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Análisis descriptivo Manuel Calvo Cervera Sergio Pérez Trujillo 2º LADE A.

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1 Análisis descriptivo Manuel Calvo Cervera Sergio Pérez Trujillo 2º LADE A

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3 Septiembre Se planta la base del grupo empresarial actual naciendo el negocio familiar, formado por Mª Isabel Trujillo y Luciano Pérez Entra a formar parte del negocio un tercer socio, pasando a denominarse COMERCIAL PECA, con cuya denominación funcionó hasta marzo de En abril de ese mismo año nace la empresa JAYQUESA, S.A. sobre la base del negocio existente. Su actividad era la venta de jamones y quesos principalmente, y muy tímidamente embutidos Marisa y Luciano se hacen con el 100% de la sociedad JAYQUESA se transforma en una sociedad limitada.

4 1987. Marisa y Luciano se hacen con el 100% de la sociedad JAYQUESA se transforma en una sociedad limitada. Octubre Se crea la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., con el fin de además ser fabricantes de cárnicos. Abril La fábrica comienza su actividad como saladero de jamones y embasado de productos cárnicos.

5 Octubre Se crea la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., con el fin de además ser fabricantes de cárnicos. Abril La fábrica comienza su actividad como saladero de jamones y embasado de productos cárnicos Debido al volumen del negocio, se realiza una ampliación de las instalaciones, pasando a compartir JAYQUESA, S.L. y PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS S.L. dichas instalaciones, actuando la primera como distribuidora y la segunda como fabricante Se crea SUBBÉTICA DE QUESOS, S.L., con el objetivo de construir una fábrica de productos lácteos.

6 Agosto La sociedad adquiere una fábrica de embutidos y salazones de jamones en Cumbres Mayores, Huelva Se produce el cambio de denominación de la sociedad PRODUCTOS CÁRNICOS IBÉRICOS, S.L., que pasa a denominarse SIERRA Y VALLE JAMONES Y EMBUTIDOS, S.L. Marzo La SUBBÉTICA DE QUESOS, S.L. empieza su actividad de fabricación distribuyendo los productos como marca propia.

7 MISIÓN: ofrecer sus productos y servicios a sus clientes con la mejor calidad posible, mediante seguimiento y control exhaustivo durante el proceso de producción y elaboración de los mismos, manteniendo el régimen familiar en la propiedad.

8 DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ESTRUCTURA FORMAL ORGANIGRAMA ANÁLISIS DE PROCESOS

9 GERENTE OPERARIO JEFE DE VENTAS JEFE DE ADMINISTRACIÓN

10 Misión principal: define la Política, Objetivos y Estrategias de la empresa. Autoridad jerárquica: sobre todos los departamentos. Define las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo. Responsabilidades: controlar los departamentos de Calidad, Ventas, Administración y Almacén. Emite tarifas y ofertas, establece ruteros y audita inventario. Toma de decisiones: aprobar mediante firma los pedidos en los que Jayquesa S.L. asume el crédito; aprobar el acta de reunión, el Plan anual de auditorías; aprobar y cerrar las acciones correctivas derivadas de las desviaciones detectadas en las auditorías internas; marca los valores esperados de los indicadores de calidad. Control de su actividad: está controlado por el Consejo de Administración. Sistema de remuneración: salario. Actividades generales: reunión diaria con el jefe de ventas, con el jefe de almacén y jefe de administración; revisión de saldos y movimientos en los bancos; citas con grandes clientes. Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los documentos, y le informa de las acciones bajo su responsabilidad. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Colabora junto con el Jefe de Almacén en la realización de las compras. Aspectos más duros: los malos resultados, incumplimiento de los objetivos marcados, problemas de tesorería. Aspectos más satisfactorios: cuando se cumplen los objetivos, se obtienen beneficios, el cliente está contento con los servicios y los empleados se sienten realizados e integrados en la organización. Cualificación: experiencia de 5 a 10 años en puesto similar o Licenciado en Empresariales.

