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Metodologíasб ¿POR QUE FALLAN LOS PROYECTOS? USO DE LAS METODOLOGIAS.

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1 Metodologíasб ¿POR QUE FALLAN LOS PROYECTOS? USO DE LAS METODOLOGIAS

2 Metodologíasб REDUCCION DE RIESGOS de Planificación PLANIFICACION OPTIMISTA PLANIFICACION OPTIMISTA NO INCLUYE TAREAS NECESARIAS NO INCLUYE TAREAS NECESARIAS BASADA EN PERSONAS CLAVES QUE NO ESTAN DISPONIBLES BASADA EN PERSONAS CLAVES QUE NO ESTAN DISPONIBLES EL ESFUERZO ES MAYOR QUE EL ESTIMADO EL ESFUERZO ES MAYOR QUE EL ESTIMADO LA REESTIMACION POR RETRASO ES DEMASIADO OPTIMISTA LA REESTIMACION POR RETRASO ES DEMASIADO OPTIMISTA SE CAMBIA LA FECHA FINAL SE CAMBIA LA FECHA FINAL EL PROYECTO LANGUIDECE EN EL INICIO DIFUSO EL PROYECTO LANGUIDECE EN EL INICIO DIFUSO LOS USUARIOS/CLIENTES CAMBIAN O AGREGAN REQUERIMIENTOS LOS USUARIOS/CLIENTES CAMBIAN O AGREGAN REQUERIMIENTOS

3 Metodologíasб COMPONENTES DE UNA METODOLOGIA PROCESOS PROCESOS ACTIVIDADES ACTIVIDADES TECNICAS TECNICAS HERRAMIENTAS HERRAMIENTAS CALIDAD CALIDAD ROLES ROLES HABILIDADES HABILIDADES STANDARDS STANDARDS

4 Metodologíasб METODOLOGIAS PARA PROYECTOS ADMINISTRACION EJECUCION

5 Metodologíasб ADMINISTRACION Planeamiento y Organización Planeamiento y Organización Ejecución Control Arranque Cierre

6 Metodologíasб ARRANQUE Factibilidad Factibilidad Factibilidad Alcance Alcance Alcance Aprobación Aprobación Aprobación Estatuto Estatuto Estatuto

7 Metodologíasб PLANEAMIENTO Y ORGANIZACION WBS WBS WBS Cronograma Cronograma Cronograma Organigrama Organigrama Organigrama Presupuesto Presupuesto Presupuesto Riesgos Riesgos Riesgos Calidad Calidad Calidad Comunicación Comunicación Comunicación Ambiente Ambiente Ambiente Control de Cambios Control de Cambios Control de Cambios Control de Cambios Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Recursos Humanos Criterios de Aprobación Criterios de Aprobación Criterios de Aprobación Criterios de Aprobación Métodos de Evaluación y Control Métodos de Evaluación y Control Métodos de Evaluación y Control Métodos de Evaluación y Control

8 Metodologíasб EJECUCION Kickoff Kickoff Kickoff Aseguramiento de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Aseguramiento de la Calidad Documentación Documentación Documentación Comunicaciones Comunicaciones Comunicaciones Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos Gestión de Riesgos

9 Metodologíasб Informe de Avance SUMARIO ¿El proyecto avanzó de acuerdo con lo esperado? ¿El proyecto avanzó de acuerdo con lo esperado? ¿Cuál es la fecha de entrega final? ¿Cuál es la fecha de entrega final? ¿Cuál es la estimación final de costos? ¿Cuál es la estimación final de costos? PROGRESO Logros desde el último informe y las causas que los hicieron posible. Logros desde el último informe y las causas que los hicieron posible. AREAS DE ATENCION AREAS DE ATENCION Demoras desde el último informe presentado, acciones correctivas que se tomaron y análisis de las causas. Demoras desde el último informe presentado, acciones correctivas que se tomaron y análisis de las causas. CRONOGRAMAS Mostrar los cambios respecto del anterior. Mostrar los cambios respecto del anterior. ENTREGABLES Lista de las entregas producidas desde el último informe. Lista de las entregas producidas desde el último informe. COSTOS Explicar los desvíos y mostrar las nuevas proyecciones. Explicar los desvíos y mostrar las nuevas proyecciones. PROXIMOS PASOS A SEGUIR PROXIMOS PASOS A SEGUIR Problemas que deberán ser resueltos e hitos a alcanzar. Problemas que deberán ser resueltos e hitos a alcanzar.

