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La introducción de las tecnologías de la información en un Centro de Mediación Taller a cargo del Mtro. en Filosofía del Derecho N OÉ A DOLFO R IANDE J.

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1 La introducción de las tecnologías de la información en un Centro de Mediación Taller a cargo del Mtro. en Filosofía del Derecho N OÉ A DOLFO R IANDE J UÁREZ y de la Licenciada en Psicología T ANIA G ABRIELA M ARTÍNEZ P LASCENCIA V Congreso Nacional de Mediación Hermosillo, Sonora a 18 y 19 noviembre de 2005

2 Contenido: Introducción. Características y tipos de sistemas informáticos. El SICEJA Funciones de los sistemas informáticos (tareas integradas). Contexto apropiado para el desarrollo del trabajo automatizado. Identificación de procesos de trabajo en la Mediación. La información que se procesa y su clasificación por objetivos. Conclusiones.

3 Introducción Organizaciones inteligentes, son aquellas que utilizan su conocimiento para crear ventajas competitivas. Los insumos intangibles (capital intelectual y organizational learning) cuentan por el 70% del valor de todo nuevo producto – The Economist. Hoy día, la mayor parte de la riqueza que se genera en el mundo, se produce no a partir de objetos materiales sino de representaciones de objetos. La Administración del Conocimiento es quizás el cambio más profundo en la evolución humana desde el surgimiento del lenguaje. La Administración del Conocimiento implica reinventar la naturaleza tanto de los negocios como del significado del valor social. La Sociedad de la Información trasciende como Sociedad o Economía del Conocimiento (EC)

4 Introducción NUEVOS RETOS: BIENES TRADICIONALES: Capital, equipo e instalaciones Se necesita saber cómo: Crear nuevos bienes Medir el retorno de la inversión Retirar bienes viejos BIENES DE LA ECONOMÍA DEL CONOCIMIENTO: Gente e Información Necesitamos entender: ¿Cómo se crea el conocimiento? ¿Cómo se valúa el conocimiento? El ciclo completo del conocimiento

5 Introducción COMPONENTES DE LA ECONOMÍA DEL CONOCIMIENTO: Datos Información ( o datos en contexto); Conocimiento q ue se obtiene con: Información + Análisis + Seguimiento + Creatividad – Información sobrante. Administración La administración del conocimiento es: Identificar información adquirirla almacenarla procesarla contabilizarla analizarla explotarla y mantener el capital intelectual. Es un proceso continuo de: identificar, registrar, y hacer accesible Ponerla a disposición de quienes puedan…

6 C OMPONENTES DE LA E CONOMÍA DEL C ONOCIMIENTO : Introducción C OMPONENTES DE LA E CONOMÍA DEL C ONOCIMIENTO : El Conocimiento se obtiene con: Información Análisis Seguimiento Creatividad –– –– Información sobrante sobrante. Administración

7 Características y tipos de sistemas informáticos CLASIFICACIÓN CONVENCIONAL: Sistemas operativos ( MSDOS, Plataformas:.WINDOWS, UNIX, LINUX, etc. ) Utilerías ( antivirus, control de comunicaciones, firewals, etc. ) Aplicaciones: Desarrollos s tandard ( Word, Excel, PowerPoint,. Agendas, almacenes, ingeniería, etc.) y. para un fin determinado ( SICEJA, E-gobierno, etc.) Sistemas documentales ( Bancos de datos, Oracle, Informix, STAIRS, Access, IUS, Compila X, Diccionarios temáticos, etc. ); Sistemas de gestión ( SICEJA, SIABUC, etc. ); Sistemas inteligentes ( Robots de la industria automotriz, SDAIL: Sistema de Detección Automática de Incoherencias Legislativas, SES: Sistema Experto de Sentencias )

8 Características y tipos de sistemas informáticos L OS L OS S ISTEMAS S ISTEMAS DE G ESTIÓN (administración): Agilizan los p pp procedimientos de trabajo (de la función substantiva y de las tareas de apoyo a dicha función); y Controlan el estado que guardan dichos procedimientos ( a partir del registro y la recuperación oportuna de d dd datos pertinentes ) para conocer: Qué tareas se cumplen; Con qué frecuencia y oportunidad (cómo y cuándo); Áreas y actividades que requieren la supervisión humana; y Tareas que no están integradas a los procesos de trabajo y debieran considerarse.

9 L OS S ISTEMAS DE G ESTIÓN Características y tipos de sistemas informáticos L OS S ISTEMAS DE G ESTIÓN MÍNIMAMENTE REQUIEREN: Determinar p pp procesos (secuencias de actividades); y Determinar que d dd datos r egistrará el sistema. Con que los futuros usuarios de estos sistemas se involucren en la realización de estas determinaciones, ya están comenzando a crear conocimiento, pues para ello se requiere de:

10 Recepción Publicidad y actividades de difusión Convenios con instituciones derivadoras de casos Mediación Orientación (Pre mediación) (Pre mediación ) Control estadístico de procesos Capacitación continua Administración Relaciones con autoridades Etc., etc, etc. REQUIEREN: Determinar los procedimientos (secuencias de actividades) de trabajo; Delimitar los procedimientos substantivos de los adjetivos; Separar los procedimientos que no son estrictamente, propios del área;

