Sistema Automatizado para Carga de Notas

Sistema Automatizado para Carga de Notas
MANUAL DE USUARIO SACAN Sistema Automatizado para Carga de Notas L.U.Z

MANUAL DE USUARIO SACAN
I) Introducción. SACAN es un Sistema De Información Automatizado Para La Carga De Notas; soportado en una arquitectura cliente – servidor, pero orientado al traslado de sus aplicaciones informáticas hacia la tecnología WEB, que le brinda la posibilidad de preservar las propiedades de la aplicación original, una buena interfaz con el usuario y por consiguiente accesibilidad a los contenidos del mismo, manteniendo así sus funcionalidades. Además, su estructura de diseño ofrece una serie de pantallas, menús simplificados y botones de acción, que le permite al profesor ya sea éste principiante o avanzado acceder y hacer un recorrido muy interesante, por las diferentes opciones establecidas, para encontrar información de manera muy fácil y rápida; bien sea, si se haya en la búsqueda de datos concretos o si desea explorar las alternativas disponibles. El módulo de sistema que está dirigido al personal docente, contiene información útil y fácil de entender, gracias a una serie de instrucciones elaboradas de forma clara y detallada. Técnicamente, esta diseñado bajo un alto grado se seguridad que ofrece al usuario confiabilidad, así como también, un alto rendimiento dado por los recursos informáticos que posee, como el acceso a la Web, y finalmente una plataforma de hardware robusta que compone la Intranet, garantizando así su buen funcionamiento. MANUAL DE USUARIO SACAN

Índice MANUAL DE USUARIO SACAN I) Introducción
II) Iniciar Sesión en SACAN Pág. 6 1) Login Pág. 8 2) Archivo Pág. 11 2_A) Modificar Pág. 11 2_B) Anular Planilla Pág. 15 2_C) Carga Definitiva de Notas Pág. 21 3) Configuración Pág. 23 3-A) Configuración Personal Pág. 23 3_B) Ubicación General Pág. 26 3_C) N° de Copias Pág. 27 4) Planilla Pág. 28 4_A) Transcribir Planilla Pág. 28 4_B) Guardar en Excel Pág. 35 4_C) Cargar desde Excel Pág. 38 MANUAL DE USUARIO SACAN

Índice MANUAL DE USUARIO SACAN 4_D) Enviar Planillas a la WEB Pág. 41
4_E) Descargar Planillas desde la WEB Pág. 42 4_F) Verificar Código de Barras Pág. 43 5) Consultas Pág. 44 5_A) Planillas por Profesor Pág. 44 5_B) Porcentaje (%) Grafico de Planillas Pág. 55 5_C) Planillas con Error Pág. 60 6) Reportes Pág. 61 6_A) Planillas Faltantes Pág. 61 6_B) Alumnos en Planilla Pág. 64 6_C) Planillas por Fecha Pág. 66 6_D) Alumnos por Cédula Pág. 69 6_E) Imprimir Planilla Web Pág. 72 6_F) Exportar Datos Pág. 72 7) Sistema Pág. 73 8) Ayuda Pág. 74 MANUAL DE USUARIO SACAN Índice

Índice MANUAL DE USUARIO SACAN III) Conclusión.
8_A) Ayuda del Sistema Pág. 74 8_B) Acerca de SACAN Pág. 75 9) Ventana Pág. 77 9_A) Organizar Ventanas Pág. 77 10) Salir Pág. 78 III) Conclusión. MANUAL DE USUARIO SACAN Índice

S.A.C.A.N. ( SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIÓN ACADÉMICA
II) Iniciar Sesión. Para entrar al sistema SACAN y proceder a realizar el proceso de Captura De Notas, es necesario ingresar: código de usuario y contraseña, luego hacer clic en el botón Aceptar. S.A.C.A.N. ( SISTEMA AUTOMATIZADO DE INFORMACIÓN ACADÉMICA MÓDULO DE CAPTURA DE NOTAS). MANUAL DE USUARIO SACAN

Una vez que el usuario entra al sistema aparecerá una pantalla inicial, donde en la parte superior izquierda podemos observar una barra Menú, con diferentes opciones: logín, archivo, configuración, planilla, consultas, reportes, sistema, ayuda, ventanas y salir. En cada una de ellas, se pueden ejecutar procedimientos de importancia para usted. Menú MANUAL DE USUARIO SACAN

Login. Ahora bien, iniciemos un recorrido por el Menú del sistema. Primeramente, se hace clic en la opción: Logín. Cómo previamente todos los usuarios están registrados en el sistema, bajo un código de usuario y contraseña; entonces la opción LOGIN, deberá ser accedida por el usuario, para cuando sí y solo sí, se realicen modificaciones en el sistema que impliquen cambios en la versión del mismo, por lo que el usuario, deberá hacer login nuevamente, para que sea cargado en la nueva versión del sistema y navegar a través de las alternativas que le han sido habilitadas. MANUAL DE USUARIO SACAN

