TALLER SOBRE CONVENIOS MARCO EN COMPRAS PÚBLICAS 5 y 6 de Noviembre de 2012, Santa Cruz, Bolivia www.ricg.org.

TALLER SOBRE CONVENIOS MARCO EN COMPRAS PÚBLICAS 5 y 6 de Noviembre de 2012, Santa Cruz, Bolivia www.ricg.org

2 I. Conceptos y modelos de los convenios marco

www.ricg.org3 Presentación Tomás Campero Sistemas de Convenios Marco

www.ricg.org4 4 Por qué CM? Fundamento

www.ricg.org5 5 Convenios Marco “Un Convenio Marco es un acuerdo entre uno o varias entidades contratantes y uno o varios operadores económicos (proveedores), cuyo objetivo consiste en establecer las condiciones (técnicas y comerciales) que regirán los contratos que se van a adjudicar durante un período determinado, en particular las relativas a los precios y, en su caso, a las cantidades previstas.” EU Procurement Directive (2004/18/EC)

www.ricg.org6 Condiciones Comerciales Precio: Nominal, % Descuentos sobre precios referenciales o mayores volúmenes, reajustes. Plazos: Entrega, Reposición Devoluciones Mecanismos de Adjudicación Condiciones Técnicas Descripción productos y servicios Servicios incluidos Servicios adicionales Condiciones en un Contrato Marco

www.ricg.org7 Producción Marketing Capacitación Catalogación Tecnología Ciclo y Organización de CM Logística Gestión Financiera Soporte Investigación EstudioDiseñoLicitaciónEjecución Ciclo Organización

www.ricg.org8 8 Lógica económica en la contratación pública Valor Contrato Objetivo: Crear valor a los Clientes/Mandantes = Calidad / Beneficios Directos Beneficios Externos PrecioCostosRestricciones → M aximizar el Valor del Contrato/Compra

www.ricg.org9 ¿Cómo se resuelve la ecuación? - Nivel de Decisiones + - Estandarización + Sistemas (Centralización) Agencias (Descentralización) Leyes / Reglamentos Convenios Marco Subastas Certificación de Competencias Sistemas eGP Registros de Proveedores Pliegos Modelos Pagos Logística

www.ricg.org10 ¿Cómo se resuelve la ecuación? Dilema: Centralización v/s Descentralización (Estándares v/s customización; economías v/s flexibilidad)

www.ricg.org11 ¿Cómo se resuelve la ecuación? Opciones de Centralización Convenios Marco: Opción de Centralización

www.ricg.org12 Negociación y Métodos de Contratación Valor: Objetivos x Stakeholder  Gobierno (Ciudadanos): - Provisión Servicios/Bienes Públicos - Ahorros (+ volumen, - precios) - Apoyo Políticas (ej: Sociales) - Riesgos  Entidades/Agencias Públicas: - Provisión Servicios/Bienes Públicos - Ahorros - Costos de Transacción - Costos de oportunidad  Proveedores: - Costos de Transacción - Ventas - Certeza, predecibilidad ¿Cuando Optar por un Convenio Marco? Valor Centralización ≥ Descentralización Diseño Indicadores de Éxito -Satisfacción -% de mercado -Precios -Etc.

www.ricg.org13 Negociación y Métodos de Contratación ¿Cuando Optar por un Convenio Marco? Valor Centralización ≥ Descentralización

www.ricg.org14 Negociación y Métodos de Contratación Convenios Marco potencialmente pueden resolver +/- 50% de las operaciones de la contratación pública → Bienes y Servicios, no Obras Públicas → CM no es excluyente con otros métodos de contratación

www.ricg.org15 EXPERIENCIA < 20% del Mercado Público Implementado en Economías Desarrolladas

www.ricg.org16 DIVERSIDAD Todo tipo de bienes y servicios estandarizables

www.ricg.org17 Implementación CM? Diseño

www.ricg.org18 Alternativas Tipo de Contrato Completos (1 etapa) Incompletos (2 etapas) Número de Proveedores 1…N1…N

www.ricg.org19 Rentabilidad Nº de Proveedores Computadores Seguros ¿Cuantos Proveedores?1 o 2 Etapas? - Complejidad + - Valor Promedio + Diseño de Convenios Trabajar con la industria, decidir con el sector público 2 etapas 1 etapas

www.ricg.org20 Mecanismos de Adjudicación Selección de Proveedores v/s Adjudicación Final Nº de Proveedores / Tipo de Contrato 1N Completos (1 etapa) FijoRanking Incompletos (2 etapas) Negociación Competencia Mini Licitación / Ranking Sugerido

www.ricg.org21 Dinámica Industria Tiempo Duración?

www.ricg.org22 ELABORACION DE CONVENIOS MARCO Clientes v/s Usuarios Colaborativos CM Estratégicos y Recurrentes Centralizados CM No Estratégicos y Recurrentes Descentralizados CM Estratégicos y No Recurrentes

www.ricg.org23 CM Obligatorios v/s Voluntarios? -Atractivo proveedores -Riesgo de calidad -Calidad -Menor atractivo

www.ricg.org24 Trampa de la Economía de Escala Atención a productos de bajo valor, no estratégicos: son comprados igualmente aún con baja calidad, altos precios Free riders – Selección Adversa Malos pagadores u obligar a ventas ineficientes generan importantes distorsiones y riesgos a proveedores: entidades pagan más que lo que conseguirían autonomamente Algunos Factores Críticos Monopolios, Poder de Mercado Riesgo político y de corrupción Participación Pymes Adjudicar por lotes, localización, subcontratación.

www.ricg.org25 Experiencia de Panamá Conceptos y modelos de los convenios marco

www.ricg.org26 Marco Regulatorio – Convenios Marco Texto Único de la Ley No. 22 de 27 de junio de 2006 –Realizada por la DGCP –Procedimiento de la Licitación –Adjudicación –Vigencia –Consultar este Catálogo –Cobertura –Ordenes de compra o documento equiparable no contarán con restricciones de monto –Solicitud de excepción a la DGCP –Incumplimiento de órdenes de compra –Ajustes a precios por sobrecostos –Adición de nuevos renglones

www.ricg.org27 Marco Regulatorio Decreto Ejecutivo 366 del 28 de diciembre de 2006 –Convocatoria, criterios de selección, formalización del contrato, mejora de ofertas, uso del catálogo –División de materia Decreto Ejecutivo del 188 del 27 de noviembre de 2009 –Relación Costo Beneficio –Modificación del precio Criterio de Adquisición –Excepción del uso de catálogo Resolución DGCP-03-2012 del 05 enero de 2012 Cambio de Precio

www.ricg.org28 Modelos de Convenios en Panamá Productos –Adjudicación de uno o varios proveedores –Etapa Licitación: No hay competencia entre proveedores –Etapa Catálogo: competencia /menor precio Servicios – Combustible –Se adjudica 1 proveedor –Etapa Licitación: Competencia entre proveedores –Etapa Catálogo: No hay competencia Servicios – Pasajes -Compra Dinámica –Adjudicación de uno o varios proveedores –Etapa Licitación: No hay competencia entre proveedores –Etapa Catálogo: competencia /menor precio y otros criterios

www.ricg.org29 Implementación primeros Convenios Marco Convenio marco de Bienes Informáticos –Primer Catálogo abril del 2007 –Implementación de 4 meses - Innovación para especificaciones –Vigencia 7 meses Convenio Marco de Vehículos, Útiles de Oficina, Aseo, cafetería –De 2 a 4 meses de Investigación de Mercado –3 a 4 meses en licitación hasta firma de contratos –Vigencia 1 año Convenio Marco de Combustible (Servicio) –Inicio de Investigación mediados 2007 –Licitación llevada a cabo en septiembre 2008 –Implementación 3 meses –Inicio marzo de 2009 –Vigencia 2 años

www.ricg.org30 Cantidad de licitaciones, entidades renglones y cantidad de compras por catálogo Se han realizado 38 licitaciones de Convenio Marco Cantidad de Entidades 121 - unidades Gestoras 677 Se cuentan con 6 mil renglones En monto representa 3% de las compras

www.ricg.org31 Convenios Marco actuales Conveniosversiones Cantidad de Renglones actualmente Bienes Informáticos (Equipos, Telecomunicaciones, accesorios y licencias)IV521 Automóbiles, buses y camionesIV230 Llantas, Lubricantes y BateríasIV613 Utiles de Oficinas y PapeleríaIII627 Materiales de AseoIII429 Utensilios y Desechable de CafeteriaIII254 Mobiliaro de OficinaIII583 ElectrodomésticosIII153 Impresoras, copiadoras y consumiblesIII1807 CombustibleII5 Pasajes AéreosII9 Equipo de Seguridad PersonalI253 Motos, vehículos utilitarios y equipo a motorI96 Software y LicenciasI411 5991

www.ricg.org32 Experiencia de Chile Conceptos y modelos de los convenios marco

www.ricg.org33 ChileProveedores: 42.000 empresas registradas ChileCompra en Cifras Monto transado 2011: 8.000 MM USD Más acceso al Mercado Público: 102.000 empresas transando Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ChileCompra Express: US$ 1.400 millones

www.ricg.org34 ¿Qué es ChileCompra-Express? Es la Tienda Electrónica del Estado- 42 Convenios marco 850 organismos transando Con más de 1.500 proveedores adjudicados Contiene más de 170.000 productos/servicios de Convenio Marco Más de 600.000 ofertas Transa USD MM1.400 al año Genera más de 500.000 O.C. al año

www.ricg.org35 ¿Dónde está ChileCompra-Express? Se encuentra en el portal transaccional del Estado: www.mercadopublico.cl Licitaciones de Convenios Marco Sólo proveedores adjudicados en estas licitaciones

www.ricg.org36 ¿Que es Convenio Marco? Son bienes y servicios licitados por ChileCompra y puestos a disposición de los compradores a través de la Tienda Electrónica Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

www.ricg.org37 La ley 19.886 de Compras Públicas establece que los organismos públicos estarán obligados a usar como primera opción de compra el Catálogo Electrónico (Convenio Marco), es decir, se debe consultar las Tiendas Electrónicas antes de realizar una licitación pública, privada o contratación directa… (Art. Nº 30 letra D de la Ley de Compras Públicas). Cuándo Utilizar Convenio Marco

www.ricg.org38 PRODUCTOS SERVICIOS SALUD

www.ricg.org39 Evolución Montos Transados en Tienda 1.400

www.ricg.org40 Mejorando Condiciones Comerciales

www.ricg.org41 Ofertas especiales en la Tienda

www.ricg.org42 Compras sobre USD 80.000 deben utilizar una aplicación especial en ChileCompra- Express

www.ricg.org43 Evaluación de Proveedores

www.ricg.org44 Experiencia de Perú Conceptos y modelos de los convenios marco

www.ricg.org45 Modelo económico Implementación Marco Regulatorio Ley de Contrataciones del Estado. Aprobada mediante Decreto Legislativo Nº 1017. Todas las contrataciones realizadas a través del Catalogo Electrónico, sin importar la cuantía se enmarcan en el ámbito de aplicación de la Ley. Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. Aprobado mediante Decreto Supremo Nº 184-2008-EF. Todas las etapas de la fase de selección se sujetan a las reglas especiales que se definan en las Bases del proceso licitatorio. Las contrataciones realizadas a través del Catalogo Electrónico son obligatorias, no configuran fraccionamiento y tienen plazo máximo de pago de veinte (20) días calendario. Asimismo se establece para el proveedor facultades de rechazo de ordenes emitidas en el Catalogo Electrónico. Directiva Nº 017-2012-OSCE/CM. Aprobada mediante Resolución Nº 292-2012-OSCE/PRE. La vigencia de un Convenio Marco podrá ser renovada indefinidamente, previo informe del órgano técnico competente, en el que se sustente la conveniencia técnica y económica de la renovación.

