SECRETARÍA GENERAL Ministerio de Cultura República de Colombia.

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1 SECRETARÍA GENERAL Ministerio de Cultura República de Colombia

2 MISIÓN SECRETARÍA GENERAL La Secretaría General es el eje del Ministerio de Cultura que planifica, ejecuta y controla, todas las actividades de apoyo administrativo, tecnológico, financiero y de recurso humano necesarias para el desarrollo de la misión institucional. Por otra parte desarrolla obras de infraestructura cultural y garantiza la transparencia en el ejercicio de la función pública.

3 Ministerio de Cultura República de Colombia En el 2009, el Ministerio de Cultura se consolidará como una entidad con talento humano capacitado y con valores unificados; líder en transparencia, eficacia y eficiencia en la prestación de los servicios soportada en recursos físicos modernos, actualizados con tecnologías de punta y de mejoramiento continuo. VISIÓN SECRETARÍA GENERAL

4 Ministerio de Cultura República de Colombia Receptores Directos  Entes Gubernamentales: Presidencia de la Republica, Vicepresidencia, Cámara de Representantes, Ministerios.  Organismos de Control: Contraloría, Procuraduría y Contaduría General de la Nación.  Otros entes públicos: DAFP, DNP, CNSC, DIAN, FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General de la Nación, CAJANAL, DAS; Gobernaciones, Alcaldías Municipales y Juzgados.  Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas, Ex servidores y Servidores públicos  Organismos Internacionales y Organizaciones sin ánimo de lucro  Otras entidades: EPS, Bancos, Fondos de Pensiones. Universidades públicas y privadas.  Ciudadanía en General. Proveedores Directos  Entes Gubernamentales: Presidencia de la Republica, Vicepresidencia, Cámara de Representantes, Ministerios.  Organismos de Control: Contraloría, Procuraduría y Contaduría General de la Nación.  Otros entes públicos: DAFP, DNP, CNSC, DIAN, FONADE, Imprenta Nacional, Registraduria General de la Nación, CAJANAL, DAS; Gobernaciones, Alcaldías Municipales y Juzgados.  Dependencias del Ministerio, Entidades Adscritas, Ex servidores y Servidores públicos  Organismos Internacionales y Organizaciones sin ánimo de lucro  Otras entidades: EPS, Bancos, Fondos de Pensiones. Universidades públicas y privadas.  Peritos y Ciudadanía en General.

5 Ministerio de Cultura República de Colombia Rol del Despacho del Secretario General  Dirigir, coordinar y controlar: La ejecución de políticas, programas y actividades relacionados con la gestión financiera, del talento humano, sistemas, atención al ciudadano, infraestructura cultural, control disciplinario, servicios administrativos y de gestión documental.  Dirigir y adelantar los procesos de contratación: Además prestar asesoría a todas las dependencias en esta materia.  Participar en la formulación de: El Plan de Desarrollo y del Plan de Acción.  Participar en la elaboración y distribución de: El Presupuesto de Gastos de Funcionamiento e Inversión. Realizar el seguimiento a la ejecución presupuestal.  Asesorar al Ministro en: Temas de Deporte y recreación 2003-2005  Participar en la definición de políticas, procesos y procedimientos: Para la asignación de los recursos al Programa Nacional de Concertación.  Apoyar en la elaboración de los proyectos de ley y reglamento de las normas.  Diseñar e implementar la estrategia para la seguridad social del artista.

6 Ministerio de Cultura República de Colombia Rol del Despacho del Secretario General  Asistir a Juntas directivas: Imprenta, COLDEPORTES y Asociacion Nacional de Música Sinfónica.  Representar el sector Cultura y Deporte: En el Programa de Renovación de la Administración Pública.  Representar a la Alta Dirección: En la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y Control.(MECI, SISTEDA, Anti-tramites y Atención al Ciudadano.  Asistir a Comités de: Apoyo a la Alta Dirección, Publicaciones, Prensa, Consejo de Programación del Teatro Colon, Técnico de Concertación, Coordinación del Sistema de Control Interno, Directivo Sectorial, Conciliación, Saneamiento Contable e Inventarios; Comités Operativos de Convenios de Asociacion con: Las Asociaciones de Amigos del Teatro Colon, del Museo Nacional, del Museo Arte Colonial; Sociedad de Mejoras y Ornatos de Bogota; organismos internacionales CERLAC y OEI; con FONADE; Interinstitucional COINFO.  Apoyo en la organización del IV Congreso de la Lengua.  Presentar informes a la Cámara de Representantes, DIAN, Contraloría, Contaduría, Minhacienda, y demás entidades que lo requieran.