11 Misión principal: control de los vendedores y de los merchan, así como la definición de las estrategias de marketing. Autoridad jerárquica: sobre los vendedores y los merchan. Responsabilidades: gestión de cobros; formación que reciben las personas asignadas bajo su departamento; implantación de las acciones correctivas y preventivas designadas por la gerencia o por el Responsable de Calidad. Toma de decisiones: incentivos a los vendedores por las ventas; establecer los planes de publicidad y promoción, tanto a nivel global, como por productos y mercados; aprobación de los clientes. A quién obedece: Gerente. Control de su actividad: Gerente. Sistema de remuneración: Salario fijo, más incentivos por objetivos. Actividades generales: seguimiento de las ventas diarias, reunión y cobro diario a los vendedores, reunión diaria con el gerente, visita a grandes clientes Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los documentos, y le informa de las acciones bajo su responsabilidad. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Colabora con el departamento de Administración mediante el control de las facturas a los vendedores y la recogida de los cobros. Aspectos más duros: disminución de las ventas, el incumplimiento de los objetivos marcados en la estrategia de marketing, fracaso en importantes negociaciones. Aspectos más satisfactorios: incremento de las ventas y de la cuota de mercado, cumplimiento de los objetivos, las personas bajo su cargo estén motivadas e identificadas. Cualificación: experiencia demostrable en puesto similar a durante al menos 5 años.

12 Misión principal: preparación de los pedidos. Responsabilidades: firmar las hojas de preparación de carga cuando preparan los pedidos; realizar la implantación de las acciones correctivas y preventivas cuando sean designadas por la gerencia o por el responsable de calidad. A quién obedece: Jefe de Logística. Control de su actividad: Jefe de Logística y Responsable de Calidad. Sistema de remuneración: salario más incentivos por horas extras. Actividades generales: preparar los pedidos; recibir devoluciones; cargar el camión bajo la supervisión del Jefe de Logística según la hoja de carga y los albaranes; detectar las no conformidades que se pueden producir y comunicárselas al Responsable de Calidad; recepción de la materia prima; comprobación de las devoluciones. Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los documentos, coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Aspectos más duros: Aspectos más satisfactorios: Cualificación: E.S.O., carné de manipulador de alimentos.

13 Misión principal: controlar los departamentos de Contabilidad, Gestión Comercial y la centralita, así como dirigir el equipo humano bajo su cargo. Autoridad: sobre los departamentos de Contabilidad, Gestión Comercial y centralita. Responsabilidades: la formación de las personas asignadas bajo su departamento, poner en marcha acciones correctivas y preventivas derivadas de un informe de auditoría. Toma de decisiones: A quién obedece: al Gerente. Control de su actividad: Gerente y auditores externos. Sistema de remuneración: salario. Actividades generales: auditar inventario; realizar y custodiar las copias de seguridad de archivos informáticos. Colabora con: el Responsable de Calidad en la elaboración, revisión y modificación de los documentos. Coopera con los auditores para el éxito de la auditoría. Aspectos más duros: Aspectos más satisfactorios: Cualificación: mínimo bachiller con experiencia de 20 años en puesto similar.

14 La estrategia organizativa básica que sigue Jayquesa S.L. es una estandarización exógeno-objetiva orientada a procesos mediante la descripción de puestos y establecimiento de normas y reglamentos. Los contenidos de las tareas quedan especificados y programados, siendo la necesidad de comunicación reducida. La toma de decisiones es centralizada, siendo el gerente el que posee el mayor poder decisión, definiendo las políticas y marcando los objetivos. El modelo organizativo de Jayquesa S.L. se acerca a la burocracia permisiva. Posee una elevada formalización, mediante la normalización de los puestos y los procesos. Es permisiva ya que la formalización está orientada al aprendizaje de los trabajadores durante todo el proceso.

