MÓDULO CONTRATACIÓN JULIO DE 2014. MODULO DE CONTRATACIÓN MENÚ PARAMETRIZACIÓN CONTRATACIÓN PARÁMETROS ESTUDIOS PREVIOS PARÁMETROS PROCESO CONTRACTUAL.

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1 MÓDULO CONTRATACIÓN JULIO DE 2014

2 MODULO DE CONTRATACIÓN MENÚ PARAMETRIZACIÓN CONTRATACIÓN PARÁMETROS ESTUDIOS PREVIOS PARÁMETROS PROCESO CONTRACTUAL PARÁMETROS EJECUCIÓN CONTRATO PARÁMETROS CONTRATISTAS

3 MENÚ PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN REGISTRO DE ESTUDIOS PREVIOS ESTUDIOS PREVIOSREPARTO ABOGADO REGISTRO DE APORTES EXTERNOS REGISTRO DE DOCUMENTOSREGISTRO DE FIRMAS MODIFICACIÓN ESTUDIOS PREVIOS ACTUALIZACIÓN DEL RESPONSABLE APROBACIÓN DEL ABOGADOREGISTRO DE GARANTÍASAPROBACIÓN DEL COMITÉ

4 MENÚ PROCESO DE SELECCIÓN REGISTRO INICIO DE PROCESO REGISTRO DE FECHAS LÍMITE SEGUIMIENTO DE ETAPAS REGISTRO DE COMITÉ EVALUADOR

5 MENÚ PROCESO CONTRACTUAL REGISTRO DE CONTRATO REGISTRO DE LEGALIZACIÓN DE CONTRATO MODIFICACIÓN DE SUPERVISOR

6 MENÚ EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO SEGUIMIENTO DEL CONTRATO REGISTRO DE SOLICITUDES ADICIÓNPRÓRROGAMODIFICACIÓN CESIÓN DE CONTRATO CESIÓN DERECHOS ECONÓMICOS TERMINACIÓN ANTICIPADA SUSPENSIÓN LEGALIZACIÓN DE SOLICITUDES REGISTRO DE MULTAS

7 MENÚ PROCESO POSTCONTRACTUAL SOLICITUD DE LIQUIDACIÓN OBLIGACIONES PENDIENTES ACTA DE LIQUIDACIÓN ACTA DE CIERRE Y ARCHIVO

8 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 1.Elaboración de Estudios Previos: – Responsable: Profesional del Área Solicitante – Inicia registrando la Versión No. 0 del documento de estudios previos. Se selecciona la modalidad de Selección. Se selecciona el Área, Valor, Responsable, Supervisor y Proyecto. – Registro del contenido de los estudios previos con la información mínima requerida según el procedimiento para cada modalidad. – Registro de Garantías.

9 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN – Profesional del Área Solicitante genera la Versión No. 1 del documento. – Correo de Solicitud Asignación Abogado: Coordinador del Grupo de Contratos Técnico Responsable de la elaboración. – Alarma: 1 día después de generada la Versión No. 1 si el Coordinador del Grupo de Contratos no ha asignado el abogado. 2. Asignación del Abogado – Correo de Notificación de Reparto: Abogado Técnico Responsable de la elaboración

10 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 3. Revisión de Estudios Previos por el Abogado: – El Abogado realiza la revisión de la información registrada por el Profesional del Área Solicitante y hace las observaciones correspondientes. – El Abogado guarda y genera la Versión No. 2. – Correo de Notificación Versión No. 2. Técnico responsable Coordinador de Contratos y Convenios. – Alarma: 3 días máximo si el abogado no ha generado la Versión No. 2. Abogado Coordinador de Contratos y Convenios.

11 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 4. Revisión y Complementación del Estudio Previo: – El Profesional del Área Solicitante realiza la revisión de las observaciones realizadas por el abogado, ajusta y complementa la información que se requiera. – El Profesional del Área Solicitante realiza el chequeo de documentos. – El Profesional del Área Solicitante guarda y genera la Versión No. 3. – Correo de Notificación Versión No. 3: Abogado. – Alarma: A los 7 días de generada la Versión No. 2 si no se ha generado la Versión No. 3.

12 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 5. Aprobación de los Estudios Previos: – El Abogado revisa las correcciones realizadas por el Profesional del Área Solicitante y aprueba el Estudio Previo (En caso de requerir correcciones, ajustes o información adicional se repetirán los pasos 3 y 4). – Correo de Notificación de Aprobación. Profesional del Área Solicitante Coordinador de Contratos – Alarma: al día siguiente de generada la Versión No. 3 si el abogado no ha realizado la aprobación. Coordinador de Contratos Abogado Profesional del Área Solicitante

13 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 6. Generación del Documento de Estudios Previos Definitivo y Solicitud de CDP. – El Profesional del Área Solicitante realiza el registro de firmas de las personas competentes. – El Profesional del Área Solicitante genera el documento de Estudios Previos Definitivo. – El Profesional del Área Solicitante realiza la solicitud del CDP y la radica en el Grupo de Planeación. – Se expide el CDP – El Profesional del Área Solicitante elabora y radica la Ficha de Solicitud de Agenda en el Comité de Contratación.

14 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 7. Aprobación del Comité de Contratación: – El abogado ingresa y/o registra la aprobación por parte del Comité de Contratación en el módulo. – Correo de Notificación de Aprobación de Comité. Profesional del Área Solicitante Coordinador de Contratos. – Alarma: 7 días a partir de la aprobación del abogado si no se ha registrado la aprobación por parte del Comité. Profesional del Área Solicitante Abogado Coordinador de Contratos.