11 L OS S ISTEMAS DE G ESTIÓN Características y tipos de sistemas informáticos L OS S ISTEMAS DE G ESTIÓN REQUIEREN: Identificar qué actividades de los procedimientos son susceptibles de automatizar (según lo que se espere: substitución, auxilio y/o cumplimiento);

12 REQUIEREN: Identificar qué d dd datos se manejan en cada actividad; Identificar para qué fines es pertinente el registro de los datos que se manejan; Integrar constantemente otros datos q qq que resulte pertinente registrar en el sistema;

13 REQUIEREN: Identificar de qué manera se deben registrar los d dd datos ; Determinar de qué manera el sistema auxiliará (u obligará) en el registro de los d dd datos ; Determinar de qué manera se podrán consultar los d dd datos ; y

14 REQUIEREN: De una determinación previa de los documentos que integraran el expediente, de los formatos de trabajo preestablecidos, de los reportes periódicos (de d dd datos estadísticos o no) que el sistema debe producir.

15 M ÍNIMAMENTE REQUIEREN QUE U STED SE INVOLUCRE EN : Determinar los p pp procedimientos de trabajo (secuencias de actividades); Delimitar los p pp procedimientos substantivos de los adjetivos; Separar los p pp procedimientos que no son estrictamente, propios del área; Identificar que actividades de los p pp procedimientos son susceptibles de automatizarse (según lo que se espere: substitución, auxilio y/o cumplimiento); Identificar qué d dd datos se manejan en cada actividad; Identificar para qué fines es pertinente el registro de los d dd datos que se manejan; Identificar de qué manera se deben registrar los d dd datos ; Determinar de qué manera el sistema auxiliará (u obligará) en el registro de los d dd datos ; Determinar de qué manera se podrán consultar los d dd datos ; Determinar los reportes periódicos (de d dd datos estadísticos o no) que el sistema debe producir; e Integrar otros d dd datos qué sea pertinente registrar en el sistema.

16 La correcta gestión de la información además de hacer posible que se cumpla con los objetivos de la institución (resolver conflictos ) hace de ésta, una organización inteligente, que, con el conocimiento que produce y administra, fácilmente impacta en el desarrollo de su entorno social (una cultura de la paz ), independientemente de contribuir al éxito profesional de sus integrantes.

17 La gestión de la información en el CJA Características y tipos de sistemas informáticos No obstante, para hacer posible la gestión de la información y por ende, del conocimiento que se genera, la determinación de las actividades del Centro, necesariamente debe ser más detallada que ésta descripción simple del procedimiento ( volveremos a esto más adelante ).

18 El SICEJA SICEJA El Sistema Informático del Centro de Justicia Alternativa del TSJDF Los objetivos del SICEJA son: a.F acilitar el cumplimiento eficiente de las tareas contempladas por el sistema (INCREMENTAR LA PRODUCTIVIDAD ); y b.P ermitir que se perfeccione la forma como se cumple con las metas de la institución, conduciéndola a un nivel de eficacia óptimo (INTEGRAR HERRAMIENTAS PARA LA TOMA DE DECISIONES ). Para ello, el sistema debe cumplir mínimamente con los criterios de eficiencia que a continuación se plantean y que, a partir de revisar como está estructurado el SICEJA, nos permitirán determinar si el sistema los cumple o no y en que grado lo hace; a efecto de tener los elementos de juicio que permitan compararlo con cualquier otro sistema que se nos ofrezca como alternativa para la gestión de las funciones de un Centro. revisar

19 CRITERIOS DE EFICIENCIA I. A gilizar los procesos de trabajo … y esto se logra a. facilitando la ejecución de las tareas encomendadas; b. facilitando el asentamiento de los datos mediante pantallas y catálogos atractivos y amigables, así como con la integración de funciones de Ayuda en línea, manuales escritos y asesoría permanente; c. reduciendo el número de veces que tiene que asentarse un dato y automatizando el asentamiento de aquellos otros que necesariamente deban integrarse después de que se cumpla una condición; d. automatizando el asentamiento de aquellos datos que permitan el control del sistema; e. eliminando en lo posible la elaboración de expedientes en papel; f. facilitando la elaboración de escritos estandarizados (formatos del CJA); g. entre otros. El SICEJA debe:

20 CRITERIOS DE EFICIENCIA El SICEJA debe: II. P ermitir que se conozca el estado que guardan los procedimientos y las tareas de apoyo a la función substantiva … a. retroalimentando a los miembros del personal (de orientación y de mediación) sobre el nivel de desempeño alcanzado; b. dando información a usuarios sobre sus expedientes y a los investigadores sobre el tipo de personas que acuden y emplean los servicios del Centro de Justicia Alternativa; y c. proporcionando estadísticas confiables con las cuales se puedan: 1. Conocer el tiempo empleado durante las distintas etapas y momentos del procedimiento; 2. Tomar decisiones respecto de las tareas encomendadas a cada uno de los miembros del personal; 3. Tomar decisiones respecto de la eficacia alcanzada con las tareas realizadas como apoyo a la función substantiva; 4. Justificar las funciones del Centro de Justicia Alternativa; e 5. Informar hacia fuera.

