COMITÉ DIRECTIVO Proceso de Orientación Institucional Noviembre 2011.

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1 COMITÉ DIRECTIVO Proceso de Orientación Institucional Noviembre 2011

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3 Anexo 1 - Plan de Mejoramiento (Nueve No Conformidades o Hallazgos): Corresponden siete (7) al Informe de la Auditoría Fiscal, una (1) acción de mejora del informe de gestión y una (1) de la Auditoria realizada por la Oficina de Control Interno, se observa que las acciones se ejecutaron de manera permanente, concluyendo el seguimiento de la Oficina de Control Interno el cierre de algunas de ellos, situación de la que se hará petición ante la Auditoria Fiscal. Anexo 2 - Plan de Manejo de Riesgos (Cuatro No Conformidades Potenciales o Riesgos): las observaciones o riesgos corresponden al manejo de la política de prevención del daño antijurídico, así como a la identificación de riesgos por autoevaluación del proceso, donde se aplicó la metodología para identificar, analizar y valorar riesgos institucionales y por proceso

4 Se generan permanentemente inconvenientes de carácter técnico en la RED de la Entidad, hecho que afecta los aplicativos que en ella se encuentran instalados, y por ende se genera en ocasiones extemporaneidad de los procesos a realizar. La falta de oportunidad en la entrega de la información que se requiere de parte de las Direcciones Sectoriales, para la consolidación de informes, presentaciones, seguimiento a las actividades, reportes a PREDIS y SEGPLAN, lo que redunda en un mayor esfuerzo por parte del equipo de trabajo de la Dirección de Planeación, para entregar a tiempo lo requerido.

5 Reprogramar el plan de acción institucional, de acuerdo con los lineamientos señalados por el Contralor de Bogotá D.C. en los comités directivos llevados a cabo hasta la fecha, se deben encaminar las nuevas acciones y actividades a tomar de decisiones orientadas a cumplir la misión institucional para obtener los resultados en la forma más eficiente y eficaz posible.

6 REVISION POR LA DIRECCION PROCESO ENLACE Dirección Para el Control Social y Desarrollo Local Dirección de Apoyo al Despacho Oficina Asesora de comunicaciones Septiembre de 2011

7 INFORME DE GESTIÓN PROCESO DE ENLACE El seguimiento al Plan de Acción se realizó con corte a 30 de septiembre de 2011 en donde se reflejan los resultados del Proceso de Enlace en su conjunto

8 PLAN DE ACCIÓN PROCESO ENLACE ACTIVIDADRESULTADO Activar la creación, conformación y constitución de mecanismos de control social a la gestión pública, con el fin de vincular a los ciudadanos al ejercicio del control social. Nº de mecanismos de control social conformados/ Nº de mecanismos de control social programados*100 Este indicador tuvo un resultado de 232 programados, y 232 realizados, es decir un cumplimiento del 100%. Activar la creación, conformación y constitución de mecanismos de control social a la gestión pública, con el fin de vincular a los ciudadanos al ejercicio del control social. No. de insumos de control social que generaron resultados de control fiscal /No. de insumos de control social incorporados en las auditorias*100 Cobertura organizacional del control social: 12/32= 37% de los insumos de control social solo el 37% arrojo resultados de control fiscal. Identificar los destinatarios de la inversión en la malla vial, así como los frentes de obra con el fin de lograr la vinculación del ciudadano al ejercicio del control social, a través de la implementación del observatorio a la Contratación. Indicador. Nº de ciudadanos vinculados al observatorio/ Nº de ciudadanos identificados como destinatarios de la inversión*100 852/3500.

9 ACTIVIDADRESULTADO PLAN DE ACCIÓN PROCESO ENLACE Adelantar promoción institucional y fortalecer el acercamiento a la comunidad. *Esta actividad fue modificada igual que el indicador dadas las circunstancias mediáticas del contraloría de Bogotá y el cambio coyuntural presentado Indicador. Informativos Locales ejecutados /informativos Locales programados. Meta: Tres Informativos. Socializar a los Concejales los informes finales de auditoria, estructurales, obligatorios, sectoriales, así como las advertencias, pronunciamientos e información generados por la Contraloria de Bogotá, con el fin de contribuir al ejercicio del control político. No. de Informes (de auditoria, estructurales, obligatorios, sectoriales) y/o advertencias, pronunciamientos remitidos a los Concejales / Número de informes y/o advertencias, pronunciamientos generados por la entidad * 100 98/98 = 100% Nº de acciones de promoción, formación y divulgación realizadas/ Nº de acciones de promoción, formación y divulgación programadas*100 Indicador. Nº de acciones de promoción, formación y divulgación realizadas/ Nº de acciones de promoción, formación y divulgación programadas*100 36/36 =100%

10 ACTIVIDADRESULTADO Elaborar el Boletín concejo y control que sirva de apoyo al ejercicio de control político realizado por el Concejo de Bogotá. Indicador: Boletín Informativo: No. de Boletines Concejo y control elaborados / No. de Boletines Concejo y control programados * 100 220/440= avance 50% Tramitar oportunamente los PQR’s de competencia de la Contraloría de Bogotá. Número de los PQR’s tramitados dentro de los términos establecidos CCA competencia de la C.B.*100 / Número total de los PQR’s competencia de la C.B. Indicador total: 778 DPC tramitados dentro de los Términos establecidos en el CCA competencia entidad/786 DPC tramitados durante el periodo y que tengan respuesta. 778/786= 98% PLAN DE ACCIÓN PROCESO ENLACE

11 ACTIVIDADRESULTADO Realizar seguimiento a la calidad y efectividad de la respuesta a los PQR para que la información suministrada le permita conocer al ciudadano las acciones adelantadas, los resultados obtenidos y las acciones a seguir. No. de PQR tramitados con calidad y efectividad en la respuesta a los mismos / No. Total de PQR tramitados. *Indicador Total: (630PQR’s tramitados con calidad y oportunidad / 762 PQR’s tramitados * 100) = 82.6% PLAN DE ACCIÓN PROCESO ENLACE

12 OTROS RESULTADOS Se realizaron diez Comités de Seguimiento y Control Local desde el mes de Julio en las localidades de Kennedy, Suba, Engativá, Usaquén, Fontibón, Ciudad Bolívar, Tunjuelito, Bosa, Rafael Uribe Uribe y Usme con una población asistente estimada en 5500 ciudadanos, en los cuales se recepcionaron en premesas y en los comités las problemáticas de todos los sectores, aspectos que están siendo atendidos por la Contraloría de Bogotá a través de sus Direcciones sectoriales, así:

13 Resumen de compromisos comités

14 ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS Acciones correctivasAcciones preventivas Se registran diez observaciones de los organismos de control (AGR, AF, CI) relacionadas con: Se registran cuatro observaciones de los organismos de control (AGR, AF, CI) relacionadas con: Procedimiento PQR ya modificado mediante la Resolución 11 de 2011 La oportunidad y calidad de las respuestas de los DPC Divulgación del Plan de Comunicaciones que ya fue difundido a través de la pagina web institucional Debilidad en el compromiso por parte de los funcionarios relacionado con el conocimiento y apropiación de las herramientas e informes que reflejan y miden los resultados de la gestión en el área de comunicaciones

15 ASPECTOS QUE LIMITAN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS o En el tema de enlace con la ciudadanía, es importante destacar la implementación y socialización del nuevo procedimiento Control Social a la Gestión Pública, es importante que todas las Direcciones Sectoriales le den aplicabilidad al mismo especialmente a la ejecución de las actividades en el seno del Comité de Agenciamiento Transversal para que se cuente con la debida articulación y coherencia de la gestión institucional enfocada a los clientes. oLa Base de Datos para El Control Social debe ser utilizada de manera adecuada y ágil por parte de todas las sectoriales y las Oficinas Locales especialmente en la fase de programación y en las etapas sucesivas de reporte oportuno hasta que sea cerrada cada actividad, teniendo en cuenta reportar la dependencia que organiza la actividad,

16 PROCESO DE ENLACE CON CLIENTE DIRECCION PARA EL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL

17 MEDICION DE SATISFACCION DEL CLIENTE CIUDADANIA PROCESO DE ENLACE CON CLIENTE DIRECCION PARA EL CONTROL SOCIAL Y DESARROLLO LOCAL