10 Metodologíasб CONTROL Control de Avance Control de Avance Control de Avance Control de Avance Control de Riesgos Control de Riesgos Control de Riesgos Control de Riesgos Control de Cambios Control de Cambios Control de Cambios Control de Cambios Control de Calidad Control de Calidad Control de Calidad Control de Calidad Documentación Documentación Documentación

11 Metodologíasб CIERRE Aceptación Aceptación Performance Performance Documentación Documentación

12 Metodologíasб Wrap Up RESUMEN Logros alcanzados Logros alcanzados EQUIPO DEL PROYECTO EQUIPO DEL PROYECTO Sponsors, líder, subequipos.. Sponsors, líder, subequipos.. MEJORES PRACTICAS MEJORES PRACTICAS Análisis de los factores que las posibilitaron. Análisis de los factores que las posibilitaron. APRENDIZAJE Análisis de los errores cometidos y propuestas que los prevengan en futuros proyectos. Análisis de los errores cometidos y propuestas que los prevengan en futuros proyectos. CONCLUSIONES Evaluación global del proyecto. Evaluación global del proyecto.

13 Metodologíasб EJECUCION INGENIERIA INGENIERIA INGENIERIA NEGOCIOS NEGOCIOS NEGOCIOS CALIDAD CALIDAD CALIDAD SOFTWARE SOFTWARE SOFTWARE

14 Implementación Seis Sigma La metodología 6 Sigma creó un esquema muy particular que se basa en el ranking del judo y que define las siguientes posiciones: La metodología 6 Sigma creó un esquema muy particular que se basa en el ranking del judo y que define las siguientes posiciones: Campeones para cada proyecto, cuya labor incluye ser responsables del éxito del proyecto, conseguir y asignar los recursos necesarios, ayudar a romper las fronteras organizacionales y generar incentivos para el equipo del proyecto. Campeones para cada proyecto, cuya labor incluye ser responsables del éxito del proyecto, conseguir y asignar los recursos necesarios, ayudar a romper las fronteras organizacionales y generar incentivos para el equipo del proyecto. Cinturón negro maestro (Master Black Belts), son personas altamente experimentadas en la realización de proyectos de mejoramiento y que participan como asesores para los equipos de proyectos dentro de la organización. Su función es identificar y priorizar proyectos, identificar a los miembros de los equipos para los proyectos, dar soporte a Black Belts y a los equipos. Cinturón negro maestro (Master Black Belts), son personas altamente experimentadas en la realización de proyectos de mejoramiento y que participan como asesores para los equipos de proyectos dentro de la organización. Su función es identificar y priorizar proyectos, identificar a los miembros de los equipos para los proyectos, dar soporte a Black Belts y a los equipos.

15 Implementación Seis Sigma Líder del proyecto o cinturón negro (Black Belts), son personas especializadas en metodologías de mejoramiento de procesos. Generalmente son ejecutivos que toman a cargo entre 8 y 12 proyectos al mismo tiempo. Entre sus funciones está, liderar los equipos de Green Belts, seleccionar las herramientas a aplicar en el proyecto, diagnosticar las necesidades de los equipos, gerenciar los proyectos, reportar los resultados de los proyectos. Líder del proyecto o cinturón negro (Black Belts), son personas especializadas en metodologías de mejoramiento de procesos. Generalmente son ejecutivos que toman a cargo entre 8 y 12 proyectos al mismo tiempo. Entre sus funciones está, liderar los equipos de Green Belts, seleccionar las herramientas a aplicar en el proyecto, diagnosticar las necesidades de los equipos, gerenciar los proyectos, reportar los resultados de los proyectos. Cinturón verde (Green Belts), son personas que provienen de distintos departamentos y participan activamente en los proyectos, recogen los datos e informaciones, diseñan el proceso de trabajo a ser analizado, identifican las causas y plantean soluciones, implementan las soluciones y el proyecto, monitorea el nuevo proceso y hace correcciones, aplica los conceptos en el día a día de trabajo. Cinturón verde (Green Belts), son personas que provienen de distintos departamentos y participan activamente en los proyectos, recogen los datos e informaciones, diseñan el proceso de trabajo a ser analizado, identifican las causas y plantean soluciones, implementan las soluciones y el proyecto, monitorea el nuevo proceso y hace correcciones, aplica los conceptos en el día a día de trabajo.

