El Efectivo. Activo  Recurso económico, propiedad de un negocio del cual se espera que rinda beneficios económicos en el futuro.  Activo Circulante.

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1 El Efectivo

2 Activo  Recurso económico, propiedad de un negocio del cual se espera que rinda beneficios económicos en el futuro.  Activo Circulante es aquel que en cualquiera de sus formas normalmente le sucederá en un año o menos las siguientes situaciones  Serán convertidos a dinero  Serán vendidas  Serán consumidas.

3 El activo Corriente y la liquidez  El criterio general utilizado en definir el efectivo consiste en que sea un medio de cambio, que esté disponible inmediatamente para el pago de obligaciones circulantes. En especial, el efectivo tiene una gran importancia dentro del ciclo de operaciones de una empresa, al ser el principal elemento en el ciclo de cobros y pagos.

4 Efectivo  El renglón del efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes propiedad de una entidad y disponibles para las operaciones, tales como:  Depósitos bancarios en cuentas de cheques  Dinero en la caja chica de la empresa.  Giros bancarios, telegráficos o postales  Monedas extranjeras  Metales preciosos amonedades

5 Que es el Efectivo?  Es la primera partida que aparece en un balance general y representa uno de los renglones mas importantes del Activo para una Empresa.  Es la moneda de curso legal o sus equivalentes, propiedad de una Entidad y disponibles para la operación.

6 Como esta representado EL EFECTIVO?  Por:  Billetes - Monedas - Cheques  Dinero depositado en los bancos  Giros bancarios - Giros telegráficos o postales  Remesas (cobros) en transito  Monedas Extranjeras  Metales preciosos Así como:  Fondo para gastos menores  Otras partidas que se pueden considerar equivalentes de efectivo

7 Aspectos a considerar 1. El control interno 2. Las reglas de valuación 3. Las reglas de presentación 4. El mecanismo contable

8 Control Interno  El control contable es necesario en la planeación para asegurarse de que el efectivo se utiliza para propósitos de la empresa y no es desperdiciado, mal invertido o robado.  Algunos aspectos a considerar a. La función de cobro o recepción de efectivo debe estar separado de la función de pagos. Quienes manejan efectivo o cheques no deben tener acceso a los registros contables. b. Todos los depósitos deben ser depositados íntegramente cada día. c. Todos los gastos o desembolsos de montos importantes debe ser hechos con cheques seriados.

9 El efectivo debe depositarse….  El mantener el efectivo en una cuenta de banco  Es parte del CONTROL INTERNO  Los Bancos tienen establecidas medidas  de seguridad para proteger el efectivo  de las Empresas o personas depositantes  Proporcionan a los usuarios registros detallados de las operaciones en efectivo.  El negocio debe depositar todos los ingresos de efectivo en la cuenta de Banco y utilizarla para hacer todos los pagos en efectivo. Bancos

10 Clasificacióndel Efectivo:  El efectivo esta conformado por partidas manejadas a través de diferentes cuentas contables, que representan el numerario o sus equivalentes, a una fecha determinada.  Estas son:  Caja  Fondos Fijos o Caja Chica  Bancos  Depósitos a plazo fijo  Otros conceptos equivalentes de efectivo

11 Caja  Esta cuenta esta conformada por el Efectivo que se recibe o desembolsa con fines específicos y predeterminados.  El efectivo en caja se caracteriza por tener movimientos de forma continuada y que son afectados diariamente.  La cuenta caja esta formada por el dinero que se recibe o se entrega por diferentes razones.  La formación de Caja:  Agiliza ciertas operaciones que permite recibir cobranzas de clientes menores.  Permite efectuar pagos hasta un limite preestablecido  Permite entregar dinero a empleados como anticipos o recibir reembolsos de cantidades previamente entregadas.

12 Caja  La Empresa asigna a un Empleado, la responsabilidad de recibir las cobranzas, que realicen los cobradores para ser depositadas en las cuentas corrientes al dia siguiente. Esta persona llamada generalmente cajero, recibe dinero y cheques que deben ser depositados lo mas pronto posible en el Banco.  Cuando se maneja moneda extranjera en una cuenta de caja, debe efectuarse al final de cada día, un conteo con las diferentes monedas extranjeras para convertirlas a su tasa de cambio a la fecha de cierre.

