Borrador de Manual para Implementación de Programas Conjuntos F-ODM

Presentación del tema: "Borrador de Manual para Implementación de Programas Conjuntos F-ODM"— Transcripción de la presentación:

1 Borrador de Manual para Implementación de Programas Conjuntos F-ODM
SNU-Honduras Junio 2009

2 Contenido Antecedentes Propósito Estructura del PC Modelo de Gestión
Comités del PC Monitoreo y Evaluación Seguimiento y Auditoria Plan de Trabajo y Anexos Plan de Comunicaciones, Viáticos y Salarios Matriz RACI Anexos: Guías Rápidas de Operaciones y Documentos de Referencia

3 1.Antecedentes NU Honduras asumió el liderazgo para la elaboración del Manual en base a un acuerdo de la Reunión de CR-NU (Septiembre de 2008 en Tegucigalpa) y con asistencia financiera del F-ODM. Trabajo en proceso, en base a experiencia de Honduras y de los siguientes países: Guatemala, El Salvador, Nicaragua, Costa Rica, Panamá, México y República Dominicana, recopilada por la consulta Katty Gagliuffi, contratada al efecto. Presentación de Borrador actual (elaborada por consultora) para revisión por participantes en el taller y posterior incorporación de comentarios y ajustes, hasta llegar a un solo documento final del F-ODM.

4 2. Propósito Elaborar un Manual para la Implementación de los Programas Conjuntos (P C) del F-ODM, que describa lo siguiente: Estructura Organizativa: Comités Roles y Funciones de los participantes Guías rápidas de procesos operativos El alcance del Manual es a partir de la etapa de Implementación. Documentos de Referencia

5 2. Estructura del PC Nota: El Comité Programático no está en implementación en Honduras pero si en otros países.

6 3. Modelo de Gestión: Agencia Líder
Técnico Técnico En este modelo de gestión se tiene una Agencia Líder la cual realiza la coordinación técnica del Programa Conjunto. En este modelo de gestión se tiene Agencias Líderes por Efecto (o componente) las cuales realizan la coordinación técnica por Efectos del Programa Conjunto.

7 4. Reuniones por Comité Comité Rol Principal Frecuencia Presidido Por Secretariado Comité Directivo de País Coordinación Estratégica - Política Semestral Coordinador/a Residente SNU Asociado Nacional Principal Oficina de Coordinador/a Residente Comité de Gestión Técnico - Operativo A nivel de gestión Trimestral Coordinador/a Residente SNU o Asociado Principal de Implementación Agencia Líder/ Oficina de Coordinador/a Residente Comité Técnico Ténico – Operativo A nivel de Implementación Quincenales Facilita el Coordinador (a)del Programa Conjunto Unidad de Coordinación Nota: Se puede implementar la figura de un Comité Programático donde se reúnan semestralmente los Representantes del SNU para analizar la ejecución de los Programas Conjuntos a nivel Político y Técnico.

8 5. Monitoreo y Evaluación
Descripción Responsable /Entregables El Coordinador (a) del PC es el responsable del seguimiento del plan de monitoreo y evaluación del PC. El Coordinador (a) del PC junto con los Puntos Focales de Agencias y Asociados Nacionales definirán el medio y plazos para elaborar la línea de base del PC. El Coordinador se encargará de consolidar la información provista por todos los puntos focales y de presentarlo al CDG y al CDP previo VB de la Agencia Líder. VNUs participan en las funciones de monitoreo en campo. El Coordinador (a) asegurará que se realicen las visitas de monitoreo y elaborará los informes junto con los puntos focales de cada Agencia. El Coordinador (a) facilitará la información para las evaluaciones del F-OM . Responsables: Unidad de Coordinación (Coordinador(a) del PC) -> Responsable del Monitoreo y Evaluación del PC Puntos Focales de Agencias y Asociados de Implementación-> Responsables del Monitoreo y Evaluación de sus respectivos componentes (resultados, productos y actividades) Entregables: Plan de Monitoreo y Evaluación Línea de Base Informe de Monitoreo y Evaluación Informes de visitas Informes de Evaluaciones Mandatorias de Agencia Del F-ODM Comité de Gestión aprobará los informes antes de su envío al CDP. Y al F-ODM Monitoreo Y Evaluación