www.ricg.org46 Implementación Marco Regulatorio Modelo económico de Convenio Marco. Busca propiciar resultados económicos eficientes como resultado de las contrataciones realizadas a través del Catalogo Electrónico, entre entidades contratantes y proveedores, en virtud de una estrategia de eliminación de información asimétrica (*) de los Catálogos Electrónicos, al combatir mediante:  Establecimiento de ciclo de contratación ininterrumpido.  Determinación de fichas-producto.  Limitaciones de acceso a la información por parte de entidades contratantes y proveedores.  Posibilidad de modificación de precios y condiciones comerciales por parte de los proveedores.  Decisión de contratación determinada en función del costo total por parte de las entidades contratantes.  Entre otras que pudieran determinarse en las reglas de negocio de determinado Convenio Marco. Joseph Stiglitz, George Akerlof y Michael Spence. Premios Nobel de Economía en el año 2011. (*) Se define como aquella situación que se origina cuando en una transacción entre dos partes, una de ellas no cuenta con la misma información que la otra respecto del producto transado. Este concepto fue desarrollado por Joseph Stiglitz, George Akerlof y Michael Spence. Premios Nobel de Economía en el año 2011. Modelo económico

www.ricg.org47 Marco Regulatorio Modelo económino Tiempos aproximados. Seis (6) meses en el desarrollo de los actos preparatorios y en actividades de modelamiento del Catalogo Electrónico. Dos (3) meses en el desarrollo del proceso licitatorio y en actividades de programación y pruebas del Catalogo Electrónico. Convenios Marco desarrollados a la fecha.  Útiles de Escritorio (3623 fp).  Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros.  Bienes de Ayuda Humanitaria (99 y 765 fp).  Impresoras, Consumibles y Accesorios (452, 1,762 y 180 fp).  Computadoras de escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres (215, 178, 91 y 145 fp). Entidades contratantes que han utilizado los Catálogos Electrónicos a la fecha. 981 de 2,915 entidades contratantes (33.65%) Monto contratado a través de los Catálogos Electrónicos a la fecha. 72.5 de 162.6 millones de dólares norteamericanos (44.58%) Implementación

www.ricg.org48 II Gestión y Ciclo de un convenio marco Visión General de la gestión y ciclo de un convenio marco

www.ricg.org49 Etapas Primera etapa Seleccionar a uno o más proveedores o contratistas que vayan a ser partes del convenio marco concertado con la entidad convocante. Segunda etapa Adjudicar algún contrato, con arreglo a ese convenio marco, a un proveedor o contratista que sea parte del convenio.

www.ricg.org50 Ciclo del convenio marco 1. Análisis de mercado 2. Proceso de selección 3. Convenio marco 4. Conformación del catálogo 5. Entidades compran

www.ricg.org51 Concepto Definición de convenio marcoDefinición de convenio marco El acuerdo o los acuerdos que se concierten, al concluirse con éxito la primera etapa del método de contratación del Convenio Marco, entre la entidad convocante y uno o más proveedores o contratistas seleccionados.

www.ricg.org52 TIPOS DE CONVENIO MARCO Convenio marco cerrado Todo convenio marco en el que no pueda entrar a ser parte ningún proveedor o contratista que no sea inicialmente parte en dicho acuerdo. Convenio marco abierto Todo convenio marco en el que puedan subsiguientemente entrar a ser partes uno o más proveedores o contratistas que no lo fueran inicialmente.

www.ricg.org53 Convenio marco abierto Aspectos a tomar en cuenta: Periodicidad de convocatoria a nuevos proveedores o pueden hacerlo en cualquier tiempo. Formalidades para el ingreso de nuevos proveedores. Limitación al número máximo de proveedores adherentes al convenio marco?

www.ricg.org54 TIPOS DE CONVENIO MARCO Con segunda etapa competitiva Todo proceso de adjudicación con arreglo al método del convenio marco, ya sea abierto o cerrado, entablado con más de un proveedor o contratista, en el que al no haber sido posible determinar, al concluirse el acuerdo marco, algunas de las condiciones de los contratos que se tenga previsto adjudicar, será preciso determinar o precisar esas condiciones en una segunda etapa competitiva. Sin segunda etapa competitiva Todo proceso de adjudicación, con arreglo a un convenio marco cerrado, en el que se hayan de concretar, al suscribirse el convenio marco, todas las condiciones de los contratos que se vayan a adjudicar.

www.ricg.org55 Características del convenio marco Bienes y servicios normalizados, comunes, estándar u homologados; Frecuencia indeterminada o reiterada en un período de tiempo; Puede concertarse con un solo proveedor o contratista o con varios de ellos; y, Normalmente es obligatorio y prima sobre otros procedimientos de compra. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org56 ESTUDIO Y DISEÑO DE LOS CONVENIOS MARCO

www.ricg.org57 Identificación de Bienes y Servicios para utilizar Acuerdo Marco ¿Qué información de la demanda de bienes y/o servicios requerimos? Número de procesos. Monto de procesos. Precios unitarios promedio que se paga por los bienes y servicios; Número de entidades. ¿Dónde están localizadas – distribución territorial? Capacitación de personal. ¿Cuánto personal dedican a compras públicas actualmente? ¿Qué procedimientos de contratación pública siguen actualmente? ¿Cuánto toma (tiempo) realizar un procedimiento de compras públicas? ¿Cuál es la relación tiempo funcionarios públicos / procesos de compras? Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org58 Identificación de Bienes y Servicios para utilizar Acuerdo Marco ¿Qué información de los proveedores se requiere? ¿Qué tipo de mercado existe (concentrado, disperso)? ¿Cuántos productores comercializan al sector público, o son distribuidores – medidas para atraer a productores si es posible? Capacidad de atender varios puntos a nivel nacional. Capacidad de atender el volumen requerido durante el plazo del acuerdo marco. Caracterización por su tamaño – MIPYMES. Necesidades de capacitación para participar en acuerdos. ¿Dónde están ubicados? ¿Existe registro nacional o único de proveedores? ¿Total o parcialmente? Participación electrónica – clasificador de productos y servicios. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org59 Identificación de Bienes y Servicios para utilizar Acuerdo Marco Estudios de mercado y precedentes de la adquisición de tales bienes y/o servicios. Precios de mercado por ítem. Vigencia de normas de calidad. Prácticas comerciales:  Precios de introducción  Promociones especiales  Precios de encadenamiento (compras por volumen)  Precios por cambios de diseño, modelo, mejora de tecnología  Precios oficiales o controlados  Precios internacionales  Distribución de precios por zonas  Condicionamiento a proveedores Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org60 Aspectos ambientales Producció n Almacena miento Distribució n / Comerciali zación Uso / Consum o Disposici ón

www.ricg.org61 Estructura del Convenio Marco GeneralesIntervinientes Antecedentes Documentos habilitantes Notificaciones Obligaciones del ProveedorProvisión y condiciones (lugares, formas, presentaciones, etc.) Mejoras de condiciones Plazos de entrega (tratamiento a pico de demanda) Obligaciones de transporte Servicios complementarios (mantenimiento – reparaciones) Descuentos especiales por volumen Actualización de versiones o modelos Disponibilidad y periodicidad de prestaciones Verificaciones de calidad pos entrega Verificación de cumplimientos laborales

www.ricg.org62 Responsabilidades instrumentalesEntrega de información para catalogación Actualización de información Recursos (físicos, tecnológicos, humanos) para la normal operación PreciosObligación de mantenimiento Mecanismos de revisión o actualización Posibilidades de mejora de precios Posibilidad de competencia en la segunda etapa Estructura del Convenio Marco

www.ricg.org63 Estructura del Convenio Marco PagosFormalidades para el pago Modalidad de pago Plazos GarantíasFiel cumplimiento Garantías técnicas Reemplazo / reposición de productos Control de calidad y especificaciones ReclamosGestión de reclamos Elementos de comunicación de reclamos RecepcionesFormalidades SancionesEconómicas Otras (suspensiones, terminaciones, exclusiones) Quien toma las decisiones

www.ricg.org64 Controversias TerminaciónCausas Plazos Prórrogas Terminación anticipada Renovación Estructura del Convenio Marco

www.ricg.org65 Experiencia de Panamá Estudio de diseño de los convenios marco

www.ricg.org66 Identificación del Producto o Servicio 1.Adquirido por varias entidades 2.Estadísticas en el Portal –Más comprados –Montos altos 3.Dificultad para las entidades al momento de realizar actos 4.Dificultad para adquirir el producto 5.Solicitud especial de entidades 6.Licitaciones anteriores

www.ricg.org67 Oferta y Demanda Oferta  Reunión con posibles proveedores}  Ubicación en el territorio nacional  Entregas en las diferentes regiones Demanda  Entidades y su consumo  Estadísticas en el sistema por actos realizados  Proveedores actuales  Presupuesto de la Nación

www.ricg.org68 Identificación del Servicio-Combustible Servicio de Suministro de Combustible a Vehículos del Estado en Estaciones de Expendio de Combustible del Proponente – Mediante Tarjeta flota Aceite Diesel Liviano 2D Gasolina Sin Plomo de 91 Octanos Gasolina Sin Plomo de 95 Octanos Servicio de Suministro en Estaciones de almacenamiento y despacho de Combustible propiedad del Estado - mediante pedidos Aceite Diesel Liviano 2D Gasolina Sin Plomo de 91 Octanos Licitación 2004- – prórrogas, problemática de adquisición, método de adquisición y pago Servicio consumo masivo – todas las entidades Necesidad del servicio Servicios:

www.ricg.org69 Estructura del Convenio– Clausulas relevantes - Combustible –Licitación Vigencia 2 años prorrogable un año adicional Información Requerida (Secretaría de energía y registro de estaciones, estaciones) Forma de adjudicación –Tarjeta flota: Sumatoria de mejor descuento –Bomba oficial: sumatoria de menor margen de contribución Responsabilidades del Proveedor Metodología del uso de la tarjeta flota en estaciones, contenido de las tarjetas flota y boucher Cantidad de estaciones obligatorias Regiones de entrega ( Regiones de Estaciones y lugar de bombas oficiales)

www.ricg.org70 Regiones REGIÓNCANTIDAD DE ESTACIONES Región 1: Provincia de Panamá, Distrito de Panamá, Corregimientos de Bella Vista, la Exposición, San Francisco y San Felipe 6 Región 2: Provincia de Panamá, Distrito de Panamá, Corregimientos de Curundú y Ancón 1 Región 3: Provincia de Panamá, Demás corregimientos del Distrito de Panamá 11 Región 4: Provincia de Panamá, Distrito de Arraiján 1 Región 5: Provincia de Panamá, Distrito de Chorrera 2 Región 6: Provincia de Panamá, Demás distritos 2 Región 7: Provincia de Colón 2 Región 8: Provincia de Coclé 2 Región 9: Provincia de Veraguas 2 Región 10: Provincia de Herrera 2 Región 11: Provincia de Los Santos 1 Región 12: Provincia de Chiriquí 3 Región 13: Provincia de Bocas del Toro 1 TOTAL 36