16 Metodología Seis Sigma En el esquema de Seis Sigma, los equipos de mejoramiento de proceso usan un proceso de cinco pasos para atacar los problemas, que son los siguientes: Definir: definir el problema y lo que los clientes requieren. Definir: definir el problema y lo que los clientes requieren. Medir: medir los defectos y la operación actual del proceso. Medir: medir los defectos y la operación actual del proceso. Analizar: analizar los datos para descubrir las causas del problema y proponer una solución para resolverlo. Analizar: analizar los datos para descubrir las causas del problema y proponer una solución para resolverlo. Mejorar: implementar la solución para mejorar el proceso removiendo las causas de los defectos. Mejorar: implementar la solución para mejorar el proceso removiendo las causas de los defectos. Controlar: controlar para asegurar el logro de los resultados deseados y que los defectos no sean recurrentes en el futuro. Controlar: controlar para asegurar el logro de los resultados deseados y que los defectos no sean recurrentes en el futuro. En cada una de estas etapas, se hace uso de las diferentes herramientas de la calidad así como otras que sean de utilidad para su realización.

17 Metodologíasб METODOLOGIA 6б DEFINIRMEDIRMEJORARCONTROLARANALIZAR

18 Metodologíasб DEFINIR MEDIR MEJORAR IMPLEMENTAR Y IMPLEMENTAR Y CONTROLAR ANALIZAR

19 Metodologíasб Definir Identificar las tareas de todas las fases del proyecto Identificar las tareas de todas las fases del proyecto Identificar las tareas de todas las fases del proyecto Identificar las tareas de todas las fases del proyecto Estimar los tiempos Estimar los tiempos Estimar los tiempos Estimar los tiempos Identificar los responsables de cada tarea Identificar los responsables de cada tarea Identificar los responsables de cada tarea Identificar los responsables de cada tarea Establecer el equipo de proyecto Establecer el equipo de proyecto Establecer el equipo de proyecto Establecer el equipo de proyecto Establecer el rol de liderazgo Establecer el rol de liderazgo Establecer el rol de liderazgo Establecer el rol de liderazgo Establecer el esquema de reuniones Establecer el esquema de reuniones Establecer el esquema de reuniones Establecer el esquema de reuniones Hacer el estatuto del proyecto Hacer el estatuto del proyecto Hacer el estatuto del proyecto Hacer el estatuto del proyecto Hacer el Plan del Proyecto Hacer el Plan del Proyecto Hacer el Plan del Proyecto Hacer el Plan del Proyecto Analizar los objetivos del negocio Analizar los objetivos del negocio Analizar los objetivos del negocio Analizar los objetivos del negocio Identificar las necesidades de los clientes (CTQ, VOC) Identificar las necesidades de los clientes (CTQ, VOC) Identificar las necesidades de los clientes (CTQ, VOC) Identificar las necesidades de los clientes (CTQ, VOC) Identificar los procesos a mejorar Identificar los procesos a mejorar Identificar los procesos a mejorar Identificar los procesos a mejorar

20 Metodologíasб Medir Determinar las mediciones de performance más apropiadas Determinar las mediciones de performance más apropiadas Determinar las mediciones de performance más apropiadas Determinar las mediciones de performance más apropiadas Realizar el análisis de brecha Realizar el análisis de brecha Realizar el análisis de brecha Realizar el análisis de brecha Desarrollar un mapa detallado del proceso Desarrollar un mapa detallado del proceso Desarrollar un mapa detallado del proceso Desarrollar un mapa detallado del proceso Comparar con las mejores prácticas Comparar con las mejores prácticas Comparar con las mejores prácticas Comparar con las mejores prácticas Identificar las entradas (X críticas), las salidas (Y críticas) y sus relaciones Identificar las entradas (X críticas), las salidas (Y críticas) y sus relaciones Identificar las entradas (X críticas), las salidas (Y críticas) y sus relaciones Identificar las entradas (X críticas), las salidas (Y críticas) y sus relaciones

