CURSO TALLER PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2012 INVESTIGACIÓN OCTUBRE DE 2011.

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1 CURSO TALLER PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL PROGRAMA OPERATIVO ANUAL 2012 INVESTIGACIÓN OCTUBRE DE 2011

2 LA PLANEACIÓN, HERRAMIENTA EFICAZ La Planeación es de gran utilidad, como una herramienta eficaz para el logro de los objetivos institucionales. La correcta programación y cuantificación de las actividades y evaluación de los resultados obtenidos, siempre con una permanente vinculación entre los recursos financieros generados y ejercidos y las metas alcanzadas. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

3 LA PLANEACIÓN, HERRAMIENTA EFICAZ Es fundamental un mecanismo de Programación- Presupuestación-Evaluación, donde se contemplen los objetivos, programas, metas e indicadores operativos en forma relacionada e interdependiente con los recursos humanos, materiales y financieros a utilizar como apoyo para su consecución, vinculada en todo momento esa programación a los ingresos a obtener. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

4 LA PLANEACIÓN UNIVERSITARIA Marco Normativo Políticas Presupuestales Criterios para la Definición de Conceptos del POA Determinación de Cifras Presupuestales Ubicación Matricial Seguimiento y Evaluación Formatos e Instructivos de Llenado Catálogos Presupuestales Glosario de Términos Presupuestales Armonización Contable (Pendiente) Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

5 MARCO NORMATIVO Para su estructuración, el POA debe seguir puntualmente lo establecido en el Plan Institucional de Desarrollo(PIDE)2008-2012 Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

6 POLÍTICAS PRESUPUESTALES La normatividad a la que deberá sujetarse la estructuración, ejercicio y evaluación del POA y del Presupuesto de Operación. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

7 POLÍTICAS PRESUPUESTALES DE INTEGRACIÓN Los titulares de las Unidades Responsables, presentarán en el mes de agosto de cada año, su Programa Operativo Anual (POA), que contemple todas sus actividades, clasificadas por prioridades, así como el Proyecto de Ingresos y Egresos que de dicho programa emane. La Dirección General de Planeación y Calidad determinará los techos de cada Unidad Responsable, en base a los POA’s y a los recursos disponibles. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

8 POLÍTICAS PRESUPUESTALES DE INTEGRACIÓN Los recursos asignados para Servicios Personales, Becas, Energía Eléctrica, Servicio Telefónico, Agua Potable, Seguros, Tenencias de vehículos, así como los de fondos específicos, son de uso restringido y, por tanto, intransferibles. La Unidad Responsable que no presente su POA y Presupuesto en las fechas previstas, se estará a la programación que al efecto disponga la Dirección General de Planeación y Calidad, sin menoscabo de la obligación del cumplimiento de sus funciones asignadas. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

9 POLÍTICAS PRESUPUESTALES DE INTEGRACIÓN El gasto corriente deberá distribuirse y calendarizarse en base a lo proyectado en el Programa Operativo anual, mismo que deberá efectuarse de manera razonada, ya que no se permitirán adecuaciones al calendario, que tengan por objeto anticipar disponibilidad de recursos. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

10 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE EJERCICIO Es deber de los titulares de las Unidades Responsables, el depósito oportuno de los ingresos y el uso racional de los recursos aprobados, apegándose a las políticas, normas y lineamientos establecidos por la Universidad y por las dependencias normativas, en el caso de los proyectos específicos. Para efectuar cualquier erogación con cargo al Presupuesto, las Unidades Responsables deberán contar con saldo suficiente en la partida específica, debiendo abstenerse de contraer compromisos superiores a los recursos aprobados, obligaciones que no reconocerá como propias la Universidad. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

11 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE REGISTRO Y CONTROL Los montos asignados a los programas que conforman el Presupuesto anual, establecen el límite máximo de su ejercicio. Se podrán realizar, en forma siempre oportuna, transferencias de recursos, plenamente justificadas, pero únicamente entre cuentas, subcuentas, subsubcuentas y subsubsubcuentas, correspondientes a un mismo fondo y nunca que involucren a las de uso restringido. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