www.ricg.org71 –Después de la adjudicación Plazo de entrega (Entrega inmediata y 5 días) Multas por falta de combustible por región Inicio del suministro e implementación Capacitaciones y Centro de servicio al cliente Forma de pago, Facturación y ambiente web Pagos por pérdida de tarjeta y tiempos para cambios en parámetros de tarjetas

www.ricg.org72 Experiencias Recomendable Identificar metodología de adquisición actual Identificar posibles proveedores: disponibilidad en regiones y tecnología de adquisición Capacitar a entidades Crear metodología de adquisición del servicio Eliminar orden de compra No recomendable: Licitar sin un solo proveedor que les pueda proporcionar la herramienta tecnológica No desarrollar políticas para casos especiales (tarjetas comodín)

www.ricg.org73 Criterio de Estandarización y Especificaciones Técnicas Especificaciones proporcionadas por entidades Especificaciones de varios proveedores Especificaciones de los fabricantes Estándares de la industria y mercado Identificar certificaciones y normativas internacionales

www.ricg.org74 Fichas de Productos 115 Laptop Avanzada 15" Procesador Intel® Core™ i5-520M Procesador (2.40 GHz, 3 MB L3 Cache) o superior Memoria 4 GB Dual Channel PantallaMáximo 15.6" Unidad Óptica8X DVD +/-RW o superior Tarjeta de Video Tarjeta de video Independiente 512 MB ram Interface 64 bits Disco duro250 GB 7200 RPM o más Conectividad IntegradawiFI 802.11 b/g/n Puertos 1 puerto ethernet 10/100/1000 bluetooth inalámbrico incorporado 2 USB o más Salida VGA o Salida DVI con Adaptador a VGA Puerto EC 34mm habilitado o CardBUS PC card Puerto SD/MMC Sistema Operativo Sistema operativo Windows Profesional de 64-BIT, instalado de fábrica con licencia y con manuales en CD o electrónicos y con el CD de Restauración del Sistema Operativo del Fabricante, o software que permita la creación de un CD de restauración. Que cumpla con la plataforma TPM ( Trusted Plataform Module) Accesorios Maletín Oscuro marca de la Laptop y tamaño permitido hasta 17" Batería 4 celdas o superior Garantía1 años en piezas y mano de obra Papel Bond 368 Papel Bond blanco 8 1/2" x 11 de 20 lb. Blancura mínima 92%. Debidamente empacado la cual describa en la parte exterior marca, casa productora, país de origen. Resma de 500 Hojas 370 Papel Bond blanco 8 1/2" x 13 de 20 lb. Blancura mínima 92%. Debidamente empacado la cual describa en la parte exterior marca, casa productora, país de origen. Resma de 500 Hojas 321 En forma de L de 70" de largo color chocolate Escritorio en forma de "L" de MDF resistente revestida con laminado plástico, con un grosor mínimo de 1", con paño frontal, patas firmes, con 2 cajones uno de estos para archivar documentos tamaño carta. Gavetas con cerradura con llave. Tamaño mínimo : 70" de largo, 70" de ancho y 29" de alto Certificación ANSI/BIFMA

www.ricg.org75 Experiencia de Chile Estudio de diseño de los convenios marco

www.ricg.org76 Jefe División Jefe Depto Servicios Jefe Depto Salud Jefe Depto Bienes Jefe Operaciones

www.ricg.org77 Proceso de Convenio Marco 6 to 9 months3 years Demand Analysis 1  Category Brief  Business Objectives  Category Baseline  Process / Constraints Supply Analysis 2  Supply Market Analysis  Supplier Short List Strategy Definition 3  Category Positioning Matrix  Sourcing Approaches  Strategy Summary Supplier Selection 5 Communi- cation 4  Stakeholder Management  Change Management  Action Plan  Action and Benefits Tracking Implemen- tation 6 Supplier Management 7  Supplier Performance Evaluation  Supplier Integration  Supplier Develop- ment Demand Analysis 1 Supply Analysis 2 Strategy Definition 3 Supplier Selection 5  RFx  Negotiation/ Tender  Responsible Sourcing  Contract Management Communi- cation 4 Implemen- tation 6 Supplier Management 7

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www.ricg.org80 Instrucciones para Presentación de Ofertas Criterios de EvaluaciónProcedimiento de EvaluaciónAdjudicación Operación Estructura de las bases de licitación de CM Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

www.ricg.org81 Experiencia de Perú Estudio de diseño de los convenios marco

www.ricg.org82 Demanda, oferta y viabilidad Estandarización de fp Homologación de fp Certificaciones Experiencias Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Recomendación de consultorías especializadas, respecto de la implementación de Convenios Marco de los siguientes rubros.  Útiles de Escritorio.  Emisión de Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros.  Bienes de Ayuda Humanitaria.  Impresoras, Consumibles y Accesorios.  Computadoras de escritorio, Portátiles, Proyectores y Escáneres.  Combustibles. Definición de rubros de enfoque en función del grado de recurrencia de procesos de selección llevados a cabo por las entidades contratantes, respecto de los cuales se implementaran futuros Convenios Marco.

www.ricg.org83 Estandarización de fp Homologación de fp Certificaciones Experiencias Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Análisis de demanda Recaba y analiza la estructura y condiciones de la demanda respecto de los bienes y/o servicios a ser considerados. Utilizando como fuente:  Información registrada en el SEACE.  Información remitida por entidades contratantes y proveedores.  Información remitida por organismos internacionales y/o peritos. Análisis de oferta Recaba y analiza la estructura y condiciones de la oferta respecto de los bienes y/o servicios a ser considerados. Utilizando como fuente:  Información registrada en el SEACE.  Información remitida por entidades contratantes y proveedores.  Información remitida por organismos internacionales y/o peritos. Análisis de viabilidad En función de los análisis de la demanda y la oferta previamente concluidos, determina la conveniencia técnica y económica de formular, diseñar y conducir un proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco. En esta evaluación se establece la conveniencia de establecer un valor referencial Demanda, oferta y viabilidad

www.ricg.org84 Homologación de fp Certificaciones Experiencias Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Demanda, oferta y viabilidad Ficha-producto. Ficha que identifica inequívocamente a un único producto en función de características previamente establecidas.Criterios.  Establecer cuales son todas las características técnicas de un producto.  Definir una cantidad fija de características técnicas para el producto, en función de su relevancia.  Estructurar las características técnicas de forma escalonada. Cuando las Bases del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, señalan que incluirán las fichas-producto adicionalmente resulta necesario:  Definir un archivo que contenga la imagen del producto y asociarla a la ficha-producto.  Definir un archivo que contenga la ficha-técnica del producto y asociarlo a la ficha-producto.  Definir un archivo que contenga las certificaciones del producto y asociarlo a la ficha-producto. Estandarización de fp

www.ricg.org85 Certificaciones Experiencias Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Demanda, oferta y viabilidad Estandarización de fp Procedimiento. Cuando las Bases del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, señalan que no incluirán las fichas-producto sino que éstas serán determinadas durante la etapa de evaluación previo procedimiento de homologación, se establecen como parte de dicho procedimiento las siguientes actividades:  Consolidación de las ofertas según estructura aprobada.  Equiparamiento de fichas-producto propuestas en función de las características técnicas relevantes, imagen, ficha-técnica y certificaciones registradas por los proveedores.  Depuración de fichas-producto propuestas registradas por los proveedores que no hayan cumplido los parámetros de registro establecidos.  Definición de fichas-producto aceptadas. Homologación de fp

www.ricg.org86 Experiencias Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Demanda, oferta y viabilidad Estandarización de fp Homologación de fp Certificado. Documento que permite constatar por escrito una realidad de hecho por quien tenga fe publica o atribución para ello.Criterios. La ficha-producto incluye dentro de su estructura todas las certificaciones asociadas al producto. Certificaciones

www.ricg.org87 Clausulas relevantes Identificación de bienes y servicios Demanda, oferta y viabilidad Estandarización de fp Homologación de fp Certificaciones Estudios previos idóneos. Ayudaran a paliar fuerzas de los agentes económicos que pudieran sentirse afectados con la implementación de un Catalogo Electrónico en un rubro en particular. Criterios de evaluación. Deben ser objetivos y razonables, ya que una inadecuada formulación de éstos podrían generar asimetría de la información y por ende fallos de mercado. Otorgamiento de la Buena Pro. Deben establecerse mecanismos que protejan la estrategia comercial de los proveedores participantes de un proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco. Reglas de negocio eficientes y acordes con el mercado. Deben garantizar un proceso de contratación ágil y fomentar resultados económicos eficientes, es decir que brinden beneficio tanto al la entidad contratante como al proveedor. Experiencias

www.ricg.org88 Identificación de bienes y servicios Demanda, oferta y viabilidad Estandarización de fp Homologación de fp Certificaciones Experiencias Reglas de negocio. Establece con claridad el flujo de operaciones del Catalogo Electrónico, plazos, facultades y prohibiciones. Permite que el proveedor establezca si podrá afrontar el modelo de negociación. Facultad de rechazo de ordenes. Establece con claridad las causales que facultan el rechazo de ordenes y las consecuencias de aplicar rechazos bajo causales distintos. Permite fomentar la participación de mayor numero de proveedores y reducir el tiempo de gestión de pagos por parte de las entidades contratantes. Facultad de suspensión de fichas-producto. Establece con claridad las causales que determinan la suspensión de fichas-producto de un proveedor. Permite establecer medidas correctivas en caso la existencia de proveedores que distorsionen el modelo de negociación. Incorporación de nuevos productos. Establece con claridad el procedimiento que durante la vigencia del Catalogo Electrónico regirá para incorporar nuevos productos. Permite dinamizar las operaciones dentro del Catalogo Electrónico. Clausulas relevantes