7 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Histórico: Efecto de lo anterior: Incremento de contratos suscritos por Secretaría General 2002 = 65% 2003 = 58% 2004 = 2.46% 2005 = 4.15% 2006 = 2.17% (a la fecha) 2002 = 685 2003 = 1.113 2004 = 2.042 2005 = 1.920 2006 = 605 (a la fecha) Saneamos Jurídicamente la Contratación: De los 3.086 pendientes de liquidación de las vigencias 1998 a 2003 se han liquidado 3.083 Disminuimos el % de participación de ejecución por convenios vs. ejecución directa:

8 Ministerio de Cultura República de Colombia 2002200320042005%2002 - 2005 CDP 964149723412021110% REGISTROS 1623257538514083152% O.P 3105345256756510112% PAGOS 3358355363377173113% Disminuimos el tiempo de respuesta a la expedición de CDP, Registro Pptal., obligación y pagos: SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO

9 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Mejoramos el Hardware: Se inicio la renovación de equipos adquiriendo 124 computadores entre las vigencias de 2004 a la fecha. Depuramos y Organizamos los Archivos de Secretaría General: De Contratos, Gestión Financiera y Gestión Humana. Envío al archivo central del Ministerio de 1591 carpetas de contratos y convenios, liquidados, organizados y foliados. Fortalecemos la Aplicación del Estatuto Anticorrupción: En la organización del Grupo de Atención al Ciudadano e implementación del sistema para la prestación de este servicio. Descongestionamos los Procesos Disciplinarios: 71 procesos en tramite a 2002. Se inicio el año 2005 con 15 procesos disciplinarios.

10 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: LOGROS DEL DESPACHO Mejoramos la calidad y oportunidad del servicio al usuario del Programa Nacional de Concertación: Diseño e implementación del proceso de contratación con aplicación de formatos. Mejoramos los mecanismos del Control del Gasto: Implementación de los Planes de Contratación y de Comisiones de Servicios; así mismo del formato de Estudio de Conveniencia y Oportunidad (Decreto 2170/02). Descongestionamos los trámites del Despacho del Ministro: delegación para todos los tramites de contratación, primas de coordinación, vacaciones, nomina, comisiones deservicios dentro y fuera del país, designación de coordinadores, entre otras.

11 Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y SERVICIOS Ministerio de Cultura República de Colombia

12 LOGROS Actividad: ADQUISICIÓN DE BIENES  Consolidamos el Plan de Compras: No obstante las limitación de recursos se logra la atención de los requerimientos mínimos de las dependencias.  Gestionamos con áreas misionales: Para la inclusión de los bienes de consumo en los proyectos de inversión. Disminución en el volumen de adquisición de bienes.  Gestionamos la titulación de todos los vehículos: Traspaso a nombre del Ministerio de Cultura.  Depuramos y saneamos los inventarios de vehículos: Cesión y donación de todos los ubicados en otras zonas del país; remates, cesiones, donaciones y bajas.  Gestionamos la legalización de inmuebles: De los 54 con que se cuenta actualmente se legalizaron 36.  Adelantamos la valoración de Piezas de Colección: De 2723 piezas en inventario con valor $0, se valoraron 958, con la colaboración del Director del Museo Quinta de Bolívar.

13 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: CORRESPONDENCIA.  Mejoramos el servicio de correo y control de costos: Control de los registros y agilización en el envío del correo externo, mediante implementación de un software.  Disminuimos el volumen de Correspondencia Externa: Mayor aplicación del canal electrónico.

14 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: SERVICIOS  Disminuimos los riesgos de seguros y ampliamos los bienes asegurados: Capacitación en manejo de bienes. 47.701 muebles y 57 inmuebles.  Mejoramos el Parque Automotor: Control y seguimiento para la reparación mecánica de los vehículos.  Mejoramos el mantenimiento de sedes: Aseo y reparaciones menores.  Optimizamos y racionalizamos recursos: Particularmente en servicios de transporte, fotocopiado, publicaciones en diario oficial, suscripciones y cafetería.

15 Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN HUMANA Ministerio de Cultura República de Colombia

16 LOGROS Actividad: ADMINISTRACION DEL TALENTO HUMANO  Saneamos el pasivo prestacional: Compensatorios: $86.940.264 e Indemnización de vacaciones: $58.309.958  Controlamos las competencias académicas: Validación de la información de la formación académica de todos los funcionarios.  Organizamos y saneamos la información de los funcionarios y Ex-funcionarios: Nomina, afiliación y aportes a seguridad social, administración de historias laborales, médicas ocupacionales; y situaciones administrativas.

