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Www.adviserconsultores.com. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Por: Marco Julio León Rendón Consejero Gerencial.

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2 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO Por: Marco Julio León Rendón Consejero Gerencial

3 OBJETIVO GENERAL Apropiarse de estrategias de optimización del tiempo basados en el empleo efectivo de metodologías y herramientas de planeación a nivel personal y laboral ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

4 OBJETIVOS DE APRENDIZAJE / DESAPRENDIZAJE Al finalizar el seminario el participante estará en capacidad de: * Establecer los hábitos personales y de trabajo que le ayudan o le impiden actualmente hacer un mejor uso de su tiempo, y promover nuevos hábitos. * Identificar y analizar el impacto negativo de las principales causas o enemigos del tiempo que le hacen improductiva la gestión del día a día, y generar los elementos de apoyo para mejorar sus resultados. * Aplicar herramientas que le permitan hacer uso creativo de su tiempo, basándose en principios/leyes naturales y enfocándose en lo importante mas que en lo urgente, para lograr mayor efectividad y balance entre el trabajo y la vida. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

5 PHVA Todo lo que hagas planéalo, verifica que lo ejecutado esta de acuerdo con lo planeado y actúa/acción/toma decisiones/mejora * PLANEAR Definir objetivo y recursos para lograrlo * HACER 1.Entrenar 2.Ejecutar lo planeado * VERIFICAR Lo ejecutado versus lo Planeado * ACTUAR/ACCIÓN/AJUSTAR Acción correctiva o preventiva o mejora

6 CUESTIONAMIENTOS IMPORTANTES, PERO NO... Qué es lo mas importante en su vida y por que? Qué puede hacer usted, que no está haciendo ahora y que, si lo hiciera regularmente, representaría una tremenda diferencia positiva en su vida personal?. Si tuviera que hacer una cosa en su trabajo profesional o en su empresa que ustedes saben que tendría efectos enormemente positivos en sus resultados, cual seria?

7 ¿VA CAMINO A UNA CRISIS DE ENERGIA? Por favor marque las siguientes afirmaciones que son verdaderas para usted EL CUERPO Regularmente duermo menos de 7 u 8 horas y a menudo despierto cansado A menudo no tomo desayuno o me conformo con algo que no es nutritivo No hago suficiente ejercicio (es decir, entrenamiento cardiovascular al menos tres veces por semana y entrenamiento de fuerza al menos una vez por semana) No tomo descansos regulares durante el día para renovarme y recargarme realmente, o a menudo almuerzo en mi escritorio, si es que almuerzo LAS EMOCIONES A menudo encuentro que estoy irritable, impaciente o ansioso en el trabajo, sobre todo cuando este es exigente No dispongo de suficiente tiempo para estar con mi familia y seres queridos, y cuando estoy con ellos, es como si estuviera en otra parte Tengo muy poco tiempo para realizar las actividades que mas disfruto en la vida No me detengo lo suficiente para expresar mi aprecio a otras personas o para disfrutar mis logros y bendiciones LA MENTE Me cuesta concentrarme en una sola cosa a la vez, y me distraigo fácilmente en el transcurso del día sobre todo con el Paso gran parte del día reaccionando a crisis y exigencias inmediatas en lugar de centrarme en actividades con valor a largo plazo y alto apalancamiento No dedico suficiente tiempo a la reflexión, las estrategias, y al pensamiento creativo Trabajo en las noches o en los fines de semana, y casi nunca tomo unas vacaciones sin EL ESPIRITU No dedico suficiente tiempo en el trabajo a hacer lo que mejor hago y mas disfruto Existe una brecha importante entre lo que digo es lo mas importante para mi en mi vida y como asigno en la practica mi tiempo y energía Mis decisiones en el trabajo suelen ser mas influidas por demandas externas que por un sentido fuerte y claro de mi propio propósito No invierto suficiente tiempo y energía en hacer una diferencia positiva para otros o para el mundo

8 ¿Cómo vive sus 168 horas de la semana? Dormir Arreglo personal Alimentación Transporte Trabajo Labores hogareñas Deportes Recreación Atención a la familia Desarrollo personal Ocio Estudio Otra. Continúe la lista con otras de sus actividades

9 LECTURA O NARRACIÓN DE PRIMERO LO PRIMERO S. Covey

10 REFLEXIÓN ¿Cuántas personas en su lecho de muerte desearían haber pasado más tiempo en la oficina o mirando la televisión? La respuesta es ninguna Piensan en sus seres queridos, en las familias y en las personas por las que han trabajado!

