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S UBSISTEMA DE I NGRESOS SIIAF C. Manuel Bernal Jayme Diciembre 2011 Sesión 1.

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1 S UBSISTEMA DE I NGRESOS SIIAF C. Manuel Bernal Jayme Diciembre 2011 Sesión 1

2 Presentación ciyt.uaz.edu.mx

3 Reglas Colocar celulares en modo silencioso o vibración. 3:15 Se termina toma de asistencia. Dirigido a capturistas con experiencia y velocidad mínima de 40 ppm. Si alguno de los participantes ya es usuario del sistema le pedimos que apoye a sus compañeros. Guardar silencio en las sesiones y levantar la mano para pedir la palabra. Poner atención en todas las sesiones ya que no se cuenta con equipo necesario para hacer prácticas.

4 O BJETIVO GENERAL Capacitar capturistas para la operación eficiente y eficaz del subsistema de ingresos del SIIAF a fin de ofrecer un servicio de calidad a los alumnos aspirantes y terceros que realicen el pago de servicios que presta la Institución.

5 InducciónInducción 1 Sistemas de informaciónSistemas de información 2 Subsistema de ingresos 1/3Subsistema de ingresos 1/3 3 Subsistema de ingresos 2/3Subsistema de ingresos 2/3 4 Subsistema de ingresos 3/3Subsistema de ingresos 3/3 5 Sesiones

6 S ESIÓN 1

7 Sesión 1 - Inducción Presentación y reglas del curso Contenido general del curso Conociendo nuestra Institución Proceso general de recepción de Ingresos Actores del proceso de Ingresos y sus funciones Rutina general de atención

8 Sesión 2 – Sistemas de Información Sistemas de información Hardware para el proceso de ingreso Conectividad Software para el proceso de ingreso Diagnóstico y solución de problemas en el uso diario del sistema (SPARK) Reporte de problemas a personal del CIDS (sistema de incidencias y formatos ISO)

9 Sesión 3 – Ingresos 1/3 Insumos para la recepción de ingresos (catálogos) Entrada al sistema Cobro a aspirantes Búsqueda de aspirantes por nombre Cancelación de recibos aspirantes Condonaciones

10 Sesión 4 – Ingresos 2/3 Cobro a alumnos Búsqueda de alumnos por nombre Cancelación de recibos alumnos Cobro a externos

11 Sesión 5 – Ingresos 3/3 Corte de caja Pre-pólizas Reportes del sistema Evaluación final

12 S ESIÓN 1 – O BJETIVOS

13 El participante: Conocerá las reglas que la Coordinación ha definido para el curso y sus participantes. Identificará los órganos de gobierno, administrativos y académicos de la Universidad Autónoma de Zacatecas y la importancia de su labor para la Institución. Describirá el proceso general de recepción de ingresos y los subprocesos que lo integran.

14 El participante: Identificará y conocerá las funciones de cada uno de los actores del proceso. Conocerá la rutina general de atención a usuarios y comentará de la importancia de la misma.

15 Organigrama UAZ (Extracto) Consejo Universitario Rector Secretaria Administrativa Coordinación de Finanzas TesoreríaCajero General Coordinación de Infraestructura

16 Organigrama Unidad (extracto) Director de Unidad Responsable de programa Contador de Programa Cajero de programa Responsable de programa Contador de otro programa Cajero de programa Director de Unidad Contador de Unidad Cajero de Unidad

17 Coordinación de Tecnologías de Información Desarrollo de Sistemas Recursos Financieros Tesorería Telecomunicaciones Información Institucional Escritorio de ayuda

18 Sistema Institucional de Información Administrativa y Financiera Recursos Financieros Recursos Humanos Control EScolar Desarrollo Internet

19 Proceso general de ingresos Entrada al sistema Cobro de servicios Corte de caja Entrega de recursos Salida del sistema Al final de día/turno Los recursos se entregan Al jefe inmediato

20 Actores del proceso de ingresos Aspirantes Alumnos Clientes Externos Cajero Tesorero Contador de unidad o responsable administrativo Desarrollador del sistema

21 Aspirante Persona que desea cursar alguno de los programas que ofrece la Institución y que se encuentra en proceso de selección. – Se identifican en el sistema por un número de seis dígitos llamado clave de aspirante. – Solo pueden pagar su derecho a examen cuando están en proceso de selección. – Una vez aceptados el sistema determina automáticamente que conceptos debe pagar.

22 Alumno Persona que se encuentra cursado uno o mas programas dentro de la Institución. – Se identifican en el sistema por un número de ocho dígitos llamado matricula. – Pueden pagar un número muy variado de conceptos en función del programa que se encuentran cursando.

23 Clientes externos Persona que paga por alguno de los servicios que presta la Institución y que no tiene una relación directa. – Se identifican en el sistema por un número de consecutivo que le asigna el cajero cuando solicita servicio por primera vez. – Ej. Paciente de las clínicas de atención odontológica.

24 Cajero Encargado de recibir y registrar los pagos que se realizan en las cajas de la Institución. – Cada cajero tiene un nombre de usuario y contraseña que les permite el acceso al sistema. – Existen dos tipos: Cajero general y cajero de unidad.

25 Tesorero Responsable Institucional del registro y control de los ingresos en las cajas generales y de la administración de las cuentas bancarias de la tesorería – Es el único autorizado para el alta del conceptos y el cambio de costo. – Autoriza el alta de cuentas en el sistema para cajeros nuevos.

26 Contador de unidad o responsable administrativo Responsable en una unidad o centro de la administración de los ingresos que se reciben en su unidad. – Reciben el cajero a través del corte de caja los ingresos del día. – Tienen permisos de vigilancia en el sistema a través de reportes detallados de los ingresos recibidos en las cajas.

27 Desarrollador del sistema Personal del sistemas que realizó el desarrollo del subsistema y que brinda apoyo a los usuarios en caso de errores en los programas. – Asignan las cuentas para la entrada al sistema. – Brindan soporte vía telefónica o a través de servicios de mensajería instantánea a los cajeros. – Capacitan a cajeros nuevos. – Corrigen errores en el sistema y desarrollan servicios nuevos

28 R UTINA DE ATENCIÓN

29 Rutina de atención 1.Saluda al alumno/aspirante/externo de manera cordial 2.Pregunta su número de identificación (matricula/número de aspirante/clave de cliente externo) 3.Pregunta por el concepto o conceptos que desea pagar 4.Le informa del monto total del pago 5.Recibe el dinero y repite el voz alta la cantidad que esta recibiendo 6.Imprime el recibo 7.Entrega al interesado el original y la copia/copias junto con el cambio y lo cuenta delante de él. 8.Agradece su pago y se despide cordialmente

30 Repaso Revisión de objetivos primera sesión


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