www.ricg.org89 CONTENIDOS CLAVES DE LA BASE DE LICITACIÓN

www.ricg.org90 Proceso de selección de los oferentes Aspectos económicos: Precio y su mantenimiento en el tiempo – equilibrio económico financiero. Actualización y nueva competencia por precios Precio mínimo sustentable. Costos de transporte – de ser el caso. Costos asociados a operación, funcionamiento, mantenimiento, reparación, repuestos, disposición, vida útil. Servicios pos venta en general. Plazos de entrega. Garantías económicas y no económicas (garantías técnicas). Preservar la posibilidad de declarar desierto el concurso. Medidas por si se requiere excluir proveedores del acuerdo marco. Posibilidad de ingreso de nuevos proveedores al acuerdo cuando existan precios más bajos en el mercado. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org91 Proceso de selección de los oferentes Aspectos técnicos y de calidad: Descripción del objeto adjudicable objetiva, funcional y genérica. Indicación de características técnicas, de calidad y de funcionamiento. No mencionar marcas, nombres comerciales, patentes, diseños o modelos, ni denominaciones de origen o fabricantes, salvo que no exista otro medio suficientemente preciso o inteligible de describir las características del objeto, empleando la fórmula “o equivalente” o palabras de alcance similar. Si se establecen medidas, nunca deben ser precisas, sino aproximadas o se deben establecer rangos. Certificados de conformidad. Normas técnicas aplicables. Vigencia tecnológica. Obligaciones adicionales. Conveniencia de agrupar bienes por lotes. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org92 Proceso de selección de los oferentes Aspectos sociales: Conveniencia de acuerdos de alcance nacional o regional. Economías de subsistencia con los productos. Procesos cerrados a MIPYMES o con márgenes de preferencia. Deber de cumplimiento de obligaciones sociales con los trabajadores, seguridad social, salarios mínimos, prestaciones de ley. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org93 Proceso de selección de los oferentes Precios de referencia: Fuentes: estudios de mercado, sistema de compras, reportes de compras históricas de las entidades. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org94 Proceso de selección de los oferentes Proceso de negociación. No siempre es necesario, se puede emplear si se quiere el ingreso de una amplia gama de proveedores dentro del rango aceptable. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org95 Experiencia de Panamá Contenidos claves de la base de licitación

www.ricg.org96 Tipos de procedimientos precontractual admitidos en la legislación – Pasajes Aéreos Licitación (3 meses) –Pliego de Cargos y adendas Condiciones Generales Condiciones Especiales (propuesta y catálogo) Requisitos: (carta bancaria, formulario de propuestas, poder, registro público, aviso de operación, paz y salvos, declaraciones juradas : número de IATA, certificación de Aeronáutica civil y Plan de puntos) Especificaciones técnicas Formularios y copia de contrato

www.ricg.org97 –Publicación del Acto –Reunión de Homologación –Recepción de Propuestas –Informe de Comisión Verificadora –Resolución de Adjudicación –Firma de Contratos Tipos de procedimientos precontractual admitidos en la legislación – Pasajes Aéreos

www.ricg.org98 Criterios –Criterios de Evaluación Cumplir con los documentos solicitados Se adjudica a uno o más proponentes y den precio o porcentaje de descuento (pasajes aéreos) –Criterios de adquisición Servicios CM Pasajes - Mejor precio, disponibilidad y cumplir el margen de tolerancia permitido sobre con el tiempo total de vuelo: RENGLÓ N REGIÓN (LUGAR DE DESTINO) MARGEN DE TOLERANCIA PERMITIDO SOBRE TIEMPO TOTAL DE VIAJE 1CENTRO AMÉRICA 2 horas 2NORTE AMERICA 1: ESTADOS UNIDOS Y CANADA 4 horas 3NORTE AMERICA 2: MÉXICO 2 horas 4EL CARIBE 2 horas 5SUR AMERICA 1: COLOMBIA, VENEZUELA, ECUADOR, PERÚ 3 horas 6 SUR AMERICA 2: URUGUAY, PARAGUAY, CHILE, ARGENTÍNA, BOLIVIA, BRASIL 4 horas 7EUROPA 4 horas 8ASIA 4 horas 9AFRICA 4 horas 10OCEANIA 4 horas

www.ricg.org99 Experiencia de Chile Contenidos claves de la base de licitación

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www.ricg.org104 Instrucciones para Presentación de Ofertas Criterios de EvaluaciónProcedimiento de EvaluaciónAdjudicación Operación Estructura de las bases de licitación de CM

www.ricg.org105 Precios/Descuentos sobre precios de listaCondiciones de EntregaServicios TécnicosMontos por Descuento de Órden de CompraFlete Sustentabilidad Criterios de Evaluación

www.ricg.org106 Diferenciación de Productos y Proveedores que contienen aspectos sustentables ChileCompra Express: liderando las compras sustentables Las bases de licitaci ó n de convenio marco incorporan criterios de evaluaci ó n sustentables de manera de destacar y premiar a aquellas empresas que los tienen. Pol í ticas Medio Ambientales Responsabilidad Social Empresarial

www.ricg.org107 Experiencia de Perú Contenidos claves de la base de licitación

www.ricg.org108 Aprobación de Bases Proyecto de Bases Encargado. La aprobación del Expediente de Contratación de Convenio Marco, será realizada por el Titular de la Entidad responsable o el funcionario a quien se le hubiese delegado dicha función.Contenido. El Expediente de Contratación de Convenio Marco deberá contener las condiciones de los bienes y/o servicios a ser considerados para la implementación del Catalogo Electrónico respectivo, el informe de demanda, el informe de oferta, el informe de viabilidad y la determinación del valor referencial, de ser el caso. Aprobación del Expediente

www.ricg.org109 Aprobación de Bases Aprobación del Expediente Encargado. La elaboración de las Bases del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, estará a cargo de la dependencia u órgano especializado.Publicación. Culminada la elaboración del proyecto de las Bases del proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, la dependencia u órgano especializado estará facultada a gestionar la publicación de estas. La Entidad responsable determinará el periodo de publicación del proyecto de Bases. Dicho periodo no forma parte del proceso de selección. Durante el periodo de publicación del proyecto de Bases los interesados podrán remitir sugerencias y/o recomendaciones, de acuerdo al procedimiento indicado en el proyecto de Bases. Proyecto de Bases

www.ricg.org110 Aprobación del Expediente Proyecto de Bases Encargado. La aprobación de las Bases del proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, estará a cargo del Titular de la Entidad responsable o el funcionario a quien se le hubiese delegado dicha función.Elaboración. Transcurrido el plazo de publicación previsto, la dependencia u órgano especializado elaborará el proyecto final de las Bases del proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco, el cual, dependiendo de la naturaleza y complejidad del objeto de la contratación, podrá incorporar la aplicación de reglas especiales, de conformidad con lo señalado en el Reglamento. No será obligatoria la adopción del modelo de Bases estandarizadas aprobadas por el OSCE. Aprobación de Bases

www.ricg.org111 MÉTODOS DE ADJUDICACIÓN

www.ricg.org112 Proceso de selección de los oferentes Criterios específicos de selección. Aspectos económicos y técnicos. Tiempos de pago que espera el proveedor. Aspectos ambientales: ciclo de vida del producto: materiales, método de producción, cumplimiento de condiciones sociales de producción, cumplimiento de condiciones ambientales de producción, sellos ambientales, certificaciones ambientales, bajo consumo, ahorro de energía, uso de energías limpias, bajas emisiones, bajo ruido, repuestos e insumos de operación no contaminante, tratamiento sobre disposición y fin del producto. Experiencia. Fiabilidad. Competencia profesional y de gestión del proveedor y de su personal técnico. Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org113 Criterios para seleccionar productos del catálogo Calidad Costo Disponibilidad Servicios complementarios Nueva competencia por precio

www.ricg.org114 Experiencia de Panamá Métodos de adjudicación

www.ricg.org115 Métodos de adjudicación –Cafetería y aseo Informe de la Comisión Verificadora: –Número de impar de integrantes –Término de entrega 5 a 8 días hábiles –Emisión de informe recomendando la adjudicación Proceso desierto –Cuando ningún proveedor presente propuestas –Proponentes no cumplan con los requisitos mínimos exigidos –Pueden quedar renglones desiertos en cada licitación Criterios objetivos para adjudicar –Precio –Calidad –certificaciones de calidad o especificaciones técnicas que permitan mejor calidad Registro Sanitario MINSA -productos de cafetería y limpieza

www.ricg.org116 Adquisición en el Catálogo Criterio de Adquisición de productos como Cafetería, Aseo y mobiliario: –Mejor precio por renglón en la región escogida –La entidad puede escoger si hay dos productos con el mismo precio –Si desea un producto distinto solicitar autorización a la DGCP

www.ricg.org117 Experiencias positivas y negativas Positiva El catálogo muestra a la entidad el producto con menor precio Negativa Mostrar otros productos dentro del catálogo para solicitar compra dentro de catálogo

www.ricg.org118 Experiencia de Chile Métodos de adjudicación

www.ricg.org119 INFORMES para Adjudicar Comisión evaluadora Informe al Director Resolución de adjudicación Toma de Razón de la CGR

www.ricg.org120 Mejores Ofertas (en %)Oferta más barataPor CategoríasPor ítemPor PortfolioPor zona geográfica Criterios de Adjudicación

www.ricg.org121 Precios/Descuentos sobre precios de listaCondiciones de EntregaServicios TécnicosMontos por Descuento de Órden de CompraFlete Sustentabilidad Criterios de Evaluación Objetivos

www.ricg.org122 Recomendaciones a Compradores de CM 1.Siempre confeccione cuadros comparativos de las ofertas disponibles en las Tiendas Virtuales. 2.Interactúe con los proveedores. Resuelva sus dudas respecto a los productos que esta adquiriendo, de las condiciones comerciales y regionales o si no ha recibido una buena atención. 3.Prefiera productos energéticamente más eficientes. 4.Verifique los montos mínimos de despacho. 5.Verifique siempre el valor de Flete o costo de despacho de un bien e incorpórelo el momento de confeccionar la orden de compra.

www.ricg.org123 Recomendaciones a Compradores 6.Si el producto o servicio que requiere no está en las tiendas electrónicas, y corresponden a categorías o tipos de producto de un catálogo electrónico, solicite su incorporación al proveedor. 7.Cobre multas por atraso en la entrega de productos o en la realización de un servicio. 8.Informe oportuna y formalmente a la DCCP del incumplimiento de un oferente, de algunas de las causales contempladas en bases de licitación para la Suspensión Temporal de un proveedor o para el Cobro de Boletas de Garantía. 9.Si en su región, los Convenios Marco, hasta el momento no son una alternativa útil, por inexistencia de proveedores locales o por que las empresas que dicen abastecer no lo hacen con la regularidad comprometida: a.Siempre debe aplicar multas por atraso en las entregas. b.Siempre debe solicitar la aplicación de sanciones a la DCCP. c.Informe a potenciales oferentes de CM de los llamados que realice la DCCP.

