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SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS LEIDY YAMILE GARZÓN GASPAR Fanny Garzón Cárdenas Docente de Archivo CONVENIO SENA – CENTRO DON BOSCO FACULTAD DE ASISTENCIA EN.

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1 SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS LEIDY YAMILE GARZÓN GASPAR Fanny Garzón Cárdenas Docente de Archivo CONVENIO SENA – CENTRO DON BOSCO FACULTAD DE ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS BOGOTÁ D.C 2012

2 Los servicios archivísticos a prestar están basados fundamentalmente en las necesidades latentes o manifiestas de los usuarios teniendo en cuenta las características, en cuanto a valores, aspiraciones y necesidades de los mismos.

3 Proporcionar en el momento oportuno, los documentos o las informaciones que se requieran. Brindar facilidad de acceso tanto a los documentos como a la información telefónica, escrita y personal.

4 Este servicio esta encargado de dar información acerca de la entidad, acontecimientos, época, publicaciones y noticias sobre personas grupos o instituciones que han brindado un significativo aporte a la entidad. Estas información se encuentra soportada en diferentes tipos de información como: testimonios escritos, materiales gráficos, audiovisuales, bibliográficos, etc.

5 Este servicio se aplica a documentos con valor histórico y se toma la decisión de cualquier método de reprografía, como la microfilmación y la digitalización, la cual tiene el beneficio de que los documentos originales no sufran perdida o deterioro por manipulaciones innecesarias las cuales cada entidad establecerá las restricciones particulares por razones legales de conservación. VIDEO DE MICROFILMACIÓN Y DIGITALIZACIÓN eature=player_embedded#!

6 Este servicio se presta principalmente en el archivo de gestión, ya que se da tiempo de vencimiento o de alerta para brindar una respuesta de comunicación o de un compromiso pendiente.

7 Este servicio se presta a través de la vinculación del contenido y la orientación de la procedencia de los documentos para una acceso temático, como guías, catálogos, índices, involucran también el suministro de la información contenida audiovisual, cartográfico entre otros.

8 Este servicio es el mas vital que pueda prestar un archivo a la administración, a investigadores y a las comunidades en general, el acceso de los materiales solicitados como documentos e información.

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11 1.LA DOCUMENTACIÓN QUE SE CUSTODIA DOCUMENTO DE ARCHIVO: Es aquél que contiene información de cualquier fecha, forma, soporte, producido o recibido por cualquier persona o entidad publica y privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico. INFORMACIÓN + SOPORTE + MEDIO = DOCUMENTO

12 2. LA INFORMACIÓN QUE SE MANEJA La información es un recurso valioso para cualquier organización, porque no existen canales para la recopilación de información; por esto una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para mantener relaciones con las distintas fuentes y asegurar un flujo permanente de información.

13 3. SERVICIOS Y PRODUCTOS QUE SE OFRECEN Tradicional Aplicación de las TIC Los productos de información son aquellos intangibles que se ofrecen en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario. Una forma critica para determinar la calidad de los servicios y productos de información es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso que pueden estar avalados por: Flexibilidad y conocimiento de las necesidades del usuario. Una administración eficiente de los servicios y productos de información. TIPOS DE SERVICIOS 1.Servicios tradicionales 2.Servicios en línea 3.Otros servicios

14 4. USUARIOS A QUIENES VAN DIRIGIDOS LOS SERVICIOS Un usuario es una persona que asimila, transforma transfiere y genera algún tipo de información; es un elemento fundamental en todo sistema de información y de verse como un agente que desarrolla un papel fundamental en la unidad de información. Es la razón de ser y el fin del ultimo servicio. CiudadanosInstituciones

15 4.1. CLASIFICACION DE LOS USUARIOS 1.Usuarios Internos: Personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna con el fin de resolver algún inconveniente tanto administrativo, como contable, jurídico, etc. 2. Usuarios Externos: Funcionarios del Estado, estudiantes, investigadores, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos para garantizar los derechos informativos y culturales


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