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INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A GESTION DE FACTURAS DE PROVEEDORES.

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1 INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A GESTION DE FACTURAS DE PROVEEDORES

2 INSTRUCTIVO PARA EL ACCESO A GESTION DE FACTURAS DE PROVEEDORES Acceso al aplicativo Consulta Pagos Pendientes Crear factura manualmente Subir factura desde archivo Enviar correo Ingreso de facturas Consulta de estado de comprobantes y pagos Seleccione una opción

3 1°.- Ingrese a la web corporativa del Grupo Telecom: 2°.- Hacer click en la solapa Proveedores Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

4 3°.- Ingrese a Gestión de Facturas de Proveedores para realizar consultas sobre el estado de sus facturas y para el ingreso de las mismas. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

5 4°.- Requisitos y pasos necesarios para operar a través de la web. 5°.- Para ingresar a nuestro link de Gestión y comenzar a con lngreso de Facturas o Consulta de Facturas IMPORTANTE: Si usted es un proveedor que aún no posee las datos de Código de Usuario y Clave de Acceso para ingresar a la web, por favor solicítelo a través de este link. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

6 Realice la solicitud del Código de Usuario y Clave de Acceso a esta dirección de correo electrónico con el asunto enunciado. Los datos requeridos son: número de CUIT y/o número de proveedor, razón social y dirección de correo electrónico donde llegarán el usuario, la contraseña y los avisos de ingreso de facturas y de pagos Luego de procesar su solicitud se le enviará un mail con los siguientes datos necesarios para que pueda operar: Identificación de usuario (código de 7 caracteres que comienza con Z…) y la clave de acceso (contraseña). El código de seguridad es su número de proveedor. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

7 Si en algún momento el sistema le impide el acceso porque su usuario o contraseña están bloqueados o simplemente porque no las recuerda, la recuperación de los datos la puede hacer a través uno de estos links. Recuerde que su contraseña caducará a los 30 días y debe recuperarla desde la opción Recordar Contraseña Para poder ingresar debe completar los siguientes campos. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

8 Para recuperar su código de usuario debe ingresar por Recordar Usuario y colocar el Código de Seguridad, o sea su número de proveedor, al hacer click sobre Obtener Usuario el sistema le enviará un mail con el dato requerido. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

9 Para recuperar su contraseña debe ingresar por Recordar Contraseña y colocar su Identificación de Usuario (código Z…) y el Código de Seguridad, o sea su número de proveedor, al hacer click sobre Obtener Contraseña el sistema le enviará un mail con el dato requerido. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

10 Ingrese a Gestión de Facturas para ver las alternativas de la aplicación. 1° Ingrese su Código de usuario (Z….) 2° Ingrese su Clave de Acceso o Password 3° Ingrese su Código de Seguridad correspondiente al número de proveedor (número de 7 dígitos) 4° Acceda al sistema Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

11 Ya ha ingresado a la página de Gestión de Facturas, las opciones que se le presentan son dos: Ingreso de facturas o Consulta de estado de comprobantes y pagos, seleccione con un click la acción que desea realizar Volver al inicioIr a Crear factura manualmente Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

12 Instructivo para el Ingreso de facturas Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

13 Aquí la aplicación ofrece dos alternativas, Crear factura manualmente o Subir factura desde archivo. Para ingresar sus facturas en forma manual seleccione Crear factura manualmente Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

14 Se debe completar la totalidad de los campos no grisados a excepción del campo anticipo que solo se debe utilizar si su factura es por ese concepto, en cuyo caso debe ingresar el número de documento de compras (NP u OE). Usted puede elegir el orden de los campos a completar. La falta de algún dato o de la imagen de la factura no le permitirá realizar el ingreso. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

15 Varios de los campos a completar tienen opciones para seleccionar y otros deben ser ingresados manualmente; todos los datos serán validados por nuestra web. Factura Nota de débito Nota de crédito Telecom Argentina S.A. Telecom Personal S.A. Microsistemas S.A. A E M C Otros ARS (pesos) USD (dólares) CHF (franco suizo) EUR (euros) 1 - Buenos Aires 2 - Litoral - Rosario 3 - Litoral - Resistencia 4 - Mediterránea - Córdoba 5 - Mediterránea - Tucumán 6 - Mediterránea - Salta 7 - Mediterránea - Sgo del Estero 1 – CAE 2 – CAI 3 - Otro Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

