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Es un programa para hacer tablas básicas y hoja de cálculo. Una hoja de calculo permite realizar operaciones matemáticas automatizadas entre valores o.

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Presentación del tema: "Es un programa para hacer tablas básicas y hoja de cálculo. Una hoja de calculo permite realizar operaciones matemáticas automatizadas entre valores o."— Transcripción de la presentación:

1 Es un programa para hacer tablas básicas y hoja de cálculo. Una hoja de calculo permite realizar operaciones matemáticas automatizadas entre valores o textos, puede ser útil para llevar desde los gastos del hogar hasta la contabilidad de una empresa, además permite mediante el uso de graficas interpretar los datos de manera mas clara.

2 1. Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla - Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú - Al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador - Coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y - Haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

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4 2. Desde el acceso directo en escritorio Cuando trabajamos muy a menudo con un programa por lo general solemos crear un acceso directo a este. La forma como se nos visualizara en nuestro escritorio será así: Para iniciar has doble clic sobre el acceso directo, a continuación se te abrirá el programa.

5 Haciendo clic en el botón cerrar, este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel. Pulsando la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento. Haciendo clic sobre el menú de office Botón Cerrar y elegir la opción Salir.

6 Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender.

7 La Barra De Título Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, restaurar y cerrar La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar, Deshacer o Rehacer. La Barra De Acceso Rápido

8 La Barra De Formulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante. La Barra De Etiquetas Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo Barras De Desplazamiento

9 La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido como hemos visto en el punto anterior.

10 En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

11 Un libro de Microsoft Office Excel es un archivo que incluye una o varias hojas de cálculo. Hoja de Cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro), que se pueden utilizar para organizar distintos tipos de información relacionada. Para crear un libro nuevo, se puede abrir un libro en blanco. Asimismo, el nuevo libro se puede basar en otro existente, en la plantilla de libro predeterminada (plantilla predeterminada de libro: plantilla.

12 LA FILA: es el orden de cuadrantes (CELDAS) en sentido horizontal se identificar con números. COLUMNAS: es el orden de cuadrantes (CELDAS) en sentido vertical se identificar con letras. Las plantillas en Microsoft Excel se componen de filas y columnas.

13 CELDA: Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro. En general las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre único, por ejemplo C9 (columna C, fila 9). RANGO : es un conjunto de celdas adyacentes. El rango de referencia adopta la forma de A2:B3.

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16 Permite dar alineación al texto en la parte superior, central o inferior de la celda, adicionalmente izquierda, derecha o central. Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Se utiliza generalmente para etiquetar columnas estrechas. Disminuir o aumentar sangría, reduce o aumenta el margen entre el texto y la celda. Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas. Une las celdas seleccionadas en una de mayor tamaño y centra el contenido en una nueva celda.

17 Formato numero de Contabilidad., selecciona un formato de moneda alternativo para la celda seleccionada. Estilo Porcentual, muestra el valor de la celda como un porcentaje. Estilo Millares, muestra el valor de la celda con separador de miles. Aumentar decimales, muestra valores mas precisos aumentando o disminuyendo los decimales.

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19 El formato condicional permite resaltar más fácilmente ciertos valores o hacer que determinadas celdas sean fáciles de identificar. De esta forma se cambia el aspecto de un rango de celda basado en una condición (o criterio). Puede usar el formato condicional para resaltar celdas que contienen valores que cumplen una determinada condición. O bien puede aplicar formato a todo un rango de celdas y variar el formato exacto a medida que el valor de cada celda varía.

20 Microsoft Office Excel proporciona un gran número de estilos de tabla (o estilos rápidos) predefinidos que puede utilizar para dar formato rápidamente a una tabla. Si los estilos de la tabla predefinida no satisfacen sus necesidades, puede crear y aplicar un estilo de tabla personalizado. Aunque sólo se pueden eliminar los estilos de tabla personalizados, puede quitar cualquier estilo de tabla para que ya no se aplique a los datos. Puede realizar ajustes adicionales en el formato de tabla seleccionando opciones de estilos rápidos para los elementos de la tabla, como las filas de encabezado y de totales, la primera y la última columna, y las filas y columnas con bandas.

