PAPELES DE TRABAJO 1) Concepto

Presentación del tema: "PAPELES DE TRABAJO 1) Concepto"— Transcripción de la presentación:

1 PAPELES DE TRABAJO 1) Concepto 2) Pautas para la confección de los Papeles de Trabajo 3) Clases y Contenido de los legajos 4) Organización de los Papeles de Trabajo (estructura, contenido, metodología para documentar, tildes, aclaraciones) 5) Referenciación 6) Check list de cierre, 7) Archivos magnéticos, manuales, propieded, conservación 8) Supervición del T/R y de los papales de trabajo

2 PAPELES DE TRABAJO CONCEPTO
El auditor, a través del desarrollo de su tarea, debe obtener elementos de juicio válidos y suficientes que permitan respaldar las aseveraciones formuladas en su informe.   Los papeles de trabajo son los elementos que respaldan la tarea realizada por uno o más auditores, tendiente a cumplir los objetivos de auditoría establecidos. Los mismos deben ser organizados, diseñados y completados, de manera tal que constituyan: • Evidencia del trabajo realizado y de las observaciones que sirvieron de fundamento a los informes ( Ej: Estados Contables, Gestión, Relevamiento, etc).  • Una fuente a la que pueda acudirse para obtener detalles (Ej: saldos de cuentas, situaciones que se reiteran de una auditoría a otra, etc) ..

3 PAPELES DE TRABAJO PROPOSITO
Propósito: 1) Contribuir a la planificación y realización de la auditoría. 2) Proporcionar el principal sustento del informe del auditor. 3) Permitir una adecuada ejecución, revisión y supervisión del trabajo de auditoría. 4) Constituir la evidencia del trabajo realizado y el soporte de las conclusiones, comentarios y recomendaciones incluidas en el informe. 5) Permitir las revisiones de calidad de la auditoría.

4 documentación de respaldo del trabajo realizado.
PAPELES DE TRABAJO Concepto Los programas de trabajo con la indicación de su cumplimiento. Constituye la documentación de respaldo del trabajo realizado. Las evidencias reunidas durante la ejecución del trabajo Los papeles elaborados por el auditor

5 PAPELES DE TRABAJO CONCEPTO
Es decir, que se incluye como papeles de trabajo:   1) El programa de trabajo y las constancias del control de su ejecución. 2) Las constancias del estudio y evaluación del sistema de control interno. 3) La determinación del alcance de los procedimientos de auditoría en función de la evaluación del sistema de control interno. 4) Los procedimientos de auditoría aplicados, y la identificación adecuada de los elementos de prueba tenidos en cuenta en el examen efectuado. 5) Los datos, evidencias y antecedentes recogidos durante el desarrollo de la tarea, ya se tratare de aquellos que el auditor hubiere preparado, o de los que hubiere recibido de terceros. 6)Los resultados de las pruebas realizadas durante el examen. 7) Las conclusiones particulares y generales.

6 PAPELES DE TRABAJO Concepto
Los mismos constituyen un medio que permita a través de su revisión:   a) Conocer el trabajo realizado, la efectividad del mismo y la solidez de las observaciones a las que se arribó. b) Conocer las limitaciones encontradas en el alcance de las tareas de auditoría. c) Evaluar el desenvolvimiento de los integrantes y colaboradores del trabajo. d) Servir como antecedente de revisiones posteriores en el mismo organismo auditado. e) Estudiar las modificaciones a los procedimientos previstos en la planificación y puntos para nuevas auditorías.

7 PROGRAMA DE TRABAJO Es la definición detallada de los procedimientos de auditoría a aplicar en la etapa de ejecución por ello se debe tener en cuenta que debe quedar claramente establecido aunque de la manera más sintética posible todo el trabajo de campo o terreno, la supervisión del trabajo (gerente o supervisor) y constancia de ello ..

8 PROGRAMA POR AREA Es conveniente dividir el programa por área o por circuito de información, puesto que faculta la posterior división de las tareas por grupos de trabajo. De acuerdo a grupos de rubros o cuentas relacionadas y no necesariamente por rubro de los EECC. Ejemplos: 1) Vtas. y ctas a cobrar/ deudores incobrables/comisiones sobre Vtas./ gastos de distribución. 2) Compras y cuentas a pagar. 3) Pasivos a largo plazo / intereses a devengar. 4) Bienes de uso y amortizaciones/ reparaciones/ mantenimiento. 5) Sueldos y CS a pagar. 6) Existencias y CMV. 7) Caja y bancos (ingresos y egresos)

9 Pautas para la confección de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo deben reunir los siguientes requisitos: Ser completos y exactos, con objeto de que permitan sustentar debidamente los hallazgos, opiniones y conclusiones y demostrar la naturaleza y el alcance del trabajo realizado. Deben ser lo suficientemente claros, comprensibles y detallados, debiendo incluir índices y referencias, para que un auditor experimentado, que no haya mantenido una relación directa con la auditoría, esté en capacidad de avalar sus conclusiones y recomendaciones, mediante la apreciación de los mismos. No deben requerir de explicaciones orales complementarias para su comprensión.