16 Siempre tener presente estas observaciones, le permitirá ingresar las facturas sin generarle errores. Solo marcar este campo cuando se trate de un pago por anticipo, en ese caso colocar el número de documento de compra (NP u OE) La fecha de emisión de la factura no puede ser inferior a 60 días de la fecha de ingreso de la misma. La moneda seleccionada debe ser la del documento de compra, al igual que los valores de los campos Impuesto e Importe Total. El valor del Impuesto corresponde a todos los detallados en la factura (IVA, percepción de IIBB, etc.), con excepción de los impuestos internos. Este campo siempre debe estar completo, si su factura no posee CAE ni CAI utilizar la opción 3-Otro Se validará que el CUIT ingresado corresponda al proveedor que debe facturar según lo indicado en la orden de compra y que también corresponda al proveedor que ingresó a la aplicación. Si no desea seguir adelante con el ingreso opte por la opción Cancelar El tipo de cambio de su factura será obligatorio cuando se trate de documentos de compra en moneda extranjera. Numérico de 12 dígitos. Automático de los datos para ingresar a la aplicación Detallado en página siguiente N° de CAE/CAI indicado en la factura Fecha de vto. CAE/CAI indicado en la factura. Monto total de la factura con la totalidad de impuestos facturados. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

17 Para la carga de una factura puede seleccionar varios documentos de recepción WE que correspondan a un mismo contrato. Presionando Intro/Enter habilitará más líneas para indicar otros números de WE Haciendo click en Volver seleccionará los datos. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

18 Por último debe adjuntar la imagen de la factura que está ingresando Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

19 Se abre una ventana que le permitirá buscar el archivo con la imagen de la factura Haga click en Examinar para poder seleccionar el archivo Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

20 El archivo con la imagen de la factura debe ser preferentemente en formato.tif en escala de grises o sino en formato.pdf ; en cualquiera de los casos el tamaño no puede superar los 3 Mb. Seleccione la imagen de la factura que corresponde a los datos que ingresó. Al hacer click sobre Abrir toma la factura seleccionada Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

21 Si no quiere continuar con la acción presione Volver Si la imagen que seleccionó no es la correcta, búsquela presionando Examinar Si la imagen es la correcta presione Cargar imagen Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

22 Si todos los datos están completos y la imagen se encuentra anexada, haga click en Guardar para que el sistema tome los datos e imagen ingresados. Si no desea continuar con la carga de la factura haga click en Cancelar Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

23 La aplicación ya ha validado los datos ingresados en cuanto a totalidad y formato. La opción Ver/Modificar le permitirá volver a la pantalla de ingreso de datos y realizar modificaciones Con Enviar finalizará el procesamiento del comprobante Con Borrar cancelará los datos ingresados La marca verde indica que los datos han sido validados en cuanto a totalidad y formato. Si la marca es roja debe hacer click en Ver/Modificar. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

24 La marca verde indica que los datos ingresados han sido validados y procesados correctamente. En el campo Observaciones /Errores se muestra el número de documento interno de la factura pre-registrada en el Grupo Telecom. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

25 El sistema le enviará un correo electrónico con los datos del documento pre-registrado y los pasos que debe seguir para continuar con el seguimiento hasta el pago. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

26 LISTA DE POSIBLES ERRORES : Seleccione la empresa destino. Debe elegir, de las empresas del Grupo Telecom que el sistema le propone como opciones, la empresa a la cual le emitió su factura. Complete el CUIT de proveedor. Ingrese su número de CUIT, debe coincidir con el del proveedor que debe facturar según lo indicado en la orden de compra y también con el proveedor que ingresó a la aplicación. Debe seleccionar la clase del comprobante. Seleccione una de las opciones que el sistema propone (Factura, Nota de débito o Nota de crédito), debe coincidir con el formulario que emitió. Debe seleccionar el tipo del comprobante. Corresponde a la letra de su factura (A, E, M, C u Otros si no es uno de los anteriores pero están dentro de la RG 1415 y 3419), debe coincidir con la del formulario que emitió. Debe ingresar el número de factura. Es un campo numérico de 12 dígitos (no considerar la letra que identifica el tipo de comprobante ). Complete la fecha de factura. Es la fecha de emisión de su factura (no debe superar los 60 días desde su emisión hasta la fecha de ingreso a la web). Debe seleccionar el lugar de liquidación de factura. Corresponde a la oficina de Cuentas a Pagar que debe liquidar su factura, según lo que acordó en la orden de compra. Debe seleccionar la moneda del documento de compras. Es la moneda indicada en el documento de compra (NP/NPA). Debe ingresar el importe total. Corresponde al valor total de su factura incluyendo todos los impuestos facturados. Debe ingresar el monto de impuesto total ( IVA + percepción de IIBB, etc.), no incluir impuestos internos. Es el valor de todos los impuestos incluidos en su factura con excepción de los impuestos internos. Seleccione el código de autorización AFIP (CAE/CAI u otro). Pueden ser CAE, CAI u Otro si no es uno de los anteriores. Debe ingresar los números de recepción de mercadería. Son los números de Recepción de Mercadería/Servicios (WE) que corresponden a la factura que está ingresando. La suma de los montos de estas WE debe coincidir con el valor total facturado neto de impuestos. Esta es la lista con los posibles errores que pueden aparecer durante el ingreso y validación de facturas. Volver al inicio Ir a Subir factura desde archivo Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

