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REUNIÓN PROVEEDORES Mayo de 2014 8:00 a.m. Saludo de bienvenida e instalación del evento. 8:15 a.m. El papel de la Cadena de Suministro en la Transformación.

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2 REUNIÓN PROVEEDORES Mayo de 2014

3 8:00 a.m. Saludo de bienvenida e instalación del evento. 8:15 a.m. El papel de la Cadena de Suministro en la Transformación del Grupo EPM. 8:45 a.m. Sistema de información de contratistas y proveedores5inko Agenda

4 El papel de la Cadena de Suministro en la transformación del Grupo EPM

5 El panorama actual del Grupo EPM Somos un grupo empresarial compuesto por 59 empresas 7 de ellas (con 31 subsidiarias) en Centroamérica, Estados Unidos, Chile, México, España y en Colombia. Energía Gas AguasTelecomunicaciones Aseo

6 Avanzamos en la creación de territorios sostenibles y competitivos Mercado Antioquia Medellín y Área Metropolitana del Valle de Aburrá. Antioquia (123 municipios). Bogotá, Manizales, Armenia, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Cali, Cúcuta y Quibdó. Panamá, Guatemala, El Salvador, Chile, México. Con la marca UNE prestamos servicios de telecomunicaciones en Estados Unidos y España. Mercados nacionales Presencia internacional

7 Nuestro gran propósito empresarial: la sostenibilidad

8 Imperativo estratégico Visión: En el 2022 el Grupo EPM habrá logrado posicionarse entre las 50 primeras multilatinas por ingresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile, Perú y México, siendo referente en excelencia operativa, reputación y transparencia; ofreciendo a los clientes y al mercado un portafolio integral de soluciones competitivas en energía, aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), fundamentadas en prácticas socialmente responsables con todos los grupos de interés. Misión: Somos un grupo empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública, que genera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa, mediante la prestación responsable e integral de soluciones en energía, aguas, aseo y tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC). Nuestro pensamiento estratégico

9 Los diez principios del Pacto Global y la cadena de suministro (ONU, 2010)

10 Los diez principios del Pacto Global y la cadena de suministro (ONU, 2010)

11 Cadena de Suministro del Grupo EPM Procesos Planeación de la Cadena de Suministro AbastecimientoAbastecimiento Gestión de Materiales y Servicios Gestión de Rendimiento Gestión de categorías y proveedores Relacionamiento con Proveedores Negocios, Proyectos, Áreas de soporte

12 Dirección Planeación Cadena de Suministro Gerencia General VP Suministros y Servicios Compartidos Gerencia Cadena de Suministro Dirección Categorías y Proveedores Dirección Abastecimiento Dirección Materiales y Servicios Dirección Operaciones Internas Cadena de Suministro Cadena de Suministro del Grupo EPM Estructura administrativa

13 Perfil Categoría Análisis Interno Análisis Mercado Modelo de Costo Síntesis Estrategia Plan de Acción Conozcamos el proceso « La metodología de la Gestión por Categorías (Category Management) proporciona una mejor comprensión del perímetro de responsabilidad, a través de un proceso de análisis que dará como resultado las pautas para construir estrategias y planes de acción a corto, medio y largo plazo a los miembros de la organización que tienen dentro de su responsabilidad desarrollar la función de compras». Gestión por categorías

14 Transaccional Estandarización y Evaluación de desempeño Cooperativa de mutuo desarrollo Compras estratégicas y sostenibles de largo plazo Estandarización y evaluación de desempeño Cooperativa de mutuo desarrollo Rediseño de la Cadena de Suministro Evolución en el tiempo 2013 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Desarrollar un Modelo de Relacionamiento con Proveedores y Contratistas. El que evolucionará según la madurez de las relaciones con los proveedores. Una nueva forma de organizarnos

15 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES5INKO

16 1. Quiénes Somos. 2. Sistema de Información de contratistas - Tipos de registro - Trámites del registro - UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios 3. Descarga de documentos 4. Formulario virtual - Consultas para el usuario 5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro Contenido

17 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación, dado que: Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados

18 SISTEMA DE INFORMACIÓN 5INKO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Entregable Final del Servicio Entregable Final del Servicio Análisis y Verificación Jurídico-Financiera - Técnica Análisis y Verificación Jurídico-Financiera - Técnica Canales de Servicio Canales de Servicio GRUPO EPM/ PROVEEDORES- CONTRATISTAS GRUPO EPM/ PROVEEDORES- CONTRATISTAS KONFIRMA 1.Recepción y procesamiento documentos. 2. Análisis y Verificación 3. Aprobación o devolución Constancia de Inscripción GUÍA DE INSCRIPCIÓN Formularios Virtuales (Liviano- integral) 1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. (www.konfirma.com.co)www.konfirma.com.co 2. Ingreso a la opción Descarga de Formularios el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico Clave 4. Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. PROVEEDORES - CONTRATISTAS PROVEEDORES - CONTRATISTAS 1. Servicio Virtual 3. Orientación Personalizada 2. Atención Telefónica 4. Recepción Documentos PROVEEDORES - CONTRATISTAS PROVEEDORES - CONTRATISTAS

19 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM. Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. Se aporta información de experiencia declarativa y opcional. Requisitos: Formulario: Diligenciar información básica y códigos en los que se desea clasificar. Diligenciar información de experiencia. Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente. Anexar documentación soporte y entregar de forma física o virtual. El tramite para el Registro Liviano por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni entrega de estos en las oficinas de Konfirma®.

