubre de 2011.

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1 e-Administración. Un nuevo eslabón en la modernización de la Universidad Alicante, 17 de octubre de 2011

2 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Sumario 1.Antecedentes. 2.Tendencias. 3.Conceptos. 4.Nuevas leyes. 5.El documento y expediente electrónico. 6.La actuación administrativa automatizada. 7.La e-Administración en la Universidad 8.Oportunidades. 9.Conclusiones.

3 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA La Universidad está inmersa en un proceso de modernización para adaptarse a las nuevas demandas de los estudiantes, PAS y PDI, empresas, otras administraciones públicas, etc. Así como a las nuevas leyes. En los últimos años han surgido nuevas leyes que pretenden adecuar las Universidades a la nueva realidad que es la sociedad de la información o del conocimiento, tal y como nos referimos en estos momentos al impacto que están teniendo las tecnologías de la información y de las comunicaciones dentro de la sociedad actual. Pero últimamente esta adecuación también se observa como un proceso de simplificación administrativa, ahorro de costes y mejora de la eficiencia de las universidades. Las TIC no son el elemento que modernizará una institución, pero no se puede plantear su modernización sin su utilización. Los nuevos ciudadanos están ya preparados, las leyes lo impulsan, las administraciones ofrecen herramientas, hay que ser más eficientes, hay que ahorrar costes, las universidades tienen que avanzar en la e-Administración. Antecedentes

4 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ley 30/1992 de Régimen jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC) recogida en su artículo 45: Las Administraciones Públicas impulsarán el empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, para el desarrollo de su actividad y el ejercicio de sus competencias, con las limitaciones que a la utilización de estos medios establecen la Constitución y las Leyes Ley 24/2001 de 27 de diciembre que permite el establecimiento de registros telemáticos, así como las notificaciones telemáticas Ley general tributaria de 2003 que ya habla de la actuación administrativa automatizada o la imagen electrónica de los documentos en papel. Ley 59/2003 de firma electrónica que da validez jurídica al documento electrónico firmado digitalmente. Antecedentes: Leyes que habilitaban

5 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tendencias La e-Administración, la confianza en Internet y el futuro de Europa: El papel de la administración electrónica en el futuro de Europa. COM (2003) 256 de 29 de septiembre de 2003 Retos para la sociedad de la información europea más allá de 2005, COM (2004) 757, de 19 de noviembre de 2004 i2010. Una sociedad de la información europea para el conocimiento y la ocupación, COM (2005) 229, d1 de junio de 2005 Declaración de Manchester Transformando los Servicios Públicos Interoperabilidad de los servicios públicos panaeuropeos de administración electrónica, COM (2006) 45, de 13 de febrero de Plan de acción sobre administración electrónica i2010, COM (2006) 173, de 25 de abril de 2006 Una estrategia para una sociedad de la información segura – Dialogo, asociación y potenciación, COM (2006) 251, de 31 de mayo de 2006

6 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tendencias Pasamos de la relación presencial a la telemática. Pasamos del papel al documento electrónico. Al procedimiento administrativo automatizado. A la interoperabilidad. De una seguridad tecnológica a una seguridad jurídico-tecnológica. La comunicación y las relaciones se establecerán a nivel de hardware/ software. Es necesario un control de lo que hace este. Cada vez se requerirán perfiles mixtos: técnico/legal, técnico/archivero, etc.

7 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tendencias Sector administración pública Ley 11/2007 de acceso electrónico del ciudadano a los servicios públicos. Real Decreto que desarrolla la ley 11/2007 Ley 30/2007 de contratos del sector público. ENI y ENS. Lleva a: Trámite telemático Uso de las TIC con validez jurídica. Reingeniería de procesos: Documento y expediente electrónico. Automatización de procesos. Interoperabilidad. Certificados ACCV y DNI electrónico.

8 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Sector administración pública: Sector salud. La receta electrónica: Uso masivo de la firma electrónica. La historia clínica compartida: Interoperabilidad y alto nivel de seguridad. La tarjeta del asegurado sanitario (pública o privada) como dispositivo de identidad digital y firma electrónica para pacientes. La identidad digital basada en certificados digitales como sistema de alto nivel de seguridad para el acceso de los profesionales y de los ciudadanos a la información del paciente. Movilidad: firma en el teléfono móvil. Tendencias

9 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Banca y servicios financieros Se centran en iniciativas de autenticidad, y aun dudan sobre el modelo de negocio referente a expedir certificados digitales a sus clientes. La tensión por el phishing puede forzar el cambio. Las tarjetas financieras como EMV permite introducir un certificado de firma electrónica para otros usos. Ya hay diferentes entidades financieras que aceptan el DNI electrónico, el certificado de la ACCV, etc. Como medio para identificarse en la banca electrónica. A la banca le interesa más la firma electrónica que la identidad digital: firma de contratos, transferencias, etc. Tendencias Ejemplo

10 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Empresas Ley 56/2007 de impulso de la Sociedad de la Información. Ley 30/2007 de contratos del sector público. A la espera de los movimientos de la Administración Pública (especialmente el DNI-e), banca y servicios financieros. Se están desplegando sistemas de factura telemática y de voto electrónico societario. Todos los protocolos de negocio electrónico se orientan a la adopción de la firma electrónica de empresa para los intercambios normalizados (ebXML y otros). Empiezan a haber ayudas de las administraciones públicas para implantar Tendencias Las empresas disponen de identidad digital, pero son reticentes a su uso. La Universidad puede obligar.

11 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Conceptos _ Identidad: Tener la seguridad de que se está realizando la transacción con la persona/entidad deseada. _ Legitimación: Conocer si el interlocutor está capacitado profesionalmente o legalmente para realizar la gestión o la transacción que está intentando realizar. _ Confidencialidad: Tener la seguridad de que sólo la administración y la persona/entidad con la que se está realizando la transacción pueden acceder a la información. _ Integridad: Tener la seguridad de que los documentos que son motivo de la transacción sean los originales. _ Autenticidad: Tener la evidencia de la realización de un convenio, contrato, transacción, etc. _ Disponibilidad: Tener garantías de poder acceder al documento electrónico durante todo el tiempo y que este continúe teniendo validez jurídica. CARENCIAS DE INTERNET

