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ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Proceso de Admisión, Registro, Control y Titulación Departamentos de: Sistemas Recursos Humanos Planeación Secretarías de División.

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1 ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Proceso de Admisión, Registro, Control y Titulación Departamentos de: Sistemas Recursos Humanos Planeación Secretarías de División ACCIÓN DE MEJORAMIENTO Proceso de Admisión, Registro, Control y Titulación Departamentos de: Sistemas Recursos Humanos Planeación Secretarías de División

2 DESCRIPCIÓN DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA Un mejor inicio del semestre académico En los últimos semestres en el primer día de inicio de clases se presentan las siguientes situaciones: Publicación de horarios el día anterior al inicio de las clases o el mismo día de inicio de clases. El horario publicado, no siempre es el definitivo. Una vez publicados los horarios no todos los estudiantes y docentes pueden consultarlos debido a : Cruces de asignaturas por cambios realizados después de la publicación en la web o estudiantes que habiendo realizado el pago de matrícula figuran como deudores (A 30 de julio de 2013 según reporte de Registro y Control, figuraban sin pago: 749 estudiantes antiguos y 175 neotomasinos) Neotomasinos que no pudieron consultar horarios porque no fue posible matricular la cátedra de Cultura y Deportes por cruce de horarios. Algunos horarios se muestran completos pero con asignaturas que no tienen aulas asignadas. Según reporte de Planeación en el I semestre de 2013 al inicio de las clases habían 21 asignaturas sin aula asignada, en el II semestre de 2013 eran 15 asignaturas sin aula asignada. No todos los contratos de los docentes logran realizarse antes del inicio de las clases, por lo cual algunas asignaturas no tienen asignado el docente. Asignación de clases en diferentes sedes, en una misma jornada. Ejemplo: 8 a 10 a.m. en Floridablanca y 10 a 12 en Piedecuesta Aunque la Facultades publican los horarios en cartelera, no siempre es posible que los estudiantes los consulten, pues en sus polígrafos no figuran los grupos de las asignaturas matriculadas. En los últimos semestres en el primer día de inicio de clases se presentan las siguientes situaciones: Publicación de horarios el día anterior al inicio de las clases o el mismo día de inicio de clases. El horario publicado, no siempre es el definitivo. Una vez publicados los horarios no todos los estudiantes y docentes pueden consultarlos debido a : Cruces de asignaturas por cambios realizados después de la publicación en la web o estudiantes que habiendo realizado el pago de matrícula figuran como deudores (A 30 de julio de 2013 según reporte de Registro y Control, figuraban sin pago: 749 estudiantes antiguos y 175 neotomasinos) Neotomasinos que no pudieron consultar horarios porque no fue posible matricular la cátedra de Cultura y Deportes por cruce de horarios. Algunos horarios se muestran completos pero con asignaturas que no tienen aulas asignadas. Según reporte de Planeación en el I semestre de 2013 al inicio de las clases habían 21 asignaturas sin aula asignada, en el II semestre de 2013 eran 15 asignaturas sin aula asignada. No todos los contratos de los docentes logran realizarse antes del inicio de las clases, por lo cual algunas asignaturas no tienen asignado el docente. Asignación de clases en diferentes sedes, en una misma jornada. Ejemplo: 8 a 10 a.m. en Floridablanca y 10 a 12 en Piedecuesta Aunque la Facultades publican los horarios en cartelera, no siempre es posible que los estudiantes los consulten, pues en sus polígrafos no figuran los grupos de las asignaturas matriculadas.

3 DESCRIPCIÓN DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA Un mejor inicio del semestre académico CONSECUENCIAS Pérdida de clases pues desconocen el horario. Dificultad para organizar horarios de trabajo para aquellos que laboran. Para algunos estudiantes Confusión y desubicación en el caso de los neotomasinos. Malestar en aquellos estudiantes que perciben no organización del proceso. Congestión en las Secretarías de Facultad y en Admisiones y Registro, para resolver la situación a los estudiantes.