12 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE REGISTRO Y CONTROL No se podrán realizar transferencias en el caso de los recursos asignados dentro del fondo de Ingresos Propios, salvo las plenamente justificadas y previamente aprobadas El plazo para la tramitación de transferencias vencerá el 30 de noviembre de cada año, pero será facultad de la Universidad acortar el plazo en caso de insuficiencia de recursos disponibles. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

13 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE REGISTRO Y CONTROL Cuando estos recursos no sean suficientes, podrán solicitarse ampliaciones, siempre y cuando sean estrictamente necesarias, esté totalmente justificada la razón de su no inclusión en el Presupuesto inicial y siempre en base a las disponibilidades de recursos de la institución. Para su gestión, deberá llenarse la Solicitud de Ampliación Presupuestal. La Universidad, podrá en cualquier momento, en base a necesidades de la misma, aplicar reducciones a los presupuestos de la Unidades Responsables, quienes harán un razonado análisis de sus metas para su posible revaloración. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

14 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE REGISTRO Y CONTROL Salvo notificación en contrario, las fechas límites para el cierre presupuestal serán, la del tercer viernes de noviembre para recepción de documentación para trámite de pago y la del el cuarto viernes de noviembre para la recepción de documentación comprobatoria o cancelación de gastos a comprobar en la Dirección General de Servicios Administrativos. En el caso de actividades y de eventos autofinanciables que se desarrollen normalmente durante el mes de diciembre, en caso requerido podrán ampliarse al primer viernes del mes de diciembre para recepción de documentación para trámite de pago y la primera semana del mes de enero del año siguiente para recepción de documentación comprobatoria o cancelación de gastos a comprobar. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

15 POLÍTICA PRESUPUESTAL DE EVALUACIÓN Las Unidades Responsables, acorde con los requerimientos, en tiempos, de información de los gobiernos federal y estatal, deberán presentar, ante la Dirección General de Planeación y Calidad, los días 5 de abril, julio, octubre y segundo día hábil de enero, informes trimestrales del avance obtenido en las metas planteadas y de los recursos aplicados en el trimestre anterior, de modo que permitan una evaluación objetiva de sus logros, que deben estar vinculados al PIDE y acentuando también lo relativo a las metas e indicadores contemplados en el POA presentado al Gobierno del Estado. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

16 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Primeramente hay que considerar que el elemento directriz del POA debe ser el Plan Institucional de Desarrollo 2008-2012 con vinculación al Programa Integral de Fortalecimiento Institucional: PIFI, por lo que deben seguirse los objetivos, estrategias y líneas de acción en él contenidas. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

17 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Se contemplan para este ejercicio de planeación, ya adoptando el mecanismo para la Armonización Contable, ocho niveles de disgregación programática: tres armonizadas: Finalidad, Función y subfunción (pendiente la última de precisar por el Consejo nacional de Armonización Contable (CONAC) y las cinco internas ya conocidas Función Interna (antes denominada Función), Programa, Subprograma, Proyecto y Subproyecto. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

18 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Las Finalidades, distinguen al gasto, si es de gobierno, social, económico o de orden diverso a los enunciados. La labor universitaria se enmarca en la número 2 Desarrollo Social. Las Funciones, son desagregaciones correspondientes a las 29 funciones definidas por el gobierno federal. Nos ubicaremos en la 2.5 Educación Las Subfunciones, serán relativas al tercer nivel de disgregación federal y serán armonizadas posteriormente. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

19 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Una vez ubicados los niveles de separación en cada función a manejar por la Unidad Responsable, se distribuyen en el Eje Estratégico que corresponda según el Plan Institucional de Desarrollo 2008-2012 y se determinan los, Objetivos, Estrategia, Metas, Indicadores, Ingresos, en su caso, y Costos resultantes del desarrollo de las funciones planteadas. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

20 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Los Objetivos se conciben como propósitos a realizarse en apoyo al cumplimiento puntual de la función y deben precisarse en base a cada uno de los últimos niveles proyectados. Ejemplo: del Proyecto 0201050300 PROG.MONIT.AMB.DEL SUR DEL GOLFO DE MEX. (CAMP.OCEAN.SGM,NO.10,2005) XCAMBO-2 Objetivo 020105030001 Determinar los parámetros poblacionales del recursos camarón en la Sonda de Campeche y Zona Costera del Sur del Golfo de México. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