11 EVALUE SU APTITUD EVALUE SU APTITUD: Averigüe hasta qué punto administra bien su tiempo respondiendo a las afirmaciones siguientes. Marque las opciones más próximas a su experiencia. Sea tan sincero como pueda. Si la respuesta fuera pocas veces marque 1, si fuera siempre marque 4… elija otras opciones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar. AFIRMACIÓN Llego a las reuniones puntualmente y preparado 2 Me aseguro de que haya un reloj visible en la sala de reuniones 3 Las reuniones que organizo alcanzan su objetivo (y lo compruebo previo a cerrarlas) 4 Las reuniones que organizo acaban puntualmente 5 Abro la correspondencia en cuanto llega a mi escritorio 6 Echo un vistazo a cualquier artículo importante de periódicos y revistas 7 Elimino mi nombre de listas de entregas de revistas y correos que no leo 8 Leo los fax el día que los recibo 9 Puedo acabar tareas sin que me interrumpan mis colegas 10 Decido cuántas veces permito que me interrumpan en el día 11 Reservo ciertas horas para recibir visitas de colegas 12 Cuando reflexiono acerca de una estrategia, cierro la puerta del despacho 13 Digo que devolveré las llamadas telefónicas y lo hago 14 Limito la duración de mis llamadas 15 Permito que un colega, el jefe o una secretaria filtre mis llamadas 16 Decido cuántas llamadas puedo atender personalmente por día (cuántas visitas haré) 17 Echo un vistazo a los memorandos internos en cuanto los recibo 18 Leo los memorandos internos más adelante

12 EVALUE SU APTITUD EVALUE SU APTITUD: Continuación. Si la respuesta fuera pocas veces marque 1, si fuera siempre marque 4… elija otras ociones medias (2- a veces, 3- a menudo). Use las respuestas para identificar áreas que necesita mejorar. AFIRMACIÓN Evito que mi bandeja de asuntos pendientes se desborde 20 Elimino todo el papeleo de mi escritorio en forma persistente 21 Delego tareas a mis colegas que podrían hacer yo mismo 22 Hago un seguimiento del trabajo delegado 23 Intento que los informes de mis subordinados (o de mis colegas) se limite a 1 página 24 Reflexiono acerca de quién necesita conocer la información que despacho 25 Logro un equilibrio entre el tiempo dedicado a reflexionar (analizar) y el dedicado a actuar 26 Hago una lista de cosas que tengo que hacer cada semana y diariamente 27 Solo trabajo un cierto número de horas al día, no más 28 Hago el esfuerzo de mantener un contacto personal con mis empleados y colegas 29 Tengo presentes las cualidades de cada uno de mis colegas 30 Me aseguro de estar informado de los últimos hitos de la empresa y el mercado 31 Almaceno los mensajes del correo electrónico para leerlos más adelante y los depuro 32 Compruebo y ordeno los archivos de mi PC (y los físicos si los tengo) TOTAL DE PUNTOS ……………………………………………………………………………………………… AUTOEVALUESE AUTOEVALUESE: Sume las respuestas. Si su resultado es inferior a 64 su aptitud de administración de tiempo es baja. Si su puntuación es superior a 64 e igual a 95 su aptitud es aceptable. Si supera los 95 puntos merece un aplauso y mantenga su aptitud pues esa excelente.