17 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: DESARROLLO TALENTO HUMANO  Evaluamos la satisfacción de las actividades desarrolladas: Satisfacción promedio de 8.72 (escala de 1 a 10)  Ampliamos la cobertura de bienestar: Cobertura del 98% de la población, 56 actividades en el año. En 19 se ofreció cobertura a todos los servidores – contratistas-.  Institucionalizamos el Plan Anual de Capacitación: Más de 7000 horas de capacitación en la vigencia.  Medimos el clima laboral: Cobertura superior al 90% de la población e implementación de acciones de mejoramiento (talleres de consolidación de equipos).  Brindamos atención personalizada en salud ocupacional: Inicio con Museos y Teatro Colón, capacitación en higiene de columna y manejo de cargas.  Implementamos metodologías para definición de programas: Estudios sociodemográficos, epidemiológicos y motivacionales.

18 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: ASISTENCIA SOCIAL Y SOPORTE  Orientamos y apoyamos: En situaciones familiares (duelos, enfermedades, calamidades, problemas de pareja, hijos adolescentes, etc.)  Asesoramos en servicios particulares: Consecución de medicamentos ante las EPS no incluidos en el POS y cupos escolares.  Brindamos atención a los equipos de trabajo: Apoyo en la solución de conflictos (relaciones interpersonales).  Orientamos en información de ingresos laborales: Pagos estimados de retención en la fuente y otros factores de nómina, para toma de decisiones de inversión personal.  Atendemos de manera personalizada a ex-funcionarios: En tramites de pensión.

19 Ministerio de Cultura República de Colombia GESTION FINANCIERA Y CONTABLE Ministerio de Cultura República de Colombia

20 LOGROS Actividad : PRESUPUSTO  Mejoramos la calidad de la información y oportunidad de pagos : A través de la Implementación de mecanismos tales como: Unificación del Sistema de Información Financiero. Adopción del Formato Radicación de Terceros. Cargue y activación del 100% de las cuentas bancarias en el SIIF. Disminución del tramite para el pago a proveedores  Entregamos oportunamente la información: Disminución en tiempo de respuesta y atención de solicitudes internas y externas..  Optimizamos recursos e implementamos controles: Manejo de las cajas menores.

21 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : CONTABILIDAD  Gestionamos la legalización contable de recursos de convenios con Organismos Internacionales: Liquidados 23 convenios y están en proceso 15.  Creamos el código contable para el control de los ingresos del Ministerio.  Efectuamos aportes al Plan General de Contabilidad Pública: Registro del gasto de inversión como gasto público social, en beneficio de todas las entidades.  Adelantamos saneamiento contable: Ajuste y reclasificación de activos por $57.168 millones de pesos.  Depuramos partidas contables: Por concepto de responsabilidades en procesos de cuantía mínima y de elevada antigüedad.  Adelantamos acciones sobre el incremento patrimonial: De $975 millones, por el avalúo de bienes muebles de interés cultural, y $352 mil millones de bienes inmuebles.

22 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : PAGADURÍA  Implementamos los pagos a través de transferencia electrónica: Incluido subsidio familiar.  Mejoramos el porcentaje de aprobación de PAC.  Redujimos las cuentas por pagar al cierre de la Vigencia Fiscal: Para 2004 ascendieron a $8.576 millones y para 2005 solo se constituyeron por $2.152 millones.

23 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad : RECAUDO DE INGRESOS  Mejoramos la oportunidad en la entrega de los Informes: Por parte de museos y teatros ubicados en la ciudad de Bogotá.  Implementamos un mayor control de ingresos: Mediante arqueos mensuales efectuados en los museos y teatros.

24 Ministerio de Cultura República de Colombia CONTRATOS Y CONVENIOS Ministerio de Cultura República de Colombia

25 CONTRATOS Y CONVENIOS: LOGROS  Actualizamos los Procedimientos de Contratos: Definición de criterios y metodología para la revisión y ajuste.  Optimizamos la asesoría y apoyo: Reasignación de abogados para que cada dependencia cuente con un profesional asesor.  Estandarizamos los pliegos de condiciones y términos de referencia.

26 Ministerio de Cultura República de Colombia CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ministerio de Cultura República de Colombia

27 CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO: LOGROS  Descongestionamos los Procesos Disciplinarios: 86 represados desde el 2002. De los 46 procesos tramitados en el año 2005, 20 fueron evacuados.  Diseñamos e implementamos formatos: Para agilizar el trámite de expedientes.  Registramos y controlamos las actuaciones: Diseño e implementación de una base de datos para información del estado de los procesos.

