Efectos nueva Ley contratos sector publico en BIOEF Camino recorrido. Marco legal. Requisitos- procedimientos. Problemática actual. Periodo de transición.

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1 Efectos nueva Ley contratos sector publico en BIOEF Camino recorrido. Marco legal. Requisitos- procedimientos. Problemática actual. Periodo de transición. Herramientas. Difusión a IPs. 28 enero 2009

2 2 Camino recorrido  Enero a Septiembre-2008: Esfuerzos intentar escapar del carácter público de BIOEF. Finalmente resulta imposible.  Septiembre-2008: Sector público o poder adjudicador: 23 al 25-9: Curso Oficina Control Económico del GV (Dpto. Hacienda): confirma somos poder adjudicador. Confirmación a su vez por Cuatrecasas de que somos poder adjudicador  Octubre-2008: Cuatrecasas prepara documentación sobre procedimientos e instrucciones de contratación. Poco operativas.  Octubre-2008: Experiencia Biobasque (SPRI). Modelo de pliego.  Noviembre-2008: buscamos asesoramiento SSCC Osakidetza- Beatriz del Valle (Dubdir. Contratación) Confirma que somos poder adjudicador también Modelo de Instrucciones internas de contratación muy valido. Referencia de Osatek (nos reunimos con ellos también para ver su experiencia)  2-Diciembre-2008: Jornadas buffete Garcia-Montero organizadas por SSCC Osakidetza

3 3 Marco legal aplicable. Auditorias  Informe de la Oficina de Control Económico (Departamento Hacienda) del Gobierno Vasco autorizando la constitución de la Fundación (5-7-02)  Ley 30/2007 de 30 de octubre (BOE 31-10-2007) de Contratos del Sector Público (entra en vigor el 1-5-08)  Auditorias: Bien por la Oficina de Control Económico del GV o por el Tribunal Vasco de Cuentas Públicas De forma aleatoria. Ultimos años han revisado sociedades públicas todos los años (en 2008 han auditado año 2005) A BIOEF en solitario o como parte de un conjunto entidades, de 1 año concreto o de varios años. Totalmente aleatorio y a su voluntad.

4 4 Requisitos-Procedimientos Suministros y servicios: Entre 12M y 50M euros (*) Obras: Entre 50M y 200M euros Procedimiento negociado sin publicidad Suministros y servicios: Entre 51M y 206M euros Obras: Entre 201M y 5.150.000 euros Procedimiento negociado con publicidad Suministros y servicios: Más de 206M euros Obras: Más de 5.150.000 euros Contrato sujeto a regulación armonizada (*) 12M y no 18M por aplicación de la Ley General de Subvenciones 38/2003  En función del importe anual del suministro o servicio u obra contratado por el conjunto de BIOEF (independientemente de que sea en el marco de proyectos diferentes o nuestro propio funcionamiento, …)  Suministros y servicios se agrupan en niveles de agrupación (Osakidetza nos ha pasado los suyos-podría ser una referencia) Importes sin IVA

5 5 Procedimiento negociado sin publicidad  Pequeño escrito justificando la necesidad del suministro/servicio/obra  BIOEF requiere al menos a 3 proveedores para que presenten su oferta (necesario preparar un sencillo modelo de solicitud)  BIOEF selecciona la oferta “económicamente más ventajosa”  La adjudicación se notificará a todos los proveedores participantes

6 6 Procedimiento negociado con publicidad  Pequeño escrito justificando la necesidad del suministro/servicio/obra  Redacción de pliegos con contenidos mínimos (25 páginas de media), incluye criterios de selección y de adjudicación entre otras cosas. Estos criterios y en el conjunto de pliegos deben respetar una serie de normas: no discriminar, garantizar concurrencia, conducir a la selección de la oferta económicamente más ventajosa, etc  Anuncio en página web de BIOEF y publicación de los pliegos  Proveedores interesados presentan “Solicitud de participación”  En base a criterios de selección marcados en el pliego se admiten a interesados o no y se les comunica (también en web)  A los admitidos se les deja presentar una Oferta inicial  Se abre un periodo de negociación con cada uno de ellos (de los aspectos que se haya indicado en el pliego que se negociarán)  Presentan sus ofertas finales  Se aplican los criterios de adjudicación a las ofertas finales y se adjudica a la oferta que más puntos obtenga (también en web)  Se formaliza un contrato con el adjudicatario