13 Algunas definiciones del tiempo, administración del tiempo y leyes del tiempo

14 ¿QUÉ ES EL TIEMPO? * Para los griegos era un dios: CRONOS * Es la duración de los fenómenos * Para Aristóteles es el número o la medida del movimiento según antes o después. * El tiempo es el recurso más escaso, si ese recurso no puede ser administrado nada puede ser administrado. Peter Druker * Administrar el tiempo es administrar su vida. Alan Lakein

15 Stephen R. Covey Cuán distintas son nuestras vidas cuando sabemos que es lo verdaderamente importante para nosotros, y, manteniendo ese cuadro en mente, actuamos cada día para ser y hacer lo que verdaderamente nos interesa. Si la escalera no está apoyada en la pared correcta, cada paso que demos no hará mas que acercarnos al lugar erróneo. Podemos ser muy eficientes, pero sólo seremos también verdaderamente efectivos cuando empecemos con un fin en mente

16 ADMINISTRAR EL TIEMPO ES: Calidad de Vida Administrar el tiempo es administrar su vida. Si se pierde el tiempo se pierde la vida. Si uno es dueño de su tiempo es dueño de su vida

17 CARACTERÍSTICAS * Intangible * Inelástico * No se puede ahorrar * Irrecuperable * Recurso escaso

18 PARADOJA DEL TIEMPO MIENTRAS PARECE QUE NO TENEMOS TIEMPO SUFICIENTE, TENEMOS TODO EL TIEMPO QUE PODEMOS POSEER El problema no es la escasez del tiempo, sino el uso del mismo. La solución a la paradoja es recordar que siempre hay tiempo suficiente para las cosas que realmente son IMPORTANTES

19 Principales Quitatiempos – Ladrones del tiempo – Enemigos de la productividad

20 ENEMIGOS DEL TIEMPO La desorganización. Papeleo El perfeccionismo Deficiente trabajo en equipo Interrumpir la actividad planeada con trivialidades La indecisión La procrastinación. Aplazar Síndrome del experto No tener en cuenta las tres clases de tiempo impuesto: El del jefe, el del sistema y el tiempo autoimpuesto o discrecional Inhabilidad para decir No Errores sistemáticos Preparación inadecuada. Falta de autodisciplina Cambio o confusión de prioridades Las buenas intenciones … pero sin acciones La dificultad de decir no Reuniones largas Reuniones y Visitas inesperadas Deficiente comunicación Fallas en la delegación. Falta de independencia No autoevaluarnos constantemente. Hacerlo todo o hacerlo todo al mismo tiempo Falta de objetivos y plazos. Planeacion Pasar de una tarea a otra sin ningún orden Información incompleta Hacer mandados Conversaciones ociosas AFILAR LA SIERRA

21 ESTADÍSTICAS DEL TIEMPO (Michael Fortino) La persona promedio a lo largo de su vida empleará: 7 años en el baño 6 años comiendo 4 años limpiando la casa 3 años en reuniones 8 meses abriendo correspondencia 6 meses esperando a que el semáforo cambie a verde 120 horas lavándose los dientes 5 años haciendo filas La persona promedio lee menos de 10 páginas de un libro por año Mira 49,5 horas de televisión semanal, es decir, en una persona de 70 años, 13 serán de televisión y 5 de ellos mirando comerciales. 1 año buscando objetos y papeles extraviados 4 minutos por día conversando con su esposo o esposa 45 segundos al día en promedio conversando con sus hijos Estas tres últimas cifras son una consecuencia directa de una pobre administración del tiempo y el no tener bien claras nuestras prioridades.

22 Paradigmas y Retos humanos más comunes

23 CULTURA COMPORTAMIENTOS CREENCIAS MODELOS MENTALES PARADIGMAS MODELOS CAUSA - EFECTO GUSTOS -VALORES TRADICIONALES - VALORES MODERNO Clima organizacional Credo de la organización. Entorno Fuerzas Externas Cambiante Competencias Valores Interesa que no se sepa tanto sino que se sea mas persona Gente Nueva + Gente Renovada = Trabajo Fuerte Los valores cambian todos los días: se asimilan del entorno. La Gente se acostumbra rápido a los valores buenos y malos Parte No Visible Parte Visible

24 EL PARADIGMA DE LA EFECTIVIDAD EN ARMONÍA CON UNA LEY NATURAL PRINCIPIO DENOMINDADO: EQUILIBRIO P/CP Muchas personas chocan contra este principio. Basado en la fabula de Esopo acerca de la gallina de los huevos de oro *La mayoría de las personas ven el principio o ley natural de la efectividad, desde el paradigma de los huevos de oro: cuanto más se produce, cuanto más se hace, más efectivo se es. Pero, como muestra el relato, la verdadera efectividad está en función del equilibrio de dos cosas: P/CP 1.Lo que se produce (los huevos de oro): P (producción de los resultados) 2.Los medios o bienes de producción y la capacidad para producir (la gallina): CP (la aptitud o el medio que produce los huevos de oro)