21 El SICEJA SICEJA Variables que recoge el SICEJA CRITERIOS DE EFICIENCIA La presentación que a continuación haremos de las pantallas del sistema del CJA se realizará con el auxilio de los documentos denominado Variables que recoge el SICEJA y Catálogos del SICEJA y como ya se dijo, tiene por objeto, determinar en que medida, dicho sistema cumple con los llamados CRITERIOS DE EFICIENCIA y las experiencias habidas en relación con la generación de un capital intelectual al interior de CJA, que produjo, además de la uniformación de críterios, la posibilidad de proyectar hacia el exterior (tanto entre detractores como entre entusiastas) una imagen homogenea.

22 El SICEJA El SICEJA El ingreso al SICEJA: Dar un click en el ícono correspondiente ( este abre un cuadro de diálogo ); Ingresar la Clave de Usuario; y Dar un click en el botón Continuar. (Dependiendo de los atributos del usuario que ingresa, es lo que se puede hacer en el sistema).

23 El SICEJA El SICEJA EL INGRESO A LOS MÓDULOS DE REGISTRO DE EXPEDIENTES, CATÁLOGOS, MANUALES, REPORTES Y ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA: …para efecto de la gestión de información, el módulo más importante es el de R EGISTRO R EGISTRO.

24 El SICEJA El SICEJA

25 El «registro de los datos» de cada expediente, se realiza en la pantalla intitulada DATOS GENERALES, que contiene 5 pestañas ( o apartados) para el registro de datos relacionados con: (SOLICITANTE/INVITADO/OBSERVACIONES/MEDIADOR/SESIONES), para la captura de aquellos aspectos específicos sobre los cuales se ha determinado llevar un control.

26 El SICEJA El SICEJA La pantalla «para el registro de datos» consta de 7 funciones básicas: Para el registro de un nuevo expediente ( y cargado de datos ); Para modificar los datos de un expediente ya registrado; Para eliminar un expediente ya registrado; Para buscar un expediente ya registrado; Para salvar ( guardar ) el registro de un nuevo expediente o las modificaciones a un expediente ya registrado; Para cancelar el registro de los datos cargado ( en un nuevo expediente o en un expediente ya registrado que se está modificando ); y Para salir de la pantalla «para el registro de datos»

27 Los DATOS GENERALES que se registran en esta pantalla, tienen las siguientes características: En el campo «Número Expediente » se carga automáticamente un dato secuencial que consta de 2 partes cuyo contenido cambia el primer día del año (…) una vez que dio click sobre el botón de «Nuevo expediente ». En el campo «Materia » se carga –a través de un catálogo–, el área de la actividad jurisdiccional del TSJDF, en donde se ubica el conflicto; En el campo «Conflicto » se carga, a través de un catálogo, el tipo de conflicto que se espera dirimir y/o administrar, según la materia de que se trate; En los campos «Fecha» y «Hora » se cargan automáticamente los datos correspondientes (…) sólo hasta después de que dio click sobre el botón de «Salvar registro ». Los registros automáticos no pueden duplicarse ni modificarse; En el campo « Orientador », a través del catálogo de personas autorizadas para cubrir esa función, se carga el nombre de quien se responsabiliza de la integración del expediente hasta que se decida el inicio de las sesiones de mediación;..... Antonio Anguiano González Norma Angélica García Hernández Tania Gabriela Martínez Plascencia Dolores Eugenia Gutiérrez-Zamora Del Río Yolanda Beltrán García Andrea Casillas Legarreta Rodolfo Víctor Jiménez Rodríguez María Teresa Mendoza Dávila Julián Nava Hernández Crisis de la convivencia en pareja Pensión alimenticia Guarda y custodia de los hijos Visitas y Convivencias Patria potestad Filiación Adopción Derivados de la disolución de la sociedad conyugal Cuestiones patrimoniales derivadas de los juicios sucesorios Elaboración del convenio regulador del divorcio o de la separación Modificación de los términos de resolución judicial firme Cumplimiento de la ejecución de sentencia firme Otro Familiar Civil Mercantil A rrendamiento Penal

28 El SICEJA El SICEJA En «Fecha de inicio » y «Hora de inicio » los datos se cargan automáticamente ( cuando en los campos « ¿acepta inicio? » de la pantalla O OO OBSERVACIONES coinciden la respuestas SI del solicitante y del invitado). Se trata de la fecha y hora que previamente les propuso el CJA para celebrar la sesión inicial. Estos datos no pueden volver a modificarse; En el campo «Fecha de Terminación » el dato se carga manualmente, y no puede modificarse; En el campo «Tipo de Terminación » se carga, a través de un catálogo, la forma como terminó la atención al público en general, sea simples solicitantes de información, solicitante o invitado en vías de integración de su expediente, o mediados que iniciaron y/o concluyeron un procedimiento de mediación; El campo «Status » registra si el expediente aún está vivo o si ya está terminado y, ese registro, sucede de manera automática, después de haber salvado un nuevo expediente, o bien, después de que se registra un « Tipo de Terminación »..... Sólo requirió servicio informativo Caso no mediable No aceptación del solicitante Sin comunicación con el invitado No aceptación del invitado No vuelve a comunicarse el solicitante No vuelve a comunicarse el invitado Desacuerdo sobre la fecha y/u hora de inicio Mediados abandonan la mediación Por petición del Mediador Mediados concluyen sin alcanzar acuerdo Mediados alcanzan acuerdo verbal parcial Mediados alcanzan acuerdo verbal total Mediados celebran convenio parcial Mediados celebran convenio total