18 Ficha Técnica 1. DISEÑADA POR: Pedro Viveros (Producto contrato 069 de 2009 Universidad Pedagógica Nacional) : 2. APLICADA POR: Contraloría de Bogotá y Universidad Nacional de Colombia 3. UNIVERSO (Ciudadanos asistentes a Acciones ciudadanas 5.240). 4. UNIDAD DE MUESTREO: (Personas) 5. FECHA: Enero a Octubre de 2011 6. AREA DE COBERTURA: Localidades de Bogotá 7. TIPO DE MUESTREO: (Aleatorio en cada acción ciudadana) 8. TECNICA DE RECOLECCION DE DATOS: (encuenta orientada) 9. TAMAÑO DE LA MUESTRA: 3600 ciudadanos 10. FECHA TRABAJO DE CAMPO: Enero a Octubre/11 N° de encuestas 3734) 11.OBJETIVO DE LA ENCUESTA: MEDIR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE: Percepción del cliente sobre el grado en se han cumplido los requisitos que la Contraloría de Bogotá debe brindar a los clientes, respecto de los productos y servicios suministrados, con el fin de alcanzar las RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE que corresponde al resultado de la evaluación y el análisis de la satisfacción del cliente que permita mejorar la imagen y percepción de los mismos frente a los productos y servicios de la CB, mediante la implementación de acciones de corrección, correctivas, preventivas y de mejora. 12. Nº DE PREGUNTAS FORMULADAS. Cinco perfiles nueve preguntas

19 Modelo de la Encuesta

20 Total muestreo

21 EDAD: o La mayoría de personas están en el rango de edad de 42 a 49 años (900 personas y siguen los que son mayores de 50 años (840), el grupo de edad que tuvo menos asistencia fue el de los 18 a 25 años (360) personas Resultados de la tabulación de los instrumentos

22 SECTOR: o La comunidad asistente a actividades de la Contraloría que más tuvo participación fue el privado (2300) personas y o hubo 1900 personas del sector público Resultados de la tabulación de los instrumentos

23 SEXO: Se notó mayor presencia de mujeres en diligenciamiento del instrumento. Diligenciaron el instrumento 1350 y 2380 mujeres

24 NIVEL EDUCATIVO: Se presenta un nivel educativo aceptable. La mayoría tienen estudios de Secundaria incompleta (1110) y secundaria completa (914) Tecnólogos, 600 personas Profesional incompleto 350 personas Primaria completa 320 personas Resultados de la tabulación de los instrumentos

25 PERCEPCIÓN NIVEL DE CONFIANZA: La mayoría de asistentes, 900 personas coinciden en que sabe solo un poco acerca de la Contraloría de Bogotá Mientras que750 personas manifestaron que sabe algo acerca de la Contraloría de Bogotá de acuerdo con el contacto o lo que ha escuchado acerca de ella. 680 personas coinciden en que ha oído acerca de la Contraloría, pero que no saben casi nada. 480 personas no habían escuchado nada sobre la contraloría Resultados de la tabulación de los instrumentos 900 680 480 750 510

26 Resultados de la tabulación de los instrumentos QUÉ HACE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ? La mayoría de los asistentes 1900 personas (72.6%), respondieron que según ellos lo que hace la Contraloría e Bogotá D.C. es Vigilar la inversión de los recursos públicos. Mientras que unos pocos seleccionaron que lo que hace la Contraloría e Bogotá D.C es Sancionar disciplinariamente a los funcionarios, recuperar recursos públicos y promover los derechos humanos 1900 40 220 560 160 360 140

27 QUÉ HACE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ EN PARTICIPACIÓN CIUDADANA: La mayoría de los asistentes seleccionó dos formas que conoce acerca de qué hace la Contraloría de Bogotá D.C en participación ciudadana: Promover los mecanismos de participación ciudadana 934 personas y Contribuir al fortalecimiento del Control Social 883 personas Vincular al ciudadano en el ejercicio del control fiscal 695 personas Mientras que 620 personas respondieron que la labor es Apoyar la conformación de veedurías ciudadanas. Se resalta que 292 encuestados desconocen qué hace la contraloría en materia de participación ciudadana pues respondieron que registra veedurías Resultados de la tabulación de los instrumentos 883 934 292 695 620

28 Resultados de la tabulación de los instrumentos PREGUNTA DE SELECCIÓN MÚLTIPLE ACERCA DE LAS ACCIONES CIUDADANAS NÚMERO, LAS ACCIONES CIUDADANAS QUE CONOCE EL CIUDADANO REALIZADAS POR LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ - PEDAGOGÍA SOCIAL, FORMATIVA E ILUSTRATIVA: La mayoría de personas seleccionó la opción de volantes, 880 personas Luego SELECCIONAREN TALLERES Y DIPLOMADOS LA MISMA CANTIDAD 780 personas PARA UN TOTAL A 1460 Se destacaron también las Jornadas de formación con 525 personas

29 INSTRUMENTOS DE INTERACCIÓN: 1245 personas opinan que de las acciones ciudadanas perteneciente al grupo de instrumentos de interacción, la que más conocen es la de Rendición de cuentas. La que menos conoce es la de inspecciones de terreno 410 personas Resultados de la tabulación de los instrumentos

30 MECANISMOS DE PROMOCIÓN, DIVULGACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN: Sin embargo, se observa que la mayoría coinciden en que la acción ciudadana que más conocen es la Divulgación de resultados de gestión del proceso auditor y/o de informes obligatorios con un total de 2830 personas mientras que solo 510 manifiestan que conocieron la socialización de memorandos de encargo y de planeación Resultados de la tabulación de los instrumentos

31 Resultado de la evaluación y análisis de la satisfacción del cliente 1.Es necesario perfilar estrategias para atraer a los jóvenes para que se interesen en el ejercicio de control social 2.Debe fijarse una política de divulgación, difusión y sensibilización a través de medios masivos y piezas comunicativas, dado que una franja de ciudadanos manifiesta que nunca había escuchado sobre la Contraloría de Bogotá (480 personas) 3.Se destaca la cantidad de ciudadanos que conocen el quehacer de la Contraloría y el ejercicio del control social 4.Dado que la comunidad expresa conocer los procesos de pedagogía social formativa e ilustrativa es importante fortalecer la capacitación a la ciudadana a través de las estrategias establecidos en la Resolución 21 de 2010.

32 Resultado de la evaluación y análisis de la satisfacción del cliente 6.La comunidad identifica plenamente los instrumentos rendición de cuentas y Audiencias Públicas pero es necesario reforzar los instrumentos de Auditaría Social. 7.Dado que la comunidad manifestó haber recibido la socialización de los Mecanismos de promoción, divulgación y sensibilización: divulgación de resultados del proceso auditor y de los informes obligatorios, es importante reforzar la socialización de los memorandos de encargo y de planeación para que los ciudadanos se vinculen a la auditoria y coadyuven al ejercicio del control fiscal

33 Conclusiones La alta dirección debe implementar las acciones correctivas, preventivas y/o de mejora de acuerdo con los resultados de esta Medición de Satisfacción del cliente

34 ENCUESTA SEMI ESTRUCTURADA CONCEJALES DE BOGOTÁ D.C. Noviembre de 2011

35 Ficha técnica UniversoConcejales de Bogotá, D.C. Marco MuestralConcejales del listado de la Secretaría General Muestra21 Concejales Herramienta estadísticaEntrevista semiestructurada Fecha de aplicaciónNoviembre de 2011 Número de preguntas6 Tipo de preguntasCerradas categóricas (5) y abierta (1)

36 Funciones

37 Productos

38 Productos Oportunidad

39 Productos Calidad

40 DPC Calidad - Oportunidad

41 Opinión

42 Opinión Desempeño Oportunidad Los Concejales de Bogotá necesitan más información, más publicaciones. Que esa información, además, sea colgada a tiempo en la página web.

43 Opinión Desempeño cumplimiento misional Le falta oportunidad. El control anterior se debe dar más eficaz. Debe haber solución concreta más allá de escándalos mediáticos de denuncia.

44 Opinión Desempeño cumplimiento misional Malo. Tiene que mejorar. Hacer revisión más oportuna. No ha sido eficiente. Control posterior no evita la corrupción. Aceptable. Lo realiza en el marco de sus funciones. Funciones principales deben desarrollarse con mayor cabalidad.

45 Opinión Desempeño cumplimiento misional Me parece bien la presencia de la CB en las localidades. Hace falta más rigor técnico en los procesos de investigación y sistemas de información en tiempo real de todo el proceso fiscal.

46 Opinión Desempeño cumplimiento misional Me parece muy oportuna y a través de los controles de advertencia se puede prever y evitar grandes pérdidas del presupuesto distrital. Es muy importante que la CB se haya hecho parte dentro de los procesos penales que cursan hoy en relación con el desangre administrativo conocido.

