“PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACION Y CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS” FABIO NAVARRETE JOSE GUEVARA LILIANA CARDENAS RODRIGO CASTAÑO 2010.

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2 “PLAN INSTITUCIONAL DE FORMACION Y CAPACITACIÓN PARA EL DESARROLLO DE COMPETENCIAS” FABIO NAVARRETE JOSE GUEVARA LILIANA CARDENAS RODRIGO CASTAÑO 2010 DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

3 Reglamenta el Sistema Nacional de Capacitación para empleados del estado. DECRETO LEY 1567 de 1998 Establece las competencias laborales para los empleos públicos. DECRETO 2539 de 2005 Objetivo de la Capacitación. LEY 909 de 2004 Art.36 DEC 1227 de 2005. Art 66 Adopta el Plan Nacional de Formación y capacitación para el desarrollo de competencias. DECRETO 4665 DE 2007 MARCO NORMATIVO

4 Decreto 4665 de 2007. CAPACITACION Enfoque en competencias. EDUCACION INFORMAL y EL TRABAJO. Vinculación a procesos de aprendizaje. PRIORIDADES REGIONALES Y NACIONALES. Capacitación a entidades públicas nacional y territorial. APRENDIZAJE A PARTIR DE SITUACIONES PROBLEMA. Aprendizaje en equipo. D.A.F.P. E.S.A.P. DISEÑO DIVULGACION DE INSTRUMENTOS FORMULACION IMPLEMENTACION PIC PLAN DE FORMACION Y CAPACITACION

5 CLIENTES / USUARIOS MÁS EXIGENTES CAMBIOS TECNOLÓGICOS CALIDAD QUE ACOMPAÑA AL PRODUCTO / SERVICIO SOCIEDAD DE CICLO RÀPIDO CAPITAL HUMANO : VALOR AGREGADO GLOBALIZACION GLOBALIZACION COMPETITIVIDAD

6 LAS COMPETENCIAS PARA LA ADMINISTRACION PUBLICA “ La capacidad de una persona para desempeñar, en diferentes contextos y con base en los requerimientos de calidad y los resultados del sector publico, las funciones inherentes aun empleo; Capacidad que esta determinada por los conocimientos (SABER), destrezas, habilidades, (HACER) valores, actitudes (SER) y aptitudes (HACER) que debe poseer y demostrar el empleado publico ” COMPETENCIAS LABORALES

7 Conocimientos Saber Técnico / social + Saber Hacer Poner practica conocimientos. Técnico / social / cognitiva + Saber Ser Actitudes, creencias y valores. Poder Hacer Situaciones, disponibilidad de Medios y recursos + Factores internos y externos Aspectos motivacionales Querer Ser DIMENSIONES DE LAS COMPETENCIAS INDIVIDUALES V1

8 Educación TradicionalEducación por Competencias EL CAPACITADO Rol Pasivo a la Espera de Recibir Información Rol Activo y Responsable: Busca y Organiza la Información que necesita. Es un empleado Competente y comprometido EL FORMADOR Dirige el Aprendizaje, Protagonista del Proceso Es un facilitador de procesos. Respeta los ritmos y las necesidades individuales y del equipo. EL PROCESO DE APRENDIZAJE  Metodología Pasiva  Fuera del Trabajo  Temas Desarticulados  Evaluación Conceptual  En el Trabajo.  Tema integrador alrededor de un Problema.  Evaluación centrada en Evidencias. Indicadores asociados al negocio y la estrategia.  Centrado en el talento Area RRHH  Soporte  Socio Estratégico CAPACITACION TRADICIONAL Vs COMPETENCIAS

9 COMPETENTE HABILIDADES CONOCIMIENTOS COMPRENSION ACTITUDES RESULTADOS ESPERADOS Fuente: ESAP

10 Lo que una persona hace, cómo lo hace y los resultados que obtiene. Comunicación Trabajo en Equipo Adaptabilidad Etc. Competencias Conductuales Desempeño Competencias Básicas Competencias Técnicas Operar una Máquina Llenar un Formulario Etc. Leer Escribir Habilidades Numéricas Etc. RESULTADOS ESPERADOS Fuente: ESAP

11 NO SABE NO PUEDE NO QUIERE NO CREE Información acumulada en un área particular Demostración conductual de experticia La imagen que uno proyecta hacia afuera Valores Rol Social Autoimagen Rasgos Motivos La manera en que una persona se ve así misma Patrón de conducta habitual Lo disfruto o no. Conocimientos Habilidades PERFIL DE CARACTERISTICAS INDIVIDUALES