29 El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales e) información del solicitante

30 Pantalla de (datos generales e) información del solicitante L Las pantallas que se despliegan al dar click sobre las pestañas del SOLICITANTE y/o del INVITADO, puede repetirse tantas veces como solicitantes y/o invitados se presenten mediante el correspondiente botón de función NUEVO SOLICITANTE/INVITADO ; C Con la función BORRAR SOLICITANTE/INVITADO, es posible eliminar el registro en el caso de haber activado por error la anterior función. P Pero si realmente existe otro solicitante y lo que se desea es cancelar la captura de datos por una equivocación en la descripción de los mismos, la función CANCELAR CAPTURA, cancela los datos que se están registrando, pero no los de otros solicitantes, ni los datos generales ya registrados. P Por otra parte, si se quiere localizar los datos de alguno entre los varios solicitantes y/o invitados registrados, o simplemente verificar que no existen más de un solicitante y/o invitado, con los botones de función SIGUIENTE y ANTERIOR el usuario puede ir hacia atrás y delante entre las pantallas de solicitantes registrados.....

31 Hogar Estudiante Empleado Actividad artistico/cultural independiente Oficio independiente Comerciante independiente Profesionista técnico independiente Profesional independiente Desempleado El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales e) información del solicitante Los datos que se recaban en las pantallas del SOLICITANTE y del INVITADO, fundamentalmente son … para su l ll localización, … para i ii identificarlos con un determinado grupo de población, y … para proporcionar al mediador, suficiente información sobre l ll la versión que expusieron de su conflicto. Por ende, los catálogos que aquí se emplean, son para facilitar la captura de información, o para estandarizar dichos grupos. Soltero Casado Concubino Unión libre Viudo Divorciado Hogar Estudiante Empleado Actividad artistico/cultural independiente Oficio independiente Comerciante independiente Profesionista técnico independiente Profesional independiente Desempleado Juzgado Organismo o dependencia oficial Institución de atención al público Bufete Jurídico gratuito Despachos de Abogados Mediados Recomendados por otras personas Cartel / folleto / volante Periódico / revista Boletín Judicial Radio Televisión Internet / Por estudios / cursos / conferencias Sin estudios Oficio sin primaria Primaria Técnico con primaria Secundaria Técnico con secundaria Bachillerato Bachillerato técnico Técnico con bachillerato Licenciatura Especialidad profesional Maestría Doctorado

32 El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales e) información del invitado

33 Pantalla de (datos generales e) información del invitado La única diferencia existente con la pantalla del solicitante es que en vez de recabarse el dato de quien deriva el asunto, se pregunta si (con anterioridad) había tenido conocimiento de la existencia del CJA..

34 El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales y) observaciones previas

35 Pantalla de (datos generales y) observaciones previas Mediante los botones de función NUEVA OBSERVACIÓN, MODIFICAR OBSERVACIÓN y ELIMINAR OBSERVACIÓN, pueden registrarse tantas observaciones como sea necesario, con la única limitante que sólo el Orientador responsable del expediente puede hacer registros y/o modificaciones en esta área, en tanto no se señale una fecha definitiva para la sesión inicial.

36 El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales e) información del mediador

37 Pantalla de (datos generales e) información del mediador Aquí, como en el caso anterior, también se cuenta con los botones de función NUEVO MEDIADOR / NUEVO CO- MEDIADOR, MODIFICAR INFORMACIÓN y ELIMINAR REGISTRO ACTUAL, … En esta pantalla, sólo el primer registro del nombre del «MEDIADOR », y el registro de la «FECHA EN LA QUE SE ASIGNA EL EXPEDIENTE », los asienta el Orientador.. … pero para utilizarlos, así como para registrar por primera vez, otros datos, en cualquiera de los campos restantes, sólo puede hacerlo el superior jerárquico del Mediador.

38 El SICEJA El SICEJA Pantalla de (datos generales e) información de las sesiones

39 Pantalla de (datos generales e) información de las sesiones En esta pantalla destacan 5 elementos: 1)e l registro y contabilización automática de la duración de la las sesiones de mediación;. 2)e l espacio para descripción de la sesión sólo está visible para el Mediador; 5)l as observaciones del Mediador, como en el caso de las hechas por el Orientador, sólo puede modificarlas o eliminarlas autor de las mismas. 3)e l botón ELIMINAR SESIÓN sólo está disponible para el superior jerárquico del Mediador ; 4)l os botones de función NUEVO SESIÓN, MODIFICAR SESIÓN, IMPRIMIR SESIONES y CANCELAR CAPTURA sólo están disponibles para el Mediador asignado; y....

