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1 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February EJERCICIOS DEL PASO Práctica.

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1 1 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February EJERCICIOS DEL PASO Práctica

2 2 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February En el proceso de investigación, pregúntese repetidamente porqué un problema ocurre y lleve a cabo el análisis de causa raíz Pregunte ¿porqué? basado en los hechos, sin asunciones sobre causas y sin culpar a otros. Pregunte repetidamente ¿Porqué? Aparecen los resultados contínuamente? Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia Causa Raíz Contramedida Causa ¿PORQUÉ? (Especule Causes) Detenga preguntando porqué cuando encuentra relación ilógica. Para clarificar la causa raíz, investigue exhaustivamente el proceso involucrado Paso 4

3 3 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Examine la causa raíz Presidente Y de la empresa Z, un suplidor mediano de repuestos, está irritado. Siente que las reuniones gerenciales no son productivas. La reunión gerencial es el lugar donde para aprobaciones y tomar decisiones finales en relación a asuntos importantes de la empresa. Decisiones que se toman en la reunión gerencial deberán tomar efecto de inmediato y se convierten en reglas oficiales, transmitidas al lugar de trabajo por la alta gerencia. La reunión gerencial es el equivalente a la Dieta si una compañía es comparada a un país. La reunión gerencial, la cual se lleva a cabo en la sala de reuniones ejecutiva cada Lunes, dura dos horas. El salón tiene todas los implementos necesarios y es el tamaño ideal para 10 personas. Las reuniones gerenciales de Compañía Z se llevan a cabo tradicionalmente en un ambiente abierto y hay mucha discusión. Sin embargo, Presidente Y siente que recientemente ha habido demasiados casos donde las cosas que debían haberse decidido en la reunión no lo fueron. La agenda se enfoca en asuntos importantes relacionados con toma de decisiones gerenciales. Estas cosas se deben decidir de inmediato para poder progresar. Los participantes deben saber qué se va a discutir en qué día debido a que la agenda se proporciona por adelantado. Sin embargo, cosas que se deben decidir no lo son. Paso 4: Caso Reunión Gerencial

4 4 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿Cuales son los posibles puntos de división? Lugar Tiempo Información Participantes Agenda Reglas Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia: Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

5 5 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Punto de Aprendizaje - Desarrolle cuantos puntos de división que sean posibles Paso 4: Caso Reunión Gerencial

6 6 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones ¿PORQUE? [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones

7 7 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial No problema ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Elimine las áreas donde no hay problemas

8 8 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Examine la causa raíz Presidente Y de la empresa Z, un suplidor mediano de repuestos, está irritado. Siente que las reuniones gerenciales no son productivas. La reunión gerencial es el lugar donde para aprobaciones y tomar decisiones finales en relación a asuntos importantes de la empresa. Decisiones que se toman en la reunión gerencial deberán tomar efecto de inmediato y se convierten en reglas oficiales, transmitidas al lugar de trabajo por la alta gerencia. La reunión gerencial es el equivalente a la Dieta si una compañía es comparada a un país. La reunión gerencial, la cual se lleva a cabo en la sala de reuniones ejecutiva cada Lunes, dura dos horas. El salón tiene todas los implementos necesarios y es el tamaño ideal para 10 personas. Las reuniones gerenciales de Compañía Z se llevan a cabo tradicionalmente en un ambiente abierto y hay mucha discusión. Sin embargo, Presidente Y siente que recientemente ha habido demasiados casos donde las cosas que debían haberse decidido en la reunión no lo fueron. La agenda se enfoca en asuntos importantes relacionados con toma de decisiones gerenciales. Estas cosas se deben decidir de inmediato para poder progresar. Los participantes deben saber qué se va a discutir en qué día debido a que la agenda se proporciona por adelantado. Sin embargo, cosas que se deben decidir no lo son. Paso 4: Caso Reunión Gerencial

9 9 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Punto de aprendizaje - Reduzca las causas basado en los hechos Paso 4: Caso Reunión Gerencial

10 10 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Aún hay 4 causas en el árbol de lógica. Basándonos en información adicional, reduzcamos las posibilidades aún más Y continuemos buscando la causa raíz.

11 11 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de participantes de la reunión. La regla para tomar decisiones es por mayoría simple. Por supuesto, la minoría puede poner mucha resistencia, pero por lo general la toma de decisiones es democrática. La toma de decisiones en nuestra empresa es cautelosa por lo general y toma en cuenta información relevante. No nos gusta apresurarnos demasiado. Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. El número de participantes ha incrementado, pero aún se mantiene fuerte los valores y actitudes comunes que compartimos. Los miembros de comité son todos gerentes de alta calidad, y ninguno de ellos piden repetir o mayor detalle ni obstruyen el progreso del comité.

12 12 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUE? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones No problema

13 13 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones No problema

14 14 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de participantes de la reunión. La regla para tomar decisiones es por mayoría simple. Por supuesto, la minoría puede poner mucha resistencia, pero por lo general la toma de decisiones es democrática. La toma de decisiones en nuestra empresa es cautelosa por lo general y toma en cuenta información relevante. No nos gusta apresurarnos demasiado. Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. El número de participantes ha incrementado, pero aún se mantiene fuerte los valores y actitudes comunes que compartimos. Los miembros de comité son todos gerentes de alta calidad, y ninguno de ellos piden repetir o mayor detalle ni obstruyen el progreso del comité.

15 15 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones ¿ Porqué sucede Démosle más pensamiento e intentemos identificar la causa raíz.

16 16 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo para la reunión es muy poca El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. ¿PORQUÉ?