27 Instructivo para el Ingreso de facturas Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

28 Aquí la aplicación ofrece dos alternativas, Crear factura manualmente o Subir factura desde archivo Previamente tuvo que haber armado y completado los campos del archivo adjunto a esta presentación. Para ingresar su factura desde un archivo seleccione Subir factura desde archivo. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

29 Arme el archivo excel con los datos requeridos para la carga de sus facturas (corresponden a los mismos datos ingresados en la carga manual) respetando el formado y valores de cada campo indicado en los comentarios de los mismos. Armado de archivo paso 1. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

30 Guarde el archivo como.xls y posteriormente como.txt en la opción delimitado por tabulaciones. Armado de archivo paso 2. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

31 Editar el archivo.txt y borrar los títulos y espacios en blanco que pudieron quedar al final del archivo. Si usted lo desea puede armar directamente su archivo en el formato.txt. Armado de archivo paso 3. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

32 Con el archivo.txt armado haga click en Subir factura desde archivo Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

33 Seleccione el archivo que corresponda a las facturas que quiere ingresar Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

34 Elija el archivo en formato.txt. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

35 Si no quiere continuar con la acción presione Volver Si el archivo que seleccionó no es el correcto, búsquelo presionado Examinar. Si el archivo es el correcto presione Cargar factura Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

36 Lo primero que observa es que todos los documentos fueron leídos del archivo pero la marca roja indica que contienen errores que deben corregirse antes de hacer click en Enviar. En principio para estos comprobantes está faltando anexar la imagen de cada factura Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

37 Seleccione para cada línea la imagen que corresponda. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

38 Cargue las imágenes de todas las facturas una a una. El archivo con la imagen de la factura debe ser preferentemente en formato.tif en escala de grises o sino en formato.pdf ; en cualquiera de los casos el tamaño no puede superar los 3 Mb. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

39 Si ya están todas las imágenes adjuntas a las facturas, haga click en Enviar. Si tiene dudas con la imagen anexada a cada factura la puede verificar haciendo click sobre el ícono. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

40 La marca de color verde indica que los datos han sido validados en cuanto a la totalidad y formato y que están listos para ser procesados. Si la marca es roja debe hacerse click en Ver/Modificar. La marca en color verde indica que los datos ingresados se han validado y procesado correctamente En el campo Observaciones/Errores se muestra el número de documento interno de la factura pre-registrada en el Grupo Telecom. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

41 Posteriormente el sistema le enviará un correo electrónico con los datos del documento pre-registrado y los pasos que debe seguir para continuar con el seguimiento hasta el pago Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