40 Funciones de los sistemas informáticos TAREAS INTEGRADAS funciones es una expresión que se usa para identificar las tareas que se le han programado a un sistema informático, por ende, se trata de instrucciones que, mediante un lenguaje de programación dado, se le dan a la máquina (al equipo) para que realice determinadas operaciones lógico-matemáticas. De lo anterior se deriva que: Un sistema informático, puede tener tantas funciones como instrucciones se le puedan programar ; Las instrucciones son órdenes que puede ejecutar el sistema; y Los sistemas establecen una relación hombre-máquina a partir de datos-información.

41 Las órdenes son ejecutables cuando: Son expresadas con claridad (buena sintaxis del programador); El lenguaje de programación tiene expresiones (palabras) para ordenarle a la máquina lo que se quiere que haga; y La máquina (el equipo) está provista con los elementos necesarios (controladores) para entender el lenguaje que usa el programador. Funciones de los sistemas informáticos LA INTEGRACIÓN DE TAREAS Esto es, existen limitantes y estás son: El programador no conoce bien el lenguaje de programación que se está usando y no puede formular instrucciones que el sistema pueda ejecutar. Aún cuando el equipo tenga los controladores para entender un cierto lenguaje de programación, el lenguaje no está provisto de elementos semánticos para dar algún tipo de instrucciones (no es potente ); y/o El equipo no puede hacer algo (p.e. hablar, traducir, emitir o decodificar cierto tipo de señales, mover objetos externos, etc.);

42 Funciones de los sistemas informáticos No obstante, la programación de una computadora está condicionada por el tipo de operaciones para las cuáles está dispuesta, esto es, para realizar operaciones lógico-matemáticas con datos binarios (cargas electromagnéticas tipo bits, bytes o cualquier otra carga energética codificada en términos de bits y/o bytes –baudios, pixeles, microondas–, etc.) Desprendiéndose de lo anterior, que la mayor dificultad está en la programación de tareas…. a partir de datos imprecisos (ambigüedad y vaguedad en la información); y/o que requieran del manejo de lógicas–no clásicas (ambiguas, intuicionistas, relevantes y conexivistas) o de lógicas no–formales (tópica, dialéctica y retórica). TAREAS DIFÍCILES DE INTEGRAR

43 Funciones de los sistemas informáticos TAREAS DIFÍCILES DE INTEGRAR Los elementos discursivos sólo se suelen registrar como un rótulo o como una imagen, pero así como es difícil programar la disociación de los elementos de una imagen y el reconocimiento de los movimientos que pueden ordenársele. La disgregación de los elementos de un discurso y el reconocimiento y manejo de los significados presentes en el mismo, requiere de la aplicación de otro tipo de lenguajes de programación, bastantes más complejos que los tradicionalmente empleados para el desarrollo de un sistema de gestión. Dicho de otra manera: es fácil manejar d dd datos numéricos, con valores claros, precisos y unívocos, pero… es difícil …operar con d dd datos de n nn naturaleza lingüística.

44 Funciones de los sistemas informáticos FUNCIONES POSIBLES Analizando el SICEJA, vimos botones de función pero también pueden identificarse otras funciones: Contador, Calendario, Horario, Contador de temporalidad, Captura automática, Captura por default, Captura manual, Captura por catálogo, Captura obligatoria, Captura opcional, Captura de texto (alfanumérica), Captura datos numéricos, Comprobación de captura en campos, Comprobación de usuario, Control de permisos para registro, Control de permisos para captura, Control de permisos para visualización de captura, Nuevo registro, Modificación de registro, Eliminación de registro, Salvado de registro, Modificación de captura, Cancelación de captura, Salvado de captura y de registro, Búsqueda (de registro) por secuencia de caracteres, Búsqueda (de registro) por valores de un catálogo, Búsqueda (de registro) por campo, Impresión de formatos predefinidos, Impresión de reportes de auxilio en la atención diaria, Impresión de reportes del estado actual de los expedientes, Impresión de reportes estadísticos personalizados, Impresión de reportes estadísticos standards, …entre otros.

45 1. El asentamiento de datos;.1.1. Pantallas y catálogos atractivos y amigables;.1.2. El número de veces que se asienta un dato;.1.3. Datos que permitan controlar el sistema;.1.4. Datos que deban cargarse necesariamente después de que se cumpla una condición; 2. La elaboración de escritos estandarizados (formatos) La eliminación de expedientes en papel. 3. La ayuda en línea, las alarmas, y los reportes automáticos. 4. La localización de la información. 5. Los niveles de acceso y de operación del sistema. Funciones de los sistemas informáticos FUNCIONES SENSIBLES Por nuestra experiencia determinamos que, las funciones que más suelen preocupar a los usuarios son:

46 CONTEXTO APROPIADO PARA EL DESARROLLO DEL TRABAJO AUTOMATIZADO PERSONAL Para el aprovechamiento eficiente de un sistema de gestión como el descrito, necesariamente deben satisfacerse requerimientos de personal, de equipo y del ámbito de trabajo. EQUIPAMIENTO MÍNIMO CONTEXTO LABORAL