9 6. Seguimiento y Auditorias
Descripción AS IS Entregables TO BE El Coordinador (a) del PC realizará el seguimiento global del Plan de Trabajo. Cada punto focal de Agencia es responsable de la elaboración del informe narrativo (avance), y financiero. Cada punto focal de Agencia enviará los Informes Narrativos y Financieros al Coordinador(a) del Programa Conjunto en los plazos establecidos, para su revisión consolidación y presentación al CDG (trimestral) y al CDP (Semestral). Punto Focales de Agencia -> Informes Narrativos (de Avance) y Financieros Trimestrales Coordinador del PC -> Revisión y Consolidación de los Informes Narrativos y Financieros para la revisión del CDG y CDP Informes Narrativos y Financieros Las Agencias de NU llevarán a cabo las auditorias de sus componentes según sus propias normativas. Cada agencia elaborará un plan de auditorias indicando fechas aproximadas, y lo entregará al Coordinador (a) del PC para su consolidación y seguimiento. Puntos Focales de Agencia -> Plan de Auditoria de c/Agencia Puntos Focales -> Informe de Auditoria de cada Agencia Sugerido (Realizar auditorias conjuntas y con los Asociados, implementar HACT,) Auditorias

10 7. Plan de Trabajo y Anexos
Descripción AS IS Entregables TO BE Se podrán actualizar las actividades pero no los Productos. Si las actividades se actualizan y exceden el 10% del monto total presupuestado para la Agencia, el Coordinador(a) del PC lo presentará a la aprobación del CDG. Actualización presupuestaria y del Plan del PC por el Coordinador (a) en base a los insumos de los puntos focales de Agencia. Puntos Focales de Agencia -> Revisiones Presupuestarias CDG -> Aprueba, cuando aplique. Coordinador (a) del PC -> Actualiza el presupuesto total del PC Plan de Trabajo Se elaborará un Plan de Compras y Contrataciones, basado en el Plan de Trabajo, por cada punto focal de Agencia con el objetivo de medir el costo-eficiencia. El Plan de Compras y Contratos se hará bajo la responsabilidad del Punto Focal en conjunto con el área operativa que corresponda a su Agencia u Organismo. Los inventarios y traspasos de activos se realizarán de acuerdo a la normativa de cada agencia. Puntos Focales -> Plan de Compras y Contrataciones por cada Agencia y Asociado de Implementación Sugerido evaluar modalidad de ejecución para compra y evitar traspasos sin seguir la normativa. Plan De Adquisiciones

11 8. Comunicaciones y Viáticos/Salarios
AS IS Descripción Entregables TO BE El Coordinador(a) del Programa Conjunto deberá elaborar en coordinación con los puntos focales del SNU y Asociados Nacionales en la Implementación, el Plan de Comunicación ,el cual deberá estar basado en la Estrategia de Comunicación e Incidencia, aprobada en última instancia por el CDP. El mismo debe considerar: Imagen, Medios de Comunicación (correo, Sitio Web) y formatos. Coordinador (a) del PC -> Plan de Comunicación Oficina del Coordinador/a Residente -> Revisa CDP -> Aprueba Nota: Se debe considerar los principios de confidencialidad, exactitud en los informes y publicaciones emitidos por el PC Comunica- ciones Viaticos Se utilizará la escala de Naciones Unidas o la que aplique según la normativa de cada Agencia o Asociado Nacional. Coordinador (a) del PC -> oficializar escala de viáticos que aplique Se define un rango mínimo y máximo de salarios por cada PC, en base a categorías de puestos (profesionales, administrativos, VNUs, etc.). Coordinador (a) del PC -> Rango mínimo y máximo de salarios por PC Salarios

12 9. Matriz RACI Actividad Elabora / Realiza (Responsible) Responsa- ble
(Accountable) Consultado/Asesora (Consulted) Informado (Informed) Plan de Trabajo y Presupuesto Anual Puntos Focales del SNU y Asociados Nacionales CDP CDG Todos Elaboración y Cumplimiento del Plan de M&E Coordinador (a) PC Línea de Base Plan de Adquisi- ciones Plan de Comunicaciones Coordinador PC

13 9. Matriz RACI Actividad Elabora / Realiza (Responsible) Responsa- ble
(Accountable) Consultado/Asesora (Consulted) Informado (Informed) Revisiones Presupuestarias Puntos Focales del SNU CDG Coordinador (a) PC y Puntos Focales CDP Seguimiento a la Ejecución del PC Coordinador (a) del PC y Puntos Focales SNU y de Asociado Nacionales Informes Narrativos Local: Puntos Focales de Agencia Al F-ODM: Coordinador (a) del PC y Puntos Focales de Agencia CR SNU Coordinador (a) PC Oficina de Coordinación del SNU F-ODM Informes Financieros Local: Puntos Focales de Agencia Al F-ODM: Oficiales Financieros a nivel de Sede del SNU Agencias SNU participantes

