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Administración de las herramientas disponibles en el calendario integrado de Ms Outlook Gabriela Gómez Jorge Celi.

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Presentación del tema: "Administración de las herramientas disponibles en el calendario integrado de Ms Outlook Gabriela Gómez Jorge Celi."— Transcripción de la presentación:

1 Administración de las herramientas disponibles en el calendario integrado de Ms Outlook Gabriela Gómez Jorge Celi

2 Moverse por el Calendario Para abrir el calendario en Outlook, haga clic en calendario en el Panel de navegación. Mientras ve el calendario, puede hacer doble clic en una reunión o en una cita para abrirla. Una vez abierto un elemento, puede ver los detalles del mismo o hacer cambios.

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5 Citas y Reuniones ¿Cómo creó una cita? En Calendario, en la barra de herramientas, haga clic en calendario Nuevo. En el cuadro Asunto, escriba una breve descripción de la cita. En el cuadro Ubicación, escriba la ubicación en que tendrá lugar la cita. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione las fechas y las horas apropiadas. En el cuerpo del mensaje, escriba toda la información adicional, por ejemplo, una lista de los materiales que va a llevar a la cita. Haga clic en Guardar Reunión Universidad Ecotec Reunión sobre Seminario

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7 Usar recordatorios En Microsoft Outlook 2010, se pueden configurar o quitar avisos para diversos elementos, incluidos mensajes de correo electrónico, citas y contactos. En la ficha Cita, en el grupo opciones, en la lista Aviso, seleccione el período de tiempo antes de la cita o la reunión en la que desea que aparezca el aviso. Para desactivar un aviso, seleccione Ninguno. Para los eventos de todo el día, la hora de aviso predeterminada es de 18 horas de antelación. Aunque no es posible cambiar el valor predeterminado de todos los eventos de todo el día creados, es posible cambiar la hora de aviso individualmente en cada cita.

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10 Imprimir el calendario Para imprimir el calendario en formato de día, semana o mes: vaya al calendario y haga clic en el icono de impresión de la barra de herramientas. Haga clic en Imprimir. Seleccione las opciones deseadas:

11 Imprimir calendario DiariaEstilo de Agenda SemanalEstilo de Calendario Semanal Mensual Tríptico

12 ¿Cómo establezco un elemento que se repite? Componga una nueva cita o convocatoria de reunión o abra un elemento que ya aparece en su programación. En la barra de herramientas, haga clic en Repetir. En Hora de la cita, utilice las listas Inicio y Duración para seleccionar la hora de inicio y de finalización del elemento que se repite. Establezca la fecha en el día en que desea que comience este patrón de repetición. Haga clic en Diaria, Semanal, Mensual o Anual para especificar la frecuencia con la que se producirá la cita o reunión. De forma predeterminada, se establece que las citas se repitan semanalmente. Establezca las opciones adicionales en Repetir patrón. Las opciones para el patrón de repetición variarán, dependiendo de si seleccionó Diaria, Semanal, Mensual o Anual. En Intervalo de repetición, seleccione cuándo desea que comience y termine el patrón de repetición. Puede establecer el intervalo de repetición en ninguna fecha de finalización, que finalice después de un número concreto de apariciones o que finalice en una fecha concreta.

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14 Configurar los estilos de calendario Día Semana Laboral Semana Mes

15 ¿Cómo creo una convocatoria de reunión? En Calendario, en la barra de herramientas, haga clic en la flecha que hay al lado de Nuevo y, a continuación, haga clic en Convocatoria de reunión. En los cuadros de texto Para y Opcional, escriba los nombres de las personas que desea que reciban esta convocatoria de reunión. En las listas Hora de inicio y Hora de finalización, seleccione las fechas y las horas apropiadas. Si desea que la reunión se celebre con regularidad, haga clic en Repetir. Active la casilla Aviso para ser avisado para esta reunión. Esto también avisa a todos los destinatarios de la convocatoria de la reunión, siempre que tengan los avisos habilitados en su calendario. En el área de texto de mensaje, escriba un mensaje que acompañe a su convocatoria de reunión y, a continuación, haga clic en Enviar. Se envía una convocatoria de reunión a cada asistente y se agrega la nueva reunión a su programa.

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18 Planificación de reuniones

19 Crear un calendario personal o de grupo Instrucciones: 1.Abre Outlook. 2.Haz clic en el menú "Acción" y selecciona "Ver horarios de grupo". Esto abre una ventana con una lista de todos los horarios de grupos existentes. 3.Selecciona uno de los grupos o crea uno nuevo. Crear un nuevo grupo abre una ventana. Nombra al grupo y selecciona "OK". 4.Agrega miembros al grupo desde una libreta de direcciones, una fuente pública, como un directorio de la compañía, o individualmente. 5.Revisa los horarios seleccionando el menú "Acción" y escogiendo "Ver horarios de grupos", resaltando el horario apropiado y presionando "Abrir". Aparecerá una ventana con el nombre de cada miembro del grupo y su disponibilidad.

20 CALENDARIO PERSONAL

21 CALENDARIO DE GRUPO

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24 Integrar calendario y otros elementos La información que ingresamos en nuestro calendario de outlook puede ser importado o exportado a programas como acces o excel.

25 Exportar información de calendario Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Opciones. Haga clic en Avanzadas. Exportar, clic Exportar. Haga clic en Exportar a un archivo y, a continuación, en Siguiente. Haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, en Siguiente. Haga clic en la carpeta de calendario que desea exportar, desactive la casilla de verificación Incluir subcarpetas y, a continuación, haga clic en Siguiente. En la Guardar el archivo exportado como cuadro, introduzca una ubicación de carpeta y el nombre de archivo, o haga clic en Explorar para seleccionar una carpeta y escriba el nombre de archivo. Haga clic en Finalizar.

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30 Importar información de calendario Haga clic en la pestaña Archivo. Haga clic en Abrir. Haga clic en Importar. Haga clic en Importar de otro programa o archivo y, a continuación, en Siguiente. Haga clic en Archivo de datos de Outlook (.pst) y, a continuación, en Siguiente. Haga clic en Explorar para seleccionar el archivo que creó en la sección anterior y, a continuación, haga clic en Aceptar. En Opciones, haga clic en No importar elementos duplicados y, a continuación, haga clic en Siguiente. En Seleccione la carpeta para importar, haga clic en el Calendario carpeta. Desactive la Incluir subcarpetas casilla de verificación. Clic Importar elementos en la misma carpeta.. Si tiene varias cuentas, es posible que tenga distintos archivos de datos de Outlook. Haga clic en la cuenta de destino donde desee que aparezcan los elementos de calendario. Haga clic en Finalizar.

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