25 Básicamente nuestro carácter está compuesto por nuestros hábitos Siembra un pensamiento, cosecha una acción; Siembra una acción cosecha un habito. Siembra un habito, cosecha un carácter, Siembra un carácter, cosecha un destino Proverbio

26 LA ÉTICA DEL CARÁCTER La ética del carácter enseñaba hace 150 años que existen principios básicos para vivir con efectividad, y que las personas sólo pueden experimentar un verdadero éxito y una felicidad verdadera cuando aprenden esos principios y los integran a su carácter básico. Está es el cimiento del éxito duradero, nuestra primera naturaleza, los principios o leyes naturales. LA ÉTICA DE LA PERSONALIDAD Después de la Primera Guerra Mundial el éxito paso a ser una función de la personalidad, de la imagen publica, de las actitudes y las conductas, habilidades y técnicas de relaciones publicas y humanas. Esta, en lo esencial, tomo dos sendas: 1.La de las técnicas de relaciones públicas y humanas 2.La actitud mental positiva (AMP)

27 Integridad Fidelidad El Valor La humildad La mesura Rectitud (equidad mas justicia) Honestidad Confianza (Integridad mas honestidad) La paciencia El esfuerzo/la pasion Coherencia/consistencia Amor La simplicidad La dignidad humana La modestia El servicio La calidad o excelencia El crecimiento La educacion y el estimulo El potencial La regla de oro La Efectividad Paz Alegria Poder Verdad Pureza LA ÉTICA DEL CARÁCTER/LOS PRINCIPIOS

28 Si quiere superar retos y alcanzar metas: identifique y aplique el principio o ley natural que gobierna los resultados buscados. S. Covey

29 Éste es quizás el más grande de todos los descubrimientos para quien ha emprendido la búsqueda de la sabiduría: !Los principios que necesitamos en nuestra vidas ya están dentro de nosotros!

30 Conductas, hábitos, metodologías y herramientas para la administración del tiempo

31 7 CLAVES PARA ADMINISTRAR MEJOR SU TIEMPO Aclarar objetivos Desarrollar el habito de trabajar prioridades Identificar ladrones del tiempo Organizar las actividades Sacar provecho del ambiente Diferenciar lo importante de lo urgente Hacer lo importante…ya!

32 PRIORIZAR PRIORIZAR (Pareto 20/80) 1.Cada noche elabore su lista de 10 cosas mas deseables por hacer (las que probablemente no lograra, a menos que luche por tener tiempo) 2.Dedíqueles parte del tiempo de trabajo en la mañana a las 2 actividades mas importantes de su lista 3.Realice las dos tareas en el tiempo señalado. Si logra terminarlas y le sobra tiempo siga con las siguientes actividades en la lista

33 Entorno Seiri Despejar Seiton Organizar Seiso Limpiar Seiketsu Estandarizar Shitsuke Continuar 5S Cinco palabras en japonés SEI: SENTIDO

34 CADA COSA SIEMPRE EN SU MISMO SITIO Tu sistema de CCP (Caja Fuerte - Carpetas – Papelera) 1. En una Caja Fuerte, a ser posible en otro lugar fuera de tu zona residencial, guarda las escrituras, seguros, partidas de nacimiento y certificados importantes. Incluye una copia de tus números de tarjeta de crédito y débito. 2. ¡Todo en Carpetas! Ten una carpeta para las finanzas, donde estarán los recibos y extractos fundamentales. Una carpeta con anillas será lo mejor para archivar por fechas. Elimina papeles de la superficie y guárdalos ¡ya! 3. Utiliza tu vieja amiga: La papelera. Te sorprenderás de la información repetida que tienes. Los documentos sin tocar en los 2 últimos meses irán directos a la papelera. No volverás a necesitar el 99.9% de ellos. Una vez tengas todo guardado revisaras cada 2 meses el material no utilizado y lo tiraras Se pierden 3 días al año, con sus 24 horas buscando cosas que no se encuentran a la primeras. Con los pasos anteriores recuperarás 72 horas al año para lo importante