Luego de hacer clic en la opción: Logín de la barra de menú, el usuario deberá ingresar su código de usuario y contraseña actual, posteriormente hacer clic en el botón Aceptar y listo. Pero, si desea cambiar su contraseña, deberá ingresar su login y contraseña actual y hacer clic en el botón cambiar ( ver pantalla 1). (Pantalla 1). Clic en Aceptar, si el usuario desea mantener su contraseña actual. Clic en Cambiar, si el usuario desea cambiar su contraseña actual. MANUAL DE USUARIO SACAN

En el caso de que el usuario eligiera por la opción Cambiar, aparecerá un formulario con tres campos, donde el sistema le pedirá al usuario la contraseña actual y su nueva contraseña, luego se hace clic en el botón Guardar (ver pantalla 2), entonces, el sistema le conducirá a hacer login usando su nueva contraseña.(ver pantalla 3); finalmente, se hace clic en el botón Aceptar y listo. (Pantalla 2) (Pantalla 3) MANUAL DE USUARIO SACAN

2) Archivo. 2_A) Modificar. Esta opción de menú, relaciona las diferentes planillas con el profesor que impartió la asignatura. Para modificar una planilla, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Archivo y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Modificar. MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas asociadas
Inmediatamente, se mostrará una ventana donde aparecen diferentes opciones, casillas y botones de acción. En la parte superior izquierda, aparecerá por defecto seleccionada la opción: varios valores, lo que significa que saldrá en la zona central de la pantalla, un recuadro que contiene todas las planillas asociadas a un usuario según cada núcleo, facultad, escuela, mención o área. También, en el extremo inferior izquierdo surgirá un registro que indica: el total de planillas registradas, el total de planillas relacionadas y finalmente el total de planillas sin relacionar. Bloque de planillas asociadas Registro de planillas MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas asociadas
MANUAL DE USUARIO SACAN Es necesario que de la lista de planillas asociadas al usuario, se haga clic en el check-box (casilla de selección) vinculado a cada planilla que se requiere actualizar. Seguidamente, se ingresa la cédula del profesor, en la casilla de la parte inferior izquierda, luego presionamos la tecla ENTER y aparecerá el nombre del profesor y su correo electrónico (opcional), Posteriormente, se hace clic en el botón Grabar (ver pantalla 1) y aparecerá un aviso, con un mensaje, notificando que la actualización fue realizada con éxito, se hace clic en el botón Aceptar y listo (ver pantalla 2). Nota: en caso de que al ingresar la cédula del profesor, se muestre un mensaje de error, es porque éste no ha sido registrado en el sistema; entonces se deberá ingresar la cédula del profesor + nombre+ correo electrónico, luego hacer clic en el botón grabar, para cargar los datos del profesor y proceder a realizar alguna modificación. Check-box Bloque de planillas asociadas Pantalla 1 Pantalla 2

Para el caso en que se requiera trabajar con una planilla en específico, se marca la opción: valor único, ubicada en la parte superior izquierda del formulario flotante (ventana); seguidamente ingresamos el número de planilla y se hace clic en el botón: ver información, ubicado en el extremo superior derecho, luego se repite el proceso anteriormente explicado, para ejecutar la modificación respectiva. MANUAL DE USUARIO SACAN

2_B) Anular Planilla. Esta opción de menú, anula una planilla específica, por lo que no aparecerá en ninguna de las alternativas disponibles en sistema. Para anular una planilla, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Archivo y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Anular Planilla.

Bloque de planillas cargadas en sistema
Luego, aparecerá una ventana con un recuadro central, que contiene un bloque de planillas cargadas en sistema y en la parte inferior se muestra otro recuadro con una serie de datos necesarios como: nombre del profesor, ubicación, período, año, código de la materia. (ver pantalla 1). Bloque de planillas cargadas en sistema ( Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Ahora bien, al hacer clic sobre una de las planillas que se requiere anular, ésta se sombreará e inmediatamente se mostrará en la parte inferior izquierda del recuadro que las contiene, el código de la planilla seleccionada resaltado en rojo y seguidamente aquellos datos aunados al profesor adscrito a la misma. Posteriormente, se hace clic en el botón Anular e inmediatamente el sistema procederá a invalidar dicha planilla.