www.ricg.org124 Experiencia de Perú Métodos de adjudicación

www.ricg.org125 Experiencias Criterio de adjudicación y contratación Decisión de adjudicación. Durante el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, se deja constancia en la etapa de Otorgamiento de Buena Pro quienes fueron los proveedores adjudicatarios del Convenio Marco, en virtud del cumplimiento estricto del criterio de adjudicación establecido en las Bases. Declaratoria de desierto. De producirse la declaratoria de desierto del proceso de selección convocado bajo la modalidad de Convenio Marco, de alguno de sus ítems o sus componentes según lo previsto en las Bases, la Entidad responsable podrá efectuar una nueva convocatoria. La decisión será tomada en virtud de las recomendaciones del informe de desierto elaborado por la dependencia u órgano especializado. Adjudicación y Desierto

www.ricg.org126 Experiencias Adjudicación y Desierto Principios considerados en la definición de criterios de adjudicación. Los precios y condiciones comerciales de un producto se establecen en virtud de la interacción de oferta y demanda. Siempre que no existan fallos de mercado (monopolio, oligopolio, etc), ni asimetría de la información existirán resultados económicos eficientes. Por ello, serán los estudios previos (análisis de demanda, análisis de oferta y análisis de viabilidad), el principal insumo sobre el cual se determinaran los criterios de adjudicación a ser considerados para un proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco. Principio para la definición de criterios de adjudicación. Se establece que la entidad contratante cuando utilice el Catalogo Electrónico sustentara su decisión de contratar sobre la base del costo total (*) del producto. (*) Valor resultante que contempla todos los aspectos referidos a las características y condiciones del bien o servicio, tales como: i) precio; ii) el rendimiento y vida útil; iii) las condiciones comerciales, como los plazos de garantía, los plazos de entrega y las prestaciones asociadas o conexas, entre otros; iv) el tiempo de atención ante fallas o averías; v) el costo por flete; vi) el mantenimiento; y, vii) otros aplicables de acuerdo a la naturaleza de la contratación. Criterio de adjudicación y contratación

www.ricg.org127 Adjudicación y Desierto Criterio de adjudicación y contratación Útiles de Escritorio.  Precio unitario base (80%).  Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de origen (10%).  Descuentos por porcentaje según rangos de monto de las ordenes (10%). Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros.  Portal web que permita emisión en tiempo real, sin costo (50%).  Descuento a la tarifa del boleto electrónico (10%).  Descuento al acumulado de las tarifas (10%).  Tiempo para aplicación de penalidad por no show (10%).  Tiempo para atención de solicitudes (8%).  Atención de solicitud de cambio de nombre, sin costo (2%).  Atención de solicitud de cambio de fecha, sin costo (2%).  Atención de solicitud de cambio de ruta, sin costo (2%).  Atención de solicitud de anulación, sin costo (2%).  Atención de solicitud de reembolso, sin costo (2%).  Servicios Complementarios (1%).  Beneficios Adicionales (1%). Experiencias

www.ricg.org128 GESTION DEL PROCESO DE LICITACION: DIFUSIÓN, TRABAJO CON LA INDUSTRIA, MANEJO DEL CAMBIO

www.ricg.org129 Difusión Trabajo con entidades contratantes Trabajo con organismos de control Trabajo con sociedad civil Proceso de socialización con los proveedores – gremios de producción o comercio Trabajo con la prensa

www.ricg.org130 Experiencia de Panamá Difusión, trabajo con la industria, manejo del cambio

www.ricg.org131 Difusión, Trabajo con la industria, Manejo de cambio – Combustible Manejo con Entidades –Reunión informativa a las entidades –Capacitación de petrolera a Entidades –Capacitación a personal de Contraloría –Anexo al contrato de convenio Marco –Resolución de designación de responsabilidad –Información de los vehículos –Publicación de las circulares y procedimientos –Publicación del contrato –Manual de procedimientos emitido por Contraloría –Información a las entidades por correos y por web

www.ricg.org132 Proponentes  Reuniones personalizadas con los proponentes  Reuniones con el proveedor para implementación  Difusión de la licitación en el portal www.panamacompra.gob.pa www.panamacompra.gob.pa Sociedad Civil  Notas de prensa para la publicación del acto, el día de la recepción de propuestas, el día de inicio del suministro y cuando se reflejen ahorros.  Personal de la DGCP en Radio y televisión

www.ricg.org133 Experiencias positivas y negativas –Positivas Contar con estadísticas de consumo anteriores Contar con información de presupuestos Cálculos de posibles ahorros –Negativas No contar con toda la información

www.ricg.org134 Experiencia de Chile Difusión, trabajo con la industria, manejo del cambio

www.ricg.org135 Manejo con Entidades Capacitación y asesoría Manuales Sitio con información El Organismo de Control, toma Razón de las bases de convenio marco y su adjudicación.

www.ricg.org136 Proceso de Socialización con proveedores Proceso de Mejora Continua RFI Reunión Informativa Foro de Preguntas y respuestas

www.ricg.org137 Experiencias Negativas y Positivas Convenios de Colaboración. Apoyo Técnico Retraso en las bases y malas prácticas

www.ricg.org138 Experiencia de Perú Difusión, trabajo con la industria, manejo del cambio

www.ricg.org139 Experiencias en socialización Proveedores Reuniones de coordinación. Durante el desarrollo de los actos preparatorios del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, específicamente durante el análisis de la demanda, se busca establecer vínculos con las principales entidades contratantes del rubro seleccionado, con la finalidad de:  Obtener información relevante del proceso de contratación desde el punto de vista del comprador.  Difundir los beneficios del mecanismo de contratación planteado, a fin de motivar la generación de demanda.  Recoger consultas y sugerencias respecto del mecanismo de contratación planteado. Entidades contratantes

www.ricg.org140 Experiencias en socialización Entidades contratantes Reuniones de coordinación. Durante el desarrollo del los actos preparatorios del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco, específicamente durante el análisis de la oferta, se busca establecer vínculos con proveedores de los diversos niveles de la cadena productiva. Con la finalidad de:  Obtener información relevante del proceso de contratación desde el punto de vista del vendedor.  Difundir los beneficios del mecanismo de contratación planteado, a fin de motivar a generación de oferta.  Recoger consultas y sugerencias respecto del mecanismo de contratación planteado. Proveedores

www.ricg.org141 Entidades contratantes Proveedores Útiles de Escritorio.  Se establecieron vínculos con fabricantes y distribuidores de la cadena durante las actos preparatorios. Boletos Electrónicos para Transporte Aéreo Nacional de Pasajeros.  Se establecieron vínculos con prestadores directos (aerolíneas) durante las actos preparatorios.  Se establecieron vínculos con prestadores indirectos (agencias de viaje) durante los actos preparatorios y el desarrollo del proceso de selección. Impresoras, Consumibles y Accesorios.  Se establecieron vínculos con fabricantes y distribuidores de la cadena durante las actos preparatorios.  Se establecieron vínculos con gremios del rubro durante el desarrollo del proceso de selección. Experiencias en socialización

www.ricg.org142 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: SOFTWARE

www.ricg.org143 Presentación Miguel Porrúa Software

www.ricg.org144 Contexto sociedad información 2200 millones de personas conectadas a internet 6100 millones de teléfonos móviles 294 000 mensajes instantáneos por segundo 1000 millones de personas en facebook

www.ricg.org145 Tecnología para qué … Para todo … Análisis de mercado Definición de bases del pliego Proceso de selección del proveedor Convenio a firmar Elaboración del catálogo Difusión/marketing del convenio Formación de usuarios

www.ricg.org146 Tecnología para qué … Incorporación de proveedores Actualización del catálogo Evaluación Inteligencia de negocios

www.ricg.org147 Opciones en la incorporación de TIC en las compras públicas DESARROLLO INTERNO. Equipo técnico del gobierno desarrolla la solución. DESARROLLO EXTERNO. Equipo externo desarrolla una solución a medida. COMPRA DE SOLUCIÓN “OFF THE SHELF”

www.ricg.org148 Aspectos a tener en cuenta en la incorporación de TIC Las TIC están al servicio de los procesos y no al revés. Primero reingeniería, luego TIC. El Recurso Humano de la institución de compras es la clave del éxito de las TIC. La definición de la tecnología a incorporar debe hacerse involucrando a todos los usuarios. El futuro ya llegó, la solución debe diseñarse pensando en él. Datos abiertos, en los próximos 3 años el 80% de los países de la región habrán firmado el Open Government Partnership. Computación en la nube seguirá ganando terreno. Y … Todavía está vacante el premio para el primero gobierno de la región que utilice una solución transferida por otro gobierno.

www.ricg.org149 Experiencia de Panamá Software

www.ricg.org150 Administración de Convenios www.panamacompra.gob.pa versión 2 es un software proporcionado por la empresa Sonda.www.panamacompra.gob.pa El catálogo Electrónico fue hecho por programadores de la DGCP, con el lenguaje en que está versión 2. Están unidos y hay que acceder por Panamacompra para entrar al Catálogo Electrónico. El catálogo se conecta a la herramienta versión 2 como los datos de la empresa y estatus de la misma. Las actualizaciones y mantenimientos del Catálogo se llevan a cabo en la DGCP.

www.ricg.org151 Funcionalidades del Software del Catálogo Electrónico Proveedor: –Ofertar Productos o Servicios

www.ricg.org152 Administrar Ofertas Realizadas Administrar Productos o Servicios Emitir Reportes

www.ricg.org153 DGCP – Dep. Política y Gestión de Compras Crear Convenios Editar Convenios

www.ricg.org154 Administrar Productos y Servicios Estados de Catálogo y Proveedores Permisos para ofertar (nuevos productos) Reportes Administración de Quejas

www.ricg.org155 Entidad Buscar en el Catálogo Emitir requisición de compra Publicar requisición con Orden de compra Quejas

www.ricg.org156 Experiencia de Chile Software

www.ricg.org157 Software Utilizado La tienda es un desarrollo propio realizado por una empresa chilena La Actualización de la tienda se hace mediante desarrollo de la fábrica interna de ChileCompra y con desarrollo externos

www.ricg.org158 Funcionalidades Principales Permite disponer productos y servicios con sus respectivas condiciones comerciales Genera información para la creación de la OC No genera reportes automáticos Permite administrar los convenio marco Mejorando el buscador

www.ricg.org159 Experiencia de Perú Software

www.ricg.org160 Administración y monitoreo Funcionalidades principales Herramientas de soporte.  Oracle 10g (Sistema de gestión de base de datos).  PL/SQL (Lenguaje de programación).  X-Portal (Intermediario cliente/base de datos basado en Portlet).Desarrollo. El desarrollo esta cargo de la dependencia u órgano especializado. Actualización y mantenimiento. La actualización y mantenimiento del sistema esta a cargo de la Dirección del SEACE. Desarrollo del sistema

www.ricg.org161 Administración y monitoreo Desarrollo del sistema Funcional general. El sistema es susceptible de adaptación para los diferentes procedimientos y mecanismos que pudieses formularse para las etapas de selección y/o ejecución contractual. Operativa actual.  Integración de la etapa de selección, catalogación y ejecución contractual.  Consola de gestión de contrataciones para entidades contratantes, proveedores y administradores.  Búsqueda de fichas-producto en función de disponibilidad de cobertura en el lugar de destino de la entrega.  Búsqueda de fichas-producto en función de las características técnicas relevantes.  Modulo de mejoras automáticas en tiempo real.  Modulo de información estadística relevante para entidades contratantes.  Entre otras. Funcionalidades principales

www.ricg.org162 Desarrollo del sistema Funcionalidades principales Administración del Catalogo Electrónico. Función designada a la Dirección del SEACE, entre cuyas actividades destacan:  Garantizar la operatividad del Catalogo Electrónico en el SEACE.  Garantizar la integridad de la información registrada en el Catalogo Electrónico de Convenio Marco.  Garantizar que se cumplan las condiciones de accesibilidad de información de las entidades contratantes, proveedores y administradores.  Atender las consultas y solicitudes de índole operativo referidas a los Catálogos Electrónicos.  Entre otras derivadas. Monitoreo del Catalogo Electrónico. Función designada a la dependencia u órgano especializado, que busca entre cuyas actividades destacan:  Garantizar que las contrataciones realizadas dentro del Catalogo Electrónico generen resultados económicos eficientes.  Diseñar mecanismos que garanticen la sostenibilidad del Catalogo Electrónico. Administración y monitoreo

www.ricg.org163 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: CATALOGACION

www.ricg.org164 Procedimiento de catalogación Deberes de suministro de información Sistema de actualización de información Mecanismo operativo de compra Información de bienes y servicios a disposición de las entidades contratantes Ficha de producto

www.ricg.org165 Experiencia de Panamá Catalogación

www.ricg.org166 Catalogación Número para cada renglón en el pliego de cargos No es el mismo con cada licitación UNSPC solo para la licitación.