28 Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN Ministerio de Cultura República de Colombia

29 GESTIÓN DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN: LOGROS  Mejoramos la aplicación de Tablas de Retención: Aplicación en la entrega de documentos al archivo central.  Gestionamos transferencias documentales: A partir del 2003 se inicio el envió de fondos documentales al Archivo General de la Nación en un 70%.  Sistematizamos la información: A la fecha se ha registrado en un 70%.  Apoyamos al Programa de Capacitación: Actualización a funcionarios en temas archivísticos.

30 Ministerio de Cultura República de Colombia ATENCIÓN AL CIUDADANO Ministerio de Cultura República de Colombia

31 ATENCIÓN AL CIUDADANO: LOGROS  Medimos la Satisfacción del Servicio: Diseño e implementación de formatos para diagnosticar las falencias y aciertos del servicio para cada canal.  Implementamos en las dependencias del Ministerio el formato de Evaluación del Servicio por los Usuarios.  Mantenemos actualizado el Portal del Estado Colombiano: Información básica de la entidad.

32 Ministerio de Cultura República de Colombia Año 2004:Respuestas directas: 4538 (88%) Respuestas de otras dependencias: 628 (12%) Año 2005:Respuestas directas: 7.231 (94%) Respuestas de otras dependencias: 478 (6%) ATENCIÓN AL CIUDADANO: LOGROS  Posicionamos el rol del Grupo en los Públicos: Usuario Interno: Aumentó el volumen de respuestas tramitadas Usuario Externo: Aumentó la demanda del servicio Año 2004: Solicitudes recibidas:5166 Año 2005: Solicitudes recibidas:7709

33 Ministerio de Cultura República de Colombia INFRAESTRUCTURA Ministerio de Cultura República de Colombia

34 LOGROS Actividad: PROYECTO DE ADECUACIÓN DE SEDES  Redujimos el número de Sedes Administrativas del Ministerio.  Mejoramos las condiciones de los espacios laborales: Adecuaciones en el Palacio Echeverry  Recuperamos el Palacio Echeverry: Terminados 3900m2, en proceso 1300 m2  Iniciamos el proceso de construcción de la Sede Administrativa de la Quinta de Bolívar.  Elaboramos el Proyecto para la Intervención del Claustro de Santa Clara

35 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: PROYECTO ESPACIOS CULTURALES A NIVEL TERRITORIAL  Apoyamos el mejoramiento de infraestructura para el Plan Nacional de Lectura y Bibliotecas Públicas: Construimos 56 bibliotecas con recursos de cooperación por valor de $12.000.000.000. Gestionamos 35 nuevas bibliotecas (Inicio en el mes de julio).  Diseñamos 3 grandes bibliotecas en el Departamento de Casanare: Así mismo gestionamos recursos para su construcción por valor de $7.500.000.000.  Construimos y terminamos 18 centros culturales a nivel territorial: Por valor de $18.100.000.000

36 Ministerio de Cultura República de Colombia GESTIÓN DE SISTEMAS E INFORMÁTICA Ministerio de Cultura República de Colombia

37 Actividad: FORTALECIMIENTO DEL HARDWARE LOGROS  Implementamos un sistema de protección para estaciones, servidores y comunicaciones: Disminuyó el riesgo de virus masivos, pero aumentó el ingreso de correos no deseados.  Renovamos estaciones de trabajo: Disminución del gasto en mantenimiento de equipos y de actividades de soporte.  Adquirimos un sistema CLUSTER : Para servicios de correo y de copias de los archivos de trabajo diario.  Adelantamos el diagnóstico de Capacidad de servidores: Inventario servicios prestados en cada servidor.  Mejoramos la conexión entre dependencias, sedes y entidades adscritas: Mejora en los canales y seguridad de la comunicación (correo electrónico, fibra óptica, salida a Internet de banda ancha).  Implementamos redes Inalámbricas (Wireless): En la sede principal.

38 Ministerio de Cultura República de Colombia LOGROS Actividad: FORTALECIMIENTO DEL SOFTWARE  Actualizamos el Sistema de Gestión Administrativo y Financiero (SAPIENS). Automatización de las interfaces entre contabilidad, Nomina, presupuesto e Inventarios.  Apoyamos el rediseño del sitio WEB del Ministerio: Aumento en la disponibilidad. Los responsables de la información cuentan con la facilidad de actualizarla y publicarla.  Desarrollamos el Software Interno: Implementación de sistemas que permiten reportar información oportuna y confiable.