13 Fondo fijo de caja chica  La caja chica es el dinero en efectivo que se destina a cubrir los gastos menores, éstos no deben pagarse con cheque. El dinero del que se dispone como fondo fijo debe ser suficiente para liquidar los gastos menores de la empresa correspondientes a un mes.

14 Sistema de fondo de caja chica y registros contables a) Creación del Fondo de caja chica.- Se determina la cantidad necesaria para formar el fondo de caja chica, el cual debe entregarse a la persona designada como responsable de su manejo. Para registrar la creación de la caja chica se hace un asiento cargando la caja chica y abonando bancos. La cuenta de Caja chica puede ser una cuenta auxiliar de la cuenta de mayor que es Caja. Bancos $ 15 000.00 Caja Chica $ 15 000.00

15 b) Erogaciones a través del fondo de caja chica. El responsable de la caja chica debe llevar el control de los desembolsos que efectué mediante recibos o comprobantes de caja, en los cuales es conveniente que anote el concepto del desembolso y la persona que lo solicitó. En todo momento el responsable debe tener disponible la totalidad del fondo, ya sea en efectivo, comprobantes o ambos. Arqueo de Caja.- Es recomendable hacer un recuento de los fondos encomendados al cajero. Al realizar el arqueo debemos encontrar.  Dinero  Vales provisionales  Comprobantes definitivos.

16 Cedula del arqueo de caja chica  Encabezado. Nombre de la compañía, mención de ser arqueo de caja chica y la fecha del arqueo.  Cuerpo. Consiste en listar las monedas, los cheques y los comprobantes que tenga en su poder el cajero.  Firmas.- Nombre y firma del cajero así como nombre y firma de las personas que llevaron a cabo el arqueo.

17  Al hacer la cédula del arqueo deberá determinarse si hay faltante o sobrante en la caja. Si el saldo de caja chica es mayor que el importe del arqueo, la diferencia será un faltante, el asiento contable será un cargo a la cuenta de deudores diversos (nombre del cajero) con un abono a caja.  Si el importe del arqueo es mayor que el saldo de la caja chica, la diferencia será un sobrante. El asiento contable que deberá hacerse será: cargar a caja y abonarse a otros productos (sobrante de caja).

18 Corte de Caja  Cuando un cajero maneja un fondo de caja que sirve exclusivamente para tener cambio disponible y recibe el dinero en efectivo de las ventas de la empresa, queriendo decir con esto que tiene siempre un saldo variable de la misma. Se deberá contar diariamente el dinero y comprobar que coincida con el saldo de la caja, retirándole el dinero de las ventas y dejando siempre el mismo saldo mínimo. A esta operación se le llama corte de caja.

19 c) Reposición del fondo de caja chica.- Cuando el encargado del fondo considera que el mismo esta por agotarse, debe solicitar que se le repongan los desembolsos que haya realizado. Para ello debe elaborar un reporte en el que especifique los conceptos de cada desembolso. Al generar el cheque para cada reposición de caja chica, el registro se hace cargando cada uno de los conceptos por los que se haya hecho algún desembolso y abonarse a bancos. d) Incremento o disminución del fondo de caja chica.- Si se considera que la cantidad que se dispone en el fondo de caja chica es excesiva o no satisface las necesidades para cubrir los gastos menores de la empresa, el responsable deberá hacer un reporte en el que aclare cualquiera de las dos circunstancias anteriores.