12 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA _ IDENTIDAD · Usuarios contraseñas · Identidad digital avanzada << Cuadros numéricos << Tokens · Certificados digitales · Huella dactilar · Reconocimiento de retina · Reconocimiento de ADN · Otros _ LEGITIMIDAD · Certificados digitales con atributos · Certificados digitales más acceso a una BD _ INTEGRIDAD · Firma electrónica _ CONFIDENCIALIDAD · Redes privadas · Criptografía · Certificados digitales · SSL HERRAMIENTAS Hoy en día existen las herramientas necesarias para poder garantizar la confianza y las garantías jurídicas en las relaciones a través de la red Conceptos

13 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Identidad digital La identidad Digital (ID) es una de las grandes necesidades en la Internet más profesional. Se considera Identidad Digital al conjunto de herramientas que están en posesión de una persona o máquina y que le permiten identificarse ante otra persona o máquina y que este segundo tenga la seguridad que el que hay al otro lado es realmente quien dice ser. Tipos de identidades: 1.Personal. 2.Representación. 3.Capacidad. 4.Servidor. 5.Aplicativo. 6.Etc. Problemas de la identidad: 1.Bajo nivel de seguridad. 2.Propietarias. Seguridad de la identidad: Tres factores: 1.Una cosa que yo sé. 2.Una cosa que yo tengo. 3.Una cosa que yo soy. Conceptos

14 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Certificado digital Archivo de datos (estructura de información) Datos que contiene Identidad Personal : Nombre y apellidos, correo-e, dni Identidad Digital : Clave pública Uso del certificado : Política, KeyUsages Período de validez para esta asociación Emisor Firma del emisor Datos que NO contiene Identidad Digital : Clave privada Ejemplo Conceptos

15 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Firma electrónica La firma electrónica es un conjunto de dígitos que están asociados a un documento y que garantizan: Que el documento es íntegro. Que el documento lo ha realizado una persona. Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Firma electrónica ordinaria. Firma electrónica avanzada. Firma electrónica reconocida. Ejemplo Conceptos

16 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Firma electrónica ordinaria Definición: Art. 3.1 Ley 59/2003: [...] conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante Efectos jurídicos: Judicialmente, la carga de la prueba es del demandante. Ejemplo: Conceptos

17 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Firma electrónica avanzada Definición: Art. 3.2 Ley 59/2003: La firma electrónica avanzada es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados, que está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su exclusivo control Efectos jurídicos Judicialmente, la carga de la prueba es del demandante pero existen evidencias que pueden facilitar esta prueba, especialmente si tenemos certificados digitales de AC acreditados. Conceptos

18 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Firma electrónica reconocida Definición: Art. 3.3 Ley 59/2003: Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma Efectos jurídicos Se equipara directamente a la firma escrita. Judicialmente, la carga de la prueba es del demandado. Conceptos

19 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Sellado de tiempo Acreditación a cargo de un tercero de confianza de la fecha y hora de realización de cualquier operación o transacción por medios electrónicos. Ejemplo Conceptos

20 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Documento electrónico Según la Ley de Firma electrónica Se considera documento electrónico el redactado en soporte electrónico que incorpore datos que estén firmados electrónicamente. Según la Ley de Impulso de la Sociedad de la Información Se considera documento electrónico la información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado Validez legal del documento electrónico: Integridad. Identificación del autor. Autenticidad. Fecha de creación. Conceptos

21 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Documento electrónico, conceptos relacionados Compulsa electrónica: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos en papel en el proceso previo a la entrada a la AAPP. Digitalización: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos en papel que ya están dentro de las AAPP. Conversión de formato: Proceso de conversión a formato electrónico de documentos que ya están en formato electrónico. Gestión documental: Los documentos contienen información que constituye un preciado recurso y un importante activo de la organización. La adopción de un criterio sistemático y corporativo en la gestión documental resulta esencial para las organizaciones a la hora de proteger y preservar los documentos como evidencia de sus actos. Conceptos

22 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Documento electrónico, conceptos relacionados Gestión documental La gestión de documentos en una organización incluye: 1.Elaborar, aprobar y difundir la normativa correspondiente (políticas, estándares, manuales) 2.Prestar una serie de servicios relacionados con el uso y gestión de los documentos 3.Diseñar sistemas especializados para gestionar documentos 4.Integrar la gestión de documentos dentro del resto de sistemas de la organización y procesos de negocio Hoy en día la gestión documental y/o la gestión de expedientes se ven como las únicas soluciones para garantizar la eficiencia en la e- administración en cuanto al e-documento: creación, administración, recuperación, catalogación, preservación, migración, etc. Conceptos

23 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Preservación del documento electrónico Garantizar el acceso al e-documento. Garantizar la validez jurídica del documento. Garantizar la interpretación del contenido LAECSP: Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Conceptos

24 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Sede electrónica La sede electrónica es aquella dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones la titularidad, gestión y administración de la cual corresponde a una administración pública, órgano o entidad administrativa en el ejercicio de sus competencias. El establecimiento de una sede electrónica comporta la responsabilidad del titular respeto de la integridad, veracidad y actualización de la información y los servicios a que se pueda acceder a través de esta. ¿Qué debe haber?: Normativa, ordenes, carpeta del ciudadano, tablón de edictos, etc. Parte de la web municipal, identificada como tal y con dirección propia donde todo aquello que esté publicado genera obligaciones por parte de la Universiedad. La publicación en la sede puede sustituir la publicación en el BOP, DOGC o BOE. Conceptos

25 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Carpeta ciudadana Espacio donde el ciudadano puede consultar on-line todos sus datos o los documentos generados en su relación con la Universidad: instancias, impuestos, padrón de habitantes, licencies,... Qué se puede consultar? 1.Datos sobre estudiantes. 2.Datos de notas. 3.Datos sobre títulos. 4.Trámites, 5.Etc. TIPOS: Estudiante, Empresa, Intermediario,.... Conceptos

26 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tablón de edictos electrónico. Es un tablón de edictos que se accede desde la sede electrónica del organismo y es un medio oficial de publicación de edictos, anuncios, acuerdos, resoluciones, comunicaciones y cualquier otra información de interés general. La publicación en el tablón de los actos administrativos que no hubieran podido notificarse en el domicilio o por medios electrónicos o cuando los interesados sean desconocidos, surtirá efectos de notificación a los interesados. Conceptos

27 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Registro telemático Registro de entrada y salida que funciona a través de Internet. Espacio donde los ciudadanos pueden presentar solicitudes, instancias, comunicaciones y donde las AP pueden registrar las salidas telemáticas. Se podrán aportar documentos que acompañen la solicitud, escrito o comunicación. Estos registros generarán recibos acreditativos de la presentación de los documentos. Conceptos