15 PROCESO DE PLANEACIÓN Y ESTRUCTURACIÓN 8. Cierre y Numeración de Estudios Previos: – El Profesional del Área Solicitante registra el CDP, guarda y realiza el cierre del Estudio Previo. – El módulo genera el número de Estudio Previo y del Proceso. – Correo de Notificación de Cierre: Secretario General Director de Área Solicitante Coordinador de Contratos Profesional del Área Solicitante Abogado Supervisor del Contrato – Alarma: al día siguiente de la aprobación del Comité si el Profesional del Área Solicitante no ha cerrado el Estudio Previo. Coordinador de Contratos. Abogado

16 PROCESO DE SELECCIÓN 1.Registro de Inicio del Proceso de Selección. – El Abogado señala la fecha en la cual se inicia el proceso de selección. – Alarma: a los 5 días si una vez cerrado el Estudio Previo, el abogado no ha iniciado el proceso. Secretario General Director de Área Solicitante Coordinador de Contratos Profesional del Área Solicitante Abogado

17 PROCESO DE SELECCIÓN 2. Registro del Cronograma del Proceso – El Abogado ingresa y/o registra las fechas inicialmente previstas para los hitos del proceso de selección. – Correo de Notificación de Cronograma Secretario General Director de Área Solicitante Coordinador de Contratos Profesional del Área Solicitante Abogado 3. Registro de Comité Evaluador – El abogado realizara el registro de los integrante del Comité Evaluador – Correo de Notificación de designación como integrante de Comité Evaluador Integrantes del Comité Evaluador.

18 PROCESO DE SELECCIÓN 4. Seguimiento de Etapas – El Abogado registra la fecha en que se realizó cada actividad o acto de trámite realizado para cada una de las etapas del proceso. – El Abogado adjunta documento escaneado. – Alarma: 1 día antes del cumplimiento de cada fecha establecida en el cronograma del proceso. Abogado Coordinador de Contratos

19 PROCESO CONTRACTUAL 1.Registro de Contrato. – El abogado ingresara la información del contrato. – El módulo genera el numero consecutivo automáticamente del contrato. – Correo de Notificación de Registro de Contrato Coordinador de Contratos Supervisor Profesional del Área Solicitante – Alarma: A los 5 días a partir del registro del contrato si no se han cumplido los pasos de la legalización. Supervisor Abogado Técnico de Legalización Coordinador de Contratos.

20 PROCESO CONTRACTUAL 2. Legalización de Contrato – El Técnico de Legalización del Grupo de Contratos y Convenios ingresa al sistema los datos correspondientes a la legalización del contrato. Número de RP Fecha Aprobación de Garantías Vigencia de los amparos de la Garantía Fecha de Terminación del Contrato – Correo de Notificación de Legalización. Secretario General Coordinador de Contratos Supervisor del Contrato

21 EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 1.Seguimiento del Contrato. – El Supervisor del Contrato ingresará la información correspondiente a los pagos (totales o parciales) realizados durante la ejecución contrato. Numero de pago Valor Numero de la factura o cuenta de cobro Fecha Amortización del Anticipo Breve descripción de las actividades ejecutadas 2. Registro de Solicitudes de Novedad al Contrato. – El Supervisor ingresa la información para realizar la solicitud Numero de solicitud, fecha, CDP, valor, plazo, Justificación

22 EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO ─Objeto de la Solicitud: Solicitud de Adición Solicitud de Prorroga Solicitud de Modificación Solicitud de Cesión Solicitud de Cesión Económica Solicitud de Terminación Anticipada. Solicitud de Suspensión. – Correo de Notificación de Solicitud. Abogado Coordinador de Contratos.

23 EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 3. Legalización de Solicitud: – El Técnico de Legalización ingresa los datos correspondientes a la legalización de la novedad. – El Técnico de Legalización ingresa la información correspondiente a la actualización de la garantía. – Correo de Notificación de Legalización. Supervisor Coordinador de Contratos. Abogado – Alarma: 1 día antes de terminar el plazo de una prórroga. Abogado. Coordinador Contrato Supervisor.

24 EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN DEL CONTRATO 4. Registro de Multas: – El Supervisor radica solicitud de multa. – El abogado ingresa los datos de la multa. 5. Alarmas de Terminación de Contrato: El módulo generará una alarma advirtiendo la terminación del plazo de ejecución 15, 8 y 0 días antes de la terminación del contrato mediante un correo electrónico dirigido a: Supervisor Coordinador de Contratos Abogado Secretario General.

25 PROCESO POSTCONTRACTUAL 1.Solicitud de Liquidación: – El Supervisor deberá solicitar la liquidación en el módulo. – Se realizara el chequeo de los documentos mínimos requeridos para poder solicitar la liquidación. – Correo de Notificación de Solicitud de Liquidación: Abogado Coordinador de Contratos Secretario General – Alarma: 2 meses y 4 meses después de la fecha de terminación del contrato, recordando radicar solicitud de liquidación. Supervisor Abogado Ordenador del Gasto.

26 PROCESO POSTCONTRACTUAL 2. Obligaciones Pendientes: – El Abogado registrara la información correspondiente a las obligaciones pendientes derivadas la liquidación del contrato. 3. Acta de Liquidación: – El Técnico de Liquidaciones o el Abogado generara a través del módulo el acta de liquidación del contrato. 4. Acta de Cierre y Archivo: – El Técnico de Liquidaciones generara a través del módulo el acta de cierre y archivo.