12 NO SABE FALTA INFORMACION NO PUEDE FALTA HABILIDAD EXPERIENCIAS NEGATIVAS PASADAS NO CREE NO QUIERE PERCIBE EL CAMBIO COMO AMENAZA PERFIL DE CARACTERISTICAS INDIVIDUALES Fuente: ESAP

13 Situación de la capacitación de los empleados públicos y necesidades regionales de capacitación. Investigación DAFP – ESAP 2006/2007 Situación de la capacitación de los empleados públicos y necesidades regionales de capacitación. Investigación DAFP – ESAP 2006/2007  Poca Importancia  Inequitativa  Desarticulada  Descontextualizada  Bajo Impacto PLAN NACIONAL DE FORMACIÓN Y CAPACITACIÓN DE EMPLEADOS PÚBLICOS Decreto 4665 de 2007 Ley 909 / 2004 Decreto 1227 /2005 Art. 6 Ley 909 / 2004 Decreto 1227 /2005 Art. 6 COMPETENCIAS LABORALES Implementación en Proceso PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION P.I.C. Fuente: ESAP

14 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION P.I.C. Es un conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un período de tiempo y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidas en una entidad pública 1 Decreto 1567 / 1998, art. 3 literal c : “Con el propósito de organizar la capacitación internamente cada entidad debe formular con periodicidad mínima de un año su P.I.C” 1 Guía para la formulación del Plan Institucional de Capacitación – P.I.C - 2008

15 ENFOQUE PEDAGOGICO CONSTRUCTIVISTA Análisis de problemas. Aprendizaje en equipo. Proyectos de aprendizaje.

16 ENFOQUE PEDAGOGICO DEL P.I.C. TEORIA CONSTRUCTIVISTA EDUCACIÓN BASADA EN PROBLEMAS PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO P.A.E APRENDIZAJE COLABORATIVO TEORIA CONSTRUCTIVISTA

17 DIFERENCIA CON EL APRENDIZAJE PROFESIONAL Aprendizaje tradicional: lineal Se expone lo que se debe saber 2. Se aprende la información 3. Se presenta un problema para aplicar lo aprendido ABP: cíclico Se presenta el problema (diseñado o seleccionado) 2. Se identifican las necesidades de aprendizaje 3. Se da el aprendizaje de información 4. Se resuelve el problema o se identifican problemas nuevos

18 ACCIONES PREVIAS A LA FORMULACIÓN DEL PIC PREGUNTAS PROBLEMAS DEL ENTORNO GESTIÓN LABORAL DEFINA LAS ESTRATEGIAS INTERNAS Y/O EXTERNAS Cronogramas Ficha de Aprendizaje del Equipo e Individuales ESTABLEZCA LOS OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Fortalezas y Debilidades de los integrantes del equipo

19 ACCIONES PREVIAS A LA FORMULACIÓN DEL PIC IDENTIFICAR LÍDERES FACILITADORES O ASESORES TÉCNICOS QUE APOYARÁN A LOS EQUIPOS (Requieren de una formación previa) CONFORMACIÓN DE EQUIPOS (Máximo 10 integrantes) Planeación Institucional EDL ESTRATEGIA: Intrainstitucional Interinstitucional Sectorial Intersectorial V2

20 FASES PARA FORMULACION DEL P.I.C. Familiarizar directivos y empleados. Explicar que son equipos de aprendizaje. 1. SENSIBILIZACION Necesidades institucionales. Identificar problemas. 2. FORMULACION PROYECTOS DE APRENDIZAJE EN EQUIPO P.A.E. Problemas y necesidades en áreas y personas. Prioridades institucionales. 3. CONSOLIDACION DE NECESIDADES DE LA ENTIDAD 4.FORMULACION 5.EJECUCION6.EVALUACION Organizar actividades. Asegurar recursos. Acciones que garanticen los P.A.E. Llevar a cabo objetivos de aprendizaje. Información de gestión del P.I.C. Resultados Del aprendizaje.

21 OBJETIVO: Preparar y motivar implementación del P.I.C. ACCIONES: Campaña de sensibilización. Nueva cultura de la Capacitación Trabajo en equipo. Identificación de facilitadores SENSIBILIZACION

22 Necesidades Institucionales. Objetivo: Conformación de equipos por: Area Proceso Otro Criterio Identificación de problemas Objetivo de Aprendizaje Estrategias de Aprendizaje CONFORMACION EQUIPOS DE APRENDIZAJE

23 ETAPAS FORMULACION PROYECTOS DE APRENDIZAJE. 1. Conformar el equipo. 2. Establecer situación problémica de interés. 3.identificar necesidades de capacitación 4.Definir objetivos de aprendizaje. 5.Elaborar plan de aprendizaje en equipo 6. Plan de aprendizaje individual. 7.Evaluar aprendizaje.