28 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Notificación telemática Plataforma que permite a las AP el poderse comunicar con garantías jurídicas con los ciudadanos. Equivalente a la notificación por cartas certificadas. Hace falta el consentimiento de los ciudadanos. Hace falta garantizar la identidad del ciudadano, la integridad de la información transmitida, la autenticidad de esta y la constancia de entrega. Conceptos

29 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Canales de relación telemática Internet. Teléfono + Teléfono móvil. Teléfono móvil avanzado. TDT. Etc. Conceptos

30 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Interoperabilidad Definición: capacidad de los sistemas de información, y por ende de los procedimientos a los que éstos dan soporte, de compartir datos y posibilitar el intercambio de información y conocimiento entre ellos Aplicación: Reconocer el derecho al ciudadano a: A no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados en los términos establecidos por la Ley Orgánica 15/1999, de protección de datos de carácter personal, o una norma con rango de Ley así lo determine, salvo que existan restricciones conforme a la normativa de aplicación a los datos y documentos recabados. El citado consentimiento podrá emitirse y recabarse por medios Electrónicos Conceptos

31 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Interoperabilidad Ejemplos: Cambio de domicilio. Consulta de volantes de empadronamiento (Generalitat, ACA, Tesorería SS, etc.) Consulta de estado de pago a la AEAT. Visados COAC. Tesorería General de la Seguridad Social: Certificado de estar al corriente de pago. Instituto Nacional de Estadística: Verificación de datos de residencia Dirección General de Policía: Verificación de los datos de identidad (Consulta del DNI) Generalidad: Validar y consultar "on-line" el Título de Familia Numerosa. Y las Universidades? Conceptos

32 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Evidencias electrónicas Conjunto de evidencias de actos realizados por medios telemáticos con garantia de integridad y fecha y hora de creación. Sirve para garantizar un conjunto de hechos que se han producido y que no pueden evidenciarse por medio de documento electrónico firmado. Ejemplos: Fecha de publicación en sede electrónica o perfil de contratante. Tiempo de publicación. Acceso a la sede electrónica y notificación. Actos de conformidad en el procedimiento administrativo. Etc. El mecanismo suele constar de series de evidencias encadenadas y con sellos de tiempo uniformemente distribuidos. Conceptos

33 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Nuevas leyes Hasta hoy las leyes habilitaban para poder hacer cosas por medios telemáticos, y por tanto estaba en manos de las AAPP en general y de las universidades en particular, el utilizarlos. A partir de ahora, no solo se habilita, sino que se OBLIGA: 1.Leiy11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECSP). 2.Real Decreto que desarrolla la ley 11/ Ley 30/2007 de contratos del sector público. 4.ENI y ENS y las NTI 5.Ley de Impulso de la Sociedad de la Información (LISI). 6.Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD)

34 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ley aprobada el 14 de junio de 2007 y publicada en el BOE el 20 de junio de 2007 El eje central de la Ley es el cambio en el modelo de relación entre los ciudadanos y las administraciones públicas por medios telemáticos, para pasar de un sistema voluntarista, que era el definido en la Ley 30/1992, a un sistema obligatorio al reconocer el derecho de los ciudadanos a comunicarse con las AAPP por medios: 1.Es mucho más explícita y detallada respecto a los medios y la forma de ir avanzando en esta relación telemática (pasamos de unos artículos a una ley) a la vez que tiene efectos sobre todas las AAPP. 2.En la nueva ley se recoge el derecho de los ciudadanos y por tanto se convierte en una obligación para las AAPP. En este sentido incluso pone fechas al cumplimiento. Tal y como dice la ley, se pasa del podrán al deberán Nuevas leyes: LAECSP

35 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA OBJETIVO DE LA LEY: Esta ley tiene como objetivos principales: Reconocer el derecho al ciudadano (también empresa o profesional) a relacionarse con las AAPP por medios electrónicos. Regular los aspectos básicos de la utilización de las TIC dentro de la actividad administrativa, en las relaciones entre las AAPP, así como con las relaciones con los ciudadanos. Haciendo especial énfasis en la disponibilidad integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los datos. Nuevas leyes: LAECSP Destacamos: De los 46 artículos que tiene la ley, en 28 un 60% se hace referencia a identidad digital, firma electrónica, seguridad jurídica, y en 7, un 15% de los artículos solo hace referencia a estos aspectos. Esto indica la importancia que da el legislador a estos aspectos.

36 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA PRINCIPIOS GENERALES: 1. Respeto a los derechos a la protección de datos de carácter personal. 2. Igualdad. 3. Accesibilidad. 4. Legalidad. 5. Cooperación entre AAPP: Interoperabilidad y prestación de servicios conjuntos a los ciudadanos. 6. Seguridad. 7. Proporcionalidad. 8. Responsabilidad y Cualidad respeto a lo que ofrecen las AAPP a través de los medios telemáticos. 9. Neutralidad tecnológica. 10. Simplificación administrativa. Ser más eficientes, reducir el tiempo de tramitación. 11. Transparencia y publicidad del procedimiento. Destacamos: Principio de seguridad en la implantación y utilización de los medios electrónicos. Principio de proporcionalidad en relación a las medidas de seguridad exigidas y en relación a los datos que se requieren a los ciudadanos. Nuevas leyes: LAECSP

37 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Sede electrónica Se considera sede electrónica una dirección electrónica (WEB) a través de la cual, los ciudadanos pueden ejercer sus derechos. Obliga a la Universidad de Alicante en cuanto a la integridad, veracidad y actualización de la información y de los servicios a los que se puedan acceder desde esta. Hará falta identificar el titular de la sede, así como los medios disponibles para la formulación de sugerencias y quejas. Dispondrán de sistemas que permitan establecer comunicaciones seguras siempre que sean necesarias. Deben respetar los principios de accesibilidad y usabilidad. Nuevas leyes: LAECSP e-Sede de la UA

38 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Identidad electrónica La Universidad de Alicante deben admitir sistemas de firma electrónica que sean conformes a la Ley 59/2003 de 19 de diciembre de firma electrónica. Se regula que herramientas serán aceptadas para identificar al ciudadano: eDNI, Certificados digitales de firma electrónica avanzada, etc. Se regula que herramientas de identidad digital se podrán utilizar en las AAPP: Certificados de servidor o de sede electrónica, Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada, Firma electrónica del personal de la Universidad, etc. Representación: Se podrá habilitar a persones físicas y jurídicas para la realización de determinadas transacciones electrónicas en representación de los interesados. Para ciertos trámites, un intermediario puede representar a un ciudadano o a una empresa: ex. Gestor administrativo, etc. Nuevas leyes: LAECSP e-Sede de la UA