Consecutivamente, el sistema mostrará un primer mensaje (ver pantalla 1), si el usuario esta de acuerdo se hará clic en el botón Sí , luego el sistema mostrará un segundo mensaje, notificando que la planilla ha sido anulada (ver pantalla 2). (Pantalla 2) (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas anuladas
Ahora bien, para ver un reporte de las planillas que han sido anuladas, basta con hacer clic en el botón: imprimir anulación y el sistema mostrara el bloque de planillas que han sido anuladas y su respectiva descripción como: código de la planilla, cédula del profesor, nombre del profesor, código de la materia, descripción de la materia y fecha de anulación. Seguidamente se selecciona la planilla a imprimir, se hace clic en el botón Seleccionar y finalmente, el sistema procederá a imprimir una constancia de anulación. Bloque de planillas anuladas Planilla a imprimir MANUAL DE USUARIO SACAN

Para imprimir una planilla (constancia de anulación), basta con hacer clic en el botón imprimir, aparecerá un formulario con una serie de opciones a configurar para la impresión de reportes o planillas anuladas (ver pantalla 1). Se puede hacer clic en el botón Vista Previa (para ver una muestra del documento que saldrá impreso) o hacer clic directamente en el botón Imprimir. (ver pantalla 2) (Pantalla 1) Planilla Anulada. (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

2_C) Carga Definitiva de Notas. Esta opción de menú, transfiere al Sistema SADIA, todas las planillas transcritas a través de SACAN. Para hacer la carga definitiva de notas, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Archivo y seleccionar del menú desplegable la alternativa: carga definitiva de notas. MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas Transcritas
Aparecerá una ventana, con todas las planillas que han sido previamente transcritas y que serán cargadas en el sistema SADIA, luego se selecciona una planilla cualquiera haciendo clic sobre ella y seguidamente, se hace clic en el botón: Procesar, para cargar las notas respectivas de la base de datos SACAN a la base de datos SADIA. Bloque de planillas Transcritas MANUAL DE USUARIO SACAN

3) Configuración. La opción: configuración es utilizada, para cuando se requiere actualizar los datos de alguna autoridad universitaria, tales como: Director de Escuela o Secretario Docente y reflejar tales cambios en la planilla impresa, que se mostrará mas adelante. 3_A) Configuración Personal. Se ha de configurar la planilla de la siguiente manera: basta elegir de la barra de menú, la opción configuración y seleccionar del menú desplegable la alternativa: configuración personal. MANUAL DE USUARIO SACAN

A continuación se muestra una pantalla que contiene datos según una determinada ubicación, incluyendo aquellos datos que se requiere modificar como es el caso del Director Docente o Secretario Docente, según sea el caso. Para eso, hacemos clic en los campos (casillas) respectivos, se procede a ingresar los nuevos datos y finalmente se hace clic en el botón guardar. Casillas a modificar. MANUAL DE USUARIO SACAN

Planilla. Vemos como en la parte inferior de la planilla impresa, se muestra los datos que se han configurado o modificado previamente, a través de la opción: configuración personal.

Seleccionar Escuela, haciendo clic con el Mouse
3_B) Ubicación General. Para trabajar con una ubicación, bien sea, núcleo, facultad, escuela, mención o área (dependiendo el alcance que se le haya habilitado al usuario), solo basta elegir de la barra de menú, la opción: Configuración y seleccionar del menú desplegable la alternativa: ubicación general. Inmediatamente aparecen todas las facultades, escuelas, etc. adscritas a una determinada ubicación. En este caso particular, que a continuación se muestra (ver pantalla 1), Se ingresó a la Facultad de Ciencias y allí aparecen todas las escuelas asociadas a ésta, como: Matemáticas, Física, Química, Biología , etc. Luego se selecciona, aquella escuela de la cual se requiere generar algún reporte o hacer una consulta haciendo clic con el Mouse sobre ésta y finalmente se hace clic en el botón Seleccionar. Nota: Como se puede apreciar, este procedimiento funciona como un filtro para obtener información mas especifica sobre aquello que el usuario requiera consultar dependiendo el alcance. Seleccionar Escuela, haciendo clic con el Mouse (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

N° de copias establecidas
3_C) Número de Copias. Para sacar el número de copias de la planilla que se requiere imprimir, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Configurar y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Número de Copias. Seguidamente, se muestra una pantalla con la Facultad adscrita al usuario solicitante y el número de copias estándar a generar, preestablecidas en sistema por cada Facultad, para su distribución en las diferentes dependencias. Sin embargo, éste número podrá estar sujeto a cambios por el usuario, según sea su necesidad. Finalmente, se hace clic en el botón Aceptar. Facultad N° de copias establecidas MANUAL DE USUARIO SACAN

4) Planilla. 4_A) Transcribir Planilla. Esta opción de menú, esta destinada a la transcripción de planillas, la cual debe ser realizada exclusivamente por el profesor que impartió el curso. Para transcribir una planilla, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Planilla y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Transcribir Planilla (ver pantalla 1); seguidamente el profesor deberá introducir su número de cédula (ver pantalla 2) y hacer clic en el botón Aceptar. (Pantalla 1) (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas a transcribir
Seguidamente, aparecerá una pantalla con un bloque de planillas por transcribir asociadas al número de cédula de determinado profesor y una serie de datos de identificación de la misma como: n° de planilla, materia, código, sección, turno y período; así como también unos botones de acción: no transcritas, transcritas, seleccionar y cerrar, ubicados en la parte inferior del formulario (pantalla). Ahora bien, para transcribir una planilla, se puede hacer doble clic sobre el número de planilla (Ej: Z999888) que se requiere transcribir o hacer un clic en el botón Seleccionar. Y esto nos llevara a otra pantalla que se muestra a continuación: Bloque de planillas a transcribir Botones de acción MANUAL DE USUARIO SACAN