47 Opinión Desempeño cumplimiento misional En algunos aspectos en los que he pedido información, me parece que ese desempeño ha sido eficaz. Sin embargo, hay aspectos, especialmente relacionados con procesos de la renovación urbana, la aplicación del POT, los impactos de las concesiones en TM y la conformación del SITP (especialmente transporte colectivo), donde la información y estudios son insuficientes y parecen estar sujetos a filtros en las esferas directivas de la CB.

48 Opinión Desempeño cumplimiento misional Creo que la CB lleva a cabo investigaciones de manera eficiente, pero da curso a los juicios de responsabilidad fiscal de manera selectiva y omite los procedimientos que deberían seguirse, una vez determinados los hallazgos. Hay casos escandalosos de omisión de la CB, pero no por falta de trabajo de los funcionarios sino por falta de voluntad política del Contralor.

49 Opinión Desempeño credibilidad Desgraciadamente la CB es de las entidades que está vinculada a lo que han denominado “cartel de la contratación”. Credibilidad afectada por el tema del contralor Moralesrussi. Bajo la administración de Moralesrussi se conocieron escándalos de corrupción en la contratación distrital empañando, por los vínculos de éste, el trabajo de la entidad.

50 Opinión Desempeño credibilidad Es bueno, pero requiere más impulso, habida cuenta de los cuestionamientos de que fue objeto el anterior titular de éste órgano de control. El contralor debe cumplir con sus funciones de manera imparcial, independientemente del necesario voto político que debe reunir su director al interior del Concejo al momento de concretar su nombramiento. En tal sentido, ese antecedente irrefutable, no debe permear la función pública que le es otorgada constitucional y legalmente a la entidad.

51 Conclusiones La mayoría de concejales cree que la CB cumple funciones en la lucha contra la corrupción, por ejemplo a través del control de legalidad presupuestal y del control de gestión. Se debe mejorar la oportunidad de la entrega de productos, así como la calidad de sus contenidos.

52 Conclusiones Aunque para la mayoría de concejales los DPC han sido respondidos con calidad y oportunidad, se puede continuar fortaleciendo estos aspectos para mayor satisfacción. Revisar procedimientos para subir información en página web. Se destaca la eficacia del Control de Advertencia. Resultados para recuperar credibilidad.

53 Gestión del PPS-Macro A 30 de junio de 2011 Gestión del PPS-Macro A 30 de junio de 2011

54 Objetivo Informar de las principales acciones desarrolladas en el primer semestre de 2011, con énfasis en precisar los niveles de avance de los informes, de conformidad con el PAE-2011 y aportes al cumplimiento de los objetivos trazados en el actual Plan Estratégico de la organización.

55 Resultados de la Gestión Análisis Plan de Acción Análisis Plan de Acción: Nuestro proceso contribuye al cumplimiento de la misión institucional con la consecución de los siguientes objetivos estratégicos: No. 3: “Contribuir al fortalecimiento del ejercicio del control social para lograr un control fiscal más efectivo”, Estrategia 3.1 y 3.4. (Presentar productos cliente y Revista). No. 4: “Fomentar la cultura de la transparencia, la ética y la moral, para mejorar la relación estado-ciudadano y contribuir así a la disminución de la corrupción y legitimación del control fiscal”, Estrategia.4.2. (Socialización productos). No. 5: “Mejorar la calidad, oportunidad y efectividad de la evaluación de las políticas públicas, las auditorias y el resarcimiento del daño al patrimonio público distrital”, Estrategias 5.5 y 5.6. (Lineamientos y observatorio).

56 Resultados plan de acción

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58 2. Resultados Plan Anual de Estudios PAE-2011 Los informes elaborados cumplieron con los requisitos establecidos en la matriz de caracterización de producto y preservación del mismo, entregados a nuestros clientes (Presidente del Concejo de Bogotá, Secretaria Distrital de Hacienda, Presidente Comisiones: Primera Permanente del Plan de Desarrollo y POT, Segunda Permanente de Gobierno, Tercera de Hacienda y Crédito Público y Alcaldía Mayor de Bogotá), en los plazos establecidos.

59 Nivel de avance PAE- 2011

60 I nformación relevante de los productos elaborados Deuda Pública Consolidada: El endeudamiento distrital al cierre de la vigencia 2010, se consolidó en $ 6.225.168 millones, con una reducción de 6.5% con respecto al saldo del 31 de diciembre de 2009 por $6.661.029 millones. El 34.4% corresponde a deuda interna y el 65.6% a externa. La mayor concentración se encuentra en la Empresa Transportadora de Gas del Internacional (TGI) con el 35,1%, seguido de la Administración Central (SDH) con un 28%, Empresa de Energía de Bogotá con el 23,7%, la EAAB con 8.3% y la ETB con el 4.9%.

61 Indicadores de endeudamiento del sector central: Los indicadores de endeudamiento del Distrito Capital a 31 de diciembre de 2010 son: 3.21% como capacidad de pago (Intereses pagados/Ahorro Operacional) y 25.14% como sostenibilidad (Saldo Deuda/Ingresos Corrientes) por debajo de los topes legales que establece la Ley 358 de 1997 del 40% y 80%, respectivamente. Estos resultados muestran que la ciudad al finalizar la vigencia 2010 tiene amplio margen para obtener nuevos recursos de crédito.

62 Portafolio: Los recursos financieros disponibles consolidados, al cierre de la vigencia 2010 presentan una reducción del 17,1% comparado con el saldo presentado en el 2009, el portafolio de inversiones pasó de $3.0 billones a 2.2 billones, con un decrecimiento del 28,6% y los recursos de tesorería de $3.6 billones a $3.3 billones con una reducción del 7.2%. Los recursos de tesorería y portafolio están conformados por depósitos en cuentas corrientes, de ahorro, cajas e inversiones financieras de carácter temporal. El saldo reportado por las entidades de estos recursos a 31 de diciembre de 2010 suma $5.497.477 millones, el 60% en recursos de tesorería y el 40% en portafolio de inversiones. El Sector Hábitat conformado en su mayoría por empresas de economía mixta tiene la mayor participación con el 35,1%. Seguido por el Sector Hacienda con el 29,7%, el cual agrupa las entidades con capital netamente distrital entre ellas la SDH, Lotería de Bogotá y FONCEP. Le siguen los sectores Salud con el 17,9% y Movilidad con el 11,9%, el primero conformado por la Secretaría Distrital de Salud (SDS), el FFDS y los hospitales; y el segundo por el IDU, el Terminal de transporte, Transmilenio y la Unidad Administrativa Especial de Mantenimiento de la Malla Vial.

63 Dictamen a los Estados Contables Consolidados del D.C.: Control Interno Contable: Control interno al proceso de consolidación: Con los rangos establecidos para la evaluación cuantitativa de control interno y conforme a los resultados obtenidos en la Subdirección de Consolidación Gestión e Investigación de la Secretaría Distrital de Hacienda, se determina que el control interno es ADECUADO. Control interno contable practicado por las direcciones sectoriales: Al consolidar las calificaciones obtenidas para cada una de las entidades evaluadas, se concluyó que el 72% obtuvo una efectividad máxima, equivalente a 39 entidades distritales y el 28% restante fue calificado como efectivo con deficiencias que corresponde a 15 sujetos auditados. Por lo anterior, se determina que en general el sistema de control Interno contable es CONFIABLE.

64 De las operaciones reportadas sin correspondencia absoluta las cuales fueron objeto de análisis en cada una de las entidades que conforman el Sector Público Distrital, se determinó que existen partidas sin reciprocidad con la otra entidad aproximadamente por $307.858 millones para Sector Público Distrital y para el Sector Gobierno General fue $115.063 millones en cuentas de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, incumpliendo así las entidades distritales con los requerimientos y procedimientos descritos en el numeral 2.3.3 conciliación de operaciones recíprocas, normado en el Instructivo No.11 del 16 de diciembre de 2010, emitida por la Contaduría General de la Nación. HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LA EVALUACIÓN AL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN

65 Por la falta de comunicación y conciliación entre las dependencias de contabilidad y jurídica de las entidades; así como debilidades en el conocimiento para el registro del “reporte contable” del SIPROJ y como resultado de las diferencias reflejadas en el cruce de los reportes contables del SIPROJ WEB-BOGOTÁ y los estados contables, se presenta incertidumbre en el saldo de las cuentas: HALLAZGOS DE AUDITORÍA DE LA EVALUACIÓN AL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN Lo anterior incide en la razonabilidad de las cifras e incumple las normas relacionadas con las obligaciones contingentes en Bogotá, por lo cual se hace necesario suscribir un plan de mejoramiento para subsanar las inconsistencias.