www.ricg.org167 Actualización de Información Cada proveedor puede realizar cambios en sus productos en Precio y baja y alta del producto Los demás cambios los realizan mediante nota y la DGCP realiza el cambio en el sistema Mecanismos de compra Cada entidad entra al catálogo y adquiere el renglón que necesita. El catálogo le muestra a la entidad el de menor precio

www.ricg.org168 Fichas de productos de Aseo y Cafetería

www.ricg.org169

www.ricg.org170 Experiencia de Chile Catalogación

www.ricg.org171 Catalogación Cataloguing Operation: Cataloguing of new Framework Agreements Manteinance: Updating Active Framework Agreements Continuous Improvement:

www.ricg.org172 Cataloguing: Operation Analysis of requirements Identification of product lines Identification of valid sources of information Time estimation File structure definition (template) Definition of type of product Definition of technical specifications (extended features) Sale formats Creating files Consolidation and cleaning of data. Massive data loading Incorporation of files within Stores Association of offers to files Categories

www.ricg.org173 Cataloguing: Manteinance Incorporation of new files Validation of products Massive creation of files Files Updating Changes of technical information of files Changes of pictures Suppliers information updating Loading of suppliers contracts Changes of products categories

www.ricg.org174 Cataloguing Process: Continuous Improvement Satisfaction and transactions Analysis Framework Agreement Behaviour Analysis Buyer`s Needs Analysis File Improvements Improvements of technical information on files Changes of file structure Changes of pictures Changes in categories.

www.ricg.org175 Experiencia de Perú Catalogación

www.ricg.org176 Ejemplo de fp Funcionalidades principales Procedimiento.  Consolidar las fichas-producto generadas a través del aplicativo diseñado para la presentación de propuestas, que hayan sido ofertadas y adjudicadas en el proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco.  Copiar (upload) las fichas-producto consolidadas en el Catalogo Electrónico a través de un procedimiento automático.Actualización. La dependencia u órgano especializado, de oficio, desde la convocatoria hasta la culminación de la vigencia del Convenio Marco, podrá realizar la actualización de fichas-producto en aquellos casos en que ésta experimente una modificación en aspectos no relacionados con las características técnicas inherentes al producto, como por ejemplo:  Actualización de la imagen de una ficha-producto en caso el empaque haya sido modificado en material o color.  Actualización de la ficha técnica de una ficha-producto en caso se incrementen o reduzcan las certificaciones con las que cuenta, entre otros. Catalogación y actualización

www.ricg.org177 Ejemplo de fp Catalogación y actualización Mecanismo operativo de compra. Mecanismo de compra

www.ricg.org178 Catalogación y actualización Mecanismo de compra Estructura ejemplo para Útiles de Escritorio.  Categoría: ARCHIVADOR  Material: D/CARTON  Tipo: NO APLICA  Diseño: C/PALANCA, ANILLO Y SUJETADOR METALICO, C/BROCHE METALICO O PLASTICO  Gramaje/Peso/Volumen: D/200 GR.  Color: COLOR NEGRO  Forma: D/LOMO ANCHO  Medida: T: MEDIO OFICIO  Capacidad: C: 500 HOJAS  Adicionales: NO APLICA  Unidad de despacho: UNIDAD  Marca: ARTESCO  Modelo: DELUXE  Archivo imagen:  Esta estructura es la que identifica a la ficha-producto denominada: ARCHIVADOR D/CARTON C/PALANCA, ANILLO Y SUJETADOR METALICO, C/BROCHE METALICO O PLASTICO. D/200 GR. COLOR NEGRO. D/LOMO ANCHO.T: MEDIO OFICIO. C: 500 HOJAS. UNIDAD. ARTESCO DELUXE Ejemplo de fp

www.ricg.org179 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: ADOPCIÓN Y ENTRENAMIENTO

www.ricg.org180 Difusión del uso del sistema Instructivos y manuales para la operación Capacitación a compradores públicos Entrenamiento a vendedores

www.ricg.org181 Experiencia de Panamá Adopción y entrenamiento

www.ricg.org182 Difusión del Uso del sistema Capacitaciones a entidades en todo el país –Presentación –Pruebas en computadora – compra –Link de pruebas http://201.227.172.43/portal/PortalPanama.aspxhttp://201.227.172.43/portal/PortalPanama.aspx Capacitación a vendedores –Inclusión de productos –Administración de los productos

www.ricg.org183 Experiencia de Chile Adopción y entrenamiento

www.ricg.org184 Primera Opción de Compra Departamento de Gestión Comercial Asesoría Sitio de Formación

www.ricg.org185 Manuales Directiva de CM Manuales por Convenio Manuales de Aplicativos

www.ricg.org186

www.ricg.org187 Experiencia de Perú Adopción y entrenamiento

www.ricg.org188 Capacitaciones Elaboración de instructivos Obligatoriedad. Los bienes y/o servicios que se encuentren incluidos en los Catálogos Electrónicos, y que cumplan con las condiciones requeridas por las Entidades contratantes, deberán ser contratados de forma obligatoria desde el día siguiente de la entrada en vigencia del Convenio Marco, acción que se produce con la puesta en operación de los Catálogos Electrónicos.Difusión. Culminada la fase de catalogación, la Entidad responsable comunicará a través del SEACE la entrada en vigencia del Convenio Marco, oportunidad en que las Entidades deberán contratar los bienes y/o servicios a través de esta modalidad. Obligatoriedad y difusión

www.ricg.org189 Capacitaciones Obligatoriedad y difusión Libros electrónicos. Que contienen las pautas operativas necesarias para interactuar con el Catalogo Electrónico, y que dependiendo del tipo de modelo de negocio pueden incluir:  Ayudas visuales de los módulos.  Consideraciones importantes.  Flujos de operación.  Entre otras. Videos instructivos. Que contienen la misma información contenida en los libros electrónicos, pero enfocada a la parte operativa de manera secuencial e interactiva.. Elaboración de instructivos

www.ricg.org190 Elaboración de instructivos Obligatoriedad y difusión Charlas informativas dirigidas a entidades contratantes. Culminado el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco y antes de la puesta en operación de los Catálogos Electrónicos, se establecen charlas informativas a entidades contratantes, referidas al manejo del Catalogo Electrónico. Charlas informativas dirigidas a proveedores. Durante el desarrollo del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco y antes de la puesta en operación de los Catálogos Electrónicos, se establece un momento en el cual se llevara a cabo una charla informativa a los proveedores registrados en le proceso de selección, referida exclusivamente al manejo de la herramienta determinada para la elaboración de propuestas. Capacitaciones

www.ricg.org191 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: RENOVACIÓN DE PRODUCTOS Y PRECIOS

www.ricg.org192 Renovación de productos y proveedores Puede un proveedor suprimir un producto del catálogo? Bajo qué circunstancias? Puede un proveedor cambiar un producto por otro en el catálogo? Bajo qué circunstancias? Puede un proveedor añadir productos en el catálogo? Bajo qué circunstancias? Puede un proveedor ser suspendido o excluido del convenio marco, y sus productos del catálogo? Bajo qué circunstancias? Pueden nuevos proveedores ser incluidos en el convenio marco y sus productos en el catálogo?

www.ricg.org193 Renovación de precios Precios fijos. Precios fijos con reajuste de precios. Nuevo proceso de selección por precios entre los proveedores con productos en el catálogo. Dinamismo y modificación de precios durante la vigencia del convenio marco.

www.ricg.org194 Experiencia de Panamá Renovación de productos y precios

www.ricg.org195 Solicitud de compra fuera de Catálogo Presupuesto Especificaciones Técnicas Producto distinto al que está en el catálogo Procedimiento - Nota a la DGCP

www.ricg.org196 Cambiar productos Informáticos y Electrodomésticos Solicitud cambios de modelo Dar de baja o alta del catálogo sin penalizaciones Solicitar cambio de marca mediante nota No se pueden Añadir productos o proveedores a menos que se realice un segundo llamado o nueva inclusión Se puede suspender un proveedor y producto en el catálogo –Mala calidad –Precios altos –Sanción –Inhabilitación 406Software para diseño Tipo-1 Adob e Photoshop CS5Photoshop CS6

www.ricg.org197 Administración de precios –Proveedor la baja de precios –miércoles cada 14 días –El sistema actualiza en la noche –Aumento de precio Procedimiento anterior

www.ricg.org198 Experiencia de Chile Renovación de productos y precios

www.ricg.org199 Puede un proveedor suprimir un producto del catálogo No tiene stock No lo quiere vender- con excepciones

www.ricg.org200 Puede un proveedor cambiar un producto del catálogo Puede Bloquear y subir los que desee, bajo las condiciones estipuladas en las bases-

www.ricg.org201 Puede un proveedor añadir productos Que no lo haya ofertado y no adjudicado Si está en el catálogo, regla 1 Si es nuevo en el catálogo, regla 2

www.ricg.org202 En el caso de la Suspensión temporal en el Catálogo y el cobro de la boleta de garantía, aplicará la sanción la DCCP, por Resolución Fundada y a requerimiento expreso y formal de la entidad compradora. Procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra. La fecha de emisión de la Orden de Compra Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida La explicación del proveedor, si la hubiere. Una copia de la Orden de Compra y, La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio. Procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra. La fecha de emisión de la Orden de Compra Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida La explicación del proveedor, si la hubiere. Una copia de la Orden de Compra y, La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio. Aspectos destacados de las bases Sanciones – ¿Quién aplica las sanciones?

www.ricg.org203 El Convenio Marco podrá terminarse anticipadamente por la DCCP, sin derecho a indemnización alguna para el Adjudicatario, si concurre alguna de las siguientes causales: i. Resciliación o mutuo acuerdo de las partes. ii. Incumplimiento grave de las obligaciones contraídas por el adjudicatario. Se entenderá por incumplimiento grave la no ejecución o la ejecución parcial por parte del adjudicatario de una o más de sus obligaciones, que importe una vulneración a los elementos esenciales del convenio marco, siempre y cuando no exista alguna causal que le exima de responsabilidad, y/o que dicho incumplimiento le genere a la DCCP o a la respectiva Entidad contratante un perjuicio significativo en el cumplimiento de sus funciones. Aspectos destacados de las bases Sanciones – Término Anticipado de Contrato ¿Por qué se puede aplicar?

www.ricg.org204 iii Quiebra o el estado de notoria insolvencia del adjudicatario, a menos que se mejoren las cauciones entregadas. iv. Si el adjudicatario, sus representantes, o el personal dependiente de aquél, no observaren el más alto estándar ético exigible, durante la ejecución del presente convenio marco, o propiciaren prácticas corruptas, tales como: a. Dar u ofrecer obsequios, regalías u ofertas especiales al personal adscrito a una entidad licitante, que pudiere implicar un conflicto de intereses, presente o futuro, entre el respectivo adjudicatario y la entidad compradora. b. Dar u ofrecer cualquier cosa de valor con el fin de influenciar la actuación de un funcionario público durante la ejecución del presente convenio marco. Aspectos destacados de las bases Sanciones – Término Anticipado de Contrato ¿Por qué se puede aplicar?

