Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona Introducció i guia.

Presentación del tema: "Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona Introducció i guia."— Transcripción de la presentación:

1 Disseny, desenvolupament i implantació d’un sistema nou d’informació de la gestió econòmica i financera a la Universitat de Barcelona Introducció i guia ràpida dels informes econòmics i financers Barcelona, 14 de juny de 2011

2 2 1 Introducció als informes de gestió econòmica de despesa des de la intranet 1.1 Introducció 1.2 Objectius 1.3 Tipologies d’usuari 1.4 Arquitectura tecnològica 2 Guia ràpida dels informes de gestió econòmica de despesa 2.1 Accés a l’aplicació 2.2 Vídeo de demostració 2.3 Professors IP, directors de departament, directors d’àrea i caps de servei 2.4 Gerent, degans de facultat i directors d’escola 2.5 Execució de l’informe BI web 2.6 Dinamisme de l’informe 2.7 Àrea de resultats 3 Consultes, suggeriments i incidències 0 Índex de continguts

3 3 Els usuaris podran analitzar els pressupostos i la despesa acumulada dels centres gestors o dels projectes dels quals són responsables a través dels informes de gestió econòmica disponibles des de la intranet. Aquesta funcionalitat estarà disponible a través de la intranet de la Universitat de Barcelona per a usuaris que no tenen accés a l’aplicació informàtica econòmica i financera, però que han de consultar informació d’execució de despesa que s’hi emmagatzema. Es tracta d’informes dinàmics, que són complementaris als que hi ha actualment en l’aplicació GPR. L’aplicació GPR continuarà oferint el mateix servei que dóna actualment, pel fet que s’ha integrat en el nou sistema econòmic i financer. Els informes mostraran informació del sistema econòmic i financer. Aquestes dades s’actualitzaran diàriament. L’objectiu és poder analitzar les dades des de diferents punts de vista funcionals de manera àgil i còmoda, gràcies a la potencialitat de disposar de dades precalculades. 1.1 Els informes de gestió econòmica de despesa a la intranet

4 4 1.2 Objectius: entendre la c. pressupostària ens permet prendre decisions Fase R Fase AFase D Fase O Centre Gestor #1 Projecte #1 Import inicial: 5.000 eur Despesa per ordinadors (3.000) Despesa per cadires (1.000) Despesa per paper (500) Despesa per llibres (5.000) Projecte #2 Import inicial: 20.000 eur Projecte #n Saldo disponible: 500 eur Saldo disponible: 15.000 eur ? ? Despesa 1.200 MC de 2000? NC de 300 per pagar telèfon? Final d’exercici: tinc les D’s comptabilitzades? Centre Gestor #n Em convé liquidar les partides de romanent?

5 5 1.2 Objectius Jo porto els números del meu projecte. Ho estic gestionant correctament? Quin pressupost em queda del meu projecte? S’apropa el final de l’exercici. He consumit el meu pressupost? Ho tinc tot compromès? Sóc responsable de dos partides pressupostàries. Podria fer un traspàs d’una a l’altra? Quina és la informació que té el sistema Econòmic Financer (SAP) del meu projecte / Centre Gestor?

6 6 S’han definit tres tipus d’usuari que podran accedir als informes de gestió econòmica. Aquesta identificació permetrà que cada usuari pugui consultar únicament aquella informació de la qual és responsable. Les tipologies definides són: Professors IP, coordinadors de màster i directors de postgrau: tindran accés a la informació dels seus projectes. Vicerector d’Economia, Gerent, degans de facultat i directors d’escola: tindran accés a tots els centres gestors (i, per extensió, als centres de cost) que depenen d’ells de manera agregada o individual. Vicerectors, Directors de departament, directors d’àrea i caps de servei: tindran accés als centres gestors dels quals són responsables. Segons aquesta tipologia, la pantalla que apareixerà serà una o una altra. 1.3 Tipologies d’usuari

7 7 1.4 Arquitectura tecnològica dels informes de gestió econòmica Els informes de gestió econòmica de la intranet permetran visualitzar les dades que hi ha en el servidor SAP BI.

8 2.1 Guia ràpida: accés a l’aplicació 8 http://intranet.ub.edu

9 2.2 Guia ràpida: vídeo de demostració 9

10 2.3 Guia ràpida: professors IP, directors de departament, directors d’àrea i caps de servei Permet sortir del sistema 10 Usuari que fa la consulta (DNI i nom) Centres gestors dels quals és responsable Se selecciona que es vol consultar l’informe «Anàlisi Execució de la Despesa (Centre Gestor)» Si l’usuari no és responsable de cap projecte, apareixerà aquest missatge Es fa clic amb el botó dret del ratolí sobre el centre gestor que es vol consultar Permet mostrar o ocultar aquesta finestra 1 2

11 2.4 Guia ràpida: gerent, degans de facultat i directors d’escola 11 Usuari que fa la consulta (DNI i nom) Centres gestors als quals l’usuari té accés Selecció de centres gestors que s’ha fet Es pot seleccionar més d’un centre gestor Permet mostrar o ocultar aquesta finestra Es fa clic amb el botó dret del ratolí Se selecciona que es vol consultar l’informe «Anàlisi Execució de la Despesa (Centre Gestor)» 1 2