66 CONTROL INTERNO AL PROCESO DE CONSOLIDACIÓN Acorde a los rangos establecidos para la evaluación cuantitativa de control interno y conforme a los resultados obtenidos en la Subdirección de Consolidación Gestión e Investigación de la Secretaría Distrital de Hacienda, se determina que el control interno es ADECUADO.

67 OPINIÓN Sector Público Distrital Sector Público Distrital Sector Gobierno General Sector Gobierno General Bogotá Distrito Capital Bogotá Distrito Capital Excepto por el efecto de lo descrito en los párrafos anteriores, el Balance General Consolidado y el Estado de Actividad Financiera, Económica, Social y Ambiental, presentan razonablemente la situación financiera del Distrito Capital a 31 de diciembre de 2010, de conformidad con las normas de contabilidad pública y los principios de contabilidad generalmente aceptados aplicados uniformemente.

68 Propuestas de pronunciamientos: “ Déficit en el cumplimiento de las Metas Plan de Conformidad con el Plan de Desarrollo de la Ciudad "Bogotá Positiva para vivir mejor" 2008-2012”. Comunicado el 15-07-2011. “Se incrementa la reprobación de los estudiantes matriculados en el Sistema Educativo Distrital en un 99% durante la vigencia 2010, comparada con los resultados de la anterior vigencia”. “Incremento en la reprobación de estudiantes matriculados en el Sistema Educativo Distrital en un 90% durante la vigencia 2011”. “Posible pérdida de recursos de la red hospitalaria del D.C., por “Incumplimiento en los giros por parte de las EPS-S Régimen Subsidiado”. Obras contratadas en el Distrito Capital, sin que se hayan determinado los estudios y/o diseños definitivos, actuación que ha generado aplazamientos, adiciones, y/o Prorrogas que reflejan la ausencia de planeación en las etapas precontractual y contractual”. Comunicado el 29-08-2011. “Instancias de coordinación y su operatividad en el Distrito Capital”. Basado en la reforma administrativa de 2006, efectuada mediante Acuerdo 257-06.

69 1.3: Otros resultados  Tramite ante el Señor Contralor solicitando “auditoria especial al sistema de información oficial de evaluación y seguimiento al plan de desarrollo distrital –SEGPLAN.  Validación y consolidación de información recibida de las Direcciones Sectoriales relacionada con el diligenciamiento de los formularios 1 y 2 de hallazgos de Auditoria y Control Interno Contable, respectivamente, emanados de la CGR y Dictamen y notas del mismo, enviadas a la CGR.  Asistencia a la jornada de autocapacitación con la S D P, sobre sistemas de información relevantes de la Ciudad.  Participación en los foros: Evaluación de la calidad de vida 2010 en Bogotá D.C.”,; Quiéreme bien, Quiéreme hoy: Futuro de la Política de Infancia y Adolescencia de Bogotá, en el panel sobre gasto público. En éste foro se presentó el Estudio Estructural “Gasto Público Social y Pobreza en el D.C. en la última década” y Conversatorio sobre los Beneficios del Control Fiscal Macro y el Estatuto Anticorrupción, y Niñez y Adolescencia realizado por la Secretaria de Integración Social del Distrito.

70  Seguimiento en temas de impacto social, económico y fiscal de Bogotá, a través de la actualización de información en: Seguridad, Normatividad al POT, Corrupción, Peajes y Proyecto Metro (SITP, SIRCI).  Respuesta al DPC 106-2011, interpuesto por el Concejal Felipe Ríos Londoño, referente a las acciones de la Contraloría para combatir la corrupción.  Participación en la respuesta a la Proposición 136-2011, sobre el Impacto del Plan Nacional Prosperidad para Todos 2010-2014 en el Distrito Capital, dirigida a la Comisión Primera Permanente del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, del Concejo de Bogotá.  Consolidación y respuesta a la Proposición 299-2011, cuyo tema central fue el Proyecto de acuerdo 172 -2011, de enajenación de acciones de la ETB.  Hallazgo Fiscal: La Lotería contrató dos estudios de mercado en el 2008 y 2009, que una vez analizado el producto y las conclusiones entregadas, no aportan como insumo para la formulación de los planes de mercadeo, ni coadyuvaron para el incremento de las ventas, siendo éstos los fines que determinaron su contratación. Las conclusiones de los estudios definen aspectos que la entidad ya conoce, producto de su experiencia misma en el tema de Lotería. Además, se consideraron inoportunos teniendo en cuenta que estaban en ejecución cuando ya se había contratado el Plan de Mercadeo.

71  Hallazgos Disciplinarios: La Lotería adoptó un Plan de premios que fue modificado a los tres meses de haberse implementado. Según el Decreto 2975 de 2004, los Planes de Premios tienen una vigencia anual, y solo pueden reducirse por una causal que nada tiene que ver con el argumento expuesto por la entidad. Al mismo tiempo, el citado Plan fue incrementado en algunas variables cuando la Ley determinó que solo podrá reducirse.  El Decreto 2975 determinó que las Loterías deberían constituir una reserva destinada a conservar los valores de los premios que cayeron en poder del público y que no han sido reclamados. Dicha cuenta debió ser aperturada a partir del año 2004. Se evidenció que solo se abrió en el año 2008 y con una cifra inferior al valor de los premios que estaban sin reclamar. El monto de éstos ascendía aproximadamente a los $6.400 millones. A diciembre 31 de 2010 en la Lotería de Bogotá tan solo aparecen registrados $1.394 millones en la cuenta aludida.  Visita a la zona inundable el Salitre con el fin de establecer las condiciones y características ambientales de la zona para la elaboración del proyecto de pronunciamiento que fue fundamentado en los conceptos de dos organizaciones científicas ABO y AKUAIPPA, presentado a la Dirección de Apoyo al Despacho mediante memorando 201150751 del 5 de mayo de 2011, el cual no fue publicado, gracias al primer pronunciamiento de la Contraloría. Frente al tema, el Concejo de la Ciudad declaró El Sector El Salitre, como Parque Ecológico de Humedal, el pasado 17 de mayo de 2011.  Participación en dos reuniones interinstitucionales, para tratar el tema de presencia de mercurio en el acueducto comunitario de la vereda El Mochuelo, tema que se encuentra en evaluación, toda vez que, a la fecha la CAR no ha identificado el origen de la contaminación hídrica.

72 2. SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORA 2.1 Plan de Mejoramiento (Anexo1): De ocho hallazgos presentados, dos fueron cerrados por la Oficina de Control Interno, cuatro se mantienen abiertos hasta tanto se ejecuten las acciones propuesta y las dos restantes de origen (6) dejadas por la Auditoría Fiscal, su cierre definitivo se encuentra pendiente. 2.2 Plan Manejo de Riesgos (Anexo2): Se tienen siete riesgos de los cuales cinco son de origen 1, y los dos restantes de origen 3 y 8. De acuerdo con el seguimiento efectuado, tres son mitigadas y cuatro se mantienen abiertas.

73 2.1 Plan de Mejoramiento (Anexo1): estas observaciones se encuentran en proceso y tendrán cumplimiento hasta finales de la vigencia. 2.2 Plan Manejo de Riesgos (Anexo2): Se tienen siete riesgos de los cuales cuatro se mantienen abiertos y tres están siendo mitigados.

74 3. ASPECTOS QUE LIMITAN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS  La información estadística no se divulga con la oportunidad necesaria por las entidades generadoras como el DANE y el Banco de La República, referente del comportamiento económico de Bogotá, especialmente en variables como la producción y la inversión.  Dificultad para cumplir las funciones establecidas en el artículo 51 del Acuerdo 361 de 2009, por falta de profesionales especializados en el área y equipos de cómputo en los que se pueda analizar y verificar cartografía e información especializada, a efecto de lograr dar cumplimiento de forma integral a las funciones establecidas en el citado Acuerdo. En el tema del recurso humano, es necesario la asignación de profesionales técnicos especializados en los temas de evaluación, con soporte jurídico, como, Ingenieros Ambientales y Sanitarios, Forestal, Recursos Hídricos y Gestión Ambiental, Geólogos, Biólogos, Ecólogos, Economistas con Especialización o Maestría en Economía Ambiental, Abogados especializados en Derecho Ambiental, y un Contador Público.  Deficiente calidad de la información rendida en la cuenta anual por los sujetos de control y de los informes remitidos por las Sectoriales a la Dirección Sector Ambiente, en relación con la Evaluación de la Gestión Ambiental de cada uno de los sujetos de control a su cargo.