www.ricg.org205 ¿Por qué se puede aplicar? Aspectos destacados de las bases Sanciones – Término Anticipado de Contrato c. Tergiversar hechos, con el fin de influenciar la ejecución del contrato en detrimento de la respectiva Entidad pública. v. No entrega oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento, de acuerdo a lo establecido en el punto 10 “Naturaleza y Montos de Garantía” de las bases de licitación. vi. Registrar saldos insolutos de remuneraciones o cotizaciones de seguridad social con sus actuales trabajadores o con trabajadores contratados en los últimos dos años, a la mitad del período de ejecución del contrato, con un máximo de seis meses.

www.ricg.org206 Para concretar lo indicado en el párrafo precedente, la DCCP notificará por escrito al adjudicatario, con un aviso previo de 10 (DIEZ) días corridos. Sin perjuicio de lo señalado, el adjudicatario deberá satisfacer íntegramente las órdenes de compra recibidas antes de la notificación del referido término anticipado, las cuales, a su vez, deberán ser íntegramente pagadas por las respectivas Entidades. En todos los casos señalados anteriormente, no operará indemnización alguna para el Adjudicatario. De concurrir cualquiera de las causales arriba aludidas, además del término anticipado del convenio marco, procederá el cobro de la garantía de fiel cumplimiento por parte de la DCCP. Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra ¿Por qué se puede aplicar? Aspectos destacados de las bases Sanciones – Término Anticipado de Contrato

www.ricg.org207 Precios Precios fijos salvo que se a la baja Reajustes Grandes compras Nuevos llamados

www.ricg.org208 Experiencia de Perú Renovación de productos y precios

www.ricg.org209 Incorporación de nuevos productos Incorporación de proveedores Suspensiones y exclusiones Modulo de mejoras Definición. Acto que busca prolongar la operatividad del Catálogo Electrónico del Convenio Marco a través de la extensión de su vigencia, cuya decisión recae en el Titular de la Entidad previo informe de la dependencia u órgano especializado, en el que se sustenta la conveniencia técnica y económica de dicha medida.Procedimiento. Mecanismo a través del cual el proveedor comunica al OSCE su decisión de continuar o no con los precios y condiciones vigentes establecidas en el Acuerdo de Convenio Marco suscrito previamente, durante un periodo adicional establecido. Requisitos de participación.  Contar con inscripción vigente en el RNP.  No estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado.  No tener impedimento para contratar.  Contar con fichas-producto en estado “vigente” o “excluida temporalmente por el administrador” en el Catálogo Electrónico del Convenio Marco a ser renovado. Renovación del Acuerdo

www.ricg.org210 Incorporación de nuevos productos Renovación del Acuerdo Suspensiones y exclusiones Modulo de mejoras Definición. Acto que busca elevar los niveles de competencia en el Catálogo Electrónico del Convenio Marco a través de la adición de nuevos proveedores para las fichas-producto vigentes, cuya decisión recae en el Titular de la Entidad previo informe de la dependencia u órgano especializado, en el que se sustenta la conveniencia técnica y económica de dicha medida.Procedimiento. Mecanismo a través del cual el OSCE evalúa la aceptación del proveedor en un Catálogo Electrónico del Convenio Marco en función de criterios de evaluación previamente establecidos respecto de propuestas de precio y condiciones comerciales realizadas por el proveedor a fichas-producto definidas. Requisitos de participación.  Contar con inscripción vigente en el RNP.  No estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado.  No tener impedimento para contratar. Incorporación de proveedores

www.ricg.org211 Incorporación de proveedores Renovación del Acuerdo Suspensiones y exclusiones Modulo de mejoras Definición. Acto que busca expandir el mercado afecto por el Catálogo Electrónico del Convenio Marco a través de la adición de nuevos productos (fichas-producto), cuya decisión recae en el Titular de la Entidad previo informe de la dependencia u órgano especializado, en el que se sustenta la conveniencia técnica y económica de dicha medida.Procedimiento. Mecanismo a través del cual el OSCE determina nuevas fichas- producto a ser propuestas para incorporarse en un Catálogo Electrónico del Convenio Marco en función de criterios de evaluación previamente establecidos respecto de propuestas de precio y condiciones comerciales realizadas por los proveedores de dicho Catalogo Electrónico. Requisitos de participación.  Encontrarse al menos con una ficha-producto «vigente» en al Catalogo Electrónico en que será propuesta la ficha-producto para incorporación. Incorporación de nuevos productos

www.ricg.org212 Incorporación de proveedores Renovación del Acuerdo Incorporación de nuevos productos Modulo de mejoras Facultad de suspensión de fichas-producto. El OSCE esta facultado a suspender las fichas-producto de un proveedor, en caso se evidencie por parte de éste incumplimiento de las condiciones pactadas como parte del Acuerdo de Convenio Marco. El OSCE determinara en funcion de la gradualidad del incumplimiento: I) la gradualidad, si la suspensión: i) involucrará una o más fichas-producto; ii) involucrará a las fichas-producto de uno o más CATÁLOGOS; y/o iii) será temporal o definitiva. Exclusión de fichas-producto.  Por efecto de la revisión del Convenio Marco.  Por incumplimiento injustificado del proveedor de obligaciones de una OC del Catalogo Electrónico del Convenio Marco. Exclusión del proveedor. Se producirá por:  No contar con inscripción vigente en el RNP (temporal).  Estar incluido en el Registro de Inhabilitados para contratar con el Estado (definitivo).  Tener impedimento para contratar (definitivo). Suspensiones y exclusiones

www.ricg.org213 Incorporación de proveedores Renovación del Acuerdo Incorporación de nuevos productos Suspensiones y exclusiones Mejoras disponibles de aplicación en tiempo real por los proveedores.  Precio unitario base.  Garantía comercial.  Cobro de costos de envío cero en provincias distintas a la de origen.  Existencias (stock).  Cobertura.  Descuentos en precio según cantidad.  Descuentos en porcentaje según monto.  Plazo de entrega.  Tiempo de prueba con reemplazo garantizado.  Tiempo de respuesta de garantías comerciales.  Tiempo de solución de garantías comerciales. En las Bases del proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco se determinaran específicamente las mejoras disponibles y si estas serán temporales y/o permanentes. Modulo de mejoras

www.ricg.org214 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: GESTION DE INCIDENTES

www.ricg.org215 Gestión de incidentes Quién administra los incidentes? Grado de involucramiento del ente rector. Canales de comunicación: posibilidades de contar con herramientas tecnológicas o líneas telefónicas dedicadas. Coordinadores o delegados de las partes para la administración del convenio marco – responsabilidades. Mecanismos de solución de diferencias.

www.ricg.org216 Prevención y corrección Remedios antes del conflicto: garantías económicas y técnicas. Obligaciones de reposición. Mecanismos de reclamos del proveedor por incumplimientos de la entidad, negativa a recibir los productos o exigencias más allá del convenio marco. Esquema de sanciones: cuándo aplica la entidad, cuándo el ente rector.

www.ricg.org217 Experiencia de Panamá Gestión de incidentes

www.ricg.org218 Gestión de Incidentes- Pasajes La DGCP rector del Convenio cuenta con Oficina de Viajes quién administra el Catálogo y los incidentes Canales de comunicación –Con tecnología –Entidades y proveedores Responsable en cada entidad mediante resolución Mecanismos de Solución de incidentes mediante la Oficina de Viajes

www.ricg.org219 Gestión de Incidentes – Productos Nota a la DGCP Sistemas de Quejas

www.ricg.org220

www.ricg.org221 Negativas al recibir los productos –Entregas tardías –Cambios de empaques –Productos con defectos –Cambios sin nota de respaldo Exigencias más allá del convenio –Entregas parciales Esquema de sanciones o Inhabilitaciones (Entidad, Jurídico y Políticas) 1.3 meses del catálogo 2.6 meses a 1 año del Estado 3.2 a 3 años del Estado

www.ricg.org222 Experiencia de Chile Gestión de incidentes

www.ricg.org223 Administración de Incidentes ChileCompra Tribunal de Contratación Contraloría General de la República Tribunales de Justicia Consejo de Transparencia

www.ricg.org224 Garantías Boletas de Garantía Fiel Cumplimiento Garantía de productos especificadas en las bases Reposición de productos especificadas en las bases.

www.ricg.org225 Mecanismos de Reclamos Oficio Mesa de ayuda o correo electrónico Negativas a recibir los productos Exigencias más allá del Convenio Maro

www.ricg.org226 ¿Quién aplica Multa? Por el atraso en la entrega de un bien o servicio Al momento del pago como un descuento o directamente, si no hubieran pagos pendientes. Por cada día de atraso (depende del CM…!) Como un % del total no entregado (depende del CM...!) A través de una Nota de Crédito (sin rebaja de IVA) o con carta de aceptación de la multa que permite la rebaja del pago Al momento del pago como un descuento o directamente, si no hubieran pagos pendientes. Por cada día de atraso (depende del CM…!) Como un % del total no entregado (depende del CM...!) A través de una Nota de Crédito (sin rebaja de IVA) o con carta de aceptación de la multa que permite la rebaja del pago ¿Cómo se aplica? Aspectos destacados de las bases Sanciones – Multas – en Resumen ¿Por qué se puede aplicar multa? Directamente el comprador

www.ricg.org227 El o los Adjudicatarios podrán ser sancionados por las Entidades con el pago de multa por atraso en la entrega, la cual se aplicará por cada día hábil de atraso, con un tope de 10 días, y se calculará como un 3% del valor del producto solicitado y aplicable a las cantidades que se entreguen atrasadas, por cada día hábil de atraso, respecto del Plazo de Entrega acordado. La multa podrá hacerse efectiva a través de descuentos en el respectivo pago. El proveedor tendrá un plazo de 5 días desde que se le notifique de la aplicación de la multa para pagarla. Multas – Proceso de Cobro (Cláusula tipo)

www.ricg.org228 i. No entrega de la información solicitada para catalogación. ii. Atraso en la entrega de los ítems, superiores a «10» días hábiles desde el cumplimiento del plazo ofertado y/o acordado, según corresponda. Cabe señalar que en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será de dos veces el tiempo que se incurrió en atraso. iii. Tres (3) reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 7 días corridos. iv. Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 15 días corridos. i. No entrega de la información solicitada para catalogación. ii. Atraso en la entrega de los ítems, superiores a «10» días hábiles desde el cumplimiento del plazo ofertado y/o acordado, según corresponda. Cabe señalar que en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será de dos veces el tiempo que se incurrió en atraso. iii. Tres (3) reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 7 días corridos. iv. Entre 4 y 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. Cabe señalar que, en este caso, el tiempo de suspensión temporal en el catálogo será por un período de 15 días corridos. ¿Por qué se puede aplicar? Aspectos destacados de las bases Sanciones – suspensión temporal del Catálogo

