PLAN ESTRUCTURADO DE REINGENIERÍA ADMINISTRATIVA.

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1 PLAN ESTRUCTURADO DE REINGENIERÍA ADMINISTRATIVA

2 Resumen…  El sector de la construcción ha sido de gran importancia en la economía tanto nacional como internacional, generando desarrollo de la infraestructura de las naciones y brindando oportunidades de empleo a un amplio sector de la población. Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com

3 Objetivo…  Con este estudio se busca implementar estándares y controles que permitan mejorar la productividad, aumentar la calidad del trabajo, reducir los costos, cumplimiento de plazos y presupuestos, eficiencia y efectividad de los procesos, entre otros.

4 JUSTIFICACION DEL ANALISIS Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Es necesario implementar sistemas de control en la ejecución y administración de procedimientos Falta de asesoría empresarial Deficiente administración o inadecuada administración Recursos humanos no calificados Ignorancia de oportunidades de mercado Desconocimiento de nuevas tecnologías Mala organización que deriva en una producción de baja calidad El emprendedor es el responsable de la puesta en marcha y del rumbo de la compañía La casi nula aplicación de adecuados sistemas de planificación empresarial Bajo grado de adopción tecnológica Estilo de dirección enfocado al corto plazo, poco planeado Inadecuadas estructuras organizacionales

5 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Las causas principales de los conflictos en las empresas familiares son  Confusión entre los sistemas empresa y familia  Juego de roles inadecuados dentro de la empresa  Estructuras organizacionales inadecuadas  Exceso de miembros de la familia en la organización  Remuneraciones inadecuadas  Comportamientos cruzados.

6 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.  La industria de la construcción, a pesar de su importancia para cualquier país, es probablemente uno de los sectores productivos con menor grado de desarrollo.  Se producen deficiencias variadas y falta de efectividad, que se traduce en gasto excesivo de recursos y limitada competitividad.  La construcción tiene problemas operativos relacionados con la planificación, control, organización administrativa de los proyectos.  Se trabaja en función “de lo inmediato”, sin una visión más allá del día a día, que impide analizar los puntos críticos del trabajo y tomar medidas a tiempo.  Esto desencadena en incumplimiento de plazos, excesivo uso de recursos y deficiente calidad del trabajo.

7 REINGENIERÍA DE PROCESOS La reingeniería de procesos puede entenderse como la revisión y comprensión fundamental y profunda de los procesos realizando un cambio radical en el diseño de los mismos, con el fin de lograr mejoras espectaculares en medidas críticas de rendimiento. Fuerte liderazgo Equipos interdisciplinarios Se recomienda el trabajo en equipo, así como el Empowerment, y la gestión participativa Un equipo de alto rendimiento Tecnología de la información Filosofía de "borrón y cuenta nueva“ Análisis de procesos Tablero de Comando

8 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Pensamiento triangular El pensamiento propio de la reingeniería combina tres puntos o aspectos fundamentales.

9 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Metodología FASEDESCRIPCION Preparación para el cambio Participa de la alta dirección: a) Educación sobre el proceso b) Comité de reingeniería c) Plan de acción Planear el cambioPlan estratégico y planes operaciones anuales Rediseñar los procesos A) Identificar procesos actuales B) Establecer el alcance del proceso y el proyecto de diagramación. C) Crear el proceso ideal evaluando las diferencias con el actual. D) Probar e implantar el nuevo proceso. Evaluación Revisión del trabajo realizado y resultados obtenidos, realizar ajustes necesarios. * Las fases requieren mucho trabajo en equipo [Video Cangrejos]

10 Preste atención Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com

11 Ausencia de estructura organizacional La empresa mantiene varios proyectos u obras ejecutándose simultáneamente. Para cada una de ellas requiere un grupo de trabajo multidisciplinario integrado por personal de diferentes áreas funcionales. Esta realidad nos ha llevado a concluir que la compañía requiere manejar una estructura organizacional de tipo Matricial