15 Responsable de Calidad Departamento Administración General GERENTE Departamento Compras Jefe de AdministraciónJefe AlmacénJefe de Ventas Dpto Admon Almacén Jefe Logística Gestión Comercial Mecánico AlmacénDepartamento Ventas ContabilidadCentralita Operarios Repartidores Vendedores Análisis

16 DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIONES. Relaciones jerárquicas: Gerente: Jefe de Administración General Jefe de Almacén Jefe de Ventas Jefe de Administración: Gestión Comercial Centralita Contabilidad Jefe de Almacén: Administración de Almacén Jefe de Logística Repartidores Jefe de Ventas: Vendedores Jefe de Logística: Operarios

17 Relaciones de staff: Jefe de AlmacénMecánico GerenciaResponsable de calidad Relaciones funcionales: El Responsable de Calidad tiene relación funcional con todos los departamentos ya que se encarga, junto con el Gerente, las funciones y responsabilidades de cada puesto de trabajo, así como los requisitos que deben cumplir las actividades inherentes al puesto del trabajo.

18 Diferenciación vertical: Nº de niveles de estructura: 4 Nº de directivos: 5 Span de Control Gerente: 4 Jefe de Administración: 3 Jefe de Almacén: 4 Jefe de Ventas: 1 Jefe de Logística: 1 Media del span: 2,8 Diferenciación horizontal: Nº de puestos: 14

19 Gestión de compras MAPA DE PROCESOS

20 1. Realización de Compras Gerencia y Jefe de Almacén son los encargados de realizar los pedidos de los productos, y en caso de que ninguno se encuentre, de manera extraordinaria se encargará el Responsable de Calidad. Para ello, utilizan el pedido a proveedores, que se rellena independientemente de que el pedido se realice por teléfono, por fax o correo electrónico. Una vez relleno el pedido a proveedores, se imprime y se firma en señal de que la persona que realiza el pedido da su Visto Bueno. En un paso posterior, el pedido a proveedores pasa a manos del Jefe de Almacén (caso de que el pedido hubiese sido realizado por el gerente), quien lo conserva hasta la recepción del pedido. 2. Verificación de compras. La realizará el Jefe de Almacén (o en su defecto el Jefe de Logística). 3. Devolución de mercancía a proveedores. En el caso de que la mercancía haya sido considerada como No apta, el Jefe de almacén se pone en contacto con el proveedor para comunicárselo. Si esto ocurre en el mismo instante de la entrega, el Jefe de Almacén anota en el mismo albarán de entrega del proveedor lo correspondiente. Si el problema se detecta en una fase posterior, el Jefe de Almacén devolverá la mercancía mediante un albarán de devolución. El lugar destinado para este tipo de mercancía está determinado por el Jefe de Almacén o el Jefe de Logística.

21 El documento de devolución de dicha mercancía ha de entregarse a la Administración de almacén para que lo curse rápidamente. Las incidencias acontecidas con los proveedores seguirán la sistemática de Gestión de No Conformidades. 4. Evaluación de proveedores. 1. Evaluación inicial. Todos los proveedores que trabajan con JAYQUESA S.L. se someterán a una evaluación inicia bajo el formato EVALUACIÓN A PROVEEDORES por parte de la gerencia o Jefe de Almacén. El criterio establecido para considerar a un proveedor como apto se fija en que alcance como mínimo una puntuación media de 5 entre todas las preguntas del cuestionario. 2. Reevaluación de proveedores. Con una periodicidad, al menos anual, el responsable de calidad evalúa el servicio de todos los proveedores en base a los informes de No conformidad. Gerencia estudiará el comportamiento de los mismos en la revisión del sistema por la dirección. Si se diera la circunstancia de que algún proveedor pasase a considerarse no apto, dejaría de trabajar con JAYQUESA S.L., de forma que gerencia lo comunicará a los responsables de realizar los pedidos mediante comunicado interno. DIAGRAMA DE FLUJOS

22 Proovedor FIN Evaluación Aceptar Seleccionar Reevaluar anualmente Pedido a proveedores Realización del pedido SÍNO


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