24 INSUMOS PARA LA FORMULACION PROYECTOS DE APRENDIZAJE. INFORMES PARA PRIORIZAR PROBLEMAS O RETOS INSTITUCIONALES EN PROYECTOS DE APRENDIZAJE AREA DE TRABAJO Objetivos, programas o proyectos del Plan Estratégico Evaluación de Control Interno Procesos de calidad y no conformidades Resultados Evaluación del Desempeño Resultados Brecha competencias Comportamentales Planeación Jurídica Técnica Talento Humano Comunicaciones

25 OBJETIVO: Concretar proyectos para enfrentar problemas o retos institucionales. ACCIONES: 1. Validar P.A.E. 2. Clasificar necesidades institucionales 3.Identificar temáticas transversales 3.Priorizar programas de aprendizaje NECESIDADES DE LA ENTIDAD

26 OBJETIVOS:Organizar Las actividades asegurando recursos financieros y logísticos. ACCIONES: 1. Analizar estrategias internas - externas. 2. Definir requerimientos. 3. Definir cronogramas. 4. Definir indicadores. FORMULACION DEL P.I.C.

27 OBJETIVO: OBJETIVO: Poner en marcha acciones que garanticen los P.A.E. y sus objetivos de aprendizaje. ACCIONES: Elaborar términos de referencia. Reclutar capacitadores internos y externos. Dar soporte de acuerdo al cronograma. Evaluación de P.A.E. EJECUCION DELP.I.C.

28 Acciones programadas. Grupo de funcionarios Resolver necesidades de aprendizaje. Solución de problemas del contexto laboral. QUE ES PROYECTO DE APRENDIZAJE

29 CONFORMACION: CONFORMACION: Hasta 10 personas. Empleados de diferentes áreas de la entidad. Empleados del mismo nivel con funciones similares. Líder: Coordina reuniones, lleva registros Facilitador: Recoge información y retroalimenta el proceso. Forma de trabajo participativo con base en proyectos EQUIPOS DE APRENDIZAJE

30 EFECTIVIDAD (Impacto del servicio) CAMBIOS EN LA ENTIDAD 1. Situación actual. 2. Impacto final en la entidad. EFICACIA (Logro de los atributos ) RESULTADOS DEL P.A.E. 1. Cumplimiento de Objetivos. 2. Cobertura. 3. Necesidades de la entidad. EFICIENCIA (Uso racional de los recursos) SEGUIMIENTO A FORMULACION P.I.C. 1. Recursos. 4. Presupuesto. 2. Cumplimiento actividades. 5. Tiempo. 3. Tiempo de ejecución. INDICADORES DE EVALUACION

31 COMPETENCIASCOMUNES Orientación a resultados Orientación al usuario. TransparenciaCompromiso NIVEL JERARQUICO DirectivoAsesorProfesionalTécnicoAsistencial DECRETO 2539 DE 2005

32 1. CONFORMACION DEL EQUIPO FICHA DE FORMULACION DEL PROYECTO DE APRENDIZAJE EN EQUIPO 1. Nombre de la Entidad: FUNDACION GILBERTO ALZATE AVENDAÑO Nombre de las dependencias que integran el proyecto Tipo de dependencia MisionalApoyo DIRECCION GENERAL X SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA X Nombre del proyecto de aprendizaje: Código del proyecto: Fecha de formulación de la propuesta: Nombre del facilitador: CLAUDIA IVONNE FACTOR LUGO Nombre del representante del equipo de Aprendizaje: SANTIAGO ECHEVERRI CADAVID Fecha de aprobación en el Plan Institucional de Capacitación: NO SI Fecha:30/03/2011 Integrantes del equipo de aprendizaje No.Cédula de CiudadaníaApellidos y NombresCargoDependencia 1 79.967.338ALEX RICARDO COTES CANTILLO PROFESIONAL ESPECIALIZADOSUBDIRECCION ADMINISTRATIVA 2 51.976.003CLAUDIA IVONNE FACTOR LUGO ASESORA DIRECCION GENERAL 3 19.304.287HUMBERTO LEONEL TORRES CARO PROFESIONAL ESPECIALIZADO SUBDIRECCION ADMINISTRATIVA 4 41.621.696 MARIA DEL CARMEN SEPULVEDA CASTIBLANCO PROFESIONAL ESPECIALIZADOSUBDIRECCION ADMINISTRATIVA 5 41.642.193MARIA DEL PILAR GORDILLO GOMEZ SUBDIRECTORA OPERATIVADIRECCION GENERAL 6 46.665.405NIDIA YOLANDA MANOSALBA CELY SUBDIRECTORA ADMINISYTRATIVADIRECCION GENERAL 7 94.493.822 SANTIAGO ECHEVERRI CADAVIDASESOR DIRECCION GENERAL 8 9 10