Aquí aparecen todos los alumnos asociados a la planilla previamente seleccionada (ver pantalla 1) , con sus respectivos números de cédula y nombres, para entonces, realizar la carga de notas y ésto es como sigue: Se hace clic en cada casilla de la columna Nota, se ingresa la nota (tomando en cuenta que acepta 2 caracteres), finalmente se hace clic en el botón Descargar y luego aparecerá un mensaje notificando que las notas transcritas no podrán modificarse (ver pantalla 2). (Pantalla 1) Finalmente, al hacer clic en el botón Si el sistema procederá a realizar la captura de notas y emitirá una planilla impresa, para finalizar el proceso de transcripción. (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Ahora bien, si todas las planillas han sido transcritas en el sistema, al ingresar el número de cédula y hacer clic en el botón Aceptar ( ver pantalla 1), aparecerá un mensaje notificando que todas las planillas están transcritas (ver pantalla 2) entonces, se hace clic en el botón Aceptar. (Pantalla 1) (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Luego aparecerá un formulario con todas aquellas planillas que han sido procesadas previamente y cuyo número estará resaltado en rojo ( si, no han sido enviadas a SADIA) o resaltado en verde ( si, ya han sido enviadas a SADIA). Entonces, el profesor podrá ver el detalle de cada una, haciendo clic con el Mouse sobre aquella de la cual requiera consultar información. Posteriormente, una vez seleccionada la planilla, se hace clic en el botón Transcritas y luego en el botón Seleccionar (ver pantalla 3). Se mostrará otra ventana que contiene los alumnos adscritos a ésta, pero, con la salvedad, de que no se podrá modificar su contenido; es decir, que únicamente se podrá hacer consultas, como se muestra a continuación (ver pantalla 4). (Pantalla 4) N° de Planilla (Pantalla 3)

Para imprimir una planilla, basta con hacer clic en el botón imprimir (ver pantalla 1), aparecerá un formulario con una serie de opciones a configurar para la impresión de reportes o planillas transcritas. Se puede hacer clic en el botón Vista Previa (para ver una muestra del documento que saldrá impreso) o hacer clic directamente en el botón Imprimir. (ver pantalla 2). (Pantalla 1) (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Planilla Transcrita.

4_B) Guardar en Excel. Esta opción de menú, genera las planillas a ser transcritas en formato Excel, ya sea de un profesor específico o de todas aquellas a las cuales tiene acceso el usuario. Para guardar una planilla en la aplicación de Excel, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Planilla y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Guardar en Excel. Nota: Guardar planillas en Excel es una opción creada, para que cada profesor pueda acceder a la aplicación, trabajar y guardar cada planilla asociada a éste en formato Excel y para su posterior descarga en el sistema SACAN. MANUAL DE USUARIO SACAN

Existen dos maneras de guardar planillas en Excel: 1) Al ingresar el número de cédula del profesor en el campo Cédula: Si se introduce un número de cédula cualquiera asignado a un profesor, en la casilla ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla y se presiona la tecla Enter, el sistema mostrará todas las planillas asociadas a dicho profesor. (ver pantalla 1); Posteriormente, si se hace clic en el botón Guardar, se mostrará una ventana (ver pantalla 2),que le conducirá a darle una ubicación factible al archivo a través de la opción: Guardar en, ubicada en el extremo superior izquierdo del formulario , haciendo clic en la flecha del recuadro y seleccionando del menú desplegable una opción cualquiera, quedará dispuesta una posición donde se quiere guardar la información. Posteriormente en el recuadro Nombre, que está en la parte inferior izquierda de la misma ventana, se asignará al archivo, como nombre de archivo, el número de cédula correspondiente al profesor. Finalmente se hará clic en el botón Guardar y listo (Pantalla 1) (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de Planillas Asociadas.
MANUAL DE USUARIO SACAN 2) Utilizar la Opción Generar Todas: al marcar el check-box Generar Todas, ésto es, cuando se requiere grabar en Excel todas aquellas planillas de una Ubicación asociadas a un usuario en particular y según el alcance que se le haya establecido (ver pantalla 1) ; de esta manera podrán ser cargadas y distribuidas todas las planillas, según el Administrador de Sistema, para eso, se hace clic en el botón Guardar y se repite el procedimiento anteriormente explicado (ver pantalla 2). Bloque de Planillas Asociadas. (Pantalla 2) (Pantalla 1)

4_C) Cargar Planillas desde Excel. Esta opción de menú, descarga al Sistema SACAN, todas las planillas que fueron cargadas en formato Excel. Para cargar desde Excel una planilla, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Planilla y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Cargar desde Excel. MANUAL DE USUARIO SACAN