20 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. Requiere Información adicional: Información de experiencia técnica con los respectivos soportes. Estados financieros. Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros. Requisitos: Formulario: diligenciar información de forma manual o virtual, Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente. Formulario 1. Firma- Declaración de compromiso veracidad de información y documentos Formulario 2. Datos Generales Formulario 3. Información financiera Formulario 4. Información de experiencia (por cada contrato a inscribir) Formulario 5. Maquinaria o equipo Anexar documentación soporte y entregar de forma física.

21 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA - DECLARATIVA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS

22 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia del RUT

23 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO OTROS Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia,Vigilancia - Servicio postal,Servicio postal - Alimentación,Alimentación - Agencias de viajes,Agencias de viajes - Transporte de personas o carga,Transporte de personas o carga - Actividades de salud humana.Actividades de salud humana Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo. INFORMACIÓN EXPERIENCIA Formulario No. 4 Experiencia Técnica

24 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS INFORMACIÓN FINANCIERA

25 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia del RUT

26 TIPOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL OTROS Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia,Vigilancia - Servicio postal,Servicio postal - Alimentación,Alimentación - Agencias de viajes,Agencias de viajes - Transporte de personas o carga,Transporte de personas o carga - Actividades de salud humana.Actividades de salud humana Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.

27 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN FINANCIERA Formulario No. 3 Información Financiera Nota aclaratoria de cuentas financieras Balance General Estados de Resultados Nacionales: Notas a los Estados Financieros Extranjeras: Memorias Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorCertificación de Estados Financieros Extranjeras: Documento equivalente o Carta RL Nacionales: Dictamen del Revisor FiscalDictamen del Revisor Fiscal Extranjeras: Informe auditoria Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresCertificados de la Junta Central de Contadores Extranjeras: Documento equivalente o carta RL

28 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN EXPERIENCIA Formularios N°4 Información Experiencia - Certificación de Contratos EjecutadosCertificación de Contratos Ejecutados o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante. - Orden de Compra o Factura para suministros.

29 TRÁMITES DEL REGISTRO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓ N RENOVACIÓN CANCELACIÓN Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran. No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse individualmente. Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 para el liviano. Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.

30 TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN Es responsabilidad del proveedor. Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos ejecutados. La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos.

31 TRÁMITE DE RENOVACIÓN Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción. Renovación Registro Liviano Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento de la inscripción. En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado. Renovación Registro Integral Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio. Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza la información, dicho registro será cancelado.

32 TRÁMITE DE CANCELACIÓN Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación) Requisitos: La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación.

33 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V , traducida al español. Es una clasificación de cinco niveles, los niveles a utilizar son: Fuente:

34 UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Estructura: Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos. Fuente: CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

35 UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS sificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. Fuente: CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

36 UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Fuente: CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS

37 DESCARGA DE DOCUMENTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.

38 DESCARGA DE DOCUMENTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado.

39 DESCARGA DE DOCUMENTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado.

40 DESCARGA DE DOCUMENTOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado.

41 FORMULARIO VIRTUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.

42 FORMULARIO VIRTUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.

43 FORMULARIO VIRTUAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual.

44 CONSULTAS PARA EL USUARIO DESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)

45 CONSULTAS PARA EL USUARIO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM TRAMITES INSCRITOS

46 CANALES DE ATENCIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM PRESENCIAL Konfirma Centro Carrera 46 Nº Medellín Sótano ingreso por la Avenida Oriental TELEFONICA Línea Única de Atención al Usuario (574) CORREO ELECTRONICO HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM

47 ATRAS Debe cumplir con: Indicar el año(s) que se esta certificando. La fecha de expedición debe ser posterior al año que se esta certificando Debe ser expedida y firmada por el Representante legal y Contador

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49 LEGALIZACIO N APOSTILL A Debe cumplir con: Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción). ATRAS

50 Debe cumplir con: - Nombre del contratante (PJ con membrete) y datos de contacto -Nombre del contratista -Número del contrato -Fecha de inicio y de finalización -Objeto del contrato -Alcance del contrato -Detalle de las actividades -Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA. -Indicar el valor de las adiciones. ATRAS

51 Debe cumplir con: Alguna Firma o sellos de Recibido Aplica solo para Suministros.

52 Debe cumplir con: Membrete de la entidad Contratante ATRAS

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65 CAMBIOS EN PÁGINA WEB-LINK PROVEEDORES

66 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM A partir del 09 de mayo se reflejarán los siguientes cambios en nuestra página web-link proveedores : El registro e inscripción para nuevos proveedores ya no aparecerá pues el trámite se deberá realizar directamente ante la empresa Konfirma. CAMBIOS EN PÁGINA WEB

67 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CAMBIOS EN PÁGINA WEB Los formularios de registro de proveedores también serán inhabilitados:

68 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CAMBIOS EN PÁGINA WEB En Ingreso para cotizar un bien o un servicio se retirará del sistema la opción de acceso con clave. Para acceder a la información del aplicativo en Entrada al Sistema debe ingresar su número de NIT o cédula. El proveedor podrá acceder a la información general (órdenes de compra, cotizaciones, certificados, pagos órdenes de pedido) pero no podrá ingresar a la pestaña cotizaciones actuales si no tiene la inscripción vigente, por tanto no podría cotizar.

69 Si el proveedor está inscrito podrá acceder a la información en la pestaña Cotizaciones Actuales, en caso que no esté inscrito, al tratar de ingresar a la pestaña Cotizaciones Actuales el sistema arrojará un mensaje de NO INSCRITO para que el proveedor realice el trámite ante la Empresa Konfirma. CAMBIOS EN PÁGINA WEB Se retira la pestaña Proveedor y a su vez se retira el direccionamiento que hace el sistema a dicha pestaña cuando el proveedor no tienen la inscripción vigente en CHEC.

70 ¿¿¿¿ INQUIETUDES ????

71 GRACIAS


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