21 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Las Estrategias se refieren a líneas de acción que encaminan hacia donde se quiere llegar con los Objetivos, y deben ser expresadas cualitativa y genéricamente y definidas con la precisión suficiente en el contexto correspondiente, de manera que puedan ser utilizadas de modelo de comparación en evaluaciones posteriores. Se deberá definir, cuando menos, una Estrategia específica por cada Objetivo. Ejemplo: Estrategia 0203 Localización, gestión, ejecución y seguimiento de fuentes de financiamiento de proyectos de investigación Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

22 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Las Metas son especificaciones cuantitativas de actividades (apoyan la realización de las Estrategias) o logros (reflejan esa realización) y deben ser medibles y alcanzables, puesto que sustentan Indicadores a evaluar. Ejemplo de actividad: Recolección de información sobre poblaciones de camarón en la Sonda de Campeche y Zona Costera del Sur del Golfo de México. Unidad de Medida 416 Viaje, Cantidad 4 Ejemplo de Logro: Número de investigadores que realizaron investigaciones y/o publicaron resultados. Unidad de Medida 219 Investigador, Cantidad: 1 Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

23 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Los Ingresos son estimaciones de recursos propios a obtener por cada Unidad Responsable en el desarrollo de sus funciones susceptibles de dicha obtención. Deberán presentarse todos los recursos a generar por el área correspondiente, debidamente soportados en su cálculo y en el caso de los Extraordinarios a nivel proyecto o al detalle máximo posible. Los Costos se constituyen por todas las erogaciones que se prevén llevarse a cabo como consecuencia de las estrategias a ejecutar. También deben presentarse al nivel máximo de detalle proyectado y la suma de todos ellos deberá coincidir con el presupuesto planteado a ejercerse en el periodo, incluidos los recursos fuera del Presupuesto de la Universidad, con que algún proyecto estime apoyarse. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

24 CRITERIOS PARA LA DEFINICIÓN DE CONCEPTO DEL POA Con el propósito de realizar un efectivo análisis y priorización de las acciones propuestas a incluirse en el presupuesto general, así como les sirva para discriminar su inclusión dentro del POA en caso de insuficiencia del techo presupuestal, será de mucha utilidad las califiquen según el grado de necesidad de ejecución, siempre de acuerdo a lo plasmado en el Plan Estratégico Rector y el Programa Institucional de Fortalecimiento Integral, en I: Indispensables, las que no pueden dejar de llevarse a cabo, ya que afectaría totalmente a la operación del área; N: Necesarias, las que deben realizarse, pero que en caso extremo, aún cuando afecten a la operación, no son definitivas para el cumplimiento total de la misión del área y C: Convenientes, las que apoyarán el mejoramiento del funcionamiento del área, pero pueden dejar de realizarse o existen medidas alternas de acción para lograr los fines previstos. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

25 METAS E INDICADORES MÍNIMOS A INCLUIR CENTROS DE INVESTIGACIÓN Centros de Investigación: Número de líneas de generación y aplicación del conocimiento registradas, Número de investigadores que realizaron investigaciones y/o publicaron resultados, Diagnósticos Realizados, Investigaciones Ejecutadas, Publicaciones Realizadas, variación en relación al año anterior del número de investigaciones realizadas con fórmula y cálculo, variación con relación al año anterior en publicaciones científicas realizadas con fórmula y cálculo. variación con relación al año anterior en publicaciones científicas realizadas con fórmula y cálculo, número de investigaciones en relación con número de investigadores con fórmula y cálculo, número de publicaciones en relación al número de investigadores. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

26 DETERMINACIÓN DE CIFRAS PRESUPUESTALES Cada unidad responsable presentará, en base a su programa operativo, su propuesta de ingresos y egresos, debiendo considerar el total de recursos requeridos para la operación, incluyendo lo relativo a los proyectos especiales que manejen, plenamente identificados. Los importes cuantificados deberán distribuirse tanto en: Función el último nivel de disgregación programática y por cuenta contable Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto HASTA

27 DETERMINACIÓN DE CIFRAS PRESUPUESTALES 501 SERVICIOS PERSONALES 502 MATERIALES Y SUMINISTROS 503 SERVICIOS GENERALES 504 BECAS Y ESTÍMULOS 505 BIENES MUEBLES E INMUEBLES Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