20 El soporte que respalda su registro contable, debera ser el deposito bancario en una de las cuentas corrientes de la empresa. Si se diera el caso, el registro contable seria: Fondo de Caja ChicaEfectivo en Bancos

21 01/10/2010La empresa San Luis, S. A. decidió establecer un fondo de caja chica por la cantidad de $ 5 000.00. Carmen Fernández fue nombrada responsable del fondo de caja chica. 15/10/2010Carmen Fernández envión el siguiente resumen de los pagos efectuados en la primera quincena del mes. Gastos de Paquetería $ 1,200.00 Fletes sobre compras 950.00 Periódicos y revistas 300.00 Papelería 150.00 2,600.00 En esta fecha, el efectivo disponible en el fondo ascendía a $ 1 950.00. Junto con el informe, Carmen Fernández creyó conveniente solicitar un incremento del fondo de $ 1 000.00 este incremento se autorizó el 17 de Octubre. Ejercicio 1

22 Empresa San Luis S. A. Cedula del arqueo de Caja al 15 de Octubre del 2010 Monedas 20 0.50 10.00 15 1.00 15.00 20 2.00 40.00 15 5.00 75.00 20 10.00 200.00 340.00 Billetes 8 20.00 160.00 5 50.00 250.00 3 100.00 300.00 2 200.00 400.00 1 500.00 1,610.00 1,950.00 Comprobantes 1 Factura de Paquetería 1,200.00 2 Factura de Fletes 950.00 3 Recibo de Periódico y revista 300.00 4 Nota de Papelería 150.00 2,600.00 Importe del Arqueo 4,550.00 Importe del Fondo de caja Chica 5,000.00 Faltante del arqueo de caja - 450.00 Carmen Fernández Luis Rosas Cajera Contador

23 Asiento para registrar los gastos de la caja chica Gastos de Compra $ 848.20 Gastos de Venta 1,034.50 Gastos de Administración 429.30 IVA acreditable 321.90 Deudores Diversos (Carmen Fernández) 450.00 Impuestos Retenidos $ 33.90 Caja 3,050.00 $ 3,083.90 Asiento de reposición de Caja chica Caja Chica $ 3,050.00 Bancos $ 3,050.00 por la reposición de caja chica Asiento para incrementar el fondo fijo de caja chica Caja chica $ 1,000.00 Bancos $ 1,000.00 por el incremento de fondo de caja chica

24 Caja Chica 5,000.00 2,600.00 450.00 5,000.00 3,050.00 1,950.00 3,050.00 1,000.00 6,000.00 Gastos que la cajera comprueba Faltante de la caja Reposición de Caja Dinero encontrado en el arqueo Incremento del Fondo fijo de caja chica Nuevo saldo de Fondo fijo de Caja Chica

25 Control Interno, Normas para Caja Chica  Debe existir una única persona responsable de la custodia del fondo, pero no puede tener la responsabilidad de efectuar los registros contables que se derivan de las operaciones.  El fondo fijo de caja chica debe emitirse a nombre de quien lo custodia, no es endosable.  Los pagos con estos fondos deben tener definido el monto máximo a pagar y la naturaleza del gasto a realizar.  Dichos pagos deben estar aprobados y autorizados por las personas que establezca la Empresa.  Las facturas que soporten los pagos realizados deben ser inutilizadas, para evitar la reutilización futura en nuevos cobros.

26 Caja Chica  El saldo de la cuenta de fondos de caja chica es deudor y se encuentra conformado por el valor del dinero que se encuentra asignado para desembolsos específicos y recurrentes en la Empresa. Se carga:Se acredita: La creacion del fondo fijoLa disminución del fondo fijo Los aumentos del fondo fijo El menor valor de la moneda con denominación extranjera y que genera un ajuste por tasa de cambio- El mayor valor derivad de ajustes por tasas de cambio aplicadas a la moneda en el fondo con denominación extranjera.El cierre o cancelación del fondo fijo.

27 Bancos  Es el monto disponible en las cuentas corrientes u otras modalidades de depósitos a la vista de una entidad financiera, mismas que están sujetas a un proceso denominado conciliación bancaria.  La conciliación bancaria, determina y aclara las diferencias que existen entre los saldos que muestran los registros contables y el saldo reflejado por la Entidad Financiera en que están depositados los fondos de una Empresa

28 La cuenta de Banco puede ser dividida en dos tipos principales:  Bancos Nacionales: Compuestos por todas las cuentas corrientes denominadas en moneda nacional.  Bancos Extranjeros: Están denominados en monedas extranjeras y de acuerdo con lo establecido por los PCGA, deben ser convertidos los saldos de la moneda extranjera a la fecha de presentación del Balance General a las tasas de cambios correspondientes que estén vigentes en esa fecha-

