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1 Pág. 1 de 1 DescripciónModif. nº Fecha CONTROL DE MODIFICACIONES Edición/Fecha emisión: Responsable del proceso: Comisión Gestión Documentos de referencia: ISO 9001:2008 Cliente/s del proceso: IP Título / Procedimiento nº: PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias Finalidad del proceso Gestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional Preparado por: Comisión Gestión Aprobado por: Comisión Delegada Convocatoria concedida (1) NODO ENTIDAD INTEGRADA IDISNA (COMISION GESTIÓN.) Solicitar tres presupuestos(<50000€) Autorizar el pago en la aplicación gestión de proyectos Comisión delegada PE-GP_002 Preparación de solicitudes de la convocatoria (2) (3) (6) (7) (8) (10) (11) (12) (13) NODO CENTRAL IDISNA (14) Inclusión de la convocatoria en la aplicación de gestión de proyectos ¿El importe supera el umbral permitido? Realizar procedimiento de compra Realizar seguimiento de los ingresos Avisar al IP 2 meses antes de la finalización del plazo de entrega de memorias Realizar memoria económica, científica y auditoría parcial según proceda Realizar seguimiento presupuestario Sí ¿Necesidad de contratar personal? ¿Necesidad de realizar compra? PE-GP_004 Selección de personal (4) (5) (9) Realizar reunión para establecer condiciones Sí Ejecutar la compra No Sí Comunicar a la comisión delegada (>50000€) ¿Se aprueba la compra? No Sí No Sí Servicios de Apoyos Comunes Realizar documento adquisición inmovilizado ¿Se trata de un inmovilizado? Firmar documento No Sí A (7) (12) (15) (16) (17) (18) (19)

2 Pág. 1 de 1 DescripciónModif. nº Fecha CONTROL DE MODIFICACIONES Edición/Fecha emisión: Responsable del proceso: Comisión Gestión Documentos de referencia: ISO 9001:2008 Cliente/s del proceso: IP Título / Procedimiento nº: PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias Finalidad del proceso Gestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional Preparado por: Comisión Gestión Aprobado por: Comisión Delegada Fin (20) Presentar Memoria del proyecto ¿Es necesaria una auditoría de cuentas? Contratar un auditor Presentar informe de auditoría al financiador NoSí A NODO ENTIDAD INTEGRADA IISN (GESTIÓN DE PROYECTOS E INVESTIG.) NODO CENTRAL IISN Comisión delegada Servicios de Apoyos Comunes (21) (22) (23) (24)

3 Pág. 1 de 1 DescripciónModif. nº Fecha CONTROL DE MODIFICACIONES Edición/Fecha emisión: Responsable del proceso: Comisión Gestión Documentos de referencia: ISO 9001:2008 Cliente/s del proceso: IP Título / Procedimiento nº: PE-GP-03 Control y gestión de recursos económicos y administrativos de proyectos y convocatorias Finalidad del proceso Gestionar los recursos económicos derivados de la concesión de las convocatorias del Plan Nacional Preparado por: Comisión Gestión Aprobado por: Comisión Delegada Información diversa Documentación de referencia Registros Información diversa 2) (aplicación de Gestión de proyectos) 2) Se incluye la convocatoria en la aplicación informática de Gestión de proyectos. Se introducen el presupuesto por anualidades y conceptos, plazos de memorias, partidas contables y otros datos del proyecto. 3) Se reúnen el nodo de la entidad integrada (gestión de proyectos) con los miembros del grupo de investigación para informarles de cómo se va a realizar el control y la gestión de los recursos económicos y administrativos. Los investigadores que no han utilizado estos servicios previamente se les informa del funcionamiento. (En las convocatorias del Gobierno de Navarra, los miembros del grupo investigador tienen que firmar un contrato de normas de gasto). 4) El investigador debe comunicar al personal de la entidad integrada el personal que va a contratar. 5) El investigador debe comunicar al personal de la entidad integrada las compras que va a realizar antes de hacerlas. 6), 7), 8) El nodo de la entidad integrada debe comunicar al nodo central de la compra del inmovilizado ya que en ese caso será necesario que el nodo central realice un documento de adquisición de inmovilizado que será firmado por los servicios de apoyo comunes. 9) 10), 11) En el caso de que de que el importe de la compra supere 12.000€ + IVA (umbral permitido) pero no exceda de los 50.000€ +IVA, el nodo entidad integrada debe solicitar tres presupuestos antes de realizar la compra. Si por el contrario, excede de los 50.000€, deberá comunicar al Nodo Central y éste se pondrá en contacto con la comisión delegada que será la encargada de aprobar o no la compra. 12),13),14) En el caso en que se apruebe la compra, se realizará un procedimiento de compra y se ejecutará la compra. En los casos en los que el importe sea inferior al umbral permitido, únicamente habrá que informar al nodo entidad integrada. 15) Los pagos serán autorizados en la aplicación de gestión de proyectos. 16) Se realiza un seguimiento de los ingresos aunque la primera anualidad (ingreso) sea automático. 17), 18) El nodo entidad integrada avisa 2 meses antes de la finalización del plazo de entrega de memorias, tanto de las parciales, como de la final, a los IP porque los siguientes ingresos tras la primera anualidad son tras presentar la memoria (científica y económica). La memoria económica la prepara el nodo entidad integrada y la técnica la tiene que presentar IP. 19) Hay una comunicación constante con los investigadores para avisarles del seguimiento presupuestario, bien sea a través de la aplicación de gestión de proyectos o vía email (para los que no tienen acceso). 20), 21) y 22) Si es necesaria una auditoría de cuentas el nodo central busca el auditor y completa el documento guía del auditor. El nodo central junto con el nodo entidad integrada presentan el informe de auditoría al financiador. Una vez cerrado el proyecto, el propio financiador puede realizar una auditoría. 23)Conjuntamente presentan la memoria final del proyecto y archivan la documentación correspondiente. 11) Documento de autorización de pago del investigador 17) Informe de auditoría 15)Aplicación gestión de proyectos 14) Memorias parciales y finales 3) Documento normas de gestión de proyectos concedidos.