33 2. ESTABLECER EL PROBLEMA DEFINICION DEL PROBLEMA DE APRENDIZAJE 2. PROBLEMA DE APRENDIZAJE NECESIDAD INSTITUCIONAL: La Entidad esta implementando la NTCGP 1000: 2009 con el propósito de mejorar su desempeño y capacidad de proporcionar productos y servicios que respondan a las expectativas de sus clientes PREGUNTA PROBLEMICA: Cuales son los requisitos para la implementación de un Sistema de Gestión de Calidad ? Necesidades de capacitación: ¿Qué necesitamos saber? Necesidades de capacitación: ¿Qué sabemos? SABERES (Conocimientos) Que es gestión de Calidad? Cuales son los principios de Gestión de Calidad en las Entidades públicas? Que son las normas ISO 9000? Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 (Gloria Lucía) SABER HACER (Habilidades) Como se diseña un Sistema de gestión de Calidad? Como trabajar por procesos y mejora continua ? Aplicar metodología P.H.V.A. (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) (Ricardo, Alexander) SER (Actitudes) Que competencias deben fortalecer los servidores públicos? Educativas, conceptuales, comunicativas y analíticas aplicadas al contexto laboral (Xiomara).

34 3. FICHA PLAN DE APRENDIZAJE OBJETIVOS DE COLECTIVO DE SOLUCION DE LA NECESIDAD INSTITUCIONAL Definir las pruebas psicométricas y su esquema de aplicación y evaluación, que aseguren un proceso de selección meritocrático para los diferentes empleos de nivel Directivo vacantes en la U.A.E.S.P. con criterios de equidad y conforme a las exigencias de desempeño de los mismos. OBJETIVOS DE APRENDIZAJE Temática RIESGOS EN COTRATACIONRecursos Necesarios Métodos o estratégias de capacitación Número de horas Fechas previstas Evaluación del aprendizaje (Que evaluar y con que instrumento) Materiales de aprendizaje (Documentos, materiales, video.etc) Presupuesto institucional (SOLO PARA TALENTO HUMANO) 1. Identificar las características del Sistema de Gestión de Calidad GeneralidadesLectura Dirigida6 24 Feb (2h) 7 Abr (2h) 21 Abr (2h) Asociación de conceptosLecturas seleccionadas. Principios de Gestión de Calidad en el Sector Público Análisis de Casos 9 10 Mar (3h) 16 Abr (3h) 4 May (3h) Análisis de casos exitosos en el sector público. Video Beam, Papelógrafo. Caso documentado 2. Diseño de sistemas de gestión de calidad Política de Calidad. Enfoque en el Cliente Taller8 18 May (2h) Jun 1 (2h) Jun 22 (2h) Jul 06 (2h) Ejercicio individual de l ciclo P.H.V.A. Guía de taller Tablero Marcadores Fichas Guía EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE VALORACION DEL FACILITADOR (Desarrollo colectivo) Objetivo No. 1 Formato de Verificación de conceptos Registrar el resultado de la evaluación del nivel de aprendizaje logrado y del cumplimiento de métodos previstos - Recomendaciones para mejoramiento - registrar fechas de valoración. Cambios en el problema planteado, nivel de solución del problema. Han disminuido las evidencias del problema. Objetivo No. 2 Instrumento de evaluación para acciones de mejoramiento.

35 Nombre del funcionario: PEREZ PLAZAS XIOMARA Cargo: ASISTENTE DE TALENTO HUMANO. Area de trabajo: DIRECCION DE SEGUIMIENTO Y EVALUACION Nombre del proyecto de aprendizaje y fecha: Principios de la gestión de la calidad en el sector publico PLAN DE APRENDIZAJE Objetivos de aprendizaje individual: (Definidos lo que cada miembro del equipo debe Necesidades Individuales de capacitación aprender - competencias del ser, saber, hacer - para contribuir a la solución del problema planteado) Objetivo 1: Análisis puestos de trabajoCompetencias laborales por niveles Objetivo 2: Organización archivos de personalTécnicas de gestión documental Objetivo n… RESULTADOS DE EVALUACION EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE (Contribución individual al objetivo del equipo) Autoevaluación del empleado por objetivo Evaluación del facilitador por objetivo Ensayos, actividades, productos que sustentan lo aprendido FICHA DE EVALUACION DEL APRENDIZAJE INDIVIDUAL