21 Metodologíasб Analizar Analizar los datos obtenidos Analizar los datos obtenidos Analizar los datos obtenidos Analizar los datos obtenidos Confirmar las X críticas que inciden en las Y críticas Confirmar las X críticas que inciden en las Y críticas Confirmar las X críticas que inciden en las Y críticas Confirmar las X críticas que inciden en las Y críticas Utilizar los resultados de las pruebas estadísticas y los análisis para confirmar las causas de los problemas Utilizar los resultados de las pruebas estadísticas y los análisis para confirmar las causas de los problemas Utilizar los resultados de las pruebas estadísticas y los análisis para confirmar las causas de los problemas Utilizar los resultados de las pruebas estadísticas y los análisis para confirmar las causas de los problemas

22 Metodologíasб Mejorar Desarrollar alternativas de soluciones Desarrollar alternativas de soluciones Desarrollar alternativas de soluciones Desarrollar alternativas de soluciones Seleccionar la solución óptima Seleccionar la solución óptima Seleccionar la solución óptima Seleccionar la solución óptima Preparar las recomendaciones de mejora Preparar las recomendaciones de mejora Preparar las recomendaciones de mejora Preparar las recomendaciones de mejora

23 Metodologíasб Implementar y Controlar Implementar las soluciones Implementar las soluciones Implementar las soluciones Implementar las soluciones Hacer el seguimiento de los procesos modificados Hacer el seguimiento de los procesos modificados Hacer el seguimiento de los procesos modificados Hacer el seguimiento de los procesos modificados

24 Metodologías ESTATUTO DEL PROYECTO CASO DEL NEGOCIO CASO DEL NEGOCIO CASO DEL NEGOCIO CASO DEL NEGOCIO DECLARACION DEL PROBLEMA DECLARACION DEL PROBLEMA DECLARACION DEL PROBLEMA DECLARACION DEL PROBLEMA DECLARACION DEL OBJETIVO DECLARACION DEL OBJETIVO DECLARACION DEL OBJETIVO DECLARACION DEL OBJETIVO ALCANCE DEL PROYECTO ALCANCE DEL PROYECTO ALCANCE DEL PROYECTO ALCANCE DEL PROYECTO PLAN PRELIMINAR PLAN PRELIMINAR PLAN PRELIMINAR PLAN PRELIMINAR PLAN DE COMUNICACION PLAN DE COMUNICACION PLAN DE COMUNICACION PLAN DE COMUNICACIONб

25 Metodologías APROBACION RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES RECOMENDACIONES PLAN DE IMPLEMENTACION PLAN DE IMPLEMENTACION PLAN DE IMPLEMENTACION PLAN DE IMPLEMENTACIONб

26 Metodologías CIERRE APRENDIZAJES APRENDIZAJES APRENDIZAJES ESTRATEGIAS USADAS ESTRATEGIAS USADAS ESTRATEGIAS USADAS ESTRATEGIAS USADAS CELEBRACIONES VISIBLES CELEBRACIONES VISIBLES CELEBRACIONES VISIBLES CELEBRACIONES VISIBLESб

27 Herramientas Básicas para Análisis de Procesos Diagrama de Pareto Diagrama de Pareto Permite cuantificar y graficar la frecuencia de causas de reclamos o fallas, en orden de mayor a menor importancia.

28 Diagrama Causa-Efecto El diagrama causa-efecto muestra la relación entre la característica o efecto de calidad y sus factores o causas. El procedimiento es el siguiente: Primero describa el efecto o característica de calidad al lado derecho de la hoja, y encierre en un cuadrado. Enseguida escriba las causas primarias (huesos grandes) que afectan a la característica de calidad, también encerradas en un cuadrado. Primero describa el efecto o característica de calidad al lado derecho de la hoja, y encierre en un cuadrado. Enseguida escriba las causas primarias (huesos grandes) que afectan a la característica de calidad, también encerradas en un cuadrado. Escriba las causas secundarias que afectan a las primarias (huesos grandes), y a continuación escriba las causas terciarias que afectan a los huesos mediamos como huesos pequeños. Escriba las causas secundarias que afectan a las primarias (huesos grandes), y a continuación escriba las causas terciarias que afectan a los huesos mediamos como huesos pequeños. Asigne la importancia de cada factor, y marque los factores importantes que tienen un efecto significativo sobre la característica de calidad. Asigne la importancia de cada factor, y marque los factores importantes que tienen un efecto significativo sobre la característica de calidad.