28 DETERMINACIÓN DE CIFRAS PRESUPUESTALES Es importante destacar que la cuantificación, distribución y calendarización debe efectuarse con toda fidelidad a las actividades programadas, reduciendo así, a su mínima expresión la solicitud de transferencias durante el ejercicio. Para este ejercicio, se proporcionará un techo financiero realista a distribuir y calendarizar, que estará soportado por un POA, con el cual se deberán efectuar mínimo las actividades para el correcto funcionamiento del área. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

29 DETERMINACIÓN DE CIFRAS PRESUPUESTALES Sin embargo, deberán presentar, en su caso, un POA extraordinario, para así plantearlo integralmente en un anteproyecto ante el Gobierno Federal. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

30 UBICACIÓN MATRICIAL Atendiendo al sistema matricial, los recursos determinados a obtener o a solicitar su ejercicio, deben presentarse en cuatro vertientes: 1.FONDO 2.FUNCIÓN INTERNA 3.UNIDAD RESPONSABLE 4.CUENTA PRESUPUESTAL CONTABLE Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

31 UBICACIÓN MATRICIAL Todos los catálogos matriciales y guías contabilizadoras de Ingresos y Egresos están disponibles, para su consulta, en la sección de Manuales de Contabilidad y Manuales del SIIA. Los formatos previstos para asentar presupuestal son: PF-01, PF-02 Y PF-03 PF-04 A su disposición en el sistema Master Web y en la página web de la DGPyC. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

32 UBICACIÓN MATRICIAL A fin de contar con información adicional de sustento para la determinación del Presupuesto, será necesario que cada Unidad Responsable presente: PR-01 PR-02 PR-03 PR-04 Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

33 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN El propósito de la planeación y presupuestación no consiste solamente en la generación de un documento. Lo importante es que se convierta en una herramienta útil e indispensable para la toma de decisiones de la alta dirección. Esto sólo se puede asegurar a través del oportuno seguimiento y comparación entre lo programado y alcanzado. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

34 SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Fechas para la entrega de los formatos EPO-01 y EPO -02 10 de Abril, 10 de julio, 10 de octubre y 10 de enero. Para efectos de reportar oportunamente los avances de las metas para el Gobierno del Estado: 5 de Abril, 5 de julio, 5 de octubre y 10 de enero. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

35 FORMATOS E INSTRUCTIVOS DE LLENADO POA01 Programa Operativo Anual PF01 Análisis del Presupuesto de Egresos Materiales y Suministros PF02 Análisis del Presupuesto de Egresos Servicios Generales PF01-CxF Análisis del Presupuesto de Egresos Materiales y Suministros por Función PF02-CxF Análisis del Presupuesto de Egresos Servicios Generales por Función PF01-CxD Análisis del Presupuesto de Egresos Materiales y Suministros por Dependencia PF02-CxD Análisis del Presupuesto de Egresos Servicios Generales por Dependencia PF03 Calendario del Gasto PF04 Análisis del Presupuesto de Egresos Bienes Muebles e Inmuebles PR01 Plantilla Propuesta PR02 Propuesta de Bienes Inmuebles PR03 Propuesta de Bienes Muebles PR04 Propuesta de Becas EP01 Reporte de Avance Físico-Financiero del POA EP02 Reporte de Desviaciones en el Avance Físico-Financiero del POA PI01 Análisis del Presupuesto de Ingresos SAP-01 Solicitud de Ampliación Presupuestal IM01 Indicadores Mínimos Programados IM02 Indicadores Mínimos a Evaluar Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto

36 CATÁLOGOS PRESUPUESTALES Los catálogos presupuestales incluidos que permiten codificar algunos términos cualitativos del POA Catálogo de Objetivos: Líneas de acción a realizarse en apoyo al cumplimiento puntual de la función y deben precisarse en base a cada uno de los últimos niveles proyectados. Catálogo de Estrategias: Actividades que encaminan hacia donde se quiere llegar con los Objetivos, y deben ser expresadas cualitativa y genéricamente y definidas con la precisión suficiente Catálogo de Unidades de Medida: Especificaciones cuantitativas de las Estrategias y deben ser medibles y alcanzables. Dirección General de Planeación y Calidad Dirección de Presupuesto