SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012.

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1 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 1 Incluir en los estudios previos de los diferentes proyectos que requieran investigación, trabajos de campo, recolección y/o análisis de información, realización de encuestas entre otros, la cantidad de personal requerido y el volumen de información promedio a aportar. Realizar proceso de inducción a las personas seleccionadas con la finalidad de unificar criterios para la recolección de la información Hacer seguimiento continuo y periódico al personal sobre la calidad de la información recolectada

2 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 2 Realizar verificación quincenal del avance de la ejecución de los contratos mediante reuniones para corroborar los avances y de ser necesario realizar ajustes sobre el método con el cual se está realizando e trabajo de campo Reuniones quincenales de verificación sobre el avance de la ejecución contractual, evidenciada mediante acta

3 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 3 Establecer que en el Documento “Informe del Interventor” Código: R-DF- PTH-022, en el numeral denominado “Evidencias de ejecución contractual” se registrarán los seguimientos realizados a los productos entregados para garantizar el cumplimiento de objeto contractual. Realizar reunión informativa sobre las acciones de mejoramiento implementadas para garantizar el cumplimento de los objetos contractuales

4 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 4 Incluir en los estudios previos de los diferentes proyectos que requieran investigación, trabajos de campo, recolección y/o análisis de información, realización de encuestas entre otros, la cantidad de personal requerido y el volumen de información promedio a aportar. Realizar proceso de inducción a las personas seleccionadas con la finalidad de unificar criterios para la recolección de la información Hacer seguimiento continuo y periódico al personal sobre la calidad de la información recolectada

5 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA MODALIDAD ESPECIAL A LA CONTRATACION VIGENCIA 2010” ENERO- FEBRERO FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 19 Establecer que cuando se trate de la ejecución de proyectos que tienen como resultado final la formulación de actos administrativos se debe especificar su responsabilidad en el articulado de los mismos o en el instructivo que se genere. Realizar seguimiento continuo para verificar la legalidad de los productos presentados con este tipo de contratos Relación de actividades y responsabilidades para la ejecución de proyectos que impliquen la formulación de Acuerdos o Decretos

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7 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL A LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO DEL MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA 2009” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 1 Generar un instructivo frente a la formulación de indicadores para el año 2012 y realizar la socialización pertinente Realizar la evaluación del Plan de Acción integralmente con la evaluación del Plan de Desarrollo verificando la coherencia de las metas (cuantitativa y cualitativamente) programadas y ejecutadas durante cada período Elaborar un instructivo para la formulación de indicadores teniendo en cuenta el parámetro de coherencia Verificar mensualmente en la base de datos el seguimiento a que viene siendo objeto cada una de las metas.

8 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL A LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO DEL MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA 2009” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 2 Implementar procedimiento estableciendo como requisito para emitir los registros presupuestales, previo recibida la viabilidad emitida por el Departamento Administrativo de Planeación. Circular emitida por los Directores de los Departamentos Administrativos de Hacienda y Planeación dirigida a los Secretarios y Directores de Departamento estableciendo la directriz del proceso

9 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL A LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO DEL MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA 2009” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 4 De acuerdo al presupuesto hacer las compras proporcionales para la adquisición parcial de los Predios La cabaña y La Esperanza del municipio de Salento (Cuenca Alta del rio Quindío) Solicitar los avalúos oficiales de IGAC, los estudios de los títulos y los procesos de escrituración.

10 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORÍA MODALIDAD ESPECIAL A LOS OBJETIVOS DE DESARROLLO DEL MILENIO DEL MUNICIPIO DE ARMENIA VIGENCIA 2009” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 5 Verificar la operatividad del Vivero Municipal, luego de su arrendamiento en el presente año por parte de la Empresa de Desarrollo Urbano como administradora de los bienes del municipio, esto con la finalidad de que forme parte de la dinámica necesaria para la implementación del Parque ambiental La secreta y contar así con material vegetal adecuado y disponible, según lo estipulado en la cláusula tercera parágrafo cuarto” El arrendatario se compromete a donar a la Administración municipal, árboles ornamentales y distintas especies de jardín sin costo alguno para el embellecimiento de la ciudad”

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12 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 6 Elaborar Lista de Chequeo con requisitos indispensables para acceso a incentivos tributarios, formato que se debe normalizar y que será parte de la Unidad Documental respectiva. Dar cumplimiento a requisitos. Normalizar la lista de chequeo resultante en el Sistema de Gestión Integrado del Municipio de Armenia

13 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 7 Dar cumplimiento a lo relacionado en los términos de oportunidad en la respuesta a los derechos de petición presentados por la ciudadanía, según normatividad vigente Elaborar cronograma de actividades a realizar según solicitudes recibidas con permiso otorgado por la autoridad ambiental, que se ejecutará en secuencia Revisar mensualmente el trámite de las solicitudes ante la CRQ y evidenciar mediante informe detallado los permisos para intervenir y su respectivo seguimiento a las solicitudes aprobadas por la autoridad ambiental.