4 DESCRIPCIÓN DE LA OPORTUNIDAD DE MEJORA Un mejor inicio del semestre académico CAUSAS El registro de la nóminas aprobadas en el sistema académico se realiza en un periodo inferior a una semana antes del inicio de las clases. Última semana de Enero y de Julio. Lo anterior, obedece a que la aprobación de las nóminas se realiza fuera de la fecha previstas en cronograma. La asignación de aulas está sujeta al dato de matriculados y a la estabilidad de los horarios. No se revisa la asignación docente de cátedra y en las horas administrativas, no hay un horario preestablecido en la mayoría de los docentes. Esta situación genera demora en el registro de la nómina en el sistema, pues no coincide el horario del docente con las horas asignadas en nómina. Algunas Facultades que hacen modificaciones de los horarios luego de su publicación, sin que exista un control en los cambios.

5 PROPUETAS DE MEJORAMIENTO METAS: Diseño efectivo y la publicación oportuna de los horarios de clase. Identificar estrategias para una planeación eficiente y eficaz de las nóminas docentes. Ajustar el calendario académico del año 2013, a fin de cumplir con efectividad la matrícula de los estudiantes. Garantizar a fin de año la atención de estudiantes durante el periodo de receso por vacaciones colectivas.

6 DISEÑO EFECTIVO Y LA PUBLICACIÓN OPORTUNA DE LOS HORARIOS DE CLASE ESTRATEGIA: Realizar el diseño de los horarios por División, que responda a las necesidades particulares de los programas, así como a las necesidades institucionales y que permita la optimización de los recursos y la satisfacción de los estudiantes. CRITERIOS: Cada día se organiza en una sola jornada y sede. De igual forma, el horario de los docentes puede también ser organizado por jornadas. Definir las jornadas académicas para cada División, por semestres pares e impares, jornada mañana o tarde y teniendo en cuenta para ello la población estudiantil que actualmente tiene cada semestre y las necesidades específicas de los programas. La integración de los horarios de clase en cada una de las Divisiones, será responsabilidad de los Secretarios de División, quienes tendrán en cuenta el comportamiento histórico de los cupos y grupos, los requerimientos de posgrados y Educación Continuada y la organización de horarios por franjas pares. Para una mejor optimización de las aulas, asignar una misma aula a un grupo. Los horarios deberán estar definidos el día 5 de diciembre, para garantizar su publicación en el momento de la matrícula. CRITERIOS: Cada día se organiza en una sola jornada y sede. De igual forma, el horario de los docentes puede también ser organizado por jornadas. Definir las jornadas académicas para cada División, por semestres pares e impares, jornada mañana o tarde y teniendo en cuenta para ello la población estudiantil que actualmente tiene cada semestre y las necesidades específicas de los programas. La integración de los horarios de clase en cada una de las Divisiones, será responsabilidad de los Secretarios de División, quienes tendrán en cuenta el comportamiento histórico de los cupos y grupos, los requerimientos de posgrados y Educación Continuada y la organización de horarios por franjas pares. Para una mejor optimización de las aulas, asignar una misma aula a un grupo. Los horarios deberán estar definidos el día 5 de diciembre, para garantizar su publicación en el momento de la matrícula.

7 IDENTIFICAR LAS ESTRATEGIAS PARA UNA PLANEACIÓN EFICIENTE Y EFICAZ DE LAS NÓMINAS DOCENTES ESTRATEGIA: Alinear las actividades y los tiempos de cada uno de los actores que intervienen en el diseño, construcción y aprobación de las nóminas, mediante la definición de una ruta institucional.

8 PROCESO ACTUAL DICIEMBRE (2 PRIMERAS SEMANAS) Se registran los horarios. Se entrega prenómina, sin horarios de docentes. PROCESO SUGERIDO ENERO (2 ULTIMAS SEMANAS) Revisión y aprobación de nómina. Registro de la nómina Asignación de aulas. Registros de pagos Habilitación de horarios web para estudiantes y docentes. OCTUBRE Y NOVIEMBRE Proyección de Grupos Construcción y Registro de horarios. Asignación de Aulas Entrega de prenómina, con horarios de docentes. DICIEMBRE Matrículas y publicación de horarios en la web Revisión y aprobación de nómina Registro de nómina Registro de pagos primera fecha ENERO Registro de pagos con segunda fecha Ajuste final de aulas.

