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Agosto 2012 Conferencia de Prensa | 27 de mayo de 2010 Aspectos Importantes a Considerar en su Facturación a Codelco GERENCIA DE CONTRALORÍA Dirección.

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1 Agosto 2012 Conferencia de Prensa | 27 de mayo de 2010 Aspectos Importantes a Considerar en su Facturación a Codelco GERENCIA DE CONTRALORÍA Dirección de Estudios Económicos y Sistemas

2 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Proceso Compra - Pago Compra /Contratación Área Abastecimiento Directas de las Áreas Entrega bien/servicio Proveedores y Contratistas Pago Área Contraloría

3 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Proceso de Pago Recepción y Registro de Documentos de Pago ValidaciónPago

4 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Recepción y Registro de Documentos de Pago ValidaciónPago Para que la Recepción y Registro de Documentos de Pagos se realice de manera eficiente, es importante dejar de manifiesto las obligaciones del emisor con Codelco PARA TODO TIPO DE DOCUMENTO SE DEBE: Indicar número de referencia (Orden de compra, N° de HES, N° de SEP) Factura dirigida a Codelco RUT: K. DOCUMENTOS DEL TIPO MANUAL Entregar sólo en Santiago. Dirección: Huérfanos 1270, piso 1, oficina de partes, o a la Casilla 150 D Santiago. DOCUMENTOS DEL TIPO ELECTRÓNICO Cumplir con los requisitos de emisión de facturas electrónicas Ver Requisitos OBLIGACIONES DEL EMISOR

5 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Requisitos de Codelco para los documentos electrónicos Status de Cumplimiento - En nuestros sistemas, recibimos un número importante de DTE´s que no cumplen los requisitos indicados por Codelco. Son 2 los problemas: - Facturas sin referencia. El proveedor no indica en el campo referencia, el DTE relacionado (OC, HES o SEP) - Facturas con referencia errónea. El proveedor ingresa en el campo referencia números o letras que no corresponden a ningún documento de compra existente (OC, HES o SEP) ¿Qué hacemos al respecto? - Todos los meses enviamos un comunicado a cada proveedor indicando su porcentaje de error, para que este tome las acciones correspondientes

6 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Comunicado tipo:

7 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Requisitos de Codelco para los documentos electrónicos ¿Qué hacemos al respecto? - Estamos trabajando en el proyecto Automatización Rechazo Electrónico de Facturas (ARFEL), esto quiere decir que cada vez que recibamos una factura que viene con referencia errónea o sin referencia, el sistema automáticamente rechazará el documento, emitiendo automáticamente una notificación de rechazo. Para evitar molestias, se recomienda considerar la importancia de dichos requisitos Imágenes de Principales errores

8 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Ejemplo de Principales errores Referencia Errónea HES X No debe estar escrita la palabra HES

9 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Principales errores Referencia Errónea Pedidos X No debe haber texto en este campo

10 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Validación En la etapa de validación, y dependiendo del origen del documento, se realiza la revisión de condiciones entre la información de los DTE´s recepcionados y los registros asociados en nuestros sistemas - Condiciones generales de aprobación para el pago: - El plazo de pago estipulado en el contrato es a 30 días - En casos excepcionales el plazo de pago puede ser diferente, cuya información se indica claramente en el contrato. - El Plazo de pago para documentos sin contratos (SEP) es de 30 días - El plazo de pago se entenderá en días corridos desde la fecha de recepción de la factura. - Recepción conforme del bien o servicio Recepción y Registro de Documentos de Pago ValidaciónPago

11 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Validación - Condiciones generales de rechazo del documento: - Si no existe número de referencia en el documento - Si no cumple con los requisitos de emisión de facturas electrónicas - Vigencia del documento mayor a una semana - Si es manuscrito Recepción y Registro de Documentos de Pago ValidaciónPago