39 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Firma electrónica En este apartado distinguimos tres tipos de firma electrónica: Firma electrónica del ciudadano. Firma electrónica del trabajador de la Universidad. Firma electrónica en la actuación administrativa automatizada. Nuevas leyes: LAECSP

40 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Registro electrónico Las AAPP crearán registros electrónicos para la recepción y reemisión de solicitudes, escritos y comunicaciones electrónicas. Notificación electrónica. Los ciudadanos podrán escoger en cualquier momento la forma de comunicarse con la Universidad. Estas podrán utilizar medios electrónicos de comunicación con el ciudadano siempre que el ciudadano lo haya solicitado o consentido expressamente. La Universidad en virtud del punto 6 del artículo 27 puede obligar a ciertos colectivos a comunicarse electrónicamente con la Universidad: empresas, profesionales, etc. En las relaciones con otras AAPP se utilizarán preferentemente medios electrónicos. Nuevas leyes: LAECSP

41 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Documento electrónico y archivo digital. Las AAPP podrán emitir documentos administrativos electrónicos. Se pueden hacer copias electrónicas de documentos electrónicos con validez jurídica. Se pueden hacer copias electrónicas de documentos en papel, estas copias tienen valor de copias auténticas si se garantiza la autenticidad. Este proceso de digitalización se puede hacer de forma automatizada con el correspondiente sello electrónico. Se podrá llegar a destruir el papel si se ha hecho un proceso de digitalización segura. Se pueden imprimir documentos originalmente en electrónico y tendrán consideración de copias auténticas siempre que tengan sistemas de verificación que permitan garantizar su autenticidad. Hay que garantizar la preservación y la validez jurídica del documento electrónico a lo largo de su vida útil. Si el documento nace electrónico se tiene que preservar electrónicamente. Nuevas leyes: LAECSP

42 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCEPTOS IMPORTANTES: Consulta del estado del procedimiento por parte del ciudadano. El ciudadano podrá consultar, en un espacio restringido, previa identificación, la información sobre el estado de tramitación del procedimiento: fase en que se encuentra, órgano o unidad responsable y fecha de entrada en esta fase. Este es un punto muy importante de la ley y que condiciona de una forma muy importante el que el expediente sea electrónico. CONCEPTOS IMPORTANTES: Interoperabilidad. Reconoce el derecho del ciudadano a no aportar ningún documento o información que ya esté en poder de alguna administración pública. Este es otro de los puntos importantes que lleva a la necesidad de que el expediente sea electrónico. Nuevas leyes: LAECSP

43 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Real Decreto de desarrollo parcial de la ley 11/2007 Funcionamiento de las Sedes Electrónicas.Identificación (certificados digitales y firmas).Declaración y funcionamiento de los registros electrónicos.Medios de notificación electrónica. Gestión de documentos electrónicos, y admisibilidad de la generación de copias.

44 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ley 30/2007, de contratos del sector público. Uso de medios electrónicos y telemáticos para: Anunciar la apertura y demás fases de procedimientos de contratación pública. Publicar en formato electrónico la documentación asociada a los procedimientos de contratación pública. Enviar los boletines oficiales la información sobre los procedimientos que haya de ser publicada oficialmente Permitir la presentación por medios telemáticos de ofertas.Factura electrónica.

45 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ley 56/2007, de impulso de la sociedad de la información. Establece la obligación para el Gobierno de promover el uso de la factura electrónica a través de la definición de un formato estándar y la definición de un plan de actuaciones. Establece la obligación, para las grandes empresas que presten servicios al consumidor en ámbitos de especial transcendencia económica, de ofrecer un entorno en línea a través del cual el consumidor pueda obtener una serie de informaciones básicas y realizar los trámites fundamentales con su proveedor.

46 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Esquema Nacional de interoperabilidad. Finalidad: Establecer las bases que permitan a las diferentes AP intercambiar documentos y datos en formato electrónico. Interoperabilidad técnica.Interoperabilidad semántica.

47 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Esquema Nacional de seguridad. Finalidad: Garantizar la seguridad de los sistemas, los datos, las comunicaciones y los servicios electrónicos. Actuaciones:

48 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Esta es una Ley aprobada el 28 de diciembre de 2007 y que de alguna manera sería la LAESCP del sector privado. Aún así en su artículo 1, obliga a las AAPP: La facturación electrónica en el marco de la contratación con el sector público será obligatoria. Se prevén ayudas para impulsar su uso. Nuevas leyes: LISI

49 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA En esta ley se establece la obligación a un conjunto de empresas de admitir los medios telemáticos, con garantías jurídicas en las relaciones con sus clientes. Las empresas afectadas por la obligación son: – Servicios de telecomunicaciones a consumidores. – Actividad de corredor de seguros. – Servicios de suministro de agua a consumidores. – Servicios de suministro de gas al detalle. – Servicios de suministro eléctrico a consumidores finales. – Servicios financieros destinados a consumidores. – Servicios de agencia de viajes. – Servicios de transporte de viajeros por carretera, ferrocarril, por vía marítima, o por vía aérea. – Actividades de comercio al detalle. Nuevas leyes: LISI

50 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Y a qué obliga? El deber de facilitar a sus usuarios un medio de interlocución telemática que, mediante el uso de certificados reconocidos de firma electrónica y, en particular, del e-DNI, les permita la realización de, al menos, los siguientes trámites: a) Contratación electrónica de servicios, suministros y bienes, la modificación y resolución de los correspondientes contratos, así como cualquier acto o negocio jurídico entre las partes. b) Consulta de sus datos de cliente, que incluirán información sobre su historial de facturación de, al menos, los últimos tres años y el contrato suscrito, incluidas las condiciones generales si las tuviera. c) Presentación de quejas, incidencias, sugerencias y, en su caso, reclamaciones, garantizando la constancia de su presentación para el consumidor y asegurando una atención personal y directa. d) Ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en los términos previstos en la normativa reguladora de protección de datos de carácter personal. Nuevas leyes: LISI OBJECTIVO: Culturizar al ciudadano para que se habitúe a utilizar estas herramientas de forma cotidiana