14 Anexos

15 1. Guía Instructiva de Procesos Administrativos - Consultorías
Criterios AS IS TO BE Checklist Convocatoria Abierta y difusión por dos semanas Conformar Comité de Evaluación Definir Lista Corta Preparar Entrevista Elaborar Acta de Selección Presentarlo a Comité (si aplica) Definir propuesta contractual Elaborar Contratos y Firmas Formulario de Solicitud La documentación de soporte 1 a 8. Además incluir el CV, Documento de Identidad y copia de credenciales académicas. Responsable: Oficial designado (a) SNU Pagos Recu- rrentes Convocatoria Cerrada, Lista Corta Conformar Comité de Evaluación Solicitar Propuestas Tec. y Fin. Preparar Entrevista (si aplica) Elaborar Acta de Selección Presentarlo a Comité (si aplica) Elaborar Contratos y Firmas Formulario de Solicitud La documentación de soporte 1 a 7. Además incluir el CV, Documento de Identidad. Pago contra Certificación de Pago del Oficial de Proyecto/Programa Responsable: Oficial designado (a) SNU Pagos Por Producto

16 2. Guía Instructiva- Talleres, Seminarios, Cursos
AS IS Criterios Checklist TO BE Mínimo con 8 días de anticipación Reunir Documentación de soporte Responsable: Oficial Proyecto/Programa SNU FACE firmado por Oficial Agenda o Programa, presupuesto, transporte, etc; y número Participantes Adelan- tos Se liquida 15 días después del evento. No se puede emitir un adelanto si esta pendiente una liquidación Responsable: Oficial designado (a) SNU Formulario de Liquidación Listado de Gastos y Facturas Programa del Evento y listado de participantes Liqui- dación Adelanto: Solicitar si es nacional con 8 días. Liquidación: Se debe liquidar el viaje para que se pueda emitir otro adelanto Responsable: Oficial designado (a) SNU Formulario de Viaje/Liq. Security clearance, si aplica (adelanto) Originales de Boarding Pass y Comprobantes (liquidación) Copia Pasaporte Viajes

17 3. Guía Instructiva- Compras
AS IS Criterios Checklist TO BE Solicitar Cotizaciones (sugerido 3) Elaborar Acta de Adjudicación Elaborar Orden de Compra Cotizaciones Acta Responsable: Oficial designado (a) SNU Compras Directas TdR/ET Lista Corta Conformar Comité de Evaluación Elaborar Acta de Adjudicación Presentarlo a Comité si aplica Elaborar Orden de Compra Lista Corta Acta de Evaluación y documentación de Soporte Responsable: Oficial designado (a) SNU Cotiza- ciones Concursos Abiertos TdR / ET Anuncio (1 mes) Conformar Comité de Evaluación Elaborar Acta de Adjudicación Presentarlo a Comité(s) si aplica Elaborar Orden de Compra TdR/ET Ofertas Acta de Evaluación y documentación de Soporte Responsable: Oficial designado (a) SNU

18 3.1 VNUs Descripción Los VNUs podrán: Apoyar a implementación en el campo (nivel local); Apoyar en la recopilación de la información para el monitoreo; Difundir los ODMs. Los VNUs estarán bajo la supervisión del Coordinador (a) del Programa Conjunto. Si aplica, estarán bajo la supervisión de Coordinadores Intermedios o de Efecto, previo acuerdo con el Coordinador (a) del PC o en base a un MOU. El Programa VNU es administrado y representado por PNUD a nivel país; PNUD administrará los fondos de UNV para los Programas Conjuntos. A nivel de PC se elaborará un solo Informe Narrativo y Financiero Anual para la sede, incluyendo ambos componentes, bajo responsabilidad del PNUD, con el apoyo de VNU, VNUs

19 Documentos de Referencia
Manual de Joint Programme ( Guía de Orientación UNDG) Guías del F-ODM Guía de Ventana Temática de Género - Guatemala Manual de Implementación de PCs – Nicaragua Manuales y Formatos de PCs - Panamá Manual del PC Seguridad Humana – Honduras Manual del PC Cultura y Desarrollo – Costa Rica Manual F-ODM – Ecuador Informe de Lecciones Aprendidas – Honduras Informes y Notas a los Coordinadores Residentes Guías Operativas de PNUD, UNICEF, FAO, OPS/OMS