A continuación, saldrá una ventana que le conducirá a abrir un archivo a utilizar, para que desde allí, el Administrador pueda cargar las planillas en sistema. De principio, basta con hacer clic en el botón Abrir (ver pantalla 1). Emergerá una pantalla, que le llevará a recuperar el archivo a través de la opción Buscar en, se hace clic en la flecha del menú desplegable, ubicada en la parte superior derecha y se selecciona el archivo, donde fue guardada dicha información. Posteriormente, en el recuadro Nombre ubicado en la parte inferior de la pantalla, aparece automáticamente el nombre que le asignamos al archivo a utilizar, luego se hace clic en el botón Abrir (ver pantalla 2). y finalmente en el botón Aceptar del formulario que contiene el mensaje de notificación y listo (ver pantalla 3). (Pantalla 1) (Pantalla 2) (Pantalla 3) clic MANUAL DE USUARIO SACAN

Para, 4_D) Enviar Planillas A La Web o 4_E) Descargar Planillas Desde La WEB, el usuario debe acceder al Manual De Usuario SACAN _Web, donde se le facilitara una serie de instrucciones a seguir para realizar este proceso. MANUAL DE USUARIO SACAN

4_D) Enviar Planillas A La Web
MANUAL DE USUARIO SACAN 4_D) Enviar Planillas A La Web Es una función creada para enviar a la WEB planillas, a través de dos alternativas; bien sea, todas aquellas planillas asociadas a un profesor (ver pantalla 1) o todo un bloque de planillas adscritas a determinada ubicación y relacionadas a varios profesores de la misma. ( ver pantalla 2). ver pantalla 2 ver pantalla 1 41

4_E) Descargar Planillas Desde La WEB
MANUAL DE USUARIO SACAN 4_E) Descargar Planillas Desde La WEB Es una función creada para descargar desde la WEB planillas, con la finalidad de cargarlas en SACAN. ( ver pantalla 1). Luego, hacemos clic en el botón descargar (ver pantalla 2), donde aparecerá el bloque de planillas solicitadas. Bloque de planillas que van a ser descargadas de la WEB, para ser cargadas en SACAN. 42

4_F) Verificar Código de Barras
MANUAL DE USUARIO SACAN 4_F) Verificar Código de Barras Es una función creada (ver pantalla 1), para que el reporte emitido por SACAN WEB, de todas aquellas planillas transcritas con un código de barra, sean leídas y registradas en sistema, a través de un lector de código de barra, que luego las irá reflejando progresivamente en la siguiente pantalla. (ver pantalla 2) Luego, haciendo clic en el botón: procesar, el usuario tendrá la opción de imprimir o no tales planillas, además de hacer constar que dicho profesor hizo acto de presencia. Ingresar N° de planilla (ver pantalla 1) (ver pantalla 2) 43

5) Consultas. 5_A) Consultas Planillas por Profesor. Para que un profesor haga la consulta de una planilla, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Consultas y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Planillas por Profesor. MANUAL DE USUARIO SACAN

Para ingresar la cédula del profesor
Consecutivamente, aparecerá una ventana con un recuadro (campo) en la parte superior izquierda, para ingresar la cédula del profesor. Seguidamente, en la parte inferior se muestra otro recuadro con una serie de columnas (campos), con datos descriptivos de la planilla como: año, período, n° de planilla, materia, código, sección y turno. Finalmente, en la parte inferior de la pantalla se muestra una serie de botones de acción, como: cargadas, transcritas, enviadas, anuladas, imprimir y cerrar, los cuales permitirán al usuario la facilidad de ingresar a diferentes procesos para ejecutar progresivamente cada procedimiento. Botones de acción Datos de la planilla Para ingresar la cédula del profesor MANUAL DE USUARIO SACAN

Ahora bien, hagamos un recorrido por cada una de las opciones que nos ofrecen los botones de acción: A) Botón Cargadas: al ingresar un número de cédula cualquiera de un profesor, como en el siguiente ejemplo: C.I y hacer clic con el Mouse en el botón Cargadas, se muestra una lista de todas aquellas planillas que no han sido previamente transcritas por el profesor. (ver pantalla 1) Ingresar n° de cédula del profesor Bloque de planillas cargadas en sistema MANUAL DE USUARIO SACAN

En el caso, de que todas las planillas ya han sido transcritas (enviadas a SADIA) como en el siguiente ejemplo: C.I , se mostrará un mensaje notificando que: “ no existe información de las planillas cargadas”. Luego, se hará clic en el botón Aceptar. (ver pantalla 1 y 2). Pantalla 1 Pantalla 2 MANUAL DE USUARIO SACAN