29 Los movimientos mas comunes que afectan la cuenta bancaria son:  Cheques recibidos y Cheques emitidos  Depositos efectuados por la Empresa y Depositos recibidos de los clientes de la Empresa  Notas de Debito  Notas de Credito

30 Que es una Nota de Debito?  Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

31 Que es una Nota de Credito?  Nota crédito: Es un comprobante que una empresa envía a su cliente, con el objeto de informar la acreditación en su cuenta de un valor determinado, por el concepto que se indica en la misma nota. Los casos que dan origen a la nota de crédito incluyen: avería de productos vendidos, rebajas o disminución de precios, devoluciones o descuentos especiales, corrección de errores por exceso de facturación. La nota de crédito disminuye la deuda o el saldo de la cuenta respectiva.

32 ¿Qué son notas de débito y notas de crédito?  Las notas de débito y crédito son documentos o comprobantes que las empresas hacen para realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

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34 Definición de Conciliación Bancaria  Es una comparación que se hace entre los registros contables que lleva una empresa de su cuenta corriente (o cuenta de bancos) y los ajustes que el propio banco realiza sobre la misma cuenta.  Es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los valores que el banco le suministra por medio del Estado de Cuenta bancario, que suele recibirse cada mes.

35 Cual es el Objetivo de la: Conciliación Bancaria?

36  Identificar aquellos valores que constituyen la diferencia entre las operaciones registradas por la empresa y aquellas registradas por el Banco, además le permite encontrar faltantes sin justificación que pueden tener su explicación en malos manejos de los recursos, robos, malversaciones, etc.

37 Que son Partidas de Conciliación?

38 Son:  Las distintas razones por las cuales no concuerdan:  El Saldo de efectivo del Estado de Cuenta bancario  Con  El Saldo que aparece en los libros de la empresa

39 Por los motivos siguientes:  Razones de Tiempo  Falta de información  Errores Porque discrepan:  El saldo en Libros de la cuenta de Banco y  El saldo que aparece a nuestro favor en el Estado de Cuenta Bancario

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41  De las posibles diferencias, estas razones son las que menos preocupación generan.  Simplemente se deben a ciertas operaciones registradas en momentos distintos por la Empresa y por el Banco, de modo que se ven afectadas por las fechas de corte en ambas entidades.  Una misma operación puede estar registrada en la Empresa en un periodo y para el Banco puede aparecer en el periodo siguiente.

42 Las principales partidas de conciliación pertenecientes a este inciso son: Depósitos en Transito Cheques pendientes de cobro o Cheques Flotantes  Son los depósitos que fueron realizados por la Empres demasiado tarde y el banco no pudo incluir en el estado de cuenta del mes correspondiente.  Estos depósitos en transito aparecen en el libro de banco de la empresa, pero no el estado de cuenta del banco.  Son los cheques que emite la Empresa durante el mes, para pago de acreedores, compras, salarios, etc, pero que no todos son cobrados durante el periodo que se emitieron.  El valor de estos cheques esta registrado en Libro de banco de la Empresa pero no en la cuenta bancaria de la Institucion.

43  Depósitos en Transito  Suponga que el Señor Riales es dueño de un negocio y se dirige al banco a realizar un deposito el día 30 de junio a las 6 de la tarde, en una caja diferida del banco, que corresponde a las ventas realizadas ese día. El señor Riales ha registrado en su libro de banco el cargo a la cuenta y por tanto su saldo incremento.  Ahora bien, si el banco tiene como normativa hacer cierres los días 30 hasta las 5 de la tarde, lógicamente que el deposito hecho por el señor Riales no aparecerá en el estado de cuenta que el banco le envíe, correspondiente al mes de Junio, donde aparecerá dicho deposito. En este caso el señor Riales deberá considerarlo como partida de conciliación.