35 SER PROACTIVO TENER UN FIN EN MENTE (VISIÓN) PRIMERO LO PRIMERO HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA VICTORIA PRIVADA

36 GANAR - GANAR ESCHUCHAR Y SER ESCUCHADO SINERGIA AFILAR LA SIERRA HÁBITOS DE LA GENTE EFECTIVA VICTORIA PÚBLICA

37 ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO ALAN LAKEIN 1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos de acuerdo con su importancia. 2. Elaborar diariamente la lista de las cosas por hacer. 3. Empezar con las As; no con las Cs, es decir, los asuntos de primera y no con los de tercera importancia. 4. En caso de duda preguntarse ¿cuál es el mejor uso de mi tiempo en estos momentos? 5. Manejar cada hoja de papel una sola vez 6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en pendientes.

38 HACER PRODUCTIVO EL TIEMPO URGENTENO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE I Actividades: Crisis. Problemas apremiantes Proyectos cuyas fechas vencen III Actividades: Interrupciones, algunas llamadas. Correo, algunos informes. Algunas reuniones. Cuestiones inmediatas y acuciantes. Actividades populares. II Actividades: Prevención, afilar la sierra Construir relaciones. Reconocer nuevas oportunidades Planificación, recreación. IV Actividades: Trivialidades, ajetreo inútil Algunas cartas. Algunas llamadas telefónicas. Pérdidas de tiempo. Actividades agradables.

39 I III II IV Urgente No Urgente No importante Importante Resultados: Estrés Agotamiento Administración de crisis Siempre apagando incendios Resultados: Concentración en los pla- sos cortos Administración de crisis Carácter de Camaleón, atento a la reputacion Considera que las metas y Planes no valen la pena Se siente impotente, exclui do del control Relaciones muy frágiles o ro- tas Resultados: Visión/perspectiva Equilibrio Disciplina Control Poca crisis Resultados: Total irresponsabilidad Despido de los empleados Dependiendo de otros o go- bernado por apremios básicos

40 I III II IV Urgente No Urgente No importe Importante % % 15% % % 15% 1% 2 - 3%

41 I II Resultados: 4 Visión, perspectiva 4 Equilibrio 4 Disciplina 4 control 4 Poca crisis

42 MATRIZ DE LA ADMINISTRACIÓN DEL DINERO URGENTENO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE I 3 Arriendo 3 Cuota de vivienda o de cualquier clase de préstamo 3 Pago de servicios públicos 3 Pago de administración 3 Mercado 3 Colegio 3 Pago de préstamos y deudas III 3 Comidas fuera del hogar 3 Gasto en esparcimiento no planeado 3 Gasto excesivo en préstamos y deudas 3 Compra de cosas lujosas II 3 Ahorro general 3 Ahorro para educación 3 Ahorro para pensión 3 Pago de administración 3 Compra de carro 3 Ahorro para vacaciones 3 Planeación de la inversión 3 Planeación de la compra de vivienda 3 Planeación de un negocio propio IV 3 exceso de vida social 3 Compra de ropa demasiado costosa 3 Exceso en planes de esparcimiento (viajes y comidas por fuera de casa todas las semanas) 3 lujos innecesarios

43 PASO 5 Planee su día PASO 4 Planee su semana PASO 3 Identifique sus metas PASO 2 Identifique sus roles clave PASO 1 Desarrolle una misión personal

44 El objetivo de la administración del cuadrante II consiste en organizar nuestras vidas con efectividad, desde un centro de principio sólidos, desde el conocimiento de nuestra misión personal, concentrándonos en lo importante y en lo urgente, y dentro del marco del equilibrio conservado entre el incremento de nuestra producción y el aumento de nuestra capacidad de producción. Planeación semanal Planeación semanal: Identificación de Roles Seleccionar Metas (por cada rol) Realizar Planes para alcanzar cada meta Fijar el mejor Horario Delegar Adaptación diaria El hilo conductor primario es las relaciones de las actividades frente a los resultados estratégicos centrales, y el secundario es el tiempo.