B) Botón Transcritas: para consultar aquellas planillas transcritas, basta con ingresar un número de cédula cualquiera de un profesor, como en el siguiente ejemplo: C.I y hacer clic con el Mouse en el botón Transcritas, se mostrará una lista de todas aquellas planillas que han sido transcritas, con sus respectivos datos como: n° de planilla, materia, código, sección, turno y fecha de transcripción. (ver pantalla 1). ( Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

C) Botón Enviadas: para consultar aquellas planillas que han sido enviadas al sistema SADIA, basta con ingresar un número de cédula cualquiera de un profesor, como en el siguiente ejemplo: C.I y hacer clic con el Mouse en el botón Enviadas, se mostrará una lista con las planillas respectivas y con los datos que se muestra a continuación, tales como: n° de planilla, materia, código, sección, turno y fecha de envío. (ver pantalla 1). Pantalla 1 MANUAL DE USUARIO SACAN

Bloque de planillas anuladas
D) Botón Anuladas: aquí se muestra todas las planillas vinculadas a un profesor y que han sido anuladas, basta con ingresar su número de cédula, como en el siguiente ejemplo: C.I y hacer clic con el Mouse en el botón Anuladas, se mostrará una lista de todas las planillas anuladas, con sus respectivos datos como: n° de planilla, materia, código, sección, turno y fecha de anulación; en caso contrario, se mostrará un mensaje notificando que: “ no existe información de las planillas anuladas”, (ver pantalla 1 y 2). Pantalla 1 Pantalla 2 Bloque de planillas anuladas MANUAL DE USUARIO SACAN

E) Botón Imprimir: Para imprimir una planilla, basta con hacer clic en el botón imprimir, aparecerá un formulario con una serie de opciones a configurar para la impresión de planillas según sea el caso: cargadas, transcritas, enviadas o anuladas. Se puede hacer clic en el botón Vista Previa (para ver una muestra del documento que saldrá impreso) o hacer clic directamente en el botón imprimir. MANUAL DE USUARIO SACAN

Muestra de Planillas Cargadas por Profesor
MANUAL DE USUARIO SACAN

Muestra de Planillas Transcritas por Profesor

Muestra de Planillas Enviadas (transcritas) por Profesor

5_B) Porcentaje (%) Grafico de Planillas. Para consultar el porcentaje (%) grafico de planillas, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Consultas y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Porcentaje (%) Gráfico de Planillas ( ver pantalla 1). (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Seguidamente, aparecerá una ventana con 3 casillas (campos) en la parte superior izquierda, para ingresar la ubicación habilitada a un profesor, año a establecer para la consulta y período académico. (ver pantalla 1). Luego al llenar tales campos, presionamos la tecla ENTER y obtendremos una ventana como sigue: (ver pantalla 2). Pantalla 1 MANUAL DE USUARIO SACAN

Claramente, se muestra una figura en forma de circulo, en el extremo derecho de la pantalla que muestra a través de particiones en diferentes colores los porcentajes (%) relacionados con las planillas relacionadas a una ubicación en especifico, según se muestra en la leyenda que aparece en el extremo izquierdo. Vemos entonces, como hay un porcentaje de planillas pendientes, transcritas y cargadas definitivamente. El objetivo de crear esta opción es poder llevar un control estadístico de las mismas y hacer un seguimiento mas efectivo y eficaz del sistema en cuestión, para mejorar su rendimiento. Pantalla 2 Leyenda MANUAL DE USUARIO SACAN

Imprimir: para imprimir una planilla, basta con hacer clic en el botón imprimir, aparecerá un formulario con una serie de opciones a configurar para la impresión de planillas transcritas. Se puede hacer clic en el botón Vista Previa (para ver una muestra del documento que saldrá impreso) o hacer clic directamente en el botón imprimir. Entonces, se obtendrá un reporte impreso que refleja el porcentaje de las planillas que han sido transcritas en sistema, tal como se muestra a continuación: MANUAL DE USUARIO SACAN

Leyenda MANUAL DE USUARIO SACAN

5_C) Planillas con Error. Para consultar las planillas que arrojaron error en su procesamiento, solo basta elegir de la barra de menú, la opción Consultas y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Planillas con Error. ( ver pantalla 1). Nota: cuando una planilla da error, a la hora de ser cargada en forma definitiva al sistema, puede obedecer a las siguientes causas: 1) La planilla ya ha sido cargada en SADIA, 2) se borró una línea de la planilla en SADIA, 3) La planilla está borrada en SADIA. MANUAL DE USUARIO SACAN