44  Supongamos que el señor Riales ha emitido el día 30 de Junio, cheques para pago de empleados y un cheque para el señor Luna, proveedor de mercaderías.  Los empleados hicieron efectivos sus cheques el mismo día 30 de junio, sin embargo, el señor Luna no cobro el cheque, ya que no tuvo tiempo de pasar por el banco.  En el Estado de Cuenta al 30 de Junio enviado por el banco, aparecerán reflejados todos los cheques cobrados por los empleados pero no el cheque emitido al señor Luna. No obstante, en el libro de banco del negocio aparecerán acreditados a dicha cuenta la suma de todos los cheques emitidos el día 30 de junio.

45 el banco en este caso  La falta de información genera diferencias, que son muy importantes, pues implican que una de las dos partes, el banco en este caso, posee explicación que la otra parte ignora.

46 Las partidas de conciliación por falta de información pueden ser las siguientes:  Cargos por servicios bancarios  Cheques sin fondo  Cobros de documentos  Pago de documentos  Transmisión electrónica de fondos

47 EL BANCO, EL BANCO, como Institución Bancaria, encargada de: Manejar las cuentas corrientes de las Empresas Chequeras Realizar cobros Pago de documentos LA EMPRESA Por ello cobra a LA EMPRESA, ciertos honorarios por servicios, denominados cobros por servicios bancarios, que el Banco disminuye periódicamente de la cuenta de la Empresa.

48 LA EMPRESA, EL BANCO LA EMPRESA, no conoce el importe de esos cobros por Servicios Bancarios realizados por EL BANCO y no tiene registrados dichos cargos. EL BANCO En tal caso, EL BANCO envía al final de cada periodo una Nota de Debito o Cargo, donde indica el importe de cada uno de los honorarios por servicios bancarios. LA EMPRESA, BANCO LA EMPRESA, al recibir la Nota de Crédito, procederá a conciliar el saldo de la cuenta de BANCO

49 EL BANCO EL BANCO puede devolver un cheque recibido de un cliente, debido a la falta de fondos en la cuenta corriente del cliente para cubrir el pago requerido. LA EMPRESA, Cuando LA EMPRESA, recibe este cheque, inmediatamente lo carga a su cuenta de banco, posteriormente procede a realizar el deposito a la cuenta bancaria. Sin embargo, cuando el banco se entera de que no tiene fondos, el banco rebaja su valor de la cuenta de la empresa y la cuenta no sufre aumento por dicho cheque. Debido a este tipo de problemas, el Banco envia una nota de cargo y el cheque sin fondo a la Empresa.

50 LOS BANCOSLA EMPRESA LA EMPRESA, Algunas veces LOS BANCOS donde LA EMPRESA mantiene su efectivo, realizan cobros de documentos vencidos a clientes en nombre de LA EMPRESA, junto con los intereses correspondientes. LA EMPRESA EL BANCO LA EMPRESA desconoce el momento del cobro realizado por EL BANCO, sino hasta final del mes, cuando recibe su Estado de Cuenta. EL BANCO la Empresa la Empresa En este caso EL BANCO envía una nota de crédito a la Empresa, indicando que el dinero recibido por el cobro fue acreditado a su cuenta y la Empresa luego procederá a cargar a su cuenta correspondiente el valor indicado en la nota de crédito enviada.

51 Esta partida se crea en el momento que la Empresa entrega al Banco, documentos por pagar, para que éste se encargue de su cancelación, junto con los intereses correspondientes. Cuando el Banco ha realizado el pago envía a la Empresa una nota de cargo o débito, indicándole el importe del documento cancelado. Cuando el Banco pague dichos documentos a nombre de la Empresa, cobrara a ésta un valor determinado en concepto de servicios bancarios. Este valor irá incluido en la nota de débito que envía el Banco a la Empresa, luego la Empresa deberá incorporarlo a sus registros.

52 Esta partida se crea en el momento que la Empresa entrega al Banco, documentos por pagar, para que éste se encargue de su cancelación, junto con los intereses correspondientes. Cuando el Banco ha realizado el pago envía a la Empresa una nota de cargo o débito, indicándole el importe del documento cancelado. Cuando el Banco pague dichos documentos a nombre de la Empresa, cobrara a ésta un valor determinado en concepto de servicios bancarios. Este valor irá incluido en la nota de débito que envía el Banco a la Empresa, luego la Empresa deberá incorporarlo a sus registros.