47 Contexto apropiado para el desarrollo del trabajo automatizado 1. Con capacitación o dispuesto a la capacitación en:.1.1. El manejo de la red y los equipos de. cómputo,.1.2. El empleo del sistema de gestión de la. institución y.1.3. El empleo de otros programas de cómputo; 2. Capacitado para proporcionar soporte operativo de hardware y software en general. 3. Capacitado para la administrar el sistema, dirigir y documentar su desarrollo. Se requiere de PERSONAL

48 1 Línea eléctrica de corriente regulada ( con tierra fija y distribuida en todos los pisos y cubículos para uso exclusivo de los equipos de cómputo ); 1 Línea telefónica digital con 20 troncales y 1 Conmutador telefónico; 1 Enlace de telefonía de banda ancha de 1 MHz ( mínimamente de 500 KHz ); 13 Equipos de cómputo ( Pentium IV de 2 GHz, Disco duro de 40 GB, 1 GB de memoria, Fax-modem de 56K, unidad DVD/CD-RW, unidad 3.5, Dos puertos seriales, dos paralelos y cinco puertos universales, Tarjeta de video, Tarjeta de audio, Tarjeta de red Ethernet 802.3, Windows XP Profesional, Microsoft Office XP, Roxio Easy Media Creador 7 ) con monitor CRT de 17, teclado estándar de 101/102 teclas, Mouse compatible PS/2 y bocinas; 13 Impresoras laser ( 600x600DPI de resolución, velocidad de 20 ppm, bandeja de 250 hojas, 16 MB de memoria ) con cable; 13 No-Breaks; 1 Swicht ruteador; – El cableado de red y canaleta para cableado que sea necesario; y 1 Proyector frontal ( c añón-digital ) Contexto apropiado para el desarrollo del trabajo automatizado EQUIPAMIENTO MÍNIMO Para un contexto de14 personas (1 director de área, 2 subdirectores de área, 5 mediadores, 3 orientadores para el área especializada, 2 secretarias de recepción y 1 archivista responsable de la estadística) ; se recomendó : Se requiere de un

49 Contexto apropiado para el desarrollo del trabajo automatizado Se requiere de un CONTEXTO LABORAL 1. Con f ff funciones claramente definidas ….1.1. para el administrador de la red, equipos y. sistemas en general,.1.2. para el personal de apoyo en la gestión de. los recursos informáticos de la institución, y.1.3. para los distintos niveles de usuarios. 2. Con d dd documentación disponible ….2.1. para el control de la red, equipos y. sistemas en general,.2.2. para apoyar a los usuarios en el empleo de. los recursos informáticos de la institución; y.2.3. para el señalamiento diario de observaciones y control del uso de la red, equipos y. sistemas en general.

50 Recepción Publicidad y actividades de difusión Convenios con instituciones derivadoras de casos Mediación Pre mediación (Orientación) Control estadístico de procesos Capacitación continua Administración Relaciones con otras autoridades Etc., etc, etc. debe analizarse e identificar cuáles no son estrictamente propios del área, habrá que distinguir los procedimientos substantivos de los adjetivos, Pero que lo más importante es, alcanzar una clara determinación de las actividades que los integran, y las posibles secuencias que siguen para alcanzar su, o sus objetivos; … entre otras cosas. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS DE TRABAJO EN LA MEDIACIÓN Anteriormente se señaló respecto de la identificación de dichos procedimientos, que:

51 Identificación de procesos de trabajo en la Mediación LA PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: La m mm misión de la institución (lo que espera hacer); La v vv visión de aquello en lo que se espera que la institución llegue a constituirse; y La f ff filosofía o v vv valores que determinan su acción. …para ampliarse a través de un proceso que conlleve a la determinación de: Las f ff fortalezas ; Las o oo oportunidades ; Las d dd debilidades ; y Las a aa amenazas. No obstante, determinar que procedimientos forman parte de las funciones de la institución, requiere de un trabajo previo que comprende desde la determinación de…

52 L A P LANEACIÓN E STRATÉGICA : Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A P LANEACIÓN E STRATÉGICA : En el entendido de que: Las f ff fortalezas s on aspectos de aquello que se espera hacer (la m mm misión ) que se está haciendo muy bien, o. para lo cual se estima que ya se cuenta con todos los elementos necesarios para llevarlo a la práctica ; Las o oo oportunidades s on las condiciones o recursos existentes, tanto al interior como al exterior de la institución que deben aprovecharse para fortalecerla o simplemente, para hacer mejor lo que se está haciendo; Las d dd debilidades son aspectos de lo que se esperaba hacer ( y/o condiciones internas ) que necesitan fortalecerse ; y Las a aa amenazas son las condiciones o recursos existentes –tanto al interior como al exterior de la institución–, que deben combatirse y/o atenderse o desecharse, por poner en riesgo el cumplimiento de la misión prevista para la institución.

