Estandarización de Procesos en proyectos de implantación de Sistemas de Información”

Presentación del tema: "Estandarización de Procesos en proyectos de implantación de Sistemas de Información”"— Transcripción de la presentación:

1 Estandarización de Procesos en proyectos de implantación de Sistemas de Información”

2 El antes en sus procesos Académicos. Diferencias en gestión admnistrativa por Sede. Interpretación y Aplicación del Reglamento Académico por Sede. El estudiante acudía masivamente a la sede para realizar su matricula. Facturación controlada en sedes. Ingreso de notas en ofocina por SI. Falta de Integración de lo Académico con lo Financiero. Difícil mantenimiento Base de Datos. Mucho trabajo manual, por fuera de los SI. Alta reclamación de parte de los estudiantes por fallas en los procesos académicos. Poca claridad en como se aplicaba las normas institucionales.

3 1.La Universidad, el antes… S.I. Contable, compleja. Error en la información reportada. Carga manual de información de Estudiantes. Requerimientos de compras de forma manual. Control presupuestal de forma manual. Gestión de proveedores por sede, sin control. Gestión de Activos manual. Conciliación bancaria por sede manual. Demoras en el registro de los pagos de los estudiantes en los SI de la Institución. Elaboración de presupuesto muy básico y general. El antes en sus procesos Financieros.

4 Liquidación de nómina por outsourcing. Gestión Humana sin SI. Evaluación Docente por Sede, de forma manual. Gestión documental en pocas sedes. Gestión de la historia Institucional manual. Complejidad en la consolidación de la nómina con el sistema contable. No existía sistematización de procesos de formación del personal. Procesos de evaluación de personal administrativo muy discrecional, y no sistematizado. El antes en sus procesos de Gestión Humana

5 3.142 Empleados administrativos (incluye 487 practicantes) 11.771 Estudiantes con becas 55.626 Estudiantes promedio semestre 70.070 m 2 intervenidos 4.518 Profesores 7.646 Graduados 134.004 Graduados histórico 4.800 2.846 226 Registros calificados 7 Programas acreditados 91 Grupos de investigación En cifras

6 Con el crecimiento y fortalecimiento de la educación superior en metodología virtual, esta área de influencia está cambiando radicalmente, en función del acceso a internet. Localización Geográfica y Área de influencia 18 sedes 14 en ciudades capitales de departamento 4 4 en ciudades no capitales Área de influencia directa 60 municipios

7 UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA TIC Alineación Estratégica

8 GT Sistemas Información TI Ofimática Seguridad IT Telecomunicaciones Data Center SERVICIOS

9 MEGA Al terminar el año 2022 nuestros sistemas de tecnología estarán totalmente integrados y se habrá alcanzado un uso de los mismos en los procesos académicos y administrativos bajo parámetros definidos como necesarios, suficientes y pertinentes.

10 Consumo de Servicios WEB. Consultoría Externa Gestión Académico. Plataforma/infraestructura/aplicaciones - ORACLE Implementación Gestión Académica Tercerización de Mesa de Ayuda. Despliegue por Sedes. Formulación de Mapa de Procesos. Implementación: – Oracle ERPSistema Gestión Financiero – Oracle HCMSistema Gestión Humana – Oracle Web Center ContentSistema Gestión Contenidos – Oracle HypirionSistema Gestión Planeación Presupuestal y Gestión de Costos – Oracle IDMSistema Gestión de Identidades – CNT Panacea Sistema Gestión Historias Clínicas Obligatoria en Salud Ley 1438/2011 Seguridad de datos. 2. La Estrategia.

11 1.La Universidad, el ahora…. Consolidacion del Gobierno Institucional. Gestión por procesos centralizados. Gestión por proyectos en Data center, telecomunicaciones/TI (ofimática) Plataformas WEB para procesos Estratégicos del Negocio. Tercerización de Infraestructura Server / Aplicaciones. Modernización Infraestructura Sedes (Cableado Estructurado, Ofimática, Conectividad). Gestión del Cambio en Proyectos de TI.

12 Una visión integral de la Universidad (TIC) Analisis de información Investigación y desarrollo Gestion programas academicos Recursos Humanos 8 9 10 11 Finanzas Estudiantiles Reclutamiento y admisiones Matriculas y asesoría Integración Académica Campus Alumnos, ex alumnos Enseñanza continua 1 2 3 4 5 6 7

13 Validaciones en el Mundo

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15 RolCSERPHCMWCC Sponsor1111 Arquitecto1111 Especialista7684 Gerente de Proyecto1111 Lider81654 Coordinador Lider910 0 Total de Personas27352611 CAPITAL HUMANO

16 3. Los Resultados. Proceso de Gestión Académica Centralizado 13000 Prospectos inscritos por semestre 6000 Estudiantes nuevos por semestre 52000 Estudiantes matriculados por semestres vía web Pagos de matricula y otros servicios vía web Informes entes de control Proceso de Gestión Financiera Centralizado Requerimientos de compras vía web, con flujos de aprobación Gestión de artículos, proveedores, y pedidos Pagos a proveedores Control presupuestal Gestión de activos Contabilidad consolidada Informes entes de control.

17 3. Los Resultados. Proceso de Gestión Humana Centralizado Acuerdos de desempeño para todos los empleados Evaluación de empleados contratación de empleados administrativos y docentes Plan de formación. Proceso de Gestión Documental Centralizado Gestión de correspondencia Externa Gestión de comunicaciones Internas (Memo, Carta, Circular) Gestión de Asuntos Legales Proceso Contratación en calidad de contratante. Proceso Contratación en calidad de contratista. Asuntos judiciales y administrativos. Administrar la información jurídica institucional.

18 Seguimos en Obra….

19 Universidad Socialmente Responsable