53 Metodos de Conciliación Bancaria  Los métodos básicos utilizados para la realización de una conciliación bancaria, son los siguientes:  1. Método de fondos disponibles o de saldos ajustados  2. Método de saldos encontrados

54 Método de fondos disponibles o de saldos ajustados  Consiste en partir al mismo tiempo del saldo que refleja el libro auxiliar de banco y el estado de cuenta bancario para llegar a dos saldos coincidentes que independientemente de los montos iniciales se igualan.  Una de las principales ventajas de este metodo consiste en que se hace una separacion entre las partidas que generan un ajuste de aquellas que no lo generan.

55 Comercial America, S.A. Conciliacion Bancaria de Fondos Disponibles Del 1ero. Al 31 de Marzo de 2010 Banco de America Central (BAC) Cuenta Corriente No. 001-030958-0015 Moneda Nacional Saldo según estado de cuentaC$ xxxxxxxxSaldo según libro auxiliarC$ xxxxxxxx Mas: Depositos en transitoC$ xxxxxxxxCobros de documentosC$ xxxxxxxx Cheques cargados erroneamenteC$ xxxxxxxxIntereses sobre documentos cobradosC$ xxxxxxxx Sub-TotalC$ xxxxxxxxSub-TotalC$ xxxxxxxx Menos: Cheques flotantesPago de documentosC$ xxxxxxxx Intereses sobre documentos pagadosC$ xxxxxxxx Cheque No.ImporteCargos por servicios bancariosC$ xxxxxxxx 1010C$ xxxxxxxxCheques sin fondoC$ xxxxxxxx 1015C$ xxxxxxxx 1017C$ xxxxxxxx 1025C$ xxxxxxxx 1030C$ xxxxxxxx Saldo ConciliadoC$ xxxxxxxxSaldo ConciliadoC$ xxxxxxxx Los ajustes que se derivan en este tipo de conciliacion, se deben de realizar solamente para aquellas cantidades que no se encuentran registradas en el Libro Auxiliar de Bancos.

56 Metodo de Saldos encontrados:  El método de saldos encontrados consiste en partir en uno de los saldos posibles: el reflejado en los libros, o el mostrado en el estado de cuenta bancario y llegar a uno u otro según sea el caso, por lo que se pueden presentar dos variantes:  Partir del saldo reflejado según el estado de cuenta bancario y llegar a encontrar el saldo según libro.  Partir del saldo según libros y llegar a encontrar el saldo según el estado de cuenta bancario

57 Conciliación Aritmética partiendo del saldo según Estado de Cuenta

58 Del 1ero. Al 31 de Marzo de 2010 Banco de America Central (BAC) Cuenta Corriente No. 001-030958-0015 Moneda Nacional Saldo según estado de cuentaC$ xxxxxxxx Mas: Depositos en transitoC$ xxxxxxxx Notas de debito no contabilizadasC$ xxxxxxxx Cheques cargados erroneamenteC$ xxxxxxxx Otras partidasC$ xxxxxxxx Sub-TotalC$ xxxxxxxx Menos: Depositos en transitoC$ xxxxxxxx Notas de creditos no contabilizadasC$ xxxxxxxx Otras partidasC$ xxxxxxxx Saldo según libro auxiliarC$ xxxxxxxx

59 Conciliación Aritmética partiendo del saldo según Libro Auxiliar

60 Del 1ero. Al 31 de Marzo de 2010 Banco de America Central (BAC) Cuenta Corriente No. 001-030958-0015 Moneda Nacional Saldo según libro auxiliarC$ xxxxxxxx Mas: Cheques flotantesC$ xxxxxxxx Notas de credito no contabilizadasC$ xxxxxxxx Otras partidasC$ xxxxxxxx Sub-TotalC$ xxxxxxxx Menos: Depositos en transitoC$ xxxxxxxx Notas de creditos no contabilizadasC$ xxxxxxxx Cheques cargados erroneamente Otras partidasC$ xxxxxxxx Saldo según estado de cuenta bancarioC$ xxxxxxxx