12 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Ventajas Sistema Matricial  Tienen un alcance delimitado: un principio y un fin.  Tienen una razón de ser: existen para satisfacer a un cliente (interno o externo) o una necesidad específica.  Generan un resultado o salida: bienes o servicios y cada una de sus actividades agrega valor al proceso  Son gestionados por personas y pueden ser medidos y mejorados  Generan una gran interacción entre las actividades y los sectores que los conforman.  Se pueden identificar, individualizar y separar de otros procesos.  Se pueden encontrar en distintos niveles organizacionales y varían de importancia y complejidad.

13 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Falta de la definición en el marco institucional. La empresa no cuenta con una declaración expresa de su misión y visión, así como los demás componentes de su marco institucional. Esto es muy importante ya que constituye la identidad de la compañía, hace que los trabajadores se sientan involucrados y comprometidos con algo. ---  Es importante analizar ---  Valores basados en  ------  Compromiso  Eficiencia  Responsabilidad  Trabajo en equipo  Honestidad

14 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Complementos legales institucionales. Empresa mercantil individual. Actualmente la empresa legalmente esta constituida por un solo dueño. La empresa esta registrada como comerciante individual.  Se asume responsabilidad ilimitada. Un propietario único es responsable por todas las deudas o juicios legales contra la empresa. En el caso de que éstas excedan los activos de la empresa, los activos personales (casa, automóvil, cuenta de ahorros, inversiones) pueden ser reclamados por los acreedores.  Esta responsabilidad ilimitada es el factor negativo de la propiedad única.  Se tiene que ser funcional. Cualquiera que inicie una propiedad única debe estar preparado para desempeñar diversas funciones  La vida de la empresa es limitada. La muerte del propietario pone fin automáticamente a la propiedad única

15 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Propuesta Según el Reglamento del Código de Trabajo y Decreto Numero 1441 del Congreso de la Republica; que indica "Ley que tiene por objetivo regular los derechos y obligaciones de patronos y trabajadores con ocasión del trabajo, estableciendo un conjunto de normas jurídicas, tendiente a resolver los conflictos laborales, a estas disposiciones deben sujetar a todos los habitantes de la República sin distinción de sexo ni de nacionalidad." Salarios Pago de remuneración Jornada laboral Beneficios del empleado Descansos Aguinaldo Bono 14 IGSS Validez Confidencialidad

16 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Contratos Contrato Individual de Trabajo, sea cual fuere su denominación es el vínculo económico jurídico mediante el que una persona (Trabajador) queda obligada aprestar a otra (Patrono). El contrato o acuerdo de confidencialidad es aquel que se firma cuando se va a tratar un tema que requiere discreción y se trata de evitar que las partes implicadas puedan utilizar la información para sus propios fines.

17 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Perfiles de puesto Como elemento clave para desarrollar una efectiva gestión empresarial es fundamental que exista un manual de puestos con sus respectivos perfiles de acción. Tareas Atribuciones Funciones Cargo

18 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Creación de reglamento interno de trabajo  Para crear empatía gerencial y fortalecer las estrategias es importante formular directrices que aseguren el cumplimiento de las mismas. El Reglamento Interno de Trabajo es el instrumento de carácter laboral que tiene por finalidad establecer las condiciones, derechos y obligaciones laborales a las que legales vigentes.  Las disposiciones del reglamento deben ser estrictas y de carácter obligatorio.

19 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Creación de Políticas de Gestión Empresarial Documento el cual expresa las actitudes del personal en determinadas tareas, situaciones, problemáticas o trabajo de apoyo en las diferentes aéreas y partes de los procesos. Políticas

20 Políticas Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com  Actividades administrativas en la relación con el cliente.  Actividades administrativas en la relación a la comunicación interna y externa.  Actividades administrativas en la relación a la comunicación escrita.  Actividades administrativas en la relación a la redacción de documentos e impresos de comunicación o información.  Actividades administrativas en la relación al uso de la red local y equipos informáticos.  Actividades administrativas en la relación a la organización los archivos o carpetas de acuerdo con los procedimiento.  Actividades administrativas en la relación a la actualización de las bases de datos existentes.  Actividades administrativas en la relación a la elaboración de presentaciones.