www.ricg.org229 v. No renovación oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, en el caso de vencimiento de la garantía antes del plazo de 60 días desde culminado el convenio marco o en caso de prórroga del Convenio Marco, de acuerdo a lo establecido en el punto 9 “Monto y Duración del Contrato” de las presentes Bases. Para estos efectos, se considera renovación oportuna la entrega dentro del plazo de 5 días hábiles antes del vencimiento de la garantía, de una nueva, con las mismas características que la anterior, que la reemplace, por todo el periodo de vigencia o renovación que corresponda. En los casos i y v, la suspensión temporal se extenderá hasta que se subsane la situación que da origen a la aplicación de la sanción. v. No renovación oportuna de la Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato, en el caso de vencimiento de la garantía antes del plazo de 60 días desde culminado el convenio marco o en caso de prórroga del Convenio Marco, de acuerdo a lo establecido en el punto 9 “Monto y Duración del Contrato” de las presentes Bases. Para estos efectos, se considera renovación oportuna la entrega dentro del plazo de 5 días hábiles antes del vencimiento de la garantía, de una nueva, con las mismas características que la anterior, que la reemplace, por todo el periodo de vigencia o renovación que corresponda. En los casos i y v, la suspensión temporal se extenderá hasta que se subsane la situación que da origen a la aplicación de la sanción. ¿Por qué se puede aplicar? Aspectos destacados de las bases Sanciones – suspensión temporal del Catálogo

www.ricg.org230 i. No pago de multas dentro del plazo establecido, a requerimiento fundado de las Entidades. ii.Más de 6 reclamos mensuales de una o más Entidades. iii.Aplicación reiterada de algunas de las sanciones establecidas en este contrato, a requerimiento fundado de una o más Entidades. iv. Incumplimiento de las exigencias técnicas de los ítems ofertados en Convenio Marco, a requerimiento fundado de las Entidades. v. Incumplimiento de las obligaciones impuestas por las presentes Bases, a requerimiento fundado de las Entidades o a iniciativa de la DCCP por esta misma causa. ¿Por qué se puede aplicar? Aspectos destacados de las bases Sanciones – Cobro de garantía por fiel cumplimiento

www.ricg.org231 En el caso de la Suspensión temporal en el Catálogo y el cobro de la boleta de garantía, aplicará la sanción la DCCP, por Resolución Fundada y a requerimiento expreso y formal de la entidad compradora. Procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra. La fecha de emisión de la Orden de Compra Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida La explicación del proveedor, si la hubiere. Una copia de la Orden de Compra y, La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio. Procedimiento: La Entidad afectada deberá remitir a la DCCP un oficio, donde conste lo siguiente: El número de la Orden de Compra. La fecha de emisión de la Orden de Compra Las razones que fundamentan la solicitud de aplicación de la sanción requerida La explicación del proveedor, si la hubiere. Una copia de la Orden de Compra y, La solicitud expresa a la DCCP de la aplicación de alguna de las sanciones establecidas en el presente convenio. Aspectos destacados de las bases Sanciones – ¿Quién aplica las sanciones?

www.ricg.org232 Experiencia de Perú Gestión de incidentes

www.ricg.org233 Responsables Durante la ejecución contractual. Las controversias que surjan durante la ejecución contractual involucran únicamente a la ENTIDAD CONTRATANTE y al PROVEEDOR ADJUDICATARIO, no acarreando responsabilidad al OSCE. Dichas controversias – que comprenden la prestación principal, así como en las prestaciones accesorias - podrán ser resueltas mediante conciliación y/o arbitraje, de conformidad a lo dispuesto en la LEY y en el REGLAMENTO. Canales de notificación de resolución de contratos. Todas las comunicaciones que surjan en función de controversias entre la entidad contratante y el proveedor serán registradas y notificadas a través del Modulo de Convenio Marco que alberga al Catalogo Electrónico, no siendo necesarias las comunicaciones notariales. Solución de controversias

www.ricg.org234 Solución de controversias Entidad contratante. La responsabilidad legal es asumida por el funcionario responsable del órgano encargado de las contrataciones de la entidad, quien delega responsabilidad funcional a un funcionario a su cargo, quien toma la figura de GESTOR de la entidad contratante, única persona autorizada para realizar gestiones y/o coordinaciones en el Catalogo Electrónico con los proveedores y con el OSCE.Proveedor. La responsabilidad legal es asumida por el representante legal o apoderado del proveedor, quien toma la figura de GESTOR del proveedor, única persona autorizada para realizar gestiones y/o coordinaciones en el Catalogo Electrónico con las entidades contratantes y con el OSCE.OSCE. El líder del proyecto (Convenio Marco) toma la figura de GESTOR del OSCE, única persona autorizada para realizar gestiones y/o coordinaciones en el Catalogo Electrónico con las entidades contratantes y proveedores a nombre del OSCE. Responsables

www.ricg.org235 EJECUCION- ADMINISTRACION DE CONVENIOS MARCO ADJUDICADOS: LOGISTICA Y PAGOS

www.ricg.org236 Asuntos de logística asociados a la entrega de los bienes y/o servicios. Necesidades de contar con stock suficiente para atender pedidos en el plazo acordado. Necesidad de contar con red de distribución a nivel nacional o en el nivel que se defina. Personal de despacho. Documentos de descargo – actas de entrega – definición de personas que pueden suscribir. Reportes de pedidos y entregas. Reportes de novedades e incumplimientos (plazos, características, especificaciones, calidad). Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org237 Entrega de los bienes. Logística. Manejo de volúmenes. Entrega en los puntos a nivel nacional o regional. Incremento o decremento de puntos de entrega. Garantía de manejo de inventarios – condiciones de bodegaje. Garantía de transporte – condiciones de transporte. Personal a cargo de las entregas. Documentos de descargo – actas – documentos tributarios. Tramitación de pagos. JLGT - 2012 Colombia Compra Eficiente Convenio Marco

www.ricg.org238 Experiencia de Panamá Logística y pagos

www.ricg.org239 Funcionamiento del catálogo Escoger Categoría, familia Llenar los datos solicitados Escoger el renglón

www.ricg.org240

www.ricg.org241 Generar la requisición Formalizar el pedido

www.ricg.org242 Compra por Catálogo http://www.panamacompra.gob.pa/Portal/OportunidadesDeNegocio.aspx Publicación de la Orden de compra: www.panamacompra.gob.pawww.panamacompra.gob.pa http://catalogo.panamacompra.gob.pa/forms/publico/PedidoPublicado.as px?IdPedido=109466 Orden de compra Pagos: Gestión de Cobros + recibido conforme+ factura Gestión de Cobros Gestión de Cobros

www.ricg.org243 Experiencia de Chile Logística y pagos

www.ricg.org244 Definición de requerimiento 1 Si el producto/servicio esta en Convenio Marco: Reúnase con su cliente interno, traduzca lo que quiere y para cuando…..defina tareas y prioridades…..!! Si el producto/servicio esta en Convenio Marco: Reúnase con su cliente interno, traduzca lo que quiere y para cuando…..defina tareas y prioridades…..!! ¿Cómo comprar en Convenio Marco? 2 Busque el bien o servicio en las Tiendas Electrónicas Gobierno de Chile | Ministerio de Hacienda | Dirección ChileCompra

www.ricg.org245 3 ¿Cómo comprar en Convenio Marco? 4 Elabore cuadro comparativo Envíe orden de compra 5 Gestione la aceptación de la Orden de compra y la entrega del bien o la realización del servicio Obligatorio para grandes compras

www.ricg.org246 Aspectos Institucionales Organigrama Director División Convenios Marco Departamento Convenio Marco Servicios Departamento Convenio Marco Bienes Departamento Convenio Marco Salud Departamento de Operaciones de Convenio Marco División Corporativa Jurídica División Clientes División Tecnología

www.ricg.org247 Funciones Departamentos de Convenio Marco Aspectos Institucionales Licitación Administración de CM ISO 9001 Matrices de Riesgo Capacitación de Funcionarios Desarrollo de Aplicaciones Departamento de Operaciones

www.ricg.org248 Licitación Análisis de la Industria Proceso Licitatorio Puesta en Marcha Aspectos Institucionales

www.ricg.org249 Administración de Convenios Marco Gestión del Catálogo Gestión Administrativa Asesoría a Compradores Desarrollo de Proveedores Gestión de Incidentes Aspectos Institucionales

www.ricg.org250 Departamento de Operaciones Gestión del Catálogo Desarrollo de Aplicaciones Resolución de Incidentes Aspectos Institucionales

www.ricg.org251 Desafíos Que el encargado de cada Convenio Marco sea experto en su Industria Evaluaciones cada vez más complejas Relación con los Proveedores Asesoría a Compradores Exceso trabajo administrativo ( oficios, sanciones, click de aprobación productos) Aspectos Institucionales

www.ricg.org252 Desafíos: Aplicaciones Aplicaciones orientadas a usuarios Catálogo Electrónico Flexible para productos y servicios Aplicaciones orientadas a la transparencia en los procesos Aplicaciones orientadas a la eficiencia - precios Aspectos Institucionales

www.ricg.org253 Novedades funcionales Nuevo buscador de Convenio Marco

www.ricg.org254 Nuevo buscador de Convenio Marco

www.ricg.org255 Experiencia de Perú Logística y pagos

www.ricg.org256 Ejemplo de fp Formalización contractual Operatividad en los actos previos de la contratación. Actos previos

www.ricg.org257 Ejemplo de fp Actos previos Operatividad en la formalización de la contratación. Formalización contractual

www.ricg.org258 Actos previos Formalización contractual Operatividad en la ejecución contractual de la contratación. Ejecución contractual

www.ricg.org259 III. Caso Práctico

En Contratalandia se piensa hacer un convenio marco de equipos médicos varios para atender exámenes y tratamientos como radiografías, tomografías, diálisis, electrocardiogramas, etc. Contratalandia tiene aproximadamente 400 unidades de salud que requerirían la instalación de esos equipos a lo largo y ancho del país. Por lo menos el 30 % de esas unidades de salud están localizadas en zonas de difícil acceso, con condiciones climáticas de mucha humedad, donde además existen eventualmente problemas de internet que dificultan el uso de tecnología que requieren estos equipos.

www.ricg.org261 No existe una buena planificación actualmente, además que las compras se han realizado de manera descentralizada. Por ello existen diferentes marcas y soluciones en cada unidad de salud, y eso dificulta que existan servicios de mantenimiento y atención con repuestos de manera adecuada. No obstante, solamente el 20% de las unidades de salud actualmente cuentan con equipamiento adecuado, por lo que las necesidades implican equipar al 80% restante de las unidades. Grupo 1: Qué debiéramos contemplar en el análisis de mercado previo al procedimiento precontractual. GRUPO 2: Cuáles serían las cláusulas clave del pliego, especialmente qué criterios deberían evaluarse para la selección de proveedores. GRUPO 3: Cuáles serían las cláusulas clave del convenio marco, especialmente los criterios que deberían emplear las unidades de salud compradoras, para adjudicar los equipos.

MUCHAS GRACIAS!! www.ricg.org

TALLER SOBRE CONVENIOS MARCO EN COMPRAS PÚBLICAS 5 y 6 de Noviembre de 2012, Santa Cruz, Bolivia www.ricg.org.

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