6) Reportes. 6_A) Planillas Faltantes. Es una opción creada, con el objetivo de generar un reporte, que proyecte la cantidad de planillas que aún no han sido transcritas por el profesor en sistema y a las cuales se les hace un seguimiento para fines administrativos, de allí su importancia. Para determinar cuántas y cuáles planillas no han sido transcritas o se encuentran en estatus faltante, basta elegir de la barra de menú, la opción Reportes y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Planillas Faltantes. (ver pantalla 1). (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Seguidamente, aparecerá un formulario con una lista de la Ubicación (núcleo, facultad, escuela, mención o área), dependiendo el alcance establecido al usuario en el sistema y de donde se requiere filtrar una determinada planilla. Para eso, se selecciona la ubicación, en este ejemplo: ubicación y luego se hace clic en el botón seleccionar. (ver pantalla 2) Posteriormente, se mostrará una ventana, con una serie de opciones a configurar para la impresión de planillas faltantes. Se puede hacer clic en el botón Vista Previa (para ver una muestra por pantalla del documento que saldrá impreso) o hacer clic directamente en el botón imprimir. (ver pantalla 3). (Pantalla 2) (Pantalla 3) MANUAL DE USUARIO SACAN

Planillas sin asignación Planilla asignada, pero sin carga de notas
Consecuentemente, el sistema ha de generar el reporte solicitado: Las Planillas Faltantes, donde se puede apreciar detalles como: planillas no asignadas a un profesor, o en su lugar, podría estar asignada, pero aún así sigue apareciendo en la lista de planillas faltantes. La razón a considerar en ésta última es que, el profesor no ha hecho la carga de notas respectivas; por lo que se debe realizar previamente el procedimiento de carga de notas y listo. Planillas sin asignación Planilla asignada, pero sin carga de notas MANUAL DE USUARIO SACAN

6_B) Alumnos en Planilla. Es una opción creada, para visualizar o imprimir una planilla específica, haciendo uso del N° de planilla. Para eso, basta elegir de la barra de menú, la opción Reportes y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Alumnos en Planilla. (ver pantalla 1). ( Pantalla 1) Luego, en la ventana que se muestra, se ingresará el número de planilla, como por ejemplo: planilla Nº F y se hace clic en el botón Imprimir, para que el sistema muestre los alumnos inscritos en la misma. (ver pantalla 2 y 3) (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

Muestra de los Alumnos en Planilla
Bloque de Alumnos N° de planilla Muestra de los Alumnos en Planilla MANUAL DE USUARIO SACAN

6_C) Planillas por Fecha. Es una opción creada, para filtrar todas aquellas planillas dependiendo de su estatus, en un período (fecha) determinado. Para eso, basta elegir de la barra de menú, la opción Reportes y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Planillas Por Fecha. (ver pantalla 1). (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Inmediatamente, se mostrará una ventana que le permitirá al usuario generar un breve reporte de todas aquellas planillas que han sido: cargadas, transcritas, enviadas o anuladas, en un tiempo determinado. Para eso, al seleccionar una opción, haciendo clic en el radio botton (botón de selección) del recuadro ubicado en la parte izquierda del formulario, el cual contiene los tipos de planillas que existen; seguidamente, al ingresar las fechas en formato día, mes y año ( desde – hasta ) del período que se requiere consultar y finalmente, al hacer clic con el Mouse en el botón Ubicación o en el botón Imprimir situados en la parte inferior de la pantalla, el usuario, podrá obtener la información deseada. Veamos el siguiente ejemplo: (ver pantalla 2). Si se requiere generar un reporte de todas aquellas planillas cargadas, durante el período comprendido desde: El 01/01/2007 hasta el 01/12/2007. Se hace clic en la opción Cargada y se ingresa el periodo de las fechas. Luego se hace clic en el botón Ubicación (para ver únicamente la ubicación, según el alcance) o también se puede hacer clic en el botón Imprimir para obtener el reporte impreso mas amplio . Tal como se muestra mas adelante. (ver pantallas 3 y 4). Nota: para generar otros reportes, se procede de igual forma. (Pantalla 2) MANUAL DE USUARIO SACAN

(Pantalla 3) (Pantalla 4) Al Seleccionar el botón Ubicación, se obtiene: Al Seleccionar el botón Imprimir, se obtiene:

6_D) Alumnos por Cédula. Es una opción creada, para buscar a un alumno ingresando únicamente su número de cédula y obtener datos concernientes a las materias y notas asignadas al mismo. Para eso, basta elegir de la barra de menú, la opción Reportes y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Alumnos Por Cédula. (ver pantalla 1). (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

Datos Importantes del Estudiante.
Ahora bien, ésta alternativa sirve para que de una forma más específica y directa el sistema filtre datos claves del estudiante, tales como: n° de planilla, materia, nota, código, sección, turno, año y período, los cuales son importantes para llevar a cabo un mejor control administrativo. A continuación, veamos un ejemplo para ilustrar el procedimiento a seguir. Si se requiere filtrar los datos de un alumno en específico, se ingresa el número de cédula de éste en la casilla ubicada en la parte superior izquierda del formulario que se muestra, por ejemplo: cédula nº ; luego se hace clic con el Mouse en el botón Buscar e inmediatamente aparecerá un recuadro con el nombre del Estudiante y en la parte inferior una tabla con los datos de las materias y notas vinculadas al mismo (ver pantalla 1). (Pantalla 1) Datos Importantes del Estudiante. MANUAL DE USUARIO SACAN