12 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Recepción conforme del bien o servicio BIENES El Pago se realiza según INCOTERM y bodega de destino final en las compras nacionales. SERVICIOS El Pago se realiza sólo si la Hoja de Entrada de Servicio (HES) está liberada por el Administrador del Contrato – Estado de Pago aprobado El Pago se realiza sólo si las condiciones especiales de pago se han cumplido. Como por ejemplo: Garantías (Boletas y Seguros) se encuentran vigentes Ver Procedimiento MISCELÁNEOS El Pago se realiza sólo si la Solicitud Electrónica de Pago (SEP) está liberada por el comprador Ver Procedimiento

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16 Pago – Condiciones Para iniciar el proceso de pago, se requiere cumplir con todos los requisitos antes indicados Tipos de pago: - Transferencia electrónica - Vale vista electrónico - Cheque La modalidad habitual son transferencia electrónica y vale vista electrónico. Para estos efectos, favor mantener actualizada su n° de cuenta bancaria en nuestros registros. Actualizando periódicamente su información Recepción y Registro de Documentos de Pago ValidaciónPago

17 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Información de Pago Con el objeto de mantenerlo informado respecto de la situación de sus pagos, le informamos los canales de comunicación establecidos: - Aviso de pago vía correo electrónico. Este se emite automáticamente cada vez que se realiza una transferencia electrónica - Consultas respecto a la recepción y estados de documentos: - Website de Codelco: - Mesa de Ayuda: Ubicada en la Web - Teléfono: Llamar al número 02 –

18 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Mesa de Ayuda Con el objeto de entregar un mejor servicio a nuestros proveedores, está disponible en la Web, una nueva mesa de ayuda. ¿Cómo Ingreso? - Acceder a la plataforma de consulta, una vez dentro del sistema, seleccione Consulta y creación ticket atención Mesa de Ayuda, ubicado al lado izquierdo de la pantalla Para Mayor información consulte manual ubicado en el sitio Web

19 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Información de Pago - Consultas respecto de tránsito con sus documentos tributarios electrónicos: - Mesa de ayuda que atiende en forma telefónica ( opción 2) o por Le Recordamos que el envío del documento al SII y la visualización del mismo, no significa que Codelco lo haya recepcionado, para ello, debe contar con la notificación de recepción (Documento electrónico)

20 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Todos estos mecanismos apoyan la Gestión Comercial de Compra de Codelco.

21 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Aviso de Pago vía correo electrónico Cada vez que se genera la propuesta de pago, el sistema envía un a la empresa informando lo siguiente: Fecha de pago Monto Vía de Pago Documentos que se pagan Para que pueda contar con esta información es importante mantener actualizado su información en nuestros registros

22 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Actualización de Información Ver Procedimiento A través del teléfono: (+56 2) A través del Por el sitio Web de Codelco Es importante que mantenga toda su información actualizada, como su e- mail de información de pago, su cuenta bancaria entre otros. Para ello, tiene 3 alternativas:

23 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Glosario de Términos Hoja de Entrada de Servicio (HES): Es el documento electrónico de SAP, mediante el cual el administrador del contrato registra las obras, correctamente, ejecutadas por el contratista y su correspondiente imputación contable. Solicitud Electrónica de Pago (SEP): Aplicación que opera en SAP y permite a los usuarios cursar solicitudes de pago a Contraloría por concepto de gastos misceláneos. Orden de Compra: Es el documento formal mediante el cual la Corporación, a través de Abastecimiento, comunica al Proveedor la intención de adquisición y suministro de determinadas mercancías o bienes. En éste documento se estipulan las condiciones específicas de dicha compra, tales como: descripción de la mercancía, cantidad, calidad, precio, condiciones de pago, plazo de entrega, inspecciones técnicas, garantías, multas y, en general, condiciones comerciales y técnicas de la mercancía o bien por adquirir.

24 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Gracias

25 Copyrights © 2011 CODELCO-CHILE. Todos los Derechos Reservados. | Copyrights © 2011 by CODELCO-CHILE. All Rights Reserved. Ejemplo mensaje enviado


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