14 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 8 Cumplir con la presentación de informes técnicos de evaluación y seguimiento al SIGAM, evidenciando y registrando las gestiones realizadas, ejerciendo la representatividad del Departamento Administrativo de Planeación en las diferentes reuniones. Elaborar listado con los comités y otras instancias en los que participe el Departamento de Planeación. Verificar la apertura de Unidades Documentales con los documentos soporte (Informes, actas de reunión o comités, archivo fotográfico, listas de asistencia).

15 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 9 Organizar los informes de interventoría en sus respectivos formatos, hacen parte de los soportes para efectos contractuales, y tendrán como soporte las evidencias que deben ser: Asistencias, registros fotográficos, actas de reuniones y demás, donde se detalle la fecha de la misma. Elaborar Plan de Trabajo y Cronograma para ejecución de Proyectos Ambientales. Organizar en Unidad Documental el registro semanal de actividades, como son los soportes de los informes de interventoría y/o supervisión, donde se evidencian las acciones desarrolladas en cumplimiento de los proyectos del Plan de Acción.

16 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 10 Clasificar la información del uso del suelo dando cumplimiento a las fichas normativas del Plan de Ordenamiento Territorial. Revisar las informaciones de uso del suelo que no han sido entregadas y verificar que se ajusten a las fichas normativas, evidenciándose mediante informe mensual.

17 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 11 Realizar el trámite a las solicitudes recibidas como peticiones en cuanto a términos y calidad establecidos en el Código Contencioso Administrativo. Elaborar cuadro de control y seguimiento que permita priorizar las remisiones por competencias y dar trámite de fondo a las solicitudes de los peticionarios (evidenciando fecha de llegada, fecha máxima de entrega y competencia técnica), permitiendo así remitir de inmediato los oficios que no sean propios de este Departamento.

18 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 12 Reliquidar el impuesto de la valla en cuestión y establecer el valor adicional a pagar por la empresa Marketmedios. Cambiar la versión del formato código R-DP-POT-SUB-030 “Recibo de Pago Publicidad Exterior Visual”, agregando la opción de fecha de diligenciamiento de la liquidación y la vigencia que tienen los valores a cancelar que allí se liquidan. Aplicar el Estatuto Tributario del Municipio.

19 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 13 Elaborar lista de chequeo que permita priorizar las remisiones por competencias y dar trámite de fondo a las solicitudes de los peticionarios (evidenciando fecha de llegada, fecha máxima de entrega y competencia técnica), permitiendo así remitir de inmediato los oficios que no sean propios de este Departamento. Dar cumplimiento al Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con los artículos 5 y s.s. del Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo).

20 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 15 Contratar un abogado para apoyar procesos jurídicos del Departamento Administrativo de Planeación en la etapa precontractual y rendir informes sobre las actuaciones administrativas adelantadas en la vigencia actual. Reuniones quincenales de verificación contractual. Dar cumplimiento a Ley 190 de 1995, la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008.

21 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 16 Contratar un abogado para apoyar procesos jurídicos del Departamento Administrativo de Planeación en la etapa precontractual y rendir informes sobre las actuaciones administrativas adelantadas en la vigencia actual. Reuniones quincenales de verificación contractual. Elaborar una lista de chequeo para verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, con sus respectivos soportes documentales.

22 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 17 Contratar un abogado para apoyar procesos jurídicos del Departamento Administrativo de Planeación en la etapa precontractual y rendir informes sobre las actuaciones administrativas adelantadas en la vigencia actual. Reuniones quincenales de verificación contractual. Elaborar una lista de chequeo para verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, con sus respectivos soportes documentales.

23 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 18 Contratar un abogado para apoyar procesos jurídicos de uso de los recursos de destinación específica legal, encaminados al desarrollo de actividades de Prestación de Servicios Públicos Domiciliarios de Agua Potable y Saneamiento Básico. Dar la destinación específica legal a los recursos del Sistema General de Participaciones Agua Potable y Saneamiento Básico, en cumplimiento del artículo 11 de la ley 1176 de 2007.

24 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 19 Elaborar cuadro de control y seguimiento que permita priorizar las remisiones por competencias y dar trámite de fondo a las solicitudes de los peticionarios (evidenciando fecha de llegada, fecha máxima de entrega y competencia técnica), y remitir de inmediato los oficios que no sean propios de este Departamento. Dar cumplimiento al Artículo 23 de la Constitución Política de Colombia, en concordancia con los artículos 5 y s.s. del Decreto 01 de 1984 (Código Contencioso Administrativo).

25 SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO “AUDITORIA REGULAR AL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACION VIGENCIAS 2010-2012” FECHA DE PRESENTACIÓN: Marzo 31 de 2012 ANEXOS HALLAZGOS No 20 Dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivo) Capacitar y Certificar en la Ley General de Archivo a los funcionarios de Departamento Administrativo de Planeación por una institución debidamente autorizada. Continuar con las jornadas de organización del archivo para su debida centralización en el punto de uso.