Posteriormente, se hace clic con el Mouse en el botón Imprimir y el sistema generará la planilla que se muestra a continuación. (ver pantalla 2). (Pantalla 2) Cédula del Alumno

5) Reportes Imprimir Planillas Web. 6) Reportes Exportar Datos.
MANUAL DE USUARIO SACAN Para, 6_E) Imprimir Planillas Web (ver pantalla 1) o 6_F) Exportar Datos (ver pantalla 2), el usuario debe comunicarse con DITICLUZ, donde se le facilitara una serie de instrucciones a seguir para realizar este proceso. 5) Reportes Imprimir Planillas Web. 6) Reportes Exportar Datos. (Pantalla 1) (Pantalla 2)

Opción: Sistema 7) Sistema. Es una opción que para fines del usuario, se encuentra deshabilitada, ya que está dispuesta para uso exclusivo del Equipo De Desarrollo Y Sistemas Tecnológicos De L.U.Z. MANUAL DE USUARIO SACAN

8) Ayuda. 8_A) Ayuda del Sistema. Es una opción creada para que el usuario pueda obtener una ayuda paso a paso acerca del SACAN (Sistema Automatizado de Carga de Notas). Para eso, basta elegir de la barra de menú, la opción Ayuda y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Ayuda del Sistema .(ver pantalla 1). (Pantalla 1) De esta manera, se podrá acceder al Manual de Usuario SACAN, que se mostrará a continuación, el cual ha sido diseñado bajo una estructura iterativa de orientación al usuario que le permitirá no solo, interactuar con el sistema de forma amigable sino también ejecutar una serie de procesos y procedimientos muy completos; gracias a la gama de ilustraciones mostradas para ayuda del mismo. MANUAL DE USUARIO SACAN

8_B) Acerca de SACAN. Es una opción creada para informar al usuario sobre las bondades del sistema SACAN ( Sistema Automatizado de Carga de Notas). Para eso, basta elegir de la barra de menú, la opción Ayuda y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Acerca de SACAN. (ver pantalla 1 y 2). (Pantalla 1) MANUAL DE USUARIO SACAN

SACAN MANUAL DE USUARIO SACAN
SACAN es un Sistema De Información Automatizado Para La Carga De Notas; soportado en una arquitectura cliente – servidor, pero orientado al traslado de sus aplicaciones informáticas hacia la tecnología WEB, que le brinda la posibilidad de preservar las propiedades de la aplicación original, una buena interfaz con el usuario y por consiguiente accesibilidad a los contenidos del mismo, manteniendo así sus funcionalidades. Además, su estructura de diseño ofrece una serie de pantallas, menús simplificados y botones de acción, que le permite al profesor ya sea éste principiante o avanzado acceder y hacer un recorrido muy interesante, por las diferentes opciones establecidas, para encontrar información de manera muy fácil y rápida; bien sea, si se haya en la búsqueda de datos concretos o si desea explorar las alternativas disponibles. El módulo de sistema que está dirigido al personal docente, contiene información útil y fácil de entender, gracias a una serie de instrucciones elaboradas de forma clara y detallada. Técnicamente, esta diseñado bajo un alto grado se seguridad que ofrece al usuario confiabilidad, así como también, un alto rendimiento dado por los recursos informáticos que posee, como el acceso a la Web, y finalmente una plataforma de hardware robusta que compone la Intranet, garantizando así su buen funcionamiento. MANUAL DE USUARIO SACAN Pantalla 2

9) Ventana. Es una alternativa creada para que el usuario tenga la facilidad de movilizar las diferentes vistas de las pantallas o formularios, en forma de: mosaico, horizontal, vertical o cascada en el espacio de su escritorio y facilitar visualmente la secuencia de los procedimientos a realizar. 9_A) Organizar Ventana. Para organizar ventanas, basta elegir de la barra de menú, la opción Ventana y seleccionar del menú desplegable la alternativa: Organizar Ventanas. (ver pantalla 1 y 2). MANUAL DE USUARIO SACAN

Opción Salir 10) Salir. Para salir del sistema SACAN ( Sistema Automatizado de Carga de Notas), basta elegir de la barra de menú, la opción Salir haciendo clic con el Mouse y de ésta manera se cerrará la sesión definitivamente con el sistema. MANUAL DE USUARIO SACAN

III) Conclusión. Como conclusión, se podría decir que SACAN, es un sistema de Información que tiene su base en una estructura de diseño muy completa de manejo de Base de Datos, la cual permite llevar a cabo el procesamiento y almacenamiento de grandes volúmenes de información en tiempo real, bajo lineamientos claramente establecidos, para manejo de seguridad en los sistemas y ofrecer al usuario no solo confiabilidad, sino también, calidad de servicio. MANUAL DE USUARIO SACAN

Sistema Automatizado para Carga de Notas

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