51 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ley aprobada el 30 de octubre de 2007 Esta ley tiene como objetivo regular la contratación del sector público. En toda la ley podemos encontrar continuas referencias a la utilización de los medios electrónicos, informáticos y telemáticos en el ámbito de la contratación pública, y siempre haciendo referencia a conseguir como finalidad el hacer más fluidas y transparentes las relaciones entre los órganos de contratación y las empresas licitadoras. Los artículos que contienen referencias explícitas a estos aspectos son: 42, 72, 84, 96, 132, 135, 142, 143, 148, 150, 151, 184, 250, 308 y las disposiciones adicionales undécima, docena, decimoctava, decimonovena y la disposición final novena. Por este motivo queremos constatar la voluntad del legislador en que las administraciones públicas impulsen la utilización de estos medios. Nuevas leyes: LCSP

52 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Hay tres puntos a destacar: El artículo 42 hace referencia al perfil del contratante. El artículo 132 de Subasta electrónica La disposición adicional decimonovena sobre el uso de medios electrónicos informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en la ley. Nuevas leyes: LCSP

53 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Perfil del contratante. El sistema informático que soporte el perfil del contratante tiene que tener un dispositivo que permita acreditar el momento de inicio de la difusión pública de la información. En el fondo se podría considerar una información más a publicar en la SEDE ELECTRÓNICA. Nuevas leyes: LCSP

54 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA La disposición adicional decimonovena sobre el uso de medios electrónicos informáticos y telemáticos en los procedimientos regulados en la ley. Los sistemas tienen que poder garantizar la integridad de la información transmitida. Que solo las personas autorizadas y en las fechas oportunas deben tener acceso a la información. Se debe poder acreditar fecha y hora. Se debe poder garantizar la integridad de las comunicaciones y de los documentos, así como la identidad del origen y destino. Se debe utilizar la firma electrónica de acuerdo con la ley 59/2003, del 19 de diciembre de firma electrónica. Nuevas leyes: LCSP

55 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA La LOPD tiene como objeto garantizar y proteger, en cuanto al tratamiento automatizado o manual de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas identificadas o identificables, especialmente su honor y la intimidad personal y familiar. Otorgando, a la persona, un poder de control sobre sus datos personales, su uso y destino, con el propósito de no permitir el tráfico ilícito y lesivo para su dignidad. Nuevas leyes: LOPD

56 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA PRINCIPIOS BÁSICOS Calidad de los datos personales Se tiene que perseguir la calidad de los datos, garantizando el correcto uso de los mismos, sin que puedan ser utilizados para finalidades incompatibles con aquellas para las que se recogieron. Los datos tienen que ser exactos, se tienen que actualizar y no se podrán mantener indefinidamente sin justificación. Los datos deben ser tratados de manera leal y lícita. Información en la recogida de datos En el momento en que el interesado facilita sus datos, tiene que estar informado de la finalidad de la recogida de datos, de la existencia de un fichero, de los destinatarios de la información y de la posibilidad de ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición. Consentimiento del afectado Implica la manifestación de voluntad libre, inequívoca, específica y informada, mediante la cual el interesado da el consentimiento en el tratamiento de sus datos personales. Nuevas leyes: LOPD

57 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA PRINCIPIOS BÁSICOS Seguridad de los datos Todas las empresas, organizaciones, asociaciones y instituciones, públicas y privadas que almacenen, traten y accedan a ficheros de datos de carácter personal, tendrán que aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información. Deber de secreto Este principio establece las obligaciones de secreto, confidencialidad y custodia de los datos personales. Comunicación de datos Es toda revelación de datos realizada a alguien diferente del interesado. Los datos personales objeto de tratamiento solo podrán ser comunicados a un tercero para el cumplimiento de finalidades directamente relacionadas con las funciones legítimas del cedente y del cesionario con el previo consentimiento del interesado. Nuevas leyes: LOPD

58 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA REPERCUSIONES DE LA LOPD EN LA APLICACIÓN DE LA LEY 11/07 Implica una protección adecuada de los datos personales que evita su mal uso, deterioramiento, acceso no autorizado o pérdida. Mejora la calidad en la gestión administrativa de los procesos basados en TIC. Genera un fondo imprescindible para el desarrollo de la adaptación a la Ley 11/07 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. Esta Ley tiene, entre otros objetivos, la creación de las condiciones de confianza en el uso de las tecnologías. Así mismo, establece las medidas necesarias para la preservación de la integridad de los derechos fundamentales y, en especial, los relacionados con la intimidad mediante la garantía de seguridad de los sistemas, datos y comunicaciones. Las APL, como consecuencia, tendrán que garantizar el principio de igualdad y accesibilidad a los servicios prestados de manera electrónica, pero también la seguridad y la privacidad de los datos y de las comunicaciones con los ciudadanos y empresas. Es por esto que el respeto a la normativa vigente en protección de datos, pasa a ser un asunto crítico para la aplicación efectiva de la Ley 11/07 para Gobiernos Locales Nuevas leyes: LOPD

59 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Definición Información registrada producida o recibida durante el inicio, desarrollo o finalización de una actividad personal o institucional y comprende el contenido, el contexto y la estructura suficiente para aportar la evidencia de la actividad sin considerar la forma y el soporte El contenido está consignado sobre un soporte al que no se puede acceder directamente (relación soporte y contenido) El contenido está representado por signos (códigos binarios) que deben ser descodificados mediante un programa informático que convierte la expresión en codificación informática a lenguaje natural (dependencia software) Documento electrónico Fuente: CATCert

60 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Características Separación entre entidad física y entidad lógica (reconstrucción durante visualización) Compuestos Distribuidos vs encapsulados Dinámicos vs estáticos Documento electrónico Fuente: CATCert

61 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Características Contenido Debe reflejar correctamente aquello que se comunicó o decidió y debe servir para dar cuenta o evidenciar los actos. La información contenida en los documentos permite tomar decisiones que posibiliten la acción. Contexto Además del contenido, debe incluir información relacionada con el entorno de creación/gestión/uso del documento (firma, metadatos descriptivos, etc.) Estructura El formato, la estructura física, el soporte y la identificación del entorno tecnológico en que se creó el documento (software) para facilitar su representación Documento electrónico Fuente: CATCert

62 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Características Autenticidad Que el documento es aquello que afirma ser Proviene de una persona identificada y conocida (autoría) Que ha sido creado/enviado en el momento en que se afirma Fiabilidad El contenido puede ser considerado una representación completa y precisa de la actividad/acto que testimonia Integridad Completo y inalterable (no ha sido modificado sin conocimiento del autor o del destinatario) Disponibilidad/conservación Se tiene que poder recuperar, presentar e interpretar Documento electrónico Fuente: CATCert