12 2.5 Guia ràpida: execució de l’informe BI web Permet definir variants de selecció. D’aquesta manera, quan s’hi torna a accedir, no cal especificar-ne els valors 12 Selecció prèvia de valors (variables) Una vegada seleccionades les dades, s’executa l’informe Permet personalitzar el valors de les variables per al nostre usuari (això afecta tots els informes). Encara que es pot veure, no es té autorització per activar aquesta funció Les variables amb asterisc són obligatòries. Si no s’omplen, no es pot executar l’informe Permet verificar que les dades introduïdes són correctes Selecció feta Ajuda per a la selecció de valors

13 2.5 Guia ràpida: execució de l’informe BI web 13 Camps disponibles en l’informe. Es poden filtrar per veure la informació desglossada Selecció feta Informació

14 2.6 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (filtres) 14 Per crear filtres, cal desplegar les opcions Se selecciona «Tractar» per passar a la pantalla de selecció de filtres El camp «Ràtios...» permetrà a l’usuari filtrar valors. Podrà ordenar-los, ocultar-los o mostrar-ne alguns que estiguin ocults

15 2.6 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (filtres individuals) 15 Hi ha l’opció de cercar un valor per descripció o per codi. A aquest efecte, en aquesta casella s’ha de seleccionar l’opció «Cercar» Per seleccionar un valor, s’ha de marcar a la casella de l’esquerra i fer clic al botó «Afegir» Si es vol desseleccionar un valor seleccionat anteriorment, s’ha de marcar la casella de la dreta i fer clic al botó «Eliminar» El filtres poden ser inclusius o exclusius. Si es vol excloure un valor, s’ha de seleccionar i fer clic al botó vermell Si es coneix el codi pel qual es vol filtrar, és possible introduir-lo directament en aquesta casella i fer clic al botó «Afegir» Es poden seleccionar valors individuals o intervals

16 2.6 Guia ràpida: dinamisme de l’informe (àrees de valors) 16 Es poden seleccionar valors individuals o intervals Les opcions disponibles són: Entre Igual Més gran Més gran o igual Més petit Més petit o igual Les opcions disponibles són: Entre Igual Més gran Més gran o igual Més petit Més petit o igual Una vegada s’ha fet la selecció, s’ha de fer clic al botó «Afegir» El filtres poden ser inclusius o exclusius Hi ha l’opció d’utilitzar ajuda per a les seleccions Hi ha l’opció de cercar un valor per descripció o per codi. A aquest efecte, en aquesta casella s’ha de seleccionar l’opció «Cercar» Si es coneix el codi pel qual es vol filtrar, és possible introduir-lo directament en aquesta casella i fer clic al botó «Afegir»

17 2.7 Guia ràpida: àrea de resultats (capçalera característica) 17 Permet desfer l’última acció duta a terme o desfer totes les modificacions fetes en l’informe sobre l’execució inicial Apareix aquest menú desplegable amb les opcions disponibles Es fa clic a la capçalera de qualsevol característica amb el botó dret del ratolí Permet definir propietats, com ara la visualització (clau o text), si s’afegeixen línies de totals, etc.

18 18 Les opcions de navegació principals són: Enrere >Fer un pas enrere en la navegació >Tornar a l’inici Filtre >Seleccionar el valor de filtre >Eliminar el valor de filtre >Crear, modificar o activar condicions sobre els valors >Tornar a fer aparèixer la selecció inicial (imatge de la variable) Modificar el desglossament >Desglossar horitzontalment o verticalment >Permutar nnnnnn amb > >Eliminar el desglossament >Canviar els eixos (vertical per horitzontal o a la inversa) 2.7 Guia ràpida: àrea de resultats (opcions de navegació I)

19 19 Altres opcions de navegació importants són: Versió per imprimir Distribuir i exportar >Exportar a format Excel >Exportar a format CSV >Tornar a fer aparèixer la selecció inicial (imatge de la variable) Característiques >La característica permet definir la visualització: com a clau, text, si es fan línies de totals, si se’n vol mostrar algun atribut o si es vol classificar de manera ascendent o descendent, segons la clau o el text Excepció >Les excepcions són els indicadors semafòrics sobre els valors 2.7 Guia ràpida: àrea de resultats (opcions de navegació II)

20 20 En funció del punt de l’informe on es faci clic amb el botó dret del ratolí, poden aparèixer opcions diferents, de les quals destaquen: Si es fa clic sobre el valor de característica >Filtrar per aquell valor >Filtrar i desglossar per una altra característica Si es fa clic sobre la capçalera d’un valor >Modificar el comportament dels valors individuals (màxim, mínim, mitjana) >Classificar de manera ascendent o descendent, en funció del valor Si s’activa la funció d’arrossegar i deixar anar >Incorporar valors a l’àrea de resultats >Fer filtres >Intercanviar camps de manera ràpida i intuïtiva 2.7 Guia ràpida: àrea de resultats (altres funcionalitats)

21 2.7 Guia ràpida: àrea de resultats (arrossegar i deixar anar) 21 Si s'arrossega un valor de l’àrea de resultats cap a l’àrea de filtres, es podrà seleccionar aquell valor o excloure’l Si s'arrossega un camp des de l’àrea de filtres fins a l’àrea de resultats, aquest camp s’hi incorporarà o s’intercanviarà per un altre També és possible intercanviar camps o valors dins l’àrea de resultats

22 3 Consultes, suggeriments i incidències 22 Incidències tècniques, dubtes, consultes i suggeriments: Tel. 93 402 16 87, web: www.ub.edu/iub o bé: www.ub.edu/iub Aquesta proposta d’informes econòmics i financers es pot ampliar a partir de les vostres necessitats d’informació no cobertes. Les necessitats, de tipus operatiu o informatiu, es valoraran i s’analitzaran convenientment.