21 Diferencias… Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com  Las reglas, por ejemplo son leyes planteadas por un superior, estas no pueden ser rotas(No se las puede desobedecer) ya que de ser así deberíamos pagar por ello.  Una norma son por ejemplo normas de convivencia, es decir son cosas que se hablan para llegar a un acuerdo.  Las políticas tienen discrecionalidad.

22 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Procesos y funciones no documentadas, falta de estandarización de tareas  Los mapas de proceso recomendados para la empresa evaluada propuesta son  Fichas y Diagramas de Procesos. Para los procesos analizados se establece una ficha con la información principal de modo que la empresa mantenga estandarizados sus procesos y formalmente establecidos.  A continuación se muestran la ficha y el diagrama de cada proceso incluyendo las mejoras propuestas.

23 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com

24 Descripción de Documentos de Control Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com En los procesos se ha definido varios documentos necesarios para el registro de la información. Los que se emplean en obra se llevan manualmente, para luego procesar en oficina los datos entregados.  Consumos y saldos en bodegas  Cantidades de obra ejecutadas  Presupuesto de costos acumulados e ingresos proyectados  Planos, especificaciones, presupuesto referencial  Planificación de cantidades de obra a ejecutar  Análisis de precios unitarios reales

25 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com  Fórmula para prefabricados  Presupuesto de Materiales (Digital)  Presupuesto de Máquinas (Digital)  Programación semanal de avance (Digital)  Control de saldos de bodega  Base de proveedores calificados recurrentes  Solicitud de cotización  Orden de compra  Requisición de materiales a bodega  Reporte de entrega de implementos seguridad industrial  Formulario de avance de obra exterior  Formulario de avance de obra interior  Libro de obra  Planilla semanal de ingresos Descripción de Documentos de Control

26 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Sistema del Último Planificador Se desarrolló a finales de los años 90’s por los profesores Ballard y Howell del Lean Construction Institute. Nace por la necesidad de diseñar un sistema que permita mejorar la planificación de los proyectos de construcción e implementar controles de cumplimiento en el sector, para lograr así que el trabajo final cumpla con lo planeado.

27 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Sistema del Último Planificador En esta etapa, cada actividad de la planificación general es analizada al detalle, con el objetivo de hallar elementos como sub- tareas o requisitos que sean necesarios para la ejecución, y que no habían sido tomados en cuenta en la planificación general ActividadAdministraciónDiseño Compra de Materiales Uso de Equipo Mano de Obra Supervisión 1XX 2X X X 3X X X 4X XX 5X X

28 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Formula Este sistema es medido semanalmente, mediante la aplicación de un indicador llamado Porcentaje de Asignaciones Completadas (PAC):

29 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Indicadores de Gestión

30 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Confusión entre empresa y familia Las empresas son, en esencia, las personas que trabajan en ella. Bajo esta premisa es preciso contratar únicamente a personas valiosas, esto es, sólo a los que son capaces de agregar valor a la organización.

31 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Exceso de familiares en la empresa. Rivalidad  La familia crece más rápido que la empresa. Esta aseveración suele ser cierta en la gran mayoría de los casos y si se ignora puede ser la causa de graves enfrentamientos entre familiares. ¿Cuántos miembros de la familia caben en esta empresa?.... es una pregunta muy pertinente.

32 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Conflictos emocionales  En el caso de las Empresas Familiares, la influencia de la familia sobre la empresa es enorme y por ello, se reconoce que son organizaciones emocionales.  Esta naturaleza afectiva proviene de la dimensión familiar y debe ser canalizada adecuadamente. Se dice que la familia es emocional mientras que la empresa es racional.  Frecuentemente los conflictos y rencillas que se viven en estas organizaciones son producto de situaciones de familia del pasado, que no han sido correctamente resueltas.