63 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Características ¿Como podemos conseguir generar documentos electrónicos válidos? Uso perceptivo de la firma electrónica. La firma son datos anexados a un documento electrónico que permite al receptor probar el origen (autenticidad) y protegerlos de una falsificación posterior (integridad) La incorporación del sello de tiempo es el elemento que permite demostrar en que momento se generó el documento Necesidad de incluir los metadatos que posibiliten la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo Necesidad de crear documentos autocontenidos y autodescritos en sí mismos (contenidors xml) Documento electrónico Fuente: CATCert

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65 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tipos de documentos electrónicos Documentación estructurada (base de datos) modelo datacéntrico Documentación no estructurada modelo docucéntrico Creados utilizando aplicaciones informáticas (.pdf,.doc) Creados en entornos web Correos electrónicos Documento electrónico Fuente: CATCert

66 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Metadatos Definición Datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos, así como su gestión a lo largo del tiempo Son información estructurada o semi-estructurada que posibilita la creación, captura, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo El uso de metadatos es imprescindible en la gestión de los documentos electrónicos ya que son necesarios para facilitar su recuperación acceso y probar su autenticidad Los metadatos pueden estar incrustados en el mismo fichero que el documento o como un fichero independente Documento electrónico Fuente: CATCert

67 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tipos de Metadatos Descriptivos Aporta información contextual sobre los procesos de negocio, las relaciones entre los documentos y facilita la búsqueda Preservación y gestión del ciclo de vida Técnicas Información sobre el formato, estructura del documento Documento electrónico Fuente: CATCert

68 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Expediente electrónico: Conjunto de documentos electrónicos relacionados a través de un índice firmado digitalmente. Se podría considerar un documento con links a documentos. Tanto la ley 11/2007, como el RD 1671/2009 de desarrollo de la LAECSP lo regulan. Tienen metadatos propios. Expediente electrónico

69 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA La interoperabilidad, las empresas, los profesionales y sobre todo los nuevos ciudadanos van a impulsar el expediente electrónico. La eficiencia va a ser el principal motivo del expediente electrónico. Vamos a convivir muchos años con expedientes híbridos. Ahora nos planteamos el imprimir documentos electrónicos para incorporar en el expediente papel, dentro de poco va a ser lo contrario. Se nos va a plantear el paradigma de la digitalización de los expedientes antiguos. Expediente electrónico

70 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Viabilidad: Hay actuaciones administrativas que se pueden automatizar. Normalmente son situaciones donde la voluntad humana ante el acto administrativo es limitada. Ej.: Comprobaciones. En otros casos la relación telemática ya genera un proceso administrativo automatizado: entrada de formularios, registro de entrada, digitalización segura, etc. En estos momentos, una vez determinada la viabilidad den cada caso, lo que se recomienda es aplicar la automatización. Esta automatización nos traerá la reducción del tiempo de tramitación, reducción de los costes y reducción del número de errores. Procedimiento administrativo automatizado

71 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA LAECSP Artículo 39. Actuación administrativa automatizada. En caso de actuación automatizada deberá establecerse previamente el órgano u órganos competentes, según los casos, para la definición de las especificaciones, programación, mantenimiento, supervisión y control de calidad y, en su caso, auditoría del sistema de información y de su código fuente. Asimismo, se indicará el órgano que debe ser considerado responsable a efectos de impugnación. Procedimiento administrativo automatizado

72 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA LAECSP Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. Para la identificación y la autenticación del ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica: a)Sello electrónico de Administración Pública, órgano o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica. b)Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano o entidad y, en su caso, a la persona firmante del documento, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente. Procedimiento administrativo automatizado

73 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Artículo 18. Sistemas de firma electrónica para la actuación administrativa automatizada. La relación de sellos electrónicos utilizados por cada Administración Pública, incluyendo las características de los certificados electrónicos y los prestadores que los expiden, deberá ser pública y accesible por medios electrónicos. Además, cada Administración Pública adoptará las medidas adecuadas para facilitar la verificación de sus sellos electrónicos. El sello electrónico es la herramienta usada para el procedimiento automatizado. Es importante guardar de forma segura estas herramientas con validez jurídica. Es básico que se pueda auditar su uso: EVIDENCIAS ELECTRÓNICAS. Va ha haber muchos sellos electrónicos en el futuro. Procedimiento administrativo automatizado

74 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Tipos de actos: Entrada. Los que tienen lugar al inicio del procedimiento. Generación de número, fecha y hora de entrada en el registro, generación del recibo del registro electrónico, comprobaciones de datos de los formularios y la digitalización de documentos. Gestión del procedimiento. Los actos que se generan en la gestión del procedimiento. Copias auténticas electrónicas, apertura y cierre de expedientes, foliación de este, migración de documentos electrónicos, proceso de eliminación y cata de expedientes en el archivo, etc. Salida. Los actos de envío de notificaciones o de interoperabilidad con otras administraciones públicas. Generación de número, fecha y hora de salida en los registros, etc. Procedimiento administrativo automatizado

75 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Recomendaciones: La actuación administrativa automatizada en el ámbito de las administraciones públicas de Ignacio Alamillo y Xavier Urios, Barcelona, 2011, Escola d'Administració Pública de Catalunya, 237 pág.., ISBN erca%20Digital/3%20Actuacio%20administrativa%20automatitzada/alamillo_urios_castellano. pdf Hay recomendaciones jurídicas, ciclo de vida del software, viabilidad del sistema, firma electrónica, sellos electrónicos, seguridad y auditoría, Como regla general, son susceptibles de automatización los actos administrativos reglados. La automatización de la actuación administrativa en el ejercicio de potestades discrecionales es más complicada. Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios Procedimiento administrativo automatizado

76 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Recomendaciones: La motivación del acto administrativo automatizado se fundamenta en la adecuada programación. Por esta razón, solo se podrá reaccionar ante el acto administrativo emitido mediante la revisión de esta programación (posibilidad de revisión o de reacción que se debe dar al administrado). Adoptar una metodología de gestión del ciclo de vida del software para reducir los riesgos de errores en la automatización. Durante las fases de análisis y diseño, es necesario involucrar intensamente personal experto en el ámbito legal para garantizar un análisis adecuado de los requisitos funcionales a partir de una interpretación jurídica apropiada de las normas en qué es basarán los actos administrativos y, muy especialmente, los de naturaleza decisoria. Según nuestra opinión, el analista informático necesita soporte específico para poder transformar la norma jurídica en un conjunto de reglas programables. Fuente: Nacho Alamillo y Xavier Urios Procedimiento administrativo automatizado