75 4. ACCIONES DE MEJORA Crear Canales de retroalimentación y solución de inquietudes, con respecto a la metodología de evaluación al componente de integralidad “Gestión Ambiental”. Los días propuestos para este proceso fueron 16 de febrero, 16 de marzo, 20 de abril y 18 de mayo de 2011, los cuales contaron con controles documentados, con el fin de obtener información confiable respecto a la evaluación de la Gestión Ambiental, insumo que será presentado en el informe sobre el estado de los recursos naturales y el ambiente.

76 NOVIEMBRE 9 DE 2011 PROCESO DE PRESTACIÓN DE SERVICIO MICRO

77 RESULTADOS DE LA GESTIÓN JUNIO 30 DE 2011 RESULTADOS PAD Sujetos de control auditados:

78

79

80 Hallazgos de Auditoria Dirección SectorialAdminis trativos DisciplinariosFiscalesPenales CantidadValor Hábitat64546.039’635.0802 Ambiente783281.216’645.8450 Control Urbano7229331’279.5287 Gobierno107147367’632.9810 Hacienda44512.338’622.3030 Educación26799192.317’494.5630 Salud27839143.619’837.9451 Movilidad95883116.356’754.3187 Control Social23810290’000.0000 Total 1.2433218932.377’902.56317

81

82 Advertencias Fiscales comunicadas En el primer semestre de la vigencia en curso, la Contraloría ha comunicado 8 advertencias fiscales sobre posibles actos, hechos, operaciones o decisiones que generan riesgo de pérdida de recursos públicos Pronunciamientos La Contraloría durante el primer semestre de la vigencia, ha efectuado 10 pronunciamientos en temas de vital importancia para la ciudadanía

83 Beneficios de control fiscal

84 ASPECTOS QUE LIMITAN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS Atención de actividades adicionales no programadas en el PAD, en especial las relacionadas con los requerimientos de la AGR, Auditoría Fiscal y las jornadas de capacitación. Inconsistencia en la información reportada a través de SIVICOF por los sujetos de control y lentitud en la red para acceder al aplicativo SIGESPRO. Insuficiencia del personal con el perfil requerido para la ejecución de auditorías. Alta rotación de personal por traslados y comisiones a otras direcciones. Disfrute de vacaciones. La duración de las auditorías especiales, es muy corta. Dificultad en la aplicación de la metodología para seleccionar la muestra de auditoría. No autorización de vehículos para realizar visitas técnicas.

85 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN Informe sobre Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos con corte a junio 30 de 2011

86 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y DE JURISDICCIÓN COACTIVA. INFORME DE GESTIÓN VIGENCIA ENERO A JUNIO 2011

87 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA RESULTADOS DE LA GESTIÓN Análisis de Datos Plan de Acción: ANALISIS DE DATOS - PLAN DE ACCIÓN ACTIVIDADINDICADORANALISIS 1. Culminar 40 procesos de Jurisdicción Coactiva vigentes programados, mientras las posibilidades legales lo permitan. Índice de decisiones proferidas en el proceso de cobro coactivo De los 40 procesos de jurisdicción coactiva programados, se culminaron 22, ubicando el indicador en un rango satisfactorio con el 51%. 2. Cuantificar el detrimento al patrimonio público distrital generado por el proceso de cobro coactivo. Tasa de recaudo Para el primer semestre de la vigencia de 2011 se recaudó un total de $151.560.792,05 de los $500.000.000,00 programados, alcanzando un 30.31% en su avance. 3. Decretar medidas cautelares en la totalidad de los procesos con auto de imputación, con información patrimonial positiva. Se logro obtener información patrimonial positiva en 10 procesos de responsabilidad fiscal con auto de imputación. Cumpliéndose así con la meta propuesta, de igual forma se encontró información patrimonial positiva en 10, decretando la respectiva medida cautelar, ubicándonos en un nivel satisfactorio. 4. Decidir conforme al articulo 46 de la Ley 610 de 2000 en 160 procesos de responsabilidad fiscal vigentes. El nivel de avance de la meta es satisfactorio, teniendo en cuenta que se programó como mínimo proferir decisión del articulo 46 en 160 procesos y se logró superar la meta en propuesta en 89 procesos, así: * 67 Autos de Archivo proferiodos por la Subdirección del P.R.F * 21 Autos de Imputación proferidos por la Subdirección del P.R.F. * 01 Auto de imputación proferido por la Dirección de R. F y J.C., Para un total de 89 Autos. 5. Culminar los 150 procesos de Responsabilidad Fiscal vigentes, mientras las posibilidades legales lo permitan. Se lograron culminar 43 procesos, quedando en procedimiento de notificación en primera instancia 21 y en consulta 42, con los que se alcanzará a cumplir la meta propuesta. 6. Articular el proceso micro con el de responsabilidad fiscal a través de la evaluación y aprobación de los hallazgos fiscales. Ingresaron 52 hallazgos fiscales de los cuales 7 fueron aprobados para procesos de responsabilidad fiscal, 2 fueron devueltos para su complementación y 43 quedaron en estudio, en razón a que ingresaron recientemente.

88 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA RESULTADOS DE LA GESTIÓN Conformidades con los Requisitos del Producto: Se realizó seguimiento a los productos del proceso de prestación del servicio de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, y no se observó incumplimiento a la Resolución Reglamentaria 024 de 2010.

89 PROCESO DE PRESTACIÓN DEL SERVICIO DE RESPONSABILIDAD FISCAL Y JURISDICCIÓN COACTIVA RESULTADOS DE LA GESTIÓN Actividades Ejecutadas que Contribuyen al Logro de la Misión: PROCESOS DE RESPONSABILIDAD FISCAL PROCESOS ACTIVOS. PROCESOS DEFINIDOS EN PRIMERA INSTANCIA. PROCESOS DEFINIDOS EN SEGUNDA INSTANCIA. PROCESOS CULMINADOS Y EJECUTORIADOS 2011. BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL. ANTECEDENTES FISCALES. PROCESO DE COBRO COACTIVO

90 PROCESOS ACTIVOS

91 PROCESOS DEFINIDOS EN PRIMERA INSTANCIA

92 PROCESOS DEFINIDOS EN SEGUNDA INSTANCIA

93 PROCESOS CULMINADOS Y EJECUTORIADOS 2011

94 BENEFICIOS DEL CONTROL FISCAL RESPONSABILIDAD FISCAL. F.D.L. SAN CRISTOBAL- 170100- 0076/10 $ 317,834,539,00 SECRETARÍA DE GOBIERNO-170100- 0196/09 $1,715,500,00 SECRETARÍA DE MOVILIDAD -50100- 002/06 $457,465,967,50. DAMA- 170100-0070/07 $2.243.400,00 Secretaría de Gobierno- 170100- 0195/09 $ 3.231.600,00 COBRO COACTIVO $ 151.560.792,05

95 ANTECEDENTES FISCALES Durante el primer semestre de la vigencia 2011, las Direcciones Sectoriales de Fiscalización remitieron 51 hallazgos y el Grupo de Especial de Apoyo y Fiscalización – GAF- un (1) hallazgo fiscal, trasladaron un total 52 hallazgos de naturaleza fiscal

96 PROCESO DE COBRO COACTIVO

97 ASPECTOS QUE LIMITAN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS: Se detectó que el sistema de radicación de correspondencia tanto interna como externa, en algunos momentos se cae el sistema, lo que imposibilita tener la fecha cierta de recepción de documentos y en otros no permite enviar en tiempo las respectivas comunicaciones, lo que puede generar nulidades procesales. Por lo tanto, en primer lugar se llevará a cabo una mesa de trabajo con la Dirección de Informática y la Dirección Administrativa y Financiera para iniciar el plan de mejoramiento a que haya lugar. No se cuenta con materiales de oficina suficientes para trabajar como papel, esferos y toners que reducen el uso de las impresoras. Para las 33 personas solo tienen dos (2) impresoras en uso. En los PROCESO DE JURISDICCIÓN COACTIVA, se registra un volumen considerable de devoluciones de correspondencia por causas diversas que afectan el impulso procesal, tales como: “ no reside, desconocido rehusado, cerrado, no existe, etc

98 SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORA Se hizo seguimiento a las actividades programadas en los anexos 1 y 2, observando que se han venido cumpliendo en los términos establecidos. Se implementaron las no conformidades detectadas por la Auditoría Interna de Calidad, por la Auditoría General de la República y las de Autocontrol.