39 Ministerio de Cultura República de Colombia Actividad: SOPORTE  Implementamos el Sistema Centralizado Web de Reporte de Soportes.  Desarrollamos el mantenimiento de los enlaces: Entre sedes, redes de datos (alámbricas e inalámbricas), UPS, Aires acondicionados servidores, impresoras, escáner y estaciones de trabajo de la entidad.  Mejoramos la disponibilidad de los sistemas de información (web) del Ministerio que se publican en Internet.  Implementamos la atención centralizada y controlada de los soportes técnicos:. Con la implementación del sistema REMEDY.  Mejoramos la atención de soportes en menor tiempo: Con el nuevo sistema de registro de soporte se controlan los tiempos y soluciones. LOGROS

40 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: DIFICULTADES DE ORDEN EXTERNO  Baja asignación de recursos por parte del Ministerio de Hacienda: Imposibilita atender las necesidades reales de las dependencias.  Tiempos establecidos por Minhacienda: Particularmente para aplazar PAC.  Procedimientos bancarios: Inactivación de cuentas y demora en la validación durante procesos de fusión de bancos, retarda nuestros pagos.  Falta de soportes contables de las partidas de INVIAS: Dificulta el saneamiento contable.  Demora en el cargue de saldos iniciales y cierres diarios: Congestión del SIIF.  Deficiencias en la comunicación telefónica y vía internet con regiones apartadas: Retraza el trámite de legalizaciones de convenios y contratos, o aclaraciones para pagos.  Demora en los recursos de contrapartida: Para obras del Plan Nacional de Bibliotecas. Así mismo en el envío de documentación por las entidades interesadas.  Microsoft no da soporte para plataforma NT.

41 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: DIFICULTADES DE ORDEN INTERNO  Falta de coordinación y colaboración de las dependencias para: Elaborar el Plan de Compras; trámites de contratos (documentación incompleta); entregar oportunamente soportes para pagos; entregar informes y documentos de la carpeta del contrato (ocasiona observaciones reiteradas de la Contraloría). Legalización comisiones. No entregar correspondencia personal en puestos de trabajo.  No remisión de información por parte de los Museos y Teatros, tanto de Bogotá como de otras ciudades: Dificulta la identificación contable de “otros ingresos”.  Demora en las respuestas de solicitudes de ciudadanos reenviadas a otras dependencias: Afecta la imagen institucional y el avance en la calidad de la atención al usuario.  Ausencia de un Plan de Desarrollo de Sistemas e Informática.  Implementación de sistemas de información sin la participación del Grupo de Sistemas y sin la aprobación debida: Afecta seguridad implementada y la calidad de la información.  Falta de colaboración para evacuar asuntos disciplinarios: Dilación de los procesos por aplazamiento de diligencias.

42 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: NO PARTICIPAMOS Y DEBERÍAMOS  En los procesos de selección de personal que adelantan las áreas.  En la organización de los archivos satélites que posee el Ministerio: Música, artes, patrimonio, cinematografía, entre otros.  En la evaluación de las necesidades de sistemas de todas las dependencias.

43 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVO GENERAL 2006 Mejorar continuamente los procesos a cargo de la Secretaría General mediante la implementación del Sistema de Gestión de Calidad y el Sistema del Control de Gestión - MECI.

44 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVOS ESPECÍFICOS 2006  Terminar : La construcción de 90 bibliotecas, como meta del cuatrenio (PNLBP); la restauración del Palacio Echeverry; la construcción de la Sede Administrativa de la Quinta de Bolívar.  Iniciar: La primera fase de la restauración del Claustro de Santa Clara  Diseñar estrategias: Para educar a la ciudadanía y entidades sobre la misión y servicios que presta el Ministerio de Cultura.  Continuar con: - La implementación del fortalecimiento del clima laboral. - El mejoramiento de la plataforma tecnológica (Hardware y software) - La actualización de las tablas de retención documental.  Adelantar actividades para: - El diagnóstico de los archivos de la entidad. - La evaluación competencias laborales de los funcionarios.- - Adecuar e implementar el nuevo sistema de evaluación del desempeño.  Unificar el manejo de redes de voz.  Sanear el pago de impuestos prediales (900 millones)  Adelantar los trámites para legalizar 54 Inmuebles a nombre del Ministerio.  Valorar 1.765 piezas de colección.

45 Ministerio de Cultura República de Colombia SECRETARÍA GENERAL: OBJETIVOS DE MEDIANO PLAZO  Consolidar la cultura organizacional del Ministerio de Cultura.  Contar con el panorama de la infraestructura del sector.  Renovar la plataforma tecnológica.  Renovar el parque automotor.  Implementar el softwate telefónico.