53 Programas de trabajo ; Normatividad interna; Programación presupuestal; y Perfiles profesionales del personal. … y todos son proyectos que, para concretarse, necesariamente deben seguir una s ss secuencia de actividades preestablecida ( con mayor o menor precisión ) encaminada a la consecución de un fin ( o meta medible ). Cuándo se sabe con tanta precisión que es lo que corresponde hacer, ya es posible establecer (o adecuar)… Esto es, requiere de que se determine u uu un procedimiento y … independientemente del nivel de prioridad que se asigne al proyecto ( indispensable/necesario/deseable ) y de la organización que se tenga –o llegue a desarrollarse–, para cumplir con lo proyectado. que se le reconozca como una r rr responsabilidad i ii institucional,

54 L A REPRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS: Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A REPRESENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS: ¿ Cuál es la actividad que tendría que realizarse, en alternativa de esta ?; y ¿ Se están desglosando bien las actividades o se están acumulando grandes grupos de actividades en una sola ( corriendo el riesgo de que, si alguna tarea de ese conjunto no se cumple, todo se venga abajo …y sin que se deje en claro en que momentos se corren esos riesgos )? Determinar una secuencia de actividades es una tarea de descripción de hechos que nunca es lineal. Un procedimiento puede idealizarse y pensarse pimero hago esto, después aquello, luego el otro y así sucesivamente, pero para que esa tarea de planeación sea fructífera, necesariamente, a cada paso, deberán preguntarse e identificar: La informática promete otorgar certeza y coherencia a los sistemas, pero para que los procedimientos puedan ser automatizados, antes es necesario s ss sistematizarlos.

55 L A SISTEMATIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO : Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A SISTEMATIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO : La propiedad de sistema – en cuanto conjunto organizado –, se aplica a un procedimiento, cuando todas las actividades y datos posibles, se integran en un modelo completo y coherente de esa realidad. Y entre los existentes, el instrumento más bondadoso para sistematizar los procedimientos, es la diagramación del flujo de los mismos. La sistematización es la integración del procedimiento en una estructura que permite tener un control de todos sus momentos y sobre cada uno de los fenómenos q ue en él se presentan, integrándolos bajo el concepto de sistema.

56 L A SISTEMATIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO : Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A SISTEMATIZACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO : Un diagrama de flujo es una representación formal del procedimiento o algoritmo que determina: La situación actual del procedimiento que se quiere automatizar; Los errores administrativos y organizacionales existentes; La ausencia o presencia de la aplicación de los principios jurídicos que deben ser aplicados; y Modelo Ideal El Modelo Ideal de procedimiento que deberá obtenerse con la automatización.

57 Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS: El desarrollo de los sistemas de control y seguimiento de los procesos de trabajo, significa trabajar en la determinación del flujo de datos y actividades realizadas, empleando las reglas existentes para el empleo de los símbolos de diagramación (véase Simbología y reglas de diagramación de los procedimientos)…

58 2. Reuniones de consulta y análisis ejecutivo : Donde se determina cuándo y porqué el procedimiento n nn no se realiza conforme a. la normatividad. existente; Donde se escuchen. los comentarios y sugerencias para hacerlo menos burocrático y más expedito; Donde se sugieran otras alternativas y correcciones; y Se determine cuáles reformas deben realizarse. L A SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS : Identificación de procesos de trabajo en la Mediación L A SISTEMATIZACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS : La diagramación generalmente suele atravesar por dos grandes momentos: 1. Reuniones de consulta y análisis operativo donde se determina: Quiénes participan; Qué hacen; Cómo lo hacen; Con qué; Cuándo; Porqué; y Para qué. ( véase Diagrama de la atención telefónica en el CJA )

59 Diagrama de la atención telefónica en el CJA

60 Diagrama de la atención telefónica (2.)

61 Diagrama de la atención telefónica (3.)

62 Diagrama de la atención telefónica (4.)

63 I NCONVENIENTES DE LA P LANEACIÓN E STRATÉGICA: Identificación de procesos de trabajo en la Mediación I NCONVENIENTES DE LA P LANEACIÓN E STRATÉGICA: No obstante, un observador perspicaz habrá notado que el desarrollo estratégico no concluye ahí, con la determinación de procedimientos, actividades y datos… Se trata d dd de u uu un proceso dinámico que jamás podrá ser mecánico, n nn ni lineal … Y para p pp poder avanzar a aa adecuadamente con los requerimientos que día a día se presentan, es necesario establecer y aplicar algunas herramientas de evaluación (como la que veremos a continuación), y analizar los reportes estadísticos que produzca el sistema, conforme los objetivos estratégicos previstos.

64 L A INFORMACIÓN QUE SE PROCESA Y SU CLASIFICACIÓN POR OBJETIVOS Se ha dicho que una organización inteligente administra el conocimiento que produce, a partir de la información que obtiene ( información, más análisis, más seguimiento, más creatividad, menos información sobrante ), pero la administración de la información y el conocimiento que constantemente se está recibiendo –y produciendo–, siempre estará condicionada por los o oo objetivos estratégicos institucionales.

65 L A L A INFORMACIÓN QUE SE PROCESA Y SU CLASIFICACIÓN POR OBJETIVOS La administración del conocimiento involucra las actitudes de la gente que, al combinarse con los objetivos de su trabajo, dan como resultado que se compartan las ideas, el conocimiento y el trabajo. Así, si en una institución se prevé participar en la construcción de una cultura de la paz y su Plan de desarrollo estratégico –así como todos sus integrantes–, sólo se orientan a prestar el servicio de mediación pero nunca se ha contemplado entre sus objetivos la capacitación de su personal para capacitar a otros, aún cuando se disponga de información y/o conocimientos para hacerlo, sólo fortuitamente esto será parte del capital intelectual de la institución y, más que excepcionalmente, se integrará entre sus repercusiones sociales.