29 Diagrama Causa-Efecto

30 Matriz Multicriterio La matriz multicriterio es una herramienta utilizada para la toma de decisiones en base a factores cualitativos o a múltiples factores no homogéneos que intervienen en un suceso. El procedimiento es como sigue P1) Listar el conjunto de factores sobre el que se quiere seleccionar o priorizar. P1) Listar el conjunto de factores sobre el que se quiere seleccionar o priorizar. P2) Identificar el criterio de priorización o selección P2) Identificar el criterio de priorización o selección P3) Ponderar los criterios de selección en base a su importancia relativa P3) Ponderar los criterios de selección en base a su importancia relativa P4) Construir la matriz de puntuación y anotar P4) Construir la matriz de puntuación y anotar _Los factores _Criterios de selección y/o selección _Valores de ponderación de cada criterio P5) Fijar el criterio de puntuación de cada factor P5) Fijar el criterio de puntuación de cada factor De 1 a 5 ó de 1 a 10 P6) Valorar() los factores y obtener el orden de prioridad P6) Valorar() los factores y obtener el orden de prioridad a) Para cada criterio ordenar la lista de factores y puntuar según el criterio a) Para cada criterio ordenar la lista de factores y puntuar según el criterio de puntuación elegido (Anotar en columna V ) de puntuación elegido (Anotar en columna V ) b) Multiplicar los valores de la columna V por los valores de ponderación b) Multiplicar los valores de la columna V por los valores de ponderación (Columna T) (Columna T) c) Sumar los valores de la columna T para cada factor d) Establecer orden de prioridad

31 Matriz Multicriterio Factores Criterio 1 Criterio 2Criterio K V1V1*P1V2V2*P2 Sumatoria (T) 1 2 m

32 Histograma Histograma: Permite cuantificar el comportamiento de una variable, agrupando observaciones de ella, de acuerdo a su valor. Muchas veces tales observaciones corresponden a diferentes períodos de tiempo. Se obtiene un gráfico de la distribución de la variable. Histograma: Permite cuantificar el comportamiento de una variable, agrupando observaciones de ella, de acuerdo a su valor. Muchas veces tales observaciones corresponden a diferentes períodos de tiempo. Se obtiene un gráfico de la distribución de la variable.

33 Tendencia Gráfico de Línea o Tendencia: Gráfico de Línea o Tendencia: Describe gráficamente los valores de una variable al transcurrir el tiempo. Su objetivo principal es determinar la existencia de tendencias.

34 Diagrama de Dispersión Permite analizar si existe relación lineal entre dos variables cuantitativas. La relación lineal se verifica a través del coeficiente de correlación (r). Si r es cercano a 1, la relación es fuerte directa, en cambio, si es cercano a -1 la relación es fuerte e inversa. Permite analizar si existe relación lineal entre dos variables cuantitativas. La relación lineal se verifica a través del coeficiente de correlación (r). Si r es cercano a 1, la relación es fuerte directa, en cambio, si es cercano a -1 la relación es fuerte e inversa.

35 Carta de control Carta de Control: Permite determinar si los procesos se encuentran bajo control (si están dentro de ciertos límites), es decir, si son estables, un punto fuera de estos límites, es una indicación de la existencia de algún problema en el proceso que debe ser corregida. Carta de Control: Permite determinar si los procesos se encuentran bajo control (si están dentro de ciertos límites), es decir, si son estables, un punto fuera de estos límites, es una indicación de la existencia de algún problema en el proceso que debe ser corregida. Carta de Control Atributo: Número de Defectos Carta de Control Atributo: Número de Defectos

36 Carta de Control para Variables : Variabilidad Promedio Diámetro Piezas.

37 Capacidad o Rendimiento del Proceso bajo Normalidad (CCP) Proceso centrado en su valor nominal (Target) Proceso centrado en su valor nominal (Target) LSE: Límite superior de especificación LSE: Límite superior de especificación LIE: Límite inferior de especificación LIE: Límite inferior de especificación Proceso no centrado en su valor nominal Proceso no centrado en su valor nominal Se elige el valor mínimo entre las cantidades

38 Interpretación del CCP Tipo de ProcesoEspecificaciones Bilaterales Especificaciones Unilaterales Proceso Existente Proceso Nuevo Seguridad, resistencia, parámetro crítico


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