10 Pautas para la confección de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo deben reunir los siguientes requisitos: Deben ser legibles y ordenados. Deben estar archivados de tal manera que cada uno de los pasos de la planificación de la auditoría se corresponda con el orden en que han sido archivados. Deben contener información relevante, esto es, limitarse a los asuntos que sean pertinentes e importantes para cumplir los objetivos del trabajo encomendado. Deben contener evidencia suficiente del trabajo realizado y de las conclusiones obtenidas, facilitando la supervisión y revisión de las tareas efectuadas. Deben estar firmados por el auditor actuante y visados por el Supervisor del equipo.

11 Pautas para la confección de los Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo pueden estar contenidos en diversos formatos, tales como papel, diskettes, CD´s u otros medios, debiendo mantenerlos protegidos contra riesgos de destrucción o de accesos no deseados. ..

12 Clases y Contenido de los legajos
Papeles preparados a priori: Son los preparados antes de la etapa de ejecución . Los mismos son los siguientes: Guías de cuestionarios de relevamiento. Programa de Auditoría. Plan de acción. Cronograma de tareas. Gráficos “pert” o “gant”, de distribución de personal y tareas. Memorandos de objetivos, medios y procedimientos.

13 Clases y Contenido de los legajos
Papeles de prueba o de ejecución: Son los realizados durante la ejecución de la auditoría, y son los siguientes: Evidencia de estudios y evaluación del sistema contable y de control interno. Diagramas de flujo y cursogramas de circuitos. Descripción de métodos y operaciones. Entrevistas y sus resultados. Análisis de tasaciones y saldos. Circularizaciones. Planillas de seguimiento y sus pruebas. Análisis de precios y tendencias. Anotaciones y observaciones.

14 Clases y Contenido de los legajos
Papeles de trabajo preparados ex-post: son los preparados en la etapa de evaluación y son los siguientes: Matrices de gestión Confección de ratios de medición. eterminación de puntos fuertes y débiles. Conclusiones y recomendaciones.

15 Clases y Contenido de los legajos
Existen dos tipos de legajos, los cuales se distinguen entre sí por el tipo de documentación que en ellos se archiva, a saber: LEGAJO PERMANENTE O LEGAJO CONTINUO DE AUDITORÍA 2) LEGAJOS CORRIENTES O LEGAJOS DE CADA PERÍODO CUBIERTO POR LA AUDITORÍA. ..

16 Clases y Contenido de los legajos
1) LEGAJO PERMANENTE: Este legajo es el que se abre por cada organismo, empresa o unidad ejecutora que haya sido auditada y esta integrado por documentación que, por sus características, será consultada durante el transcurso de VARIAS las auditorías. El mismo debe contener toda la información relevante que conserve interés en el futuro, por ello, es necesaria su periódica actualización. es importante, que se conserven en el mismo las sucesivas actualizaciones de documentación con el fin de dejar constancia del historial de la jurisdicción o entidad u empresa.

17 Clases y Contenido de los legajos
1) LEGAJO PERMANENTE: a modo de ejemplo aquel material que debe incluirse en este legajo: I. Índice. II. Identificación de la jurisdicción o entidad: denominación, domicilio, autoridades, funcionarios, teléfonos y contactos. III. Antecedentes Generales. Esta sección comprende: Historia de la Empresa u Organismo. Normativa Aplicable. Operaciones actuales. Planes para el futuro

18 Clases y Contenido de los legajos
1) LEGAJO PERMANENTE: IV. Control Interno – Información General V. Modelos de Formularios. En esta sección es conveniente incluir todos aquellos formularios que respaldan distintas operaciones de la entidad u Organismo (Ej. solicitud de materiales, formulario de inscripción, modelos de órdenes de pago, etc) .

19 Clases y Contenido de los legajos
1) LEGAJO PERMANENTE VI. Estatutos, Contratos, Convenios. Fundamentalmente, esta sección debe contener: Estatuto Social. Títulos de propiedad Contratos de Alquiler Convenios Colectivos de trabajo Contratos o convenios especiales celebrados VII. Análisis Recurrentes, Entre los principales análisis recurrentes encontramos: Experiencia de Incobrables Experiencia en despido de personal Bienes de Uso – Partidas totalmente amortizadas, métodos de amortización utilizado-

20 Clases y Contenido de los legajos
1) LEGAJO PERMANENTE VIII. Reseña de informes de auditoría (SGCBA, AGCBA, UAI`s) IX. Evolución del seguimiento de las recomendaciones. X. Resúmenes de las Actas de Directorio y de Asamblea, independientemente que las mismas se archiven en biblioratos separados XI. Puntos para próximas auditorías.