77 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Desde hace más de un año se está trabajando en la implantación de la e- Administración en la Universidad de Alicante. En todo el trabajo se han tenido en cuenta las obligaciones que marca la ley, pero también las oportunidades que esta abre en la Universidad de Alicante para avanzar hacia la e-Administración, haciendo que esta nueva forma de prestación de servicios al ciudadano (estudiante, PAS y PDI y empresas) sea más abierta, más transparente, más eficiente y más cercana. A la hora de definir este plan de digitalización se tienen que analizar los procesos internos más importantes y también los que tienen relación con otras administraciones públicas, empresas, representes etc. Se han tenido en cuenta los agentes que intervienen y los documentos generados y gestionados. La e-Administración en la Universidad

78 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Objetivos Plan Director LAECSP Análisis de la Situación Actual en los distintos ámbitos de la ley: normativo, organizativo, de gestión documental, tecnológico y de servicios al ciudadano Modelos de e-Administración y Organismos de Referencia. Propuesta de arquitectura tecnológica de soporte a la e-Administración. Definición de la líneas de actuación a tres años vista para dar cumplimiento a las exigencias de la ley. Directrices a seguir en relación al plan de Información y Formación. Para la realización del trabajo se ha partido de la colaboración de AGTIC, el conocimiento de iniciativas relacionadas y de organismos de referencia y de entrevistas realizadas con las personas clave del proceso y que constituyen la Comisión de e-Administración Plan Director e-Administración

79 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Análisis de la Situación Actual La UA es un Organismo que no parte de cero. Se destacan las siguientes acciones: Constitución de la Comisión de e-Administración Existencia de campus virtual cultura de relación telemática con el alumno Publicación electrónica del BOUA Implantación del gestor de expedientes SIGEM, notificaciones electrónicas y pasarela de pagos de la GVA, y módulo de interoperabilidad. Digitalización de nueve procedimientos Planificación para disponer de sede electrónica en septiembre 2009 Digitalización de todos los documentos que pasan por registro Plan Director e-Administración

80 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ámbito normativo: En desarrollo la normativa de la Sede Electrónica y el Registro Telemático. Servicio jurídico participa en la digitalización de procedimientos para identificar las normativa necesarias. Una vez finalizada la adopción de la e-Administración las distintas normativas constituirán el Reglamento de e-Administración. Ámbito organizativo: Están identificados todos los procedimientos de la UA. UTC está trabajando en la priorización de procedimientos a digitalizar. UTC dispone de una metodología de revisión de procedimientos que se adaptará para facilitar su digitalización. Plan Director e-Administración Análisis de la Situación Actual

81 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ámbito documental: Se está finalizando la definición del Cuadro de Clasificación de la información. Se está trabajando en la definición de metadatos. Se han valorado distintas soluciones tecnológicas de gestión documental. No se han definido políticas de acceso ni calendario de preservación. Ámbito tecnológico: La Universidad es Entidad de Registro de la ACCV. Algunos usuarios disponen de certificados digitales. Al campus virtual se puede acceder con certificado emitido por la ACCV. Se utiliza la Plataforma de Contratación del Estado del MEC como Perfil del Contratante. Se ha integrado la pasarela de pagos proporcionada por la CAM. Plan Director e-Administración Análisis de la Situación Actual

82 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Ámbito de servicios al ciudadano: Actualmente se ofrecen servicios a través del campus virtual que podría constituir el punto de partida de la futura carpeta del estudiante. En el campus virtual pueden realizarse trámites completos pero sin firma digital. Plan Director e-Administración Análisis de la Situación Actual

83 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Plan Director e-Administración Nivel de cumplimiento actual OBLIGACIONES % de cumplimiento % ponderado Ámbito normativo 00 Ámbito organizativo 46%16% Ámbito de gestión documental 15%2% Ámbito tecnológico 26%6% Ámbito de Servicios al Ciudadano 32%8% TOTAL 32%

84 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Modelo de e-Administración Se propone el modelo mixto: Implicar todas las áreas de la Universidad. Arquitectura común de servicios. En cada fase se definirán los servicios a implantar según su priorización, los módulos comunes necesarios, el coste de digitalización del procedimiento y el calendario del proyecto. No es necesaria toda la arquitectura común en los primeros pasos. Comprobar si un procedimiento se puede simplificar antes de digitalizarlo Una vez digitalizado un procedimiento realizar un seguimiento de los beneficios aportados, así como de los costes asociados En base a los resultados obtenidos iniciar las siguientes fases de implantación Llevar a cabo campañas de formación e información Plan Director e-Administración

85 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Organismos de referencia Durante las entrevistas realizadas y a partir de la experiencia de AGTIC se han recogido un conjunto de Organismos para cada ámbito que la Universidad puede utilizar como referencia para acometer su proceso de adopción de la e-Administración. En relación a los aportados por AGTIC en el informe se ha incluido la persona de contacto correspondiente. A continuación se presenta la infraestructura tecnológica propuesta por AGTIC a la UA para la e-Administración identificándose aquellos módulos de los que ya dispone o está en fase de implantación: Plan Director e-Administración

86 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Plan Director e-Administración

87 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación En base al trabajo realizado se ha elaborado una propuesta de hoja de ruta de acciones a realizar durante el año 2010, 2011 y En caso de cumplir el plan propuesto la siguiente sería la evolución de los indicadores: Plan Director e-Administración

88 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: Ámbito Normativo Plan Director e-Administración Actuación Ámbito normativo 1. Elaboración de la normativa de Registro Electrónico 2. Elaboración de la normativa de Sede Electrónica 3. Elaboración de la normativa interna que regule la realización de procesos telemáticos y el documento electrónico con validez jurídica 4. Elaboración de la normativa de Notificación Electrónica 5. Elaboración de la normativa de Digitalización Segura de documentos 6. Elaboración de la normativa de Impresión Segura de documentos 7. Elaboración de convenios de interoperabilidad 8. Elaboración y validación del cuerpo normativo único de e- Administración