45 Rol 1: Account Manager Comprobar parámetros del mercado Estudiar encuestas de satisfacción Plan 30 Clientes nuevos Prioridades semanales. Prioridades diarias LunesMartesMiércolesJuevesViernesSábado Semana del --- al ---- Rol 2: Auditor ISO 9000 Hacer seguimiento a acciones correctivas Ejecutar el plan de auditoría interna Metas Roles Compromisos/Tareas Tiempo privado Rol 3: Equipo Ganador Reunión seguimiento metas Presentación proyecto Emprendedor

46 6 PASOS SENCILLOS PARA DOBLAR SU TIEMPO Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillos y ganarás unas horas con ellos 1. POSPONER LAS TAREAS PEQUEÑAS, NO LAS GRANDES Lo primero son las prioridades. Es lo que decide el futuro. Es mejor acabar un trabajo importante que pasarte la mañana o el día con la clásica sensación de que no has hecho nada. Te juzgarán por tus grandes proyectos. ¿Crees que alguien se acuerda de los s que has contestado o a las miles de reuniones que has asistido? 2. TEN TU PROPIO HORARIO, (NO EL DE LOS DEMÁS) ¿En que parte del día estas con mas energía? Haz lo mas difícil en este periodo. No te dejes tentar por terminar ese trabajillo. Reestructura tu horario en función de esas horas. Pospón todas las reuniones o citas de esa franja de tiempo. Concéntrate y no cedas a la tentación de las pequeñas gestiones o contestar s. No interrumpas por nada este tiempo. 3. MESA VACIA NO ES SINÓNIMO DE UNA MENTE VACIA No confundas creatividad con desorden. Una mesa desordenada sólo consigue hacemos perder tiempo buscando papeles Esconde esos folletos, catálogos, etc. Pruébalo, nada perderás 4. LA TECNOLOGÍA TE HARÁ MÁS EFECTIVO Aprovecha los adelantos tecnológicos. No compres automáticamente el ultimo adelanto, analiza cuánto tiempo te demandar a aprender a manejarla. 5. TIRAR, TIRAR Y TIRAR Aplica las cinco eses. La papelera te quitará un montón de trabajo. Puedes descartar hasta el 20% de la información que te llega y no pasa nada El 99% de los papeles que guardamos mas de 60 días, ya han perdido todo su valor. Prueba a tirar los papeles antiguos. Al principio te costara, pero cuando te acostumbres notaras la diferencia. 6. DISEÑA TUS PROPIAS METAS O TRABAJARÁS PARA LAS METAS DE LOS DEMÁS Ten tus propias metas y aférrate a ellas. Poca gente se las plantea. Un día llega tu jubilación y ya es tarde para hacer lo que querías hacer, es decir, lo importante. …si hubiera dedicado mas tiempo a…

47 6 MANERAS RÁPIDAS DE GANAR DOS HORAS MÁS AL DÍA Notarás al momento una mejoría inmediata. Son sencillas y recuperarás 2 horas 1. DE SEGUIDO Para tu trabajo de concentración crea espacios de tiempo donde no existan interrupciones. No estas para nadie. Elimina tareas para agrupar 120 minutos seguidos. Pregúntate: ¿Es necesario hacer esa ronda de llamadas? ¿Es necesaria esa reunión? Es necesario ir a esa presentación? ¿Es necesario desplazarse? Concéntrate en lo importante 2. CENTRALIZA TODO EN TU AGENDA Centraliza absolutamente todo en tu agenda. Es una herramienta mas valiosa de lo que crees. Puedes ahorrar cientos de notas adhesivas y hojas en ella Si es necesario o no te cabe en la agenda, pega de tu agenda lo adicional. Siempre en tu agenda. Ver otras recomendaciones para eliminar papeles en diapositiva siguiente 3. PONTE COMODO Un entorno agradable produce los mejores resultados Usa un sillón ergonómico, evita los ruidos pequeños pues limitaran tu concentración a la mitad, mesa a la altura correcta, temperatura agradable, luz natural en lo posible, aléjate de los pasillos, no dejes papeles encima de la mesa 4. OBSÉRVATE UNA MAÑANA CADA 5 MINUTOS Verás que el día esta plagado de pausas, cambios de ritmo, momentos de a ver si me concentro en lo que estaba La gente realmente no se esfuerza, cree que se esfuerza. Utiliza una cámara y veras Necesitas la inercia de trabajar concentrado para trabajar de verdad 5. LOS SÁBADOS El sábado es un día del que puedes sacar un provecho extraordinario. Por supuesto que también es para descansar. Saca solo 2 horas para trabajo de concentración en el momento mas enérgico que tengas y el resto lo podrás dedicar al ocio, pero en tus 120 minutos estarás ensimismado y trabajaras tan intensamente que casi igualaran a un día laborable normal 6. PENSAMIENTO CUCHILLO ¿Qué es lo que verdaderamente te apasiona, tu hobby? ¿Cuáles son tus habilidades? ¿Qué valoras mas en la vida? ¿Qué harás para conseguir lo que mas quieres? Vuelca toda tu fuerza en eso. Haz la prueba ahora, concentra tu energía durante 10 minutos en ese pensamiento. Coge el cuchillo

