Enero 2016 Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Sistema de Correspondencia Institucional (SICOINS) 1.

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1 Enero 2016 Dirección de Tecnologías de la Información y Comunicaciones Sistema de Correspondencia Institucional (SICOINS) 1

2 2 ¿Para qué nos va a servir el SICOINS? Eficientar el proceso actual de envío y recepción de oficios, comunicados internos, circulares, memorándums, tarjetas informativas en la UAEM. Controlar los documentos (ubicación, estatus) Eliminar los tiempos y costos relacionados al traslado de oficios. Fomentar la cultura de ahorro en papel que impacte en la reducción de costos por concepto de papelería e impresión. Proporcionar validez institucional a los oficios digitales mediante el uso de la firma electrónica

3 3 Sistema de Correspondencia Institucional SlCOINS Sistema de Correspondencia Institucional SlCOINS Toda dependencia de la UAEM puede enviar/recibir comunicados desde el sistema. Por cada comunicado generado se pueden adjuntar documentos complementarios. Cada comunicado utiliza el proceso de firma electrónica en el documento al momento de enviarlo así como al momento de recibirlo. Toda dependencia de la UAEM puede enviar/recibir comunicados desde el sistema. Por cada comunicado generado se pueden adjuntar documentos complementarios. Cada comunicado utiliza el proceso de firma electrónica en el documento al momento de enviarlo así como al momento de recibirlo. Funcionalidad del SICOINS

4 4 Crear el documento y guardarlo en formato PDF para administrar por sistema. Sistema de Correspondencia Institucional. Subir el documento al sistema 1 1 2 2 Vo.Bo del documento por parte del titular Firmar Electrónicamente el documento y enviar a los destinatarios que corresponda para su atención. Recibir el documento turnado, adjuntar archivos complementarios y firmar electrónicamente acuse de recibo. USUARIO 3 3 4 4 5 5 Se van agregando las firmas electrónicas de envío y de acuse de recibo en el mismo PDF Diagrama de contexto

5 Beneficios A.Ahorro en costos de correspondencia B.Entrega de información oportuna acerca del estado de atención en que se encuentra un comunicado. C.Agilizar el proceso de envío y recepción de comunicados en la UAEM reduciendo significativamente los tiempos de atención. D.Sistema 100% seguro, ya que contará con una administración de usuarios robusta e información 100% confiable y con el uso de la firma electrónica. E.Permitirá consultar los comunicados que se han enviado/recibido en formato PDF firmados electrónicamente.

6 SISTEMA DE CORRESPONDENCIA INSTITUCIONAL - SICOINS https://correspondencia.uaemex.mx 6

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