89 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: Ámbito Organizativo Plan Director e-Administración Actuación Ámbito organizativo 9. Evaluación y priorización de procedimientos para su digitalización 10. Documentación y optimización de los procedimientos de la UA de cara a su digitalización 11. Elaboración del cuadro de interoperabilidad 12. Elaboración del plan de comunicación de la e-Administración 13. Adaptación del plan de comunicación de la e-Administración según las nuevas herramientas implantadas y procedimientos digitalizados 14. Ejecución del plan de comunicación de la e-Administración 15. Ejecución del plan de formación de la e-Administración a los distintos ámbitos de la UA involucrados 16. Ejecución del plan de formación al usuario final de la UA de las herramientas y procedimientos de e-Administración

90 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: Ámbito Gestión Documental Plan Director e-Administración Actuación Ámbito de gestión documental 17. Finalizar el desarrollo del Cuadro de Clasificación 18. Finalizar la definición del vocabulario de metadatos 19. Definir la Tabla de Preservación de documentos 20. Formación al personal de archivo sobre Record Management 21. Redacción de un Plan Director del Documento Electrónico 22. Definición de las Políticas de Acceso a documentos y expedientes

91 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: Ámbito Tecnológico Plan Director e-Administración Actuación Ámbito tecnológico 23. Continuar siendo Entidad de Registro de la ACCV 24. Ampliar el número de certificados admitidos para relacionarse telemáticamente con la UA. Ligado a la implantación 25. Entregar certificados digitales a los trabajadores de la UA que así lo requieran 26. Finalizar la implantación de SIGEM según propuesta de Cesser 27. Publicar la sede electrónica de la UA 28. Ampliar los servicios ofrecidos a través de la sede electrónica 29. Implantar herramienta de evidencias electrónicas 30. Implantar herramienta de gestión documental 31. Evaluar soluciones de archivo electrónico 32. Implantar herramienta de digitalización segura de documentos 33. Implantar herramienta de impresión segura de documentos 34. Implantar plataforma tecnológica de apoyo a la interoperabilidad

92 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: Ámbito Servicios al Ciudadano Plan Director e-Administración Actuación Ámbito tecnológico 35. Digitalización de todos los procedimientos administrativos de la UA y, para los que aplique, con posibilidad de tramitación telemática

93 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Líneas de Actuación: ENS y ENI Plan Director e-Administración

94 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Plan Director e-Administración Nivel previsto de cumplimiento año 2012 OBLIGACIONES % de cumplimiento % ponderado Ámbito normativo 100%1 Ámbito organizativo 92%32% Ámbito de gestión documental 89%13% Ámbito tecnológico 91%23% Ámbito de Servicios al Ciudadano 95%24% TOTAL 92%

95 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Plan de formación e Información Plan de formación: Formación específica vertical. Dar los conocimientos específicos a ciertos colectivos para que puedan desarrollar de una nueva forma su actividad. Formación vinculada a la puesta en marcha de los nuevos servicios. Como subproyecto dentro de cada proyecto a realizar. Plan de información: Web informativa en materia conceptual de e-Administración. Actividades de información presenciales para comunicar a la comunidad universitaria de lo que es la e-Administración y como se prevé su adopción en la UA. Plan Director e-Administración

96 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA 1.Las leyes nos permiten hacer cosas que antes no podíamos: 1.Gestionar menos papel. 2.Destruir el papel. 3.Garantizar el trámite electrónico. 4.Dar garantías y validez al documento y al expediente electrónico. 5.Ser más eficientes en los procesos internos: tiempo y coste. 6.Automatizar procesos administrativos: ahorro de tiempo y coste. 7.Dar más oportunidades en los procesos de licitación: obtener mejores propuestas. Más competencia, mejores precios. 8.Pasar de una administración reactiva a una de proactiva. 9.Interoperar con el resto de administraciones públicas. Etc. OPORTUNIDADES

97 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA 2.El coste variable de la utilización de los medios telemáticos es prácticamente cero. 3.Se estandarizarán las formas de relación entre clientes y empresas: e-factura, e-albarán, e-contratos, e-pagos y e-cobros, etc. 4.Los notarios están digitalizando sus procesos. Todos disponen ya de e-firma. 5.Los nuevos ciudadanos están preparados, es necesario focalizarse en ellos. 6.Las empresas y intermediarios están preparados, los trámites con ellos serán mucho más eficientes. Se puede hacer una normativa para obligarlos a utilizar estos medios. 7.Les relaciones entre les AAPP se simplificarán. 8.Se podrán reducir los gastos y el tiempo de las relaciones con los ciudadanos y proveedores. Etc. Dar un mejor servicio a un coste inferior. Aprovechar la ley para automatizar procesos. Pasar de una universidad basada en el papel a una basada en el documento y expediente electrónico. Aprovechar las ayudas. Pasar de una universidad reactiva a un proactiva. OPORTUNIDADES

98 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCLUSIONES 1.La Universidad de Alicante ha empezado a redefinir las relaciones con sus ciudadanos, empresas, asociaciones, etc., teniendo en cuenta los medios electrónicos. Las leyes deben hacerlo posible y ahora lo harán obligatorio. 2.Existen las herramientas tecnológicas y legales para hacerlo. Estas no son más caras que las físicas y permiten dar un nivel de seguridad más alto. 3.Es el paso que demuestra la madurez de la red y de los medios telemáticos como herramientas administrativas. 4.Hay un doble cambio de paradigma: presencial a telemático y del papel al documento/expediente electrónico. Este segundo tiene un gran impacto dentro de la Universidad. 5.Los ciudadanos: personas, proveedores, empresas, intermediarios madurarán rápidamente y estarán preparados para afrontarlo, con herramientas: el certificado digital de la ACCV, el e-DNI, certificados empresariales, e-facturas, e-documentos, etc. 6.Los nuevos ciudadanos están ya culturalmente preparados.

99 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA CONCLUSIONES 7.El cambio no es solo de front-office, también y sobretodo de back-office. 8.La ley obliga al front-office, pero no se podrá gestionar sin un back-office digitalizado. 9.La gestión electrónica de sus expedientes es clave. 10.Es un tema tecnológico, pero también legal. Pero sobretodo ORGANIZATIVO Y CULTURAL. 11.Hay que empezar ahora para estar totalmente preparados dentro de unos años. Los ciudadanos se adaptan, la Universidad también. 12.No es muy complicado tecnológicamente ni legalmente, pero se tiene que hacer bien. 13.Es mucho más difícil hacer el cambio organizativo y sobretodo cultural. 14.Ahora es el momento.

100 e-Administración: un nuevo eslabón en la modernización de la UA Muchas gracias Jordi Masias i Muntada AGTIC SL e-Administración: Un nuevo eslabón en la modernización de la UA


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