9 RUTA SUGERIDA PARA LA CONTRUCCIÓN DE LAS NÓMINAS DOCENTES ACTIVIDADRESPONSABLEFECHA Entrega a Decanaturas de Facultad y Secretarías de División de estadísticas de grupos matriculados en el segundo semestre de 2013 y de la propuesta de organización de jornadas de acuerdo a población estudiantil de semestres pares e impares. Departamento de Sistemas27 de septiembre de2013 Proyección de la oferta de grupos para el Primer Semestre de 2014 de cada programa. Decanaturas de Facultad Secretarias de División 1 al 4 de octubre de 2013 Puesta en Común por División de la oferta de grupos de cada programa a fin de identificar y definir acuerdos de los grupos que pueden ser comunes y de las jornadas horarias (a.m./p.m.). En estas jornadas se contará con la participación de el Departamento de Humanidades, el Instituto de Lenguas y Culturas Extranjeras, Bienestar Universitario y la Facultad de Cultura Física, Deporte y Recreación a fin de identificar y definir grupos comunes y franjas horarias para las asignaturas a cargo de estas dependencias Vicerrectoría Académica Decanos de División y Facultad Secretarios de División Departamento de Sistemas Departamento de Humanidades Instituto de Lenguas Departamento de Sistemas Bienestar Universitario Facultad de Cultura Física, Deporte y Recreación 7 al 11 de octubre de 2013 Diseño de la oferta de las cátedras de cultura y deportes, de acuerdo a las jornadas de cada programa. Bienestar Universitario Facultad de Cultura Física, Deporte y Recreación 14 al 18 de octubre de 2013 Entrega de la oferta de las cátedras de Cultura y Deportes a las Oficinas de Admisiones y Registro y Control Bienestar Universitario Facultad de Cultura Física, Deporte y Recreación 21 al 22 de octubre de 2013 Evaluación docenteCentro de Estudios en Educación15 al 25 de octubre de 2013 Elaboración de prenóminas por parte de cada Facultad, teniendo en cuenta, la evaluación docente. Decanos de Facultad1 al 8 de noviembre de 2013 Entrega de prenóminas por parte de cada Facultad, a la Secretaría de División, señalando: - Los docentes que estarán a cargo de cada grupo. - La disponibilidad de horario de cada docente. Decanos de Facultad8 de noviembre de 2013

10 RUTA SUGERIDA PARA LA CONTRUCCIÓN DE LAS NÓMINAS DOCENTES ACTIVIDADRESPONSABLEFECHA Construcción de horarios por División y asignación de aulas. Secretarios de División12 al 22 de noviembre de 2013 Asignación de aulasDepartamento de Planeación25 al 26 de noviembre de 2013 Registro de los horarios y construcción de horas administrativas. Secretarias de Facultad27 al 29 de noviembre de 2013 Auditoria del Registro de Horarios Departamento de Sistemas Secretarias de División 1 al 5 de diciembre de 2013 Entrega de nóminas de cada Facultad a Vicerrectoría Académica y de necesidades de contratación de docentes antes de la vinculación masiva de febrero (Jornadas de nivelación de neotomasinos, cursos nivelatorios, directores y coordinadores de posgrado, acreditación). Decanos de Facultad3 de diciembre de 2013 Revisión y aprobación de la nómina por parte de la alta dirección Vicerrectoría Académica Vicerrectoría Administrativa - Financiera 4 al 13 de diciembre de 2013 Registro de las nóminas en el SISACADDepartamento de Sistemas 16 de diciembre de 2013 a 14 de enero de 2014 Publicación de horarios neotomasinos y del tutorial para el descargue de horarios y consulta de notas. Departamento de Sistemas20 de enero de 2013

11 PUESTA EN COMÚN POR DIVISIÓN DE LA OFERTA DE GRUPOS PRIMER SEMESTRE DE DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE FLORIDABLANCA: División de Ciencias de la salud. Sala de Consejos Luis J. Torres Floridablanca 10 DE OCTUBRE - 9:30 A.M. - SEDE BUCARAMANGA: División de Ingenierías. Sala de Consejos Fr. José Farías -Bucaramanga. 10 DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE FLORIDABLANCA: División de Ciencias Humanas y Arquitectura. Sala de Consejos Luis J. Torres Floridablanca 11 DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE BUCARAMANGA: División de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables. Sala de Consejos Fr. José Farías –Bucaramanga. 8 DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE FLORIDABLANCA: División de Ciencias de la salud. Sala de Consejos Luis J. Torres Floridablanca 10 DE OCTUBRE - 9:30 A.M. - SEDE BUCARAMANGA: División de Ingenierías. Sala de Consejos Fr. José Farías -Bucaramanga. 10 DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE FLORIDABLANCA: División de Ciencias Humanas y Arquitectura. Sala de Consejos Luis J. Torres Floridablanca 11 DE OCTUBRE - 3:00 P.M. - SEDE BUCARAMANGA: División de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables. Sala de Consejos Fr. José Farías –Bucaramanga.