99 ACCIONES DE MEJORA APLICATIVOS: La Dirección de Responsabilidad Fiscal y de Jurisdicción Coactiva, viene trabajando en la implementación y actualización de aplicativos que contribuyen al desarrollo misional del proceso, pues ellos se han constituido en una herramienta indispensable y confiable para la rendición de información. on ellos: PREFIS: Aplicativo del proceso de responsabilidad fiscal: Se hizo programación de ajuste del aplicativo al requerido por la Auditoría General de la República, para poder migrar la información al aplicativo SIREL, se cumplió con el cronograma de trabajo y se presentó la cuenta en oportunidad. SIMUC: Aplicativo de procesos de cobro coactivo. Fue instalada la Versión 3.0, se actualizó la información para el aplicativo SIREL de la Auditoría General de la República. RELCO: Nuevo aplicativo que permite a los funcionarios obtener el registro de decisiones proferidas y a la comunidad en general de conocer a través de la página WEB, las decisiones que se profieren con ocasión del proceso de responsabilidad fiscal y de jurisdicción coactiva. En la actualidad el aplicativo puede ser consultado por la ciudadanía.

100 PROCESO DE GESTION HUMANA

101 DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO INFORME DE GESTIÓN MAYO 12 A DICIEMBNRE 31 DE 2011 Enero de 2012

102 RESULTADOS DE LA GESTIÓN A JUNIO 30 DE 2011 1- PLAN DE ACCIÓN Realizar la medición del Clima Organizacional de la Contraloría de Bogotá, en cumplimiento de las normas establecidas. Se fijaron cuatro (4) etapas: Aplicación del formato de encuesta, Tabulación de las respuestas, elaboración del Informe final y la socialización de los resultados. Se culminó la última etapa que estaba pendiente de realizar. Por tanto, se contribuyó con el 25% para alcanzar el 100% de cumplimiento, ubicándose en el rango satisfactorio de eficacia. Implementar la aplicación del plan de incentivos con base en la primera evaluación de desempeño realizada a los funcionarios de carrera administrativa de la entidad. Se fijaron 6 actividades: consolidar la evaluación por niveles jerárquicos, remitir al Comité de Incentivos los listados correspondientes, definir por parte del Comité Evaluador el tipo de incentivo, convocatoria, selección y premiación de equipos de trabajo, selección y premiación de los mejores funcionarios de carrera por niveles jerárquicos. De mayo 12 a diciembre 31 se ejecutaron las 4 actividades restantes. Se contribuyó con el 66.67% para alcanzar el 100% de eficacia, ubicándose en el rango satisfactorio de cumplimiento.

103 Desarrollar las XXV Olimpiadas Deportivas Internas y de Integración Artístico- Cultural 2011. En este período, se vio la necesidad de cambiar la fecha de celebración y la duración, llevándose a cado desde la tarde del viernes 16 hasta el domingo 18 del mes de septiembre de 2011. La actividad logró el 41%, de la participación de los funcionarios, ubicándose en el nivel mínimo de eficacia; y alcanzó un grado de percepción positiva del 81.3%, ubicándose en el nivel satisfactorio de efectividad. La baja participación, obedeció a cambios de última hora de la programación existente Asignar el talento humano necesario para maximizar los resultados de los procesos misionales. A diciembre 31 de 2011, la asignación del personal a procesos misionales alcanzó a 557 de 833 servidores públicos activos en la Planta de Personal de la entidad. La actividad alcanza el 66.87% de eficacia, ubicándose en el rango aceptable de cumplimiento, que frente al resultado encontrado a abril 30 de 2011, su cumplimiento estaba en el 65.81%. Es importante indicar que el cumplimiento de esta acción, está sujeta a la política que establezca en su momento la alta dirección.

104 Acciones Correctivas En el Anexo 1, se terminó con 9 compromisos de mejoramiento, de los cuales a 5 de ellos, la auditoría Fiscal otorgó la respectiva conformidad, en el mes de diciembre de 2011. A diciembre 31 de 2011, 8 acciones de mejoramiento se calificaron en el proceso como “Abiertas” y están a la espera de la calificación que otorgue la Auditoría Fiscal. Acciones Preventivas En la vigencia de 2011, se establecieron 4 riesgos. Continúan dos (2) abiertos en razón a que se encuentran en proceso de realización y se previó continuar con la prevención del daño antijurídico. 2- PLAN DE MEJORAMIENTO -ANEXOS 1 y 2

105 OTRAS ACCIONES: -En el 2011 se consolidó la información de la evaluación del desempeño aplicada a 570 funcionarios de carrera administrativa. -Se logró la firma de la Resolución No. 027 de 2011, con la cual se reglamentó el Programa de Estímulos, Incentivos y Reconocimiento para los Servidores Públicos de la Contraloría de Bogotá, D. C.. En noviembre 30 de 2011, se realizaron las premiaciones y reconocimientos respectivos. -Se preparó y organizó la premiación por antigüedad a los funcionarios que llevan en la entidad 5, 10, 15, 20, 25, 30 y 35 años, incluyéndose a los mejores deportistas. Para este propósito se firmó la resolución No. 2463 del 01 de diciembre de 2011. -Durante la vigencia de 2011, por parte de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC otorgó 80 autorizaciones para encargos, incluidas las prórrogas. -De otra parte, según autorización de la CNSC con radicado 201197932 de septiembre 09 de 2011, se saneó la situación administrativa laboral de los 76 nombramientos que se realizaron sin tener autorización de dicha Comisión.

106 de Bogotá, cumplir de manera efectiva sus funciones en la articulación de la vigilancia de la Gestión Fiscal del Distrito Capital y de los particulares que manejen fondos o bienes del mismo y que se encargara de realizar operativos especiales en tiempo real sobre temas de alto impacto que afectan actualmente a la ciudad y que evidencian presuntos detrimentos patrimoniales. - En la vigencia de 2011, una vez analizadas las normas, los diferentes conceptos y aclarada la situación presentada, la Dirección de Talento Humano presentó las resoluciones individuales de asignación y reajuste de prima técnica, sobre las cuales se solicitaron diferentes ajustes en varias oportunidades por parte de la Contralora Auxiliar. Finalmente, se emitieron todas las resoluciones individuales con todos los soportes y se procedió a iniciar el trámite de notificación. Surtida la notificación personal de las resoluciones de prima técnica, que fueron aprobadas y firmadas por la Contralora Auxiliar, se cancelaron en el mes de diciembre de 2011. En la actualidad se encuentran en revisión y estudio las solicitudes posteriores para presentación en el próximo Comité de Prima Técnica. -Se contribuyó al estudio de la vinculación de 44 funcionarios bajo la modalidad de supernumerarios, situación que obedeció a la necesidad de contar con recurso humano suficiente que permitiera a la Contraloría

107 -La problemática surgida con la prima técnica a raíz del hallazgo formulado por la AGR, que se debió suspender el reconocimiento y pago de la prima técnica a los funcionarios vinculados en provisionalidad, situación que se normalizó una vez se recibieron las respuestas a las consultas ante el Consejo de Estado, a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá. Analizadas nuevamente las normas y los conceptos emitidos por los organismos competentes, y luego de que el comité consideró viable su reconocimiento y pago, se presentaron las resoluciones individuales de asignación y reajuste de prima técnica que se encontraban represadas desde aproximadamente 2 años; situación que aún persiste, dado que aún se siguen resolviendo solicitudes de vigencias anteriores, dado su alto volumen. -Otro aspecto que limitó la gestión, corresponde al deficiente funcionamiento del aplicativo SUGAR, toda vez ha faltado acompañamiento permanente por parte de la Dirección de Informática en la revisión y corrección de las inconsistencias en las hojas de vida de personal activo y retirado. LIMITANTES ENCONTRADAS

108 -Así mismo, falta personal para colaborar en la revisión de las historias laborales folio a folio y posteriormente ser enviadas a la Dirección de Informática para que sean ellos, quienes realicen las respectivas correcciones. -La Subdirección de Gestión Humana, se vio afectada en la gestión, por cuanto el aplicativo PERNO, aún presenta inconsistencias en la liquidación de nómina, seguridad social, cesantías y submódulo de hojas de vida, con el agravante que en la dirección de Sistemas no se tiene asignado a un funcionario de Planta que se encargue de su manejo, pues en la actualidad dependemos de un contratista externo, que en muchas oportunidades no presta el soporte oportunamente. La falta de recursos físicos como scanners, impresoras y computadores, que permitan agilizar las labores propias de Talento Humano y en general del Proceso.

