PROCESO DE SELECCIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA ICFES – CP No.001-2011 Audiencia Pública, Enero 21 de 2011. Dirección de Tecnología.

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1 PROCESO DE SELECCIÓN CONVOCATORIA PÚBLICA ICFES – CP No.001-2011 Audiencia Pública, Enero 21 de 2011. Dirección de Tecnología

2 Agenda Objetivos de la Audiencia Presentación Equipo de trabajo ICFES en implementación ERP Información ICFES Alcance General del Proyecto Tiempo Implementación Componentes Principales del Proyecto Documentos que Conforman los Pliegos

3 Objetivos de la Audiencia El objetivo de la audiencia es informar a los posibles proponentes sobre el alcance técnico de la contratación y explicar los diferentes documentos que conforman los pliegos de condiciones correspondientes al licenciamiento e implementación del sistema de información administrativo y financiero (ERP – Enterprise Resource Planning) para el ICFES. Es importante aclarar que el recibir observaciones no esta en el alcance de esta audiencia y los posibles proponentes deben enviar sus comentarios y/o observaciones de acuerdo al procedimiento y cronograma establecido en los pliegos.

4 Presentación Equipo de Trabajo ICFES

5 Información acerca del ICFES Tamaño de empresa: El ICFES es una empresa que cuenta con un total de 160 empleados y única sede. El ICFES es una Empresa Social del Estado de carácter Especial, lo cual implica que su régimen de contratación es privado siguiendo lo establecido en manual de contratación de la entidad y el presupuesto se asemeja al de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado, y no hace parte del presupuesto general de la Nación (decreto 115 de 1996).

6 Información ICFES cont. 160 Funcionarios de planta. Cantidad Activos Fijos: 5.447 incluyendo elementos de oficina y componentes de computadores. Mantenimiento se le realiza a aproximadamente 30 bienes: automóviles, ascensores, aire acondicionado y 4 lectoras, entre otros. Promedio Contratos: 487 anuales

7 Información ICFES cont. Promedio Operaciones Presupuestales: –CDP: 550 anuales –RP: 967 anuales –Obligaciones: 10.381 anuales –Pagos: 7.825 Promedio Operaciones Contables Ingresos: 6.002 anuales

8 Información ICFES cont. Promedio Operaciones de Gasto: –Nomina y Terceros: 550 anuales –Pagos Proveedores y contratistas: 4.164 anuales –Anticipos: 62 –Viáticos: 3.321 –Cajas Menores: 180 –Convenios: 233 –Litigios y Demandas: 90

9 Estructura

10 Información ICFES (Mapa Procesos)

11 Alcance General del Proyecto Contratar el licenciamiento e implementación del sistema de información administrativo y financiero (ERP – Enterprise Resource Planning) para el ICFES. Mejores prácticas: Se desea implementar de acuerdo a las mejores prácticas, siempre y cuando no vayan en contravía de la normatividad vigente.

12 Tiempo Implementación Se estima como fecha de inicio del proyecto el 3 de Marzo de 2011. El tiempo para la puesta en producción de la solución deberá ser máximo hasta el 1 de Octubre de 2011. Después de la puesta en producción existirá un periodo de estabilización durante el cual el proveedor deberá acompañar en al menos 3 cierres mensuales, donde al menos uno de ellos debe cubrir el cierre de diciembre de 2011. El tiempo de implementación puede ser menor si así lo considera el implementador.

13 Componentes Principales del Proyecto El sistema consta de 3 bloques principales: Módulo Financiero que incluya Presupuesto Gobierno Módulo de contratación Módulo de Costeo basado en Actividades – Costos ABC

14 Documentos que conforman los pliegos El pliego de condiciones contempla los requisitos habilitantes en el capitulo tres (3). Es importante que cada proveedor lea, entienda y acepte todos los requisitos establecidos tanto en el pliego como en los anexos que forman parte de dicho capítulo.

15 Documentos a revisar Anexo Técnico ERP v1.2_PliegosFinales.docx ANEXO 3A Requerimientos Obligatorios.xlsx ANEXO 3B Requerimientos Calificables.xlsx ANEXO 3C Preguntas Informativas de Conocimiento del Producto.xlsx ANEXO 3D Interfaces.xlsx ANEXO 3E Configuración del equipo humano (roles) del implementador.xlsx ANEXO 3F Personal interno requerido del Cliente.xlsx ANEXO 8 Oferta Económica.xlsx ANEXO 9 Lista de precios.xlsx ANEXO 10 Compromiso Anticorrupción ANEXO 11 Formato de Observaciones