33 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Calendarización

34 Reflexión Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Warreng Buffet, multimillonario norteamericano, dueño de varios negocios e inversiones en distintas partes del mundo, es el más indicado para brindarnos claves o consejos sobre negocios y sobre cómo alcanzar el éxito; veamos a continuación 10 de ellos, tomados de una de sus grabaciones:

35 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 1.Ser concienzudo. Antes de tomar la decisión de ser grandes, hay que construir buenos cimientos, es decir, hay que analizar bien las cosas, tener en cuenta hasta el más mínimo detalle y no dejar nada al azar. Nunca se debe decir: “bueno quizá funcione, quizá no, pero probemos”, sino minimizar todo el riesgo posible y asegurarse de que las cosas saldrán bien.

36 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 2. Generar el “momentum” y mantenerlo en movimiento. No solo hay que tener buenas ideas, sino también, la energía necesaria para hacer que éstas se hagan realidad, aún cuando ello pueda llevar mucho tiempo. Tener paciencia no es suficiente, hay que crear el “momentum” y mantenerlo en movimiento, ello es lo que se necesita para que las cosas sucedan.

37 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 3. Mantenerse concentrado. Tan pronto como se pierde la concentración, se pierde también el “momentum”, ambas fuerzas van de la mano y se debe tenerlas trabajando juntas para uno.

38 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 4. Mirar la solución, no el problema.

39 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 5. Ver una oportunidad, por lo que realmente es: una oportunidad. Ser consciente de todas las oportunidades que se puedan presentar, cada día preguntarse: ¿qué puedo aprender hoy día, que no sepa?.

40 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 6. Aprender todo lo que se pueda sobre lo que uno hace Buscar siempre reforzar las bases de lo que uno hace o de aquello a lo que se dedica, buscar aprender cada día algo nuevo sobre ello, buscar dominar y ser un experto en ello.

41 Un buen administrador Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com 7. Ser afortunado. Para ser afortunado, uno debe ser apasionado y llegar a amar lo que hace, sólo así llegará a triunfar en ello. Si a uno no le gusta lo que hace, debe buscar otras cosas, o dedicarse a ellas a tiempo parcial hasta que pueda hacerlas a tiempo completo. Uno nunca será exitoso, saludable y feliz si no hace lo que ama. Hacer lo que uno ama y hacerlo con pasión.

42 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Juguemos un poco…

43 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com SUPERVIVENCIA DEPENDE DE CONSEGUIR LLEGAR A LA NAVE NODRIZA, para lo cual sólo se puede llevar lo más imprescindible. A continuación hay una lista de 15 artículos que han quedado intactos y sin dañar después del alunizaje. Su tarea consiste en clasificarlos por orden de importancia para permitir a la tripulación llegar al punto de encuentro. El 1 sería el artículo más importante, y así hasta llegar al 15 que sería el menos importante

44 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Artículos 1.Caja de cerillos 2.Lata de alimento concentrado 3.20 metros de cuerda nylon 4.30 metros² de seda para paracaídas 5.1 aparato para calefacción 6.2 pistolas calibre 45 mm 7.1 lata de leche en polvo 8.2 bombas de oxigeno 9.1 mapa de las constelaciones 10.1 caja llena de coca colas 11. 1 brújula magnética 12. 20 litros de agua 13. Bengalas como señales 14. 1 maletín con elementos de primeros auxilios 15. 1 receptor emisor FM accionado con energía solar.

45 Lic. Juan Pablo Coronado - www.juanpablomata.com Gracias Exito En todo aquello que deseen, Enfoquen en lograrlo. Lic. Juan Pablo Coronado Mata Herramientas de Negociación Por su atención Juan.mata@seminariosguate.com