REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Comité GEL 2010 IPSE Noviembre 2010.

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1 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Comité GEL 2010 IPSE Noviembre 2010

2 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Temario 1. Descripción de los proyectos. 1. Subsidios 1.Objetivos y Beneficios esperados. 2.Alcance - Fases 3.Plan de acción – Fases 4. Recursos requeridos 2. Evaluación de proyectos 1.Objetivos y Beneficios esperados. 2.Alcance - Fases 3.Plan de acción – Fases 4. Actividades y recursos – Fase 1 2. Compromisos: Identificación de interlocutores en cada entidad

3 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SUBSIDIOS

4 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DESCRIPCIÓN Solicitud subsidios para ZNI OBJETIVOS GENERALES Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámite denominada “solicitud de subsidios para ZNI”. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Racionalizar el conjunto de tareas adelantadas al interior de cada una de las entidades participantes. Hacer más eficiente la interacción entre las entidades que participan en la cadena a través de la simplificación Sistematizar el proceso de solicitud de subsidios mediante el desarrollo y puesta en funcionamiento de una aplicación que aborde la cadena desde la solicitud hasta el seguimiento a la entrega de los subsidios. Brindarle a las comunidades beneficiadas por los subsidios la capacidad de velar por la correcta prestación del servicio de acuerdo con lo autorizado por el Ministerio de Minas y energía

5 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Usuarios Le brinda la oportunidad de velar por los recursos que se le suministra a su comunidad Verificarán si el ente prestador del servicio esta cumpliendo según lo estipulado en la SUI. Podrá acceder en línea a la información actualizada de los reportes sobre servicios esperados, realizados y el porcentaje de cumplimiento por parte de los Prestadores de Servicio Entidades Mejorar la imagen de cada entidad como resultado de una entrega más eficiente de la información Verificar que el ente prestador del servicio esta cumpliendo según lo estipulado en el SUI. Centralizar la información, evitando diferencias o errores entre entidades. La SSPD podrá agilizar el proceso de verificación de la información relacionada con los prestadores de servicio suministrada por parte del IPSE. El Ministerio de Minas y Energía y la SSPD podrán verificar en línea el aumento o disminución del número de prestadores de servicio. BENEFICIOS Solicitud subsidios para ZNI

6 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLANEACIÓN Solicitud subsidios para ZNI Alcance Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámite denominada “solicitud de subsidios para ZNI”. Actividades Establecimiento de secuencia de actividades Recursos Grupos de trabajo interadministrativos

7 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Diagrama de Flujo

8 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Diagrama de Flujo FASE 1

9 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ALCANCE Solicitud subsidios para ZNI MMEIPSESSPP (SUI) ENTES PRESTADORES SUBSIDIOS Genera Resolución Verifica Basándose en Recibe FASE I Diciembre 2010

10 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA MINHACIENDA ALCANCE Solicitud subsidios para ZNI Empresa PrestadoraIPSESUIMMEFase 1 Radica Verifica Envía Genera resolución FASE II Agosto – Septiembre 2011 Solicitar desembolso IPSE Evaluar cumplimiento

11 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Solicitud subsidios para ZNI

12 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Solicitud subsidios para ZNI

13 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ACTIVIDADES – FASE 1 Solicitud subsidios para ZNI

14 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ACTIVIDADES – FASE 1 Solicitud subsidios para ZNI

15 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA RECURSOS Componentes tecnológicos SOFTWARE ÍTEMTIPO DE SOFTWARELICENCIASINGENIEROSDESCRIPCIÓN 1Oracle Enterprise1N/AServidor de Base de datos 2Ambiente de desarrolloN/A2Ambientes de desarrollos para los ingenieros 3 HARDWARE ÍTEMTIPO DE HARDWARELICENCIASINGENIEROSDESCRIPCIÓN 1ServidorN/A2 1 servidor con la configuración requerida para la producción en desarrollo 2ComputadorN/A2 Medio de trabajo 3 Acceso a internet sin proxy N/A2 Para la documentarización y descargas de información del proyecto PROVISTO POR EL IPSE

16 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SIGIPSE MMEIPSESSPPMHCEP RECURSOS Disponibilidad de otras Entidades Designación de responsables funcionales y técnicos de cada entidad Información de cada entidad Proyectos Procesos Estructura organizacional Sistemas de información Suscripción de acuerdo interadministrativo

17 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA EVALUACIÓN DE PROYECTOS

18 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DESCRIPCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos OBJETIVO GENERAL Racionalizar, simplificar y automatizar la cadena de trámites de formulación y evaluación de proyectos energéticos para zonas no interconectadas. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Sistematizar el proceso de formulación de proyectos mediante el desarrollo y puesta en funcionamiento de la aplicación corporativa SIGPE la cual guiará a los usuarios (Personas naturales, jurídicas y estatales) paso a paso en el registro y trámite de los proyectos ante el IPSE de acuerdo con lo definido en el Acuerdo 022 de 2008 y el Decreto 1124 de 2008. Permitir el monitoreo del proceso de aprobación por parte de directivos, entes de control y la comunidad.