21 b) File Corriente Este legajo se utiliza para documentar y fundamentar la ejecución de los procedimientos programados llevados a cabo durante la auditoría. Los legajos de auditoría del período corriente contienen el programa de auditoría, la documentación recogida, pruebas, relevamientos, muestreos efectuados por el auditor durante la ejecución de las tareas de campo y las observaciones derivadas como consecuencia de dicho trabajo.

22 b) File Corriente Los legajos corrientes, deben organizarse de la siguiente manera: A. Legajo General B. Legajos de Detalle A. Legajo General: Este legajo contiene toda aquella información fundamental para la realización de la auditoría.

23 b) File Corriente LEGAJO GENERAL Es conveniente incluir en este legajo toda aquella información vinculada con la programación y control de la misma. Como ser: I. Índice II. Planificación Global III. Planificación Detallada IV. Nota de presentación del equipo V. Nota de solicitud de normativa vigente VI. Notas de pedido de documentación VII. Notas o remitos de documentación recibida VIII. Pedidos de Informes a terceros o Circularizaciones efectuadas

24 b) File Corriente LEGAJO GENERAL IX. Respuestas de terceros X. Balance de Sumas y Saldos XI. Informes de avance XII. Balance Final c/ Memoria, Anexos y Certificación. XIII. Informe para opinión del Auditado XIV. Respuesta del Auditado XV. Informe y Minuta XVI. Índice de Legajos XVII. Índice de Referenciación XVIII. Dictamen Gerencia General Normativa XIX. “Check List” de Cierre de Trabajos

25 b) File Corriente LEGAJO DE DETALLE B. Legajo de Detalle:  En estos legajos incluimos toda la información de detalle vinculada con la constancia del trabajo realizado y las conclusiones obtenidas en virtud de las revisiones realizadas, de los resultados obtenidos y del análisis efectuado. • Índice: El mismo deberá consignarse en hoja aparte (constituirá la primer hoja del legajo, no va en la tapa y no se referencia).

26 b) File Corriente LEGAJO DE DETALLE • Hojas llave / Hojas resumen: Son resúmenes o cuadros sinópticos de conceptos y/o cifras homogéneas de una cuenta, rubro, área u operación. Corresponde trasladar a estas hojas las observaciones a las que se arriba en las cédulas u hojas de detalle. • Hojas de detalle: Es el documento o papel que consigna el trabajo realizado por el auditor sobre una cuenta, rubro, área u operación sujeto a su examen. En ellas se consignan las observaciones a las que se arribó, en virtud del análisis de la documentación que respalda las operaciones del ente u organismo auditado. Constituyen la constancia del análisis efectuado. Estos documentos, extractos, notas y demás constancias conforman lo que se conoce como cédulas / hojas de detalle, que será la base y la evidencia del dictamen o el informe final.

27 b) File Corriente Organización de los Papeles de Trabajo
Existen diversos sistemas de codificación, siendo el sistema adoptado el siguiente: • Auditorías de Estados Contables (Empresas): se deben utilizar distintas codificaciones para cada rubro, a saber: F Financiero (sumas, saldos y hoja de ajustes) A Disponibilidades B Créditos comerciales D Otros créditos C Bienes de Cambio N Inversiones U Bienes de uso X Activos intangibles AA Deudas financieras BB Deudas comerciales CC Deudas sociales

28 Armado de legajos: Los legajos deberán estar codificados con índices pormenorizados y en todos los casos cada legajo deberá contener el título, el tipo de auditoría, el ente auditado, la fecha de realización de la auditoría y el equipo actuante.

29 Metodología para documentar el trabajo
En todas las hojas se debe detallar: • TRABAJO REALIZADO (T/R): Donde se explicarán los procedimientos aplicados para lograr el objetivo y el alcance • OBSERVACIÓN (OBS): Donde se explicará la observación detectada. TILDES Y REFERENCIAS: Como regla general todas las hojas se deberán explicar los tildes utilizados , contar con un número de hoja (referencia) Los tildes se ubican a la derecha de los números. Los significados más comunes son: o Comprobado con. o Verificada la suma. o Visto documentación de respaldo. o Obtenido de los papeles de auditoría del año anterior .

30 Propiedad de los papeles de trabajo
En líneas generales los papeles de trabajo son del auditor, es decir de la Auditoría General de la CABA ó de la Sindicatura General de la Ciudad Plazo mínimo de guarda: 10 diez años una vez vencido el plazo se procede a digitalizar