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DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización.

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Presentación del tema: "DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización."— Transcripción de la presentación:

1 DIGITALIZACIÓN una herramienta para la Fiscalización

2 DIGITALIZACIÓN QUE ES LA DIGITALIZACIÓN Es el proceso de convertir documentos de papel en imágenes digitales a través de un scanner o cámara digital. Las imágenes obtenidas pueden ser integradas en un sistema de gestión que permita la consulta, recuperación y distribución de las mismas.

3 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN FISCALIZACIÓN P R O C E S O D E F I S C A L I Z A C I Ó N Recepción de la Cuenta Pública Planeación y Programación Cédula de Notificación Auditoría InicioFinal Informe a la Legislatura Publicación Seguimiento de procesos instaurados Órganos de control Órganos

4 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 1.- Recepción de cuenta pública Recepción de la Cuenta Pública Digitalización 1 1

5 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 2.- Planeación y Programación Digitalización 2 2 Planeación y Programación Oficio, informando a Directores Oficio, informando a Directores

6 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 3.- Cédula de Notificación Digitalización 3 3 Entidad Fiscalizada Cédula de Notificación y Orden de Auditoría

7 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 4.- Auditoría 4 4 Auditoría YA ES UN PROCESO DIGITAL EN EL SISTEMA RALI InicioFinal

8 DIGITALIZACIÓN PROCESO DE FISCALIZACIÓN 5.- Informe a la legislatura 5 5 Informe a la Legislatura Digitalización Acuse de recibido

9 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? El personal dedica del 40% al 60% del tiempo productivo al manejo de documentos.

10 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? El 5% de los documentos extraídos de un archivo no regresa al mismo.

11 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Cada documento producido en la empresa genera 19 copias durante su vida útil.

12 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Puede reducir el riesgo de pérdida de documentos ante la eventualidad de un siniestro.

13 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? Gasta $20 USD promedio en archivar un documento.

14 DIGITALIZACIÓN DIGITALIZACIÓN, POR QUÉ? En cualquier momento entre el 3 y el 7% de los documentos están extraviados o mal archivados.

15 DIGITALIZACIÓN Archivo histórico Cuenta Pública Correspondencia D I G I T A L I Z A C I Ó N

16 ARCHIVO HISTÓRICO

17 Proceso Caja de documentos Preparar documento para digitalizar Digitalización de documentos Almacén físico Almacenamiento en Base de Datos

18 C U E N T A P U B L I C A

19 C U E N T A P Ú B L I C A Proceso Almacenamiento en Base de Datos Digitalización de documentos Recepción de Cuenta Pública en la ESFE Entidad Fiscalizada entrega Cuenta Pública

20 CORRESPONDENCIA Diversas Instituciones Interior de la ESFE

21 CORRESPONDENCIA Proceso Digitalización de documentos Correspondencia Almacenamiento en Base de Datos

22 CUANTO HEMOS DIGITALIZADO 2.8 Millones fojas DIGITALIZACIÓN

23 DISPONIBILIDAD DE LA DIGITALIZACIÓN Archivo Histórico Cuenta Pública Correspondencia EN TODO MOMENTO EN CUALQUIER LUGAR

24 BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACIÓN BUSQUEDA DE DOCUMENTOS INSTANTANEA a) Ahorro de dinero b) Aumenta la productividad c) Mejora el servicio de consulta d) Cero papel

25 TIPOS DE ESCANER Cama PlanaAlimentación MúltipleMixto Para TransparenciasAéreos para libros Para planos y mapas grandes dimensiones

26 PRIMERA BIBLIOTECA 100% DIGITAL EN EU Estrena EU su primera biblioteca pública digital: la BiblioTech Se ubica en el condado de Bexar, en San Antonio, Texas, y cuenta con un acervo inicial de 10 mil títulos; las autoridades planean crear sitios complementarios (17 SEP 2013)


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