109 ACCIONES DE MEJORA - PROPUESTAS -Definir conjuntamente con la Dirección de informática las acciones a seguir para corregir definitivamente las inconsistencias presentadas en el aplicativo SUGAR. -Propiciar la mejora de los recursos tecnológicos (scaners adecuados y equipos de computo) para poder mantener actualizado el aplicativo de hojas de vida-SUGAR. -Coordinar con la Dirección de Informática las acciones correctivas que permitan obtener información fidedigna en el módulo PERNO y a la vez que se designe un ingeniero de Sistemas de la Planta Global de la entidad para que realice el mantenimiento permanente al aplicativo Si- CAPITAL.

110 DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA PROCESO DE RECURSOS FÍSICOS Y FINANCIEROS Informe de Gestión Enero-Junio 2011 RESPONSABLE: CIELO TOVAR MARROQUIN

111 RESULTADOS DE LA GESTIÓN (ANÁLISIS DE DATOS)

112 ACTIVIDAD 48INDICADORFORMULA RESULTA DO ANÁLISIS Asignar los equipos de cómputo necesarios para minimizar los resultados de los procesos misionales Eficiencia en la asignación de equipos de cómputos No. De equipos de cómputo asignados a los funcionarios de los procesos misionales / No. Total de funcionarios vinculados a los procesos misionales 622/ 539 = 115,4% Con corte a junio los funcionarios asignados a los procesos misionales cuentan con los computadores de escritorio y portátiles necesarios para el desempeño de sus funciones, como se puede observar existe una relación de 1,15 equipos por funcionario, lo cual se ubica en un rango satisfactorio. ACTIVIDAD 49INDICADORFORMULA RESULTA DO ANÁLISIS Diseñar y ejecutar el Plan de Acciones requeridas para llevar a cabo el traslado de las dependencias al Edificio Lotería de Bogotá. Cumplimiento del Plan de Traslado Corresponde a las actividades ejecutadas de acuerdo al plan de traslado que se tiene diseñado / Actividades programadas 13/13 =100% Con respecto a las actividades ejecutadas de acuerdo con el plan de traslado del edificio Amalfi al edificio Lotería de Bogotá, dichas actividades se desarrollaron de acuerdo con el cronograma en su totalidad entre el 19 al 31 mayo y por tanto podemos concluir que la ejecución fue del 100%. ACTIVIDAD 50INDICADORFORMULA RESULTA DO ANÁLISIS Verificar la existencia real y material de los bienes muebles en servicio y bajo la responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios Eficacia en el manejo, registro y control de los bienes muebles bajo la responsabilidad de los funcionarios Número de inventarios realizados /Número de inventarios a realizar *100 NA EN EL PERIODO La toma física de inventarios está programada para realizarse a partir del 10 de octubre del presente año. SEGUIMIENTO PLAN DE ACCIÓN

113 ACTIVIDAD 51INDICADORFORMULARESULTADOANÁLISIS Realizar las bajas en forma oportuna desafectando los inventarios individuales y colectivos Porcentaje de bajas de inventario individual y colectivo Elementos dados de Baja / * 100% elementos clasificados para dar de Baja NA EN EL PERIODO Se tiene proyectado realizar una primera baja de los bienes que no se requieran cuando se culmine con el traslado del edificio Amalfi al edificio Lotería de Bogotá. Las persianas que estaban ubicadas en el edifico Amalfi y los elementos que fueron desmontados de todos los pisos y que corresponden a componentes de la anterior red de voz y datos serán los elementos clasificados para dar de baja ACTIVIDAD 52INDICADORFORMULARESULTADOANÁLISIS Ejecutar el Plan de Contratación formulado para la vigencia 2011 Porcentaje de ejecución No. de contratos celebrados / * 100% No. total de contratos programados de acuerdo con el Plan de Contratación. 42/ 96 = 43,7 % En el primer trimestre se celebraron 10 contratos y en el segundo trimestre se han celebrado 32 contratos, para un total de 42 contratos en el primer semestre 2011, para un porcentaje de ejecución de 43,7%. ACTIVIDAD 53INDICADORFORMULARESULTADOANÁLISIS Establecer estrategias de control y vigilancia sobre el consumo de los servicios públicos (Acueducto, Aseo, Energía, Telefonía y Gas Natural) Austeridad en el gasto Valor pagado por servicios públicos trimestre evaluado * 100% Valor pagado por servicios públicos trimestre anterior de la misma vigencia 81319533/ 134773416 = 60,34% No se tienen datos correspondientes al mes de junio. El valor de $ 81.319.533 (meses de abril y mayo) y el valor de 134.773.416 (enero - marzo) de la misma vigencia 2011. Como estrategia en el documento denominado Plan Institucional de Gestión Ambiental se recomienda que para contribuir con un ambiente sano y la realización de actividades que favorezcan el cuidado del medio ambiente tal como:los relacionados con el consumo energético, la contaminación visual, la contaminación auditiva, la contaminación atmosférica y el desarrollo sostenible. El documento con las respectivas recomendaciones se envío a todos los funcionarios vía Outlook el (01/06/2011)

114 ACTIVIDAD 54INDICADORFORMULA RESULTA DO ANÁLISIS Realizar dos jornadas al año de socialización y capacitación en los temas relacionados con el PIGA, dirigidas a gestores ambientales de todas las sedes de la entidad y funcionarios en general Medición PIGA Número de jornadas realizadas / Número de Jornadas Programadas * 100% 1/2 = 50% La jornada fue convocada mediante memorando interno con no. de radicado 201160072 de 01-06- 11. La misma se realizo el 8 de Junio de 2011 y contó con la participación de Gloria Inés Rincón Guevara por parte de CODENSA, sobre Uso eficiente de Energía y con Angela Debia Uribe y Mili Janeth Espinel Mesa de la Corporación Ambiental Empresarial (CAEM) sobre la Gestión de residuos sólidos y separación en la fuente. ACTIVIDAD 55INDICADORFORMULA RESULTAD O ANÁLISIS Ejecutar el presupuesto de la Contraloría de Bogotá vigencia 2011 Nivel ejecución presupuestal Compromisos presupuestales / Aprobación presupuestal definitiva * 100% 32.869.720. 516,00/ 74.271.503. 000,00 = 44,25 La ejecución presupuestal a 30 de junio de 2011 alcanzó el 92,2% de la meta fijada, mediante lo cual se obtiene una calificación correspondiente al nivel satisfactorio. Para el cálculo del indicador se tuvo en cuenta el monto de los giros autorizados ($32.869.720.516,00). Cabe anotar que el nivel de ejecución se situó en un 44,25 del total ejecutado, cancelándose el 92,2% de los compromisos adquiridos por la entidad. Este indicador se reformulará para el segundo semestre 2011.

115 ACTIVIDAD 56INDICADORFORMULA RESULTAD O ANÁLISIS Implementar en los aplicativos SIVICOF y SIGESPRO las funcionalidades que permitan la incorporación de alertas o alarmas para la detección de incumplimientos en la rendición de la cuenta por parte de los sujetos de control y el vencimiento de tareas asignadas respectivamente, con el fin que las áreas responsables tomen los correctivos del caso. Avance en la implementaci ón de las funcionalidad es en SIVICOF y SIGESPRO No. de funcionalidades implementadas y validadas en SIGESPRO y SIVICOF / No. de funcionalidades a implementar * 100% 10 / 12 = 83,3% En el aplicativo SIGESPRO se han implementado 6 funcionalidades de alertas o alarmas para el control de procesos, actividades o tareas: FOREST Notify, módulo PROCESS disponibles para usuarios con perfil de jefes o superusuarios y cuatro consultas a través del módulo MANAGER (control de procesos, documentos enviados/recibidos por dependencias, informe general DPC), con estas funcionalidades un usuario normal está en capacidad de controlar los procesos asignados ACTIVIDAD 57INDICADORFORMULA RESULTAD O ANÁLISIS Implementar a través de cubos de información (datawarehouse) el control y seguimiento a la contratación de los sujetos de control en tiempo real, generando muestras o estadísticas que permita apoyar el observatorio a la contratación. Avance en la implementaci ón de los cubos de información de contratación. Avance en la implementación de los cubos de información de contratación/ solución de cubos de información de contratación implementados * 100% NA Se solicitará la modificación de esta actividad en razón a las nuevas directrices respecto a la operatividad del observatorio a la contratación. Se ha definido que la Dirección de Informática apoyará técnicamente este proceso fortaleciendo y adecuando los aplicativos SIGESPRO y SIVICOF, para que los sujetos de control rindan información de todas las etapas contractuales en tiempo real, exista interrelación con el aplicativo PREDIS, se genere y reciba información de la ciudadanía, se cuente con información actualizada permanentemente para el proceso auditor, se generen alertas, sea insumo para la obtención de la muestra de auditoría y se lleve el control de todo el proceso hasta la responsabilidad fiscal y cobro coactivo si es el caso.