66 L A INFORMACIÓN QUE SE PROCESA Y SU CLASIFICACIÓN POR OBJETIVOS Por lo anterior, por lo que se comparte dentro de una institución… El material de evaluación que se presentan, permite conocer que tan inteligente es su organización; y Los reportes estadísticos permiten tomar decisiones inteligentes … pero la inteligencia que reflejen dichos instrumentos, siempre será atribible a la claridad y precisión de sus o oo objetivos estratégicos.

67 L A INFORMACIÓN QUE SE PROCESA Y SU CLASIFICACIÓN POR OBJETIVOS EJEMPLO DE CUESTIONARIO PARA LA EVALUACIÓN DE SU INSTITUCIÓN: ¿Cómo se genera el conocimiento organizacional? ¿Cómo se transfiere el conocimiento interno? ¿Cómo se adicionan nuevos aprendizajes a nuestra cultura organizacional? ¿Quién es el experto en un tema? ¿Qué lo hace experto? ¿Sabe cuáles son sus prácticas? ¿Cuáles son las mejores prácticas de trabajo? ¿Cómo saber si la memoria corporativa es buena? ¿Nuestra gente cuenta con la información que necesita? ¿Todos tienen la capacidad de responder ante una crisis? ¿Cuánto saben de las instituciones con quienes se tiene relación? ¿Cuánto saben de su institución? ¿Los empleados frecuentemente se muestran preocupados de la cantidad y calidad de la comunicación dentro del trabajo? ¿Se terminan las comunicaciones al entregar un mensaje? ¿Los correos electrónicos tienen requerimientos claros y se transmite durante cuánto tiempo deben almacenarse? ¿Se mantienen los participantes informados de las reuniones, y qué se espera de ellos? …entre otros.

68 La información que se procesa y su clasificación por objetivos A efecto de que se determinara cuáles reportes estadísticos debía producir el SICEJA, a manera de ejemplo, se elaboró un listado para que se seleccionarán: los que fueran de mayor utilidad para la conducción de las actividades del CJA, o para el desarrollo de investigaciones sobre el comportamiento social de nuestros usuarios, R EPORTES ESTADÍSTICOS QUE PUEDE PRODUCIR EL SISTEMA: … de conformidad con los objetivos estratégicos de la institución que se tuvieran previstos. ( véase el documento anexo Relación de estadísticas posibles con las variables que recoge el SICEJA )

69 La información que se procesa y su clasificación por objetivos Resultante de lo anterior… los informes estadísticos que produce el sistema son 10: R EPORTES ESTADÍSTICOS QUE PUEDE PRODUCIR EL SISTEMA: Informe 1a. Status mensual de expedientes del CJA; Informe 1b. Status global de expedientes del CJA; Informe 2. Clasificación de asuntos por materia; Informe 3. Características de los Solicitantes.1ª parte; Informe 4. Características de los Solicitantes.2ª parte; Informe 5. Delegaciones de procedencia de los solicitantes; Informe 6. Derivados e impacto de los medios; Informe 7. Invitaciones expedidas a la contraparte; Informe 8. Evaluación de los servicios del CJA; Informe 9. Desempeño de los mediadores. ( véanse los documento anexos en la carpeta F FF Formatos de Informes estadísticos producidos por el SICEJA )

70 Conclusiones Introducir las tecnologías puede ser una magnifica oportunidad para cumplir con creces la función encomendada, pero debe existir previamente … Planeación estratégica de las tareas de la institución; Descripción detallada de las (secuencias de) actividades que se desarrollaran; Comprensión (y conocimiento) de los requerimientos de la institución que pueden verse satisfechos con la introducción de las tecnologías; Comprensión (y conocimiento) de las necesidades de los usuarios finales de las tecnologías; Comprensión (y conocimiento) de las dificultades que puede enfrenta el personal responsable de la creación, administración y desarrollo de la introducción de las tecnologías; y Un proyecto para la introducción de las tecnologías, que parta de una descripción clara de la situación actual de la institución y que con claridad defina, a dónde se quiere llegar y de que manera se espera poder hacerlo.

71 Conclusiones Diversamente, no es factible, ni siquiera el facilitar y agilizar las tareas encomendadas, dificilmente se puede producir información útil y más dificil es generar un conocimiento que impacte socialmente.

72 Muchas gracias. Copyright por Noé A. Riande Juárez. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de este documento puede ser reproducida en ninguna forma o mecanismo, incluyendo el fotocopiado, grabación, o almacenamiento en algún sistema de información, sin la autorización por escrito del dueño del copyright. Copias de este documento pueden ser distribuidas, en papel y en formato electrónico, siempre y cuando no se altere el documento original y se incluya esta página. Este documento NO esta en el dominio público. Introducción de las tecnologías en un Centro de mediación Mtro. Noé A. Riande Juárez Octubre, 2005


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