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22 Para aplicar varios formatos en un solo paso y asegurarse de que las celdas presentan un formato coherente, se puede usar un estilo de celda. Los estilos de celda se definen como conjuntos definidos de características de formato, como fuentes y tamaños de fuente, formatos de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para evitar que otras personas puedan realizar cambios en celdas específicas, también se puede usar un estilo de celda que bloquee las celdas.

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26 Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo. Las fórmulas están conformadas por operadores de cálculo, operandos y, con frecuencia, por funciones. Para introducir una fórmula en una celda, se debe entrar como primer carácter el signo igual (El signo igual = le indica a Excel que los caracteres que le siguen constituyen una fórmula ). Cuando se escribe la fórmula no se deben dejar espacios en blanco dentro de la misma. Por ejemplo, la fórmula =A5+A4*3 expresa que se multiplique el valor que contiene la celda A4 por el valor constante 3 y, a continuación, se le sume el valor que contiene la celda A5 al anterior resultado ( como se verá mas adelante la multiplicación * tiene mayor prioridad que la suma + ). Si la celda A5 contiene el valor numérico 15, la celda A4 contiene el valor numérico 4, entonces, esta fórmula al ser calculado por el Excel producirá 27 como resultado final, el cual será asignado a la celda en la que se ingresó la fórmula.

27 Una fórmula en Excel puede contener cualesquiera de los siguientes elementos: referencias a celdas, constantes, operadores y funciones. OPERADORES Los operadores especifican el tipo de operación o procesamiento que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores: aritméticos, de comparación, texto y de referencia. TIPOS DE OPERADORES OPERADORES ARITMÉTICOS: Se utilizan para realizar las operaciones matemáticas básicas como suma, resta o multiplicación (combinando los valores numéricos y generando resultados numéricos). Se pueden utilizar los siguientes operadores aritméticos.

28 OPERADORES DE COMPARACIÓN: Se utilizan cuando se requiere comparar entre si dos valores. Como operadores de comparación tenemos los siguientes: OPERADORES ARITMÉTICOS: ( Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores de comparación, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO ).

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30 Una fórmula simple en Excel ( tiene un solo operador ), se puede representar de la forma siguiente: = = A2 + B7

31 No siempre las fórmulas que se requieren utilizar son fórmulas simples ( fórmulas en las que sólo se utiliza un operador ), ya que es mas frecuente necesitar fórmulas en donde se requieren dos o mas operadores, lo cual implica cierta dificultad tanto para expresar correctamente la fórmula, así como también, para la evaluación de los diferentes operadores de manera que se obtenga el resultado correcto, como por ejemplo, la fórmula =(A1+A2)/A3 que se presentó anteriormente, es una fórmula compuesta ya que tiene 2 operadores aritméticos ( + y / ). Una fórmula compuesta se puede representar de la forma siguiente: = Cualquiera de los operandos puede ser a su vez una fórmula, esto es, puede estar formado por otros operandos y operadores.

32 Como se mencionó anteriormente, una fórmula está compuesta por los elementos o valores que se van a procesar ( los operandos ), combinados mediante los operadores. Excel realiza las operaciones especificadas en la fórmula, indicadas por los operadores, de acuerdo a un orden que ya tiene preestablecido. Para el cálculo de la fórmula Excel primero evalúa, de izquierda a derecha, los distintos operadores que la conforman determinando en que orden los debe procesar, para luego realizar los diferentes cálculos u operaciones según el orden encontrado.

33 Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden correspondiente a cada operador según la tabla que se muestra a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel realizará primero la operación que esté mas a la izquierda.