42 Volver al inicio Ir a Consulta LISTA DE POSIBLES ERRORES : Seleccione la empresa destino. Debe elegir, de las empresas del Grupo Telecom que el sistema le propone como opciones, la empresa a la cual le emitió su factura. Complete el CUIT de proveedor. Ingrese su número de CUIT, debe coincidir con el del proveedor que debe facturar según lo indicado en la orden de compra y también con el proveedor que ingresó a la aplicación. Debe seleccionar la clase del comprobante. Seleccione una de las opciones que el sistema propone (Factura, Nota de débito o Nota de crédito), debe coincidir con el formulario que emitió. Debe seleccionar el tipo del comprobante. Corresponde a la letra de su factura (A, E, M, C u Otros si no es uno de los anteriores pero están dentro de la RG 1415 y 3419), debe coincidir con la del formulario que emitió. Debe ingresar el número de factura. Es un campo numérico de 12 dígitos (no considerar la letra que identifica el tipo de comprobante ). Complete la fecha de factura. Es la fecha de emisión de su factura (no debe superar los 60 días desde su emisión hasta la fecha de ingreso a la web). Debe seleccionar el lugar de liquidación de factura. Corresponde a la oficina de Cuentas a Pagar que debe liquidar su factura, según lo que acordó en la orden de compra. Debe seleccionar la moneda del documento de compras. Es la moneda indicada en el documento de compra (NP/NPA). Debe ingresar el importe total. Corresponde al valor total de su factura incluyendo todos los impuestos facturados. Debe ingresar el monto de impuesto total ( IVA + percepción de IIBB, etc.), no incluir impuestos internos. Es el valor de todos los impuestos incluidos en su factura con excepción de los impuestos internos. Seleccione el código de autorización AFIP (CAE/CAI u otro). Pueden ser CAE, CAI u Otro si no es uno de los anteriores. Debe ingresar los números de recepción de mercadería. Son los números de Recepción de Mercadería/Servicios (WE) que corresponden a la factura que está ingresando. La suma de los montos de estas WE debe coincidir con el valor total facturado neto de impuestos. Esta es la lista con los posibles errores que pueden aparecer durante el ingreso y validación de facturas.

43 Instructivo para la Consulta de estado de comprobantes y pagos. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

44 Puede seleccionar la empresa del Grupo Telecom que desea consultar o ver todos sus comprobantes desde una vista unificada en Grupo Telecom Podrá ver los pagos emitidos o el estado de sus comprobantes pendientes; además podrá enviar un correo electrónico para realizar gestiones puntuales por esta vía. Volver al inicioIr a Pagas Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

45 Ingrese por Pagas para verificar los pagos disponibles. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

46 Aparece la lista los pagos emitidos En la cabecera de la pantalla se ven los datos de su empresa, la cía. del Grupo Telecom que seleccionó y la fecha y hora de la actualización de la información que está visualizando. La aplicación le ofrece distintas variantes: mostrar un gráfico con los pagos, generar un reporte o visualizar el detalle de cada pago. Ingresar a Ver Gráfico Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

47 En un eje de tiempo se grafican los pagos emitidos que se detallaron en la consulta. Importe de pago Fechas de pago Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

48 Ingresar a Ver Reporte Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

49 La aplicación realiza una presentación en excel. Al abrir el programa excel se arma una planilla. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

50 Se arma una planilla con datos de cabecera y todos los campos de las órdenes de pago que se visualizan desde la consulta Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

51 Ingresar a Ver Detalle Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

52 Desde esta presentación se puede ver el detalle de cabecera y los datos correspondiente al pago (generales y detalle). Recordar que haciendo click en Volver regresa a la pantalla anterior. Datos del proveedor y de la empresa que realizó el pago Datos generales del pago. Detalle del pago: facturas y retenciones impositivas. Lugar de pago (sucursal bancaria, datos de transferencia) Volver al inicioIr a Pendientes Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

53 Ingrese por Pendientes para verificar el estado de las facturas en proceso de liquidación. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

54 Aparece la lista con las facturas en proceso de liquidación. En la cabecera de la pantalla se ven los datos de su empresa, la cía. del Grupo Telecom que seleccionó y la fecha y hora de la actualización de la información que está visualizando. La aplicación le ofrece generar un reporte con los datos de las facturas pendientes de pago. El Estado identifica la situación de la factura dentro del proceso de liquidación. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

55 La aplicación realiza una presentación en excel. Al abrir el programa excel se arma una planilla. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

56 Se arma una planilla con datos de cabecera y todos los campos de las facturas en proceso de liquidación que se visualizan desde la consulta. Volver al inicio Ir a Enviar correo Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

57 Ingrese por Enviar Correo para realizar gestiones puntuales ante Tesorería o Cuentas a Pagar. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

58 Se ofrece una lista de posibles gestiones que usted puede solicitar a través de un correo electrónico. Haciendo click en Enviar Mail el sistema le propone generar un correo electrónico desde su gestor de correos. Seleccione la gestión que desea realizar. Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

59 Para cada opción seleccionada se podrá generar un correo electrónico con el destinatario del sector que corresponda (dirección automática según el asunto). Instructivo de Ingreso de facturas y Consultas de estado de las mismas a través de la web - Cuentas a Pagar

60 FIN DE LA PRESENTACIÓN Volver al inicio GRACIAS


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