36 Necesidad Institucional Procesos Dependen cia, áreas de trabajo u oficina Nombre del proyecto Pregunta problémica Necesidad de capacitación Población objetivo por nivel Jerárquico Temas Métodos o estratégias de capacitación Recursos Fechas Número de horas Priorización institucional SaberHacerSerDirectivoAsesorProfesionalTécnicoAsistencialInternoExterno Del Equipo De recursos humanos AltaMediaBaja CONSOLIDADO DE PROYECTOS DE APRENDIZAJE INSTITUCIONAL. ANEXO D

37 No.NOMBRE DEL PROCESO OBJETIVO DEL PROCESO INDICADOR OBJETIVO DEL INDICADOR UNIDAD DE MEDIDA FORMULA TIPO DE INDICADOR Eficacia Eficiencia Efectividad FRECUENCIA DE MEDICIÓN METAEJECUTADO 1SENSIBILIZACION Preparar y motivar el personal en capacitacion por competencias y proyectos de aprendizaje. 1. Nivel de socialización y metodología. Medir la cobertura de socialización. % Numero de sensiblizac. / No. de socializac.programadas * 100 EficaciaMENSUAL10095 2. Horas de sensibilización Cuantificar el numero de horas de sensibilizacion. # Numero de horas de sensibilizac. / No. De horas programadas EficienciaMENSUAL8070 2 FORMULACUION PROYECTOS DE APRENDIZAJE Medir el grado de participación de los funcionarios por área, de lo proyectos de aprendizaje. 1. Grado de participación Medir la participa % (# de funcionarios de área que integran equipos / # funcionarios del área * 100 EficaciaMENSUAL10090 2. Diseño proyectos de aprendizaje Cuantificar el numero de proyectos de aprendizaje # ( # P.A.E. formulados adecuadamente / # P.A.E. propuestos ) * 100 EficienciaSEMESTRAL2016 CONSOLIDACION P.A.E. Clasificar necesidades de capacitación 1.Necesidadaes de capacitación Agrupar necesidades de capacitación % (Listado de problemas de aprendizaje clasificados por área / # problemas analizados) * 100 EficienciaANUAL10085 2. Priorización proyectos de aprendizaje Determinar prioridad de P.A.E. # No. de problemas de aprendizaje / # de problemas de aprendizaje que afectan la institucion EficienciaSEMESTRAL15 3IMPLEMENTACION DEL P.I.C. Ejecución del P.I.C. a través de P.A.E. 1. Ejecución P.I.C. Medir cumplimiento del PIC %(P.A.E. ejecutados / P.A.E. formulados) * 100EficienciaMENSUAL100 2. Cobertura del PIC Establecer alcance de capacitación en la dependencia # No. de funcionarios capacitados / # de funcionarios de la entidad) * 100 EficienciaSEMESTRAL10098 4IMPACTO DEL P.I.C. Valoración de cambios y mejoras organizacionales 1. Aprendizaje Individual Medir cambios favorables en competencias #Nivel de desarrollo de la competenciaEfectividadMENSUAL60 2. Mejora en el servicio Cambios en la prestación de los servicios en la entidad #Reducción tiempos de entrega de serviciosEfectividadSEMESTRAL20 INDICADORES EVALUACION P.I.C.

38 ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE VISUAL - CONCEPTUAL MAPAS DE IDEAS MAPAS CONCEPTUALES DIAGRAMAS CAUSA - EFECTO

39 MAPA DE IDEAS Ejemplo: Mapa de ideas con la representación de COLOR AMARILLO Visualizar asociaciones entre palabras e ideas (lluvia de ideas, solución de problemas, planes, conocimientos previos, etc.)

40 MAPA CONCEPTUAL

41 DIAGRAMAS CAUSA - EFECTO CAUSAS EFECTO

42 EXCESIVA DEMANDA PERSONALES ORGANIZACIONINTERRUPCIONES No hay línea de atención al usuario Elevado numero de usuarios Hiperfrecuentadores Asignación de actividades Cuantificación de la demanda Inseguridad del funcionario No hay respuesta adecuada a necesidades del ciudadano Usuario impuntual Se acude a ultima hora Cada usuario requiere tiempo distinto Gran carga burocrática Mal asignación en agenda Demasiados tramites Llamadas interiores No se concerta cita No se prioriza servicio Búsqueda de documentos Deficiencia en la gestión documental TALLER DIAGRAMA CAUSA - EFECTO Demora atención al usuario

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