34 Para cambiar el orden de evaluación de los operadores, se debe escribir entre paréntesis la parte de la fórmula a la que se requiere cambiar el orden preestablecido, de tal forma que ésta se procese antes que las demás. Los paréntesis se deben colocar por pares, es decir, un paréntesis que abre y otro paréntesis que cierra. Por ejemplo, la siguiente fórmula: =5+2*3 Produce como resultado 11 porque Excel calcula la multiplicación (5º lugar según la tabla) antes que la suma (6º lugar según la tabla). La fórmula multiplica 2 por 3 y luego suma 5 al resultado. Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar el orden de evaluación, la fórmula se puede escribir como: =(5+2)*3 En este caso Excel sumará 5 más 2 y luego multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21. En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula le indican a Excel que calcule primero la suma del valor que contiene la celda B4 más el valor constante 25, y después divida el resultado obtenido entre la sumatoria de los valores que contienen o se encuentran en las celdas D5, E5 y F5. =(B4+25)/SUMA(D5:F5)

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36 Referencias a celdas Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2.

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38 En el siguiente ejemplo, la función PROMEDIO calcula el valor promedio de los valores contenidos en el rango B1:B10 de la hoja de cálculo denominada Marketing del mismo libro de trabajo. En este ejemplo se puede observar la referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro, donde el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de exclamación (!) preceden a la referencia de un rango de celdas.

39 Referencias Relativas Una referencia relativa de celda en una fórmula, siempre conserva la posición relativa entre la celda que contiene la fórmula y la celda a la que hace referencia. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) se modifica la referencia de celda en la fórmula que se crea en la celda destino. De forma predeterminada, cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas. Cuando se copia una fórmula de una celda a otra celda, la referencia a celdas en las fórmula que se crea en la celda destino se ajusta automáticamente; como por ejemplo, si la celda B2 contiene la fórmula =A1 (que hace una referencia relativa a la celda A1) y se copia a la celda B3, se modifica automáticamente la fórmula obteniéndose en la celda B3 la nueva fórmula como =A2

40 Referencias Absolutas Una referencia absoluta de celda en una fórmula, siempre hace referencia a la misma celda ubicada en una columna y fila específica. Si se traslada dicha fórmula de una celda a otra celda (se mueve o se copia) la referencia absoluta de celda en la celda destino no varia. De forma predeterminada cuando se ingresa una fórmula se utilizan referencias relativas y para cambiarlas a referencias absolutas, se debe anteponer el signo $ antes del nombre de columna y del número de fila de la celda, por ejemplo $A$1. Si una fórmula que contiene referencias absolutas se copia a otra u otras celdas, la referencia absoluta no se modifica. Por ejemplo, si la fórmula =$A$1, que contiene una referencia absoluta a la celda A1, se copia de la celda B2 a la celda B3, la fórmula es la misma en ambas celdas.

41 Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves arriba Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

42 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el error. Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

43 Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas). Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error. Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas. Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

44 Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo: ##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #¡DIV/0! cuando se divide un número por cero. #¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula. #N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula. #¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función. #¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:. Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.

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46 En la celda A4 escribe Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, aparecerá 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013. En la celda A5 escribe Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numérico. En la celda A6 escribe (1950) Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por tanto en la celda como en la Barra de Fórmulas. En la celda A7 escribe 12% Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12 En la celda A8 escribe 12,7% Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para los decimales.

47 En la celda A9 escribe 12/12 Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar delante un 0 y un espacio en blanco. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto. En la celda A10 escribe 0 12/12 Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de Fórmulas. En la celda A11 escribe 1/1/1900 Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también a la derecha, como los números. En la celda A12 escribe 12/13/1994 Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda. En la celda A13 escribe 0:0 Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha.

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49 Toda Formula debe antecederse por = Vamos a la realizar los siguientes ejercicios en la hoja 2 En la celda C1 escribimos = para sumar a 12 mas 100 En la celda A2 escribimos 100 En la celda B2 escribimos 1500 En la celda C2 escribimos A2+B2 Observarás como en la celda aparece el resultado de la fórmula u operación anterior, pero que en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida.

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