12 AJUSTAR EL CALENDARIO ACADÉMICO DEL AÑO 2013, A FIN DE CUMPLIR CON EFECTIVIDAD LA MATRÍCULA DE LOS ESTUDIANTES

13 SUGERENCIAS CALENDARIO ACADÉMICO ACTIVIDAD FECHA PROGRAMADA FECHA PROPUESTAOBSERVACIÓN Fecha límite registro de exámenes y supletorios en el sistema Viernes Diciembre 6 Meta cumplir el cierre de notas ese día. II Semestre de 2012: 84% I semestre de 2013: 79% Si no se cumple el registro, no se puede preparar el proceso de matrícula. HabilitacionesDiciembre 9 y 10 Revisión, Comité y registro de Auxilios educativos Diciembre 9 al 10 de 2013 La meta es que los estudiantes que tienen el beneficio del auxilio educativo, realicen su matrícula con normalidad. Fecha límite registro de notas habilitación en el sistema Diciembre 10 Matrícula WEB estudiantes que no perdieron asignaturas Lunes 9 de Diciembre a miércoles 11 de diciembre Miércoles 11 de diciembre a sábado 14 de diciembre El porcentaje de estudiantes que no pierden asignaturas es del 60% Matrícula WEB estudiantes que perdieron y/o habilitaron Diciembre 12 al 14 Lunes 16 de diciembre a miércoles 18 de diciembre El porcentaje de estudiantes que pierden y/o habilitan asignaturas es del 30% Matrícula - PRESENCIAL estudiantes por Consejo Diciembre 16 y 17 Jueves 19 de diciembre y 20 de diciembre El porcentaje de estudiantes que se remiten a Consejo de Facultad para definir su matrícula es del 10% FINALIZACIÓN DE ACTIVIDADES 2013 Diciembre 1820 de diciembre Se propone que el cierre de las oficinas que cierran por vacaciones colectivas se hagan el sábado de 8 a 10:00 a.m. Pago de matrícula ordinaria (fecha límite) Diciembre 20 El porcentaje aproximado de matrícula en la primera fecha de pago es del 55% Pago de matrícula extraordinaria Enero 17 de 2014Diciembre 27 de 2014Se sugiere no extender la fecha hasta el mes enero, para agilizar los pagos de matrícula en diciembre, considerando las nóminas y la asignación de aulas depende de los estudiantes matriculados

14 GARANTIZAR A FIN DE AÑO LA ATENCIÓN DE ESTUDIANTES DURANTE EL PERIODO DE RECESO POR VACACIONES COLECTIVAS Se sugiere que las dependencias que se se ñ alan continuaci ó n puedan garantizar la continuidad de sus servicios a los estudiantes en el periodo de vacaciones colectivas: Admisiones: Continuidad al tr á mite de inscripci ó n, control y seguimiento al proceso de estudiantes admitidos, control y seguimiento de matr í culas. Mercadeo: Atenci ó n a aspirantes interesados. Sistemas: Atenci ó n a requerimientos de matr í cula, descargo y actualizaci ó n de pagos y registro de n ó minas. Sindicatura: Atenci ó n a usuarios de icetex, reliquidaciones, registro de pagos realizados por medio de consignaci ó n o entidades financieras. Servicios Generales: Mantener los espacios de atenci ó n al p ú blico en condiciones para atender los usuarios Se sugiere que las dependencias que se se ñ alan continuaci ó n puedan garantizar la continuidad de sus servicios a los estudiantes en el periodo de vacaciones colectivas: Admisiones: Continuidad al tr á mite de inscripci ó n, control y seguimiento al proceso de estudiantes admitidos, control y seguimiento de matr í culas. Mercadeo: Atenci ó n a aspirantes interesados. Sistemas: Atenci ó n a requerimientos de matr í cula, descargo y actualizaci ó n de pagos y registro de n ó minas. Sindicatura: Atenci ó n a usuarios de icetex, reliquidaciones, registro de pagos realizados por medio de consignaci ó n o entidades financieras. Servicios Generales: Mantener los espacios de atenci ó n al p ú blico en condiciones para atender los usuarios

15 GRACIAS


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