17 17 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Punto de Aprendizaje - Proponga la mayor cantidad de causas posibles Paso 4: Caso Reunión Gerencial

18 18 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Tiempo destinado para reunión gerencial (últimas 3 reuniones) [31 Enero (Lunes)] –Durante reunión de 120 minutos, 20 minutos dedicados a toma de decisiones [7 Febrero (Lunes)] –Durante reunión de 120 minutos, 20 minutos dedicados a toma de decisiones [14 Febrero (Lunes)] –Durante reunión de 120 minutos, 30 minutos dedicados a toma de decisiones

19 19 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión. Antes, cuando estaba en otra empresa, más decisiones se podían toman en reuniones más cortas." (Comentario de dos personas) Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. (reimpresión) Cuando hay que tomar una decisión importante, nadie sale de su asiento para otros asuntos.

20 20 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo para la reunión es muy poca El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. ¿PORQUÉ?

21 21 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión. Antes, cuando estaba en otra empresa, más decisiones se podían toman en reuniones más cortas." (Comentario de dos personas) Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. (reimpresión) Cuando hay que tomar una decisión importante, nadie sale de su asiento para otros asuntos.

22 22 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿Porqué sucede esto? Démole más pensamiento e intentemos identificar la causa raíz. Tiempo para la reunión es muy poca Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente

23 23 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Se invierte demasiado tiempo en presentar información Se cotorrea demasiado Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo para la reunión es muy poca Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente ¿PORQUÉ?

24 24 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Tiempo destinado para reunión gerencial (últimas 3 reuniones) [31 Enero (Lunes)] Presentando información: 60 minutos Aprobaciones: 30 minutos Toma de decisiones: 20 minutos Cotorreo, otros: 10 minutos [7 Febrero (Lunes)] Presentando información: 75 minutos Aprobaciones: 10 minutos Toma de decisiones: 20 minutos Cotorreo, otros: 15 minutos [14 Febrero (Lunes)] Presentando información: 55 minutos Aprobaciones: 20 minutos Toma de decisiones: 30 minutos Cotorreo, otros: 15 minutos

25 25 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión. Los miembros presentan bien la información y están bien preparados. Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. (reimpresión) Hay una gran cantidad de información presentada que veo por primera vez en la reunión. No importa qué tan alta sea la calidad de los miembros, es difícil para que todos llegan a un nivel de comprensión uniforme. Recibo muchos nuevos documentos en la reunión. Creo que es inevitable cuando no se preparan los documentos con suficiente tiempo de anticipación.

26 26 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial ¿PORQUÉ? Pobres presentaciones en las reuniones No hay documentos por adelantado Baja capacidad de miembros para comprender información Se invierte demasiado tiempo en presentar información Se cotorrea demasiado Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo para la reunión es muy poca Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. ¿PORQUÉ? [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente ¿PORQUÉ?

27 27 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Los siguientes son comentarios de varios participantes de la reunión. Los miembros presentan bien la información y están bien preparados. Nuestro negocio se ha vuelto más complejo recientemente, y cuando hablamos de una nueva oportunidad de negocio toma tiempo tener confianza en la situación. (reimpresión) Hay una gran cantidad de información presentada que veo por primera vez en la reunión. No importa qué tan alta sea la calidad de los miembros, es difícil para que todos llegan a un nivel de comprensión uniforme. Recibo muchos nuevos documentos en la reunión. Creo que es inevitable cuando no se preparan los documentos con suficiente tiempo de anticipación.

28 28 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Punto de aprendizaje -Continúe encontrando la mayor cantidad de causas posibles, y después redúzcalas basado en los hechos. Paso 4: Caso Reunión Gerencial

29 29 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Pobres presentaciones en las reuniones No hay documentos por adelantado Baja capacidad de miembros para comprender información Se invierte demasiado tiempo en presentar información Se cotorrea demasiado Se toma tiempo para aprobaciones rutinarias Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo para la reunión es muy poca Hay suficiente tiempo, pero ausencia de los miembros durante la reunión impide una discusión efectiva. [Reglas] Reglas de toma de decisión inefectivas [Tiempo Necesario] Tiempo insuficiente para toma de decisiones [Participantes] Pobre capacidad toma de decisión/falta compatibilidad [Información Necesaria] Información insuficiente para toma de decisiones [Lugar] Lugar inadecuado para reunión [Agenda] Elementos apropiados no son seleccionados para la agenda Por lo tanto El tiempo destinado es suficiente, pero no utilizado de manera eficiente Por lo tanto

30 30 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Punto de Aprendizaje - La causa propuesta tiene una relación causal clara al problema observado. Haga una comprobación de por lo tanto Paso 4: Caso Reunión Gerencial

31 31 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Intente analizar causas raíz lo más profundo posible Problema Priorizado en el Punto de Ocurrencia Reuniones Gerenciales no Producen Decisiones Tiempo insuficiente para toma de decisiones No hay documentos por adelantado para revisión Si hace suficiente análisis de causa raíz Reunión de 3 horas (En vez de 2 horas) Causa Raíz Distribuya documentos 3 días antes de reunión Contramedida Importancia de análisis de causa raíz

32 32 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Paso 4: Caso Reunión Gerencial Puntos de aprendizaje –Desarrolle cuantos puntos de división que sean posibles –Reduzca las causas basado en los hechos. –Proponga la mayor cantidad de causas posibles –Continúe encontrando la mayor cantidad de causas posibles, y después redúzcalas basado en los hechos. –La causa propuesta tiene una relación causal clara al problema observado. –Haga una comprobación de por lo tanto

33 33 Toyota Business Practice Train-the-Trainer 2007 February Gracias


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