19 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA Usuarios Sabrán que requisitos hacen falta para realizar la presentación del proyecto ante el IPSE, evitando desplazamientos innecesarios (o ahorrando esfuerzos). Ahorro de tiempo en trámites, permitiendo un mayor enfoque en la elaboración del proyecto. (La comunidad con energía más rápido) La comunidad contará con una herramienta didáctica para entender los requerimientos exigidos por el IPSE para la presentación de un proyecto energético (Las comunidades se motivan a presentar sus proyectos). Evaluadores Se reducirá el desgaste administrativo que involucra el trámite de documentos, ya que solo se evaluarán proyectos que contengan todos los documentos exigidos. Se agilizará el proceso de retroalimentación a los usuarios, convirtiendo al sistema en una ayuda online. Entidades Reducción de carga operativa al contar con información validada por el sistema. Estandarizar los protocolos de intercambio de información según las necesidades de cada entidad estatal. Agilizará los trámites entre entidades del estado con información centralizada y verídica. BENEFICIOS Sistema Integral de Gestión de Proyectos

20 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLANEACIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos Alcance Elaborar un Sistema Integral de Gestión de Proyectos (SIGPE) que facilite a los usuarios (Personas naturales, jurídicas y estatales) el trámite administrativo de presentación de proyectos. Actividades Levantamiento de requerimientos Establecimiento de secuencia de actividades Recursos Presupuesto de software y hardware Grupos de trabajo interadministrativos Riesgos Probabilidad de impacto Tratamientos para mitigar los riesgos

21 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DIAGRAMA DE FLUJO

22 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA DIAGRAMA DE FLUJO FASE 1

23 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ALCANCE Sistema Integral de Gestión de Proyectos METODOLOGÍAPROPUESTAREQUISITOSREGISTRO Y TRÁMITEEVALUACIÓN IPSE FASE 1

24 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ALCANCE Sistema Integral de Gestión de Proyectos INTEGRACIÓN DE INFORMACIÓNFASE 1SEGUIMIENTO AL DESEMBOLSO SEGUIMIENTO A LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO FASE 2

25 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos

26 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos

27 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA PLAN DE ACCIÓN Sistema Integral de Gestión de Proyectos

28 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ACTIVIDADES Sistema Integral de Gestión de Proyectos

29 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA ACTIVIDADES Sistema Integral de Gestión de Proyectos

30 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA RECURSOS Sistema Integral de Gestión de Proyectos SOFTWARE ÍTEMTIPO DE SOFTWARELICENCIASINGENIEROSDESCRIPCIÓN 1NETBEANSN/A2Plataforma de desarrollo para crear el SIGPE 2NOTEPAD PLUSN/A2Editor de texto el cual visualizara palabras reservadas 3ExtJSN/A2Framework en javascript para la parte grafica de la aplicación SIGPE 4MySQLN/A2 Base de datos para el almacenamiento de los datos de la aplicación SIGPE 5AppServN/A2Suite de herramientas para utilizar gestores de contenidos. 6FileZillaN/A2Protocolo de transferencia de archivos para el servidor HARDWARE ÍTEMTIPO DE HARDWARELICENCIASINGENIEROSDESCRIPCIÓN 1BalanceadorN/A2Liberar las cargas de los servidores - Gestionando con el SENA 2ComputadorN/A2Medio de trabajo 3 Acceso a internet sin proxyN/A2Para la documentarización y descargas de información del proyecto PROVISTO POR EL IPSE

31 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA SIGPE MMEDNPUPMEIPSE RECURSOS Disponibilidad de otras Entidades Designación de responsables funcionales y técnicos de cada entidad Información de cada entidad Proyectos Procesos Estructura organizacional Sistemas de información Suscripción de acuerdo interadministrativo

32 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA RIESGOS Sistema Integral de Gestión de proyectos ITEMRIESGOPROBABILIDADIMPACTOTOTALTRATAMIENTO 1 Que no exista el apoyo y aprobación por parte de las entidades involucradas para el proyecto.4520 Realizar presentaciones y documentos que describan el proyecto y los beneficios para el IPSE. 2 La entrega de la información no esté actualizada y acorde a los procesos reales del IPSE. 45 20 Creando un grupo de trabajo entre Sistemas y Misionales con retroalimentación y participación continua 3 La validación de la información de los usuarios no sea la correcta. 34 12 La validación se hara por medio de la entrega fisica del proyecto durante el proceso 4 Que surjan en el desarrollo de la aplicación condiciones no previstas inicialmente.4416 Definir por parte del IPSE un responsable del desarrollo de la aplicación que sea la máxima autoridad frente a la toma de decisiones técnicas. 5 Que la aplicación no cumpla con los objetivos y expectativas planteadas.2515 Desarrollando la aplicación totalmente apegada a los procesos actuales del IPSE 6 Los usuarios no asimilen la aplicación SIGPE y no la usen.35 15 Elaboración de video tutoriales, capacitación y otras herramientas para la facilidad de manejo. Manejo de campañas de gestión del cambio orientadas a ver la aplicación como una herramienta que optimiza los procesos.

33 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA 2. IDENTIFICACIÓN DE INTERLOCUTORES

34 REPUBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA GRACIAS POR SU ATENCIÓN Nuestros Contactos angelinatoloza@ipse.gov.co cesargomez@ipse.gov.co Tel: 57 (1) 644 9300 ext 224