48 OTROS CONSEJOS PARA ELIMINAR PAPELES Utiliza al máximo el software de tu PC para archivar y anotar Escribe respuestas a mano sobre las mismas cartas que te envíen Fotocopia sólo las partes esenciales. Tenemos la costumbre de fotocopiar informes enteros cuando a veces basta con dos paginas Usa el papel por las dos caras. Obvio, pero casi nadie lo hace Intenta no fotocopiar. Anota el punto clave en tu agenda. Con el tiempo eso significara eliminar una pila entera de documentos Si vas a botar papeles que hace más de un año estás guardando, no los mires ni los analices porque entonces no los botarás o seguirás guardando parte de ellos que no te servirán para nada y entras en un circulo vicioso

49 TU PLAN B Los tres secretos para planificar SECRETO 1 Invierte mas tiempo que nadie en planificar, es decir, en pensar. 1 hora te ahorrara10 horas de trabajo. Inicia con 10 minutos, con ellos ganaras 100 minutos (1 hora y media ahorrada en trabajo adicional). Te llevara un mes acostumbrarte Para tu hora estratégica es imprescindible que estés en calma. Siéntate en soledad y piensa. Reclúyete una 1 hora para planificar. Inicia a planificar a 2 días, a 3, a 1 semana y hasta 1 mes vista. Siempre en tu agenda Si no planificas pasaras el día en nimiedades y no avanzaras. Prioriza SECRETO 2 Busca todo lo que pueda salir mal…y haz lo imposible para que no pase. El factor critico de falla son las personas. ¿Quién no puede cumplir lo prometido? ¿Quién mas puede fallar? ¿Cómo podría disminuir mi principal fuente de ingresos? ¿Otros riesgos? Piensa en lo peor que pueda ocurrir. Ver ampliación de este punto SECRETO 3 Modifica tus planes sin piedad Planea con mucha antelación, pero revisa continuamente. Sigue pensando en todo lo que pueda salir mal, sigue revisando los cuellos de botella, los riesgos. No confíes tanto en tu bonita estrategia inicial Ten en cuenta la máxima inapelable en el arte de la estrategia: Ni el mejor de los planes resiste el contacto con el enemigo, pero es mejor tener un plan que ninguno No pienses que has sido un tonto que no planifico bien, todo es cambiante. Tienes que volver a seguir planeando y a preguntarte ¿Qué podría salir mal, etc. Ten proyectos flexibles, toma medidas contundentes. Es inevitable, en la batalla surgen cientos de nuevos factores. Si rediseñas tu plan una y otra vez saldrás siempre ganando. Pregúntate: ¿Qué puedo mejorar? ¿Qué puedo simplificar? ¿Cuál es el siguiente paso? ¿Qué falta? ¿Qué nueva medida no puede fallar? Planifica sobre el papel. Dibuja esquemas. Retocar los planes desde una hoja marca la diferencia Los que triunfaron escribieron en su día un plan estratégico

50 GRACIAS AMIGOS LE ORIENTAMOS PARA DAR RESULTADOS


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