7 7 Contrato sujeto a regulación armonizada  SSCC Osakidetza nos recomienda que si se nos da un caso de estos acudamos a ellos para que nos lleven de la mano: Necesario publicidad en Diario Oficial de UE Pliegos deben cumplir una serie de requisitos muy exhaustivos Plazos de publicidad, presentación ofertas, etc más amplios

8 8 Problemática actual para aplicación íntegra de la normativa.  No tenemos datos de volúmenes anuales de compra en el conjunto de BIOEF por familias de productos-servicios  Posibles problemas una vez dispongamos de datos: Cambio total en la forma de gestionar las compras los IPs. Hasta ahora independencia total. Pasarían a ser “centralizadas” No disponemos de las herrramientas para “centralizar” las compras que deban ser centralizadas

9 9 Difusión a IPs. Primeros cambios ineludibles  Soliciten al menos 3 ofertas para las compras gestionadas por el IP de productos-servicios-equipos entre 12M y 50 M euros y adjudiquen al más barato (no fraccionen facturas para evitar esto) Duda: operativamente ¿cómo hacer esto?  Pide el IP las 3 ofertas o pedimos nosotros Si pide BIOEF: IP nos debería indicar a qué 3 proveedores pedir. BIOEF buscar las ofertas y luego remitir la más barata al IP para que compre a ese proveedor. ¿Necesario más recursos?  La fecha de las 3 ofertas debe ser anterior a la fecha de la factura lógicamente (si no se hace problema de tener que pedir a posteriori a proveedores ofertas con fechas anteriores, igual no hacen porque ya saben para qué se lo pides)  Para las compras gestionadas por cada IP superiores a 50M euros nos llamen antes de hacer nada y desde aquí sigamos el procedimiento

10 10 Periodo de transición.  Fijar con SSCC de Osakidetza criterios de agrupación por familias de los productos-servicios  Tener ERP a punto para poder aplicar los criterios fijados por Osakidetza de agrupación  Redactar documento interno sobre el Plan de adaptación para presentar ante eventuales auditorías  Recoger datos durante 1 año completo de compras de suministros-servicios agrupados por familias  Una vez disponer de estos datos, valorarlos y fijar Procedimientos definitivos, difusión y puesta en marcha.

11 11 Herramientas BIOEF. Aspectos prácticos  Ya hemos preparado: Cambio en la pagina web para recoger “Perfil del contratante”. En marcha desde el 23-1-09.  Necesitamos: ERP funcionando Servicio de administración con colaboración puntual de Roberto Bilbao (infraestructuras)  En función del volumen de compras a centralizar puede ser necesario incorporar alguna persona Asesores legales y fiscales y asesoria de SSCC de Osakidetza.

12 12 Difusión a IPs.Procedimientos definitivos.  Una vez fijados criterios definitivos comunicar a las Comisiones de Investigación y a IPs: Les restará independencia. ¿Resistencia? Pueden darse problemas de los que nos enteremos cuando ya no haya margen de maniobra (suministro o servicio ya recibido y no se ha seguido el procedimiento adecuado): habrá que transmitir la importancia del tema y no permitir excepciones.

13 13 Conclusiones  No es un “capricho” de BIOEF. Hemos intentado evitar cambios, pero no ha sido posible.  Entendemos que “complica” las cosas a los IPs (también nos “complica” las cosas a nosotros mismos), pero no podemos hacer nada por evitarlo.  Enviaremos difusión a IPs con primeros cambios ineludibles. Comunicaremos también a IP cuando mandemos etiquetas.