116 ACTIVIDAD 58INDICADORFORMULARESULTADOANÁLISIS Transferir el conocimiento a los ingenieros de la Dirección de Informática sobre el funcionamiento técnico de los módulos que componen el sistema SI-CAPITAL con el fin de brindar el apoyo y mantenimiento requerido para el normal funcionamiento del sistema. Avance en la transferencia de conocimiento del sistema SI-CAPITAL Avance en la transferencia de conocimiento del funcionamiento técnico a los ingenieros de la Dirección de Informática/ Totalidad de la transferencia de conocimiento de todos los módulos que componen el sistema SI- CAPITAL. * 100% 33/ 100 = 33.3% A partir del 8 de abril de 2011 se suscribió el contrato de prestación de servicios con el ingeniero que ha acompañado el proceso de implementación del sistema SI-CAPITAL y entre otros compromisos se encuentra la transferencia de conocimiento, entrenamiento y capacitación a los Ingenieros de Sistemas de la Dirección para que queden con la autonomía técnica para brindar el soporte técnico, mantenimiento y actualización del software SI- CAPITAL módulos PREDIS, OPGET, LIMAY, SAE, SAI y PERNO. Los ingenieros de la Dirección de Informática ya iniciaron la capacitación detallada sobre las funcionalidades y aspectos técnicos de cada uno de los módulos y han participado en la solución de los requerimientos de los usuarios, quedando registro sobre los pasos seguidos en su atención.

117 SEGUIMIENTO ACCIONES DE MEJORA RESULTADOS SEGUIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO (Análisis Anexos 1 y 2)

118  De los ciento dieciséis (116) hallazgos correspondientes a todos los orígenes, se ha solicitado por parte de la Oficina de Control Interno el cierre de cincuenta y cinco (55) hallazgos de origen 5 a la Auditoria General de la República y treinta y siete (37) hallazgos de origen 6 ante la Auditoria Fiscal ante la Contraloría de Bogotá, para un total de 92 hallazgos con solicitud de cierre para un avance del 79%, lo que quiere decir que las acciones tomadas han sido eficaces, quedando abiertos veinticuatro (24), para seguimiento.  En el informe de la Auditoria Fiscal practicado a la vigencia 2009 se formularon once (11) hallazgos para un total de 24 hallazgo anteriores, nos daría un resultado de 35 hallazgos para seguimiento.  De otro lado, la Auditoria General de la República en su informe sobre reforzamiento estructural formulo dos (2) hallazgos, que adicionados a los 35 hallazgos anteriores, suman 37 hallazgos para seguimiento  En el informe interno contable de la vigencia de 2010, se formularon tres (3) observaciones, que sumados a los 37 hallazgos anteriores, nos da un total de cuarenta (40) hallazgos u observaciones. En el informe de arqueo de caja menores del 2011se formularon 13 observaciones más las 40 anteriores para un total de cincuenta y tres (53) observaciones para seguimiento del segundo trimestre ( abril- junio de 2011)

119  Los hallazgos correspondientes al anexo 2 reportados del primer y segundo trimestre de 2011, continúan abiertos para seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno. CONCLUSIÓN El Plan de Mejoramiento del Proceso de Gestión de Recursos Físicos y Financieros registra un avance del 79%, lo cual significa que la Dirección Administrativa y la Dirección de Informática han cumplido con los compromisos adquiridos y continúan adoptando las medidas correctivas y preventivas necesarias para subsanar las observaciones que han sido detectadas por los entes de control y que no se vuelvan a presentar nuevamente. Finalmente, teniendo en cuenta que quedaron cincuenta y tres (53) hallazgos abiertos como se anoto anteriormente, relacionados con todos los orígenes, a los cuales se les realizará el seguimiento con corte a septiembre y su presentación se hará al Responsable del Proceso y posterior envío a la Oficina de Control Interno para el trámite correspondiente

120 ASPECTOS QUE LIMITAN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS Y METAS Los nuevos procedimientos de contratación implican periodos de selección mayores; Aumento de trámites en los procesos de selección; Inadecuada sustentación en la proyección de los Estudios Previos de Conveniencia y Oportunidad por parte de las dependencias que requieren bienes, obras y/o servicios. Ausencia de planeación de las dependencias en dónde surgen las necesidades de bienes y servicios, toda vez, que no cuentan con un plan de acción previamente definido. Vigencia de la Ley de Garantías con ocasión de los procesos electorales. Se observa aún falta de compromiso en algunos funcionarios de la entidad para asumir el uso adecuado de los recursos tecnológicos existentes, a pesar de las campañas de divulgación y capacitación adelantadas. Limitados recursos presupuestales que permitan además de mantener y soportar la plataforma tecnológica existente, implementar nuevos proyectos que se requieran para fortalecer el ejercicio del control fiscal y la interacción con la ciudadanía

121 ACCIONES DE MEJORA

122 Contratación Seguimiento a cada una de las etapas de los procesos de selección a través de hojas ruta- chequeo. Se actualizó el formato de Estudios de Conveniencia y Oportunidad de acuerdo con la normatividad vigente. Estandarización de pliegos de condiciones según el proceso de selección Revisar las observaciones efectuadas por Control Interno, la Auditoria Fiscal y la Auditoria General con el ánimo de adoptar las medidas correctivas o preventivas necesarias para subsanar los errores que ya han sido detectados y que no se vuelvan a presentar nuevamente. Revisión de las minutas de los contratos con el fin de evitar errores en su contenido Requerimientos escritos para que los inventores alleguen los respectivos informes a que están obligados Dirección Administrativa y Financiera

123 A pesar de la mejora que se observa en el uso de las herramientas tecnológicas, es necesario continuar trabajando en algunos aspectos para lograr que estos recursos se utilicen adecuadamente, como: Mejora permanente de los sistemas de apoyo a los procesos misionales tal como SIVICOF y SIGESPRO, herramientas importantes en el proceso auditor y los demás procesos que se manejan en la entidad, para lograr su uso pleno por parte los usuarios. Consolidar en la entidad una cultura de compromiso en el buen uso y seguridad de los servicios y recursos informáticos, para aprovechar al máximo la inversión en tecnología. Garantizar los recursos necesarios para el mantenimiento integral y la sostenibilidad de la plataforma tecnológica actualmente implementada. Dirección de Informática

124 PROCESO DE EVALUACION Y CONTROL

125 ASPECTOS QUE PUEDEN AFECTAR EL SGC EN LA CONTRALORIA Expedición Estatuto Anticorrupción. (Hay que ajustar algunos procedimientos) Incorporación de la Resolución Reglamentaría No. 018 al SGC El proceso de reingeniería que se esta implementando para todos los procesos La entrada en vigencia de los nuevos aplicativos (Ej. Yosoybogotá) La búsqueda de la certificación del SGC (se pueden presentar opciones de mejora de conformidad con las observaciones de la firma certificadora)

126 La Oficina de Control Interno realizó seguimiento a los anexos 1 y 2 de los ocho (8) procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de la entidad, con corte a 30 de junio de 2011,donde se obtuvo el siguiente resultado: ANEXO 1 “ACCIONES CORRECTIVAS” ProcesoCerradaAbierta Reiteración CierreSolicitud CierreTotal Orientación40059 Enlace4511020 Micro1035027162 Macro44008 Resp.Fiscal381012 Gestión Humana8011019 Recursos Físicos3844608150 Evaluación y Control23409 Totales por Estado1661148920389 Porcentaje equivalente 0,43 0,29 0,23 0,05

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128 ANEXO 2 “ACCIONES PREVENTIVAS” ProcesoMitigadasAbiertaTotal Orientación178 Enlace033 Micro036 Macro347 Resp.Fiscal066 Gestión Humana044 Recursos Físicos077 Evaluación y Control022 Totales por Estado46973 Porcentaje equivalente 0,05 0,95 -

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132 GRACIAS