GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 1 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS ALTA DIRECCIÓN CLIENTE GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE * Proyectos.

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1 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 1 GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS ALTA DIRECCIÓN CLIENTE GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CLIENTE * Proyectos relacionados con la realización de productos (subprogramas 61, 63, 64, 65, 67, 68 y 71) INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO SECUENCIA E INTERACCIONES DEL PROCESO: RECURSOS HUMANOS PLANEACIÓN DE RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO RECURSOS HUMANOS INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS ANÁLISIS DE RESULTADOS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN SERVICIOS EXTERNOS PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO 3 PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE INFORMES DE AUDITORÍAS PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS RECURSOS HUMANOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL ALTA DIRECCIÓN LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL * 2 Cambios en el proceso DIAGRAMA DE FLUJO ASPECTOS GENERALES MEDICIÓN DE EFICACIA COMPETENCIA DE RECURSOS HUMANOS RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES PUNTOS DE CONTROL INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS DOCUMENTOS Y REGISTROS EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO REGISTRO DE PROYECTO AUTORIZADO SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS ANEXO TÉCNICO SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS INFORMES DE AVANCE INFORMES DE AVANCE EJECUCIÓN INFORMES TÉCNICOS PARCIALES Y FINAL Y PRODUCTOS ESPECÍFICOS DISEÑO (cuando aplique) DISEÑO (cuando aplique) SEGUIMIENTO DEL PROYECTO PRODUCTO NO CONFORME REPROGRAMACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ANEXO TECNICO CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO REVISIÓN DE PRODUCTOS SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS (ORDENES DE FACTURACIÓN) SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS (ORDENES DE FACTURACIÓN) PRODUCTO LIBERADO Y VALIDADO 100% AVANCE DEL PROYECTO CIERRE DEL PROYECTO ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN REGISTRO DE BAJA INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO RECURSOS HUMANOS FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE LABORATORIO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS CONSTANCIAS DE ACEPTACIÓN O DISCREPANCIAS O CAMBIOS DE ALCANCE BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS SERVICIO INTERNO PRESTADO SERVICIOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL ENTREGA DE TRABAJOS INTFRAESTRUCTURA DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL SERVICIO DE LABORATORIO PRESTADO 1 RECURSOS HUMANOS PERSONAL COMPETENTE CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO INTEGRACIÓN DE RESULTADOS DEFINICIÓN DE PROYECTOS ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE ENCUESTA RAPIDA AL CLIENTE

2 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 2 Objetivos de la calidad a los que contribuye: a) Identificar y satisfacer las necesidades de nuestros clientes, superar sus expectativas y mantenerse como una institución de excelencia en investigación y desarrollo tecnológico. e) Utilizar los recursos humanos, materiales y financieros, dentro del marco normativo y de eficiencia. f)Lograr y mantener en el personal una cultura de protección del medio ambiente. g)Mantener y mejorar la seguridad y salud de sus empleados. Propósitos del proceso: Lograr la satisfacción del cliente realizando los proyectos sin exceder los recursos asignados, terminándolos oportunamente, satisfaciendo las condiciones para lograr la facturación programada y además, cumplir con el programa de publicaciones y registros de propiedad intelectual. Requisitos del MGI relacionados: 5.4.2 Planificación del SGI relacionado con los aspectos ambientales y la Identificación de peligros y evaluación de riesgos 6 Gestión de recursos 7 Realización del producto 8.1. a) Demostrar la conformidad del producto 8.2.1 Satisfacción del cliente 8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3.1 Control del producto no conforme 8.4 Análisis de datos 8.5.2 Acciones correctivas y preventivas Inicio del proceso: 1ero. enero Terminación del proceso:31 diciembre Responsables operativos: Jefe de Proyecto, Gerente, Director de División. Responsable del proceso:Director de división técnica nombrado por el Director Ejecutivo ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO:

3 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 3 [ 1][ 1] Cuando el cliente no conteste por escrito, el Director de División estimará la calificación. [2][2] Este indicador se puede calcular para proyectos individuales con objeto de análisis. Para calcular el índice de eficacia se calcula para todos los proyectos de la gerencia cuyo caso el costo presupuestado inicial del anexo técnico es la suma de los costos presupuestados para los proyectos. Lo mismo aplica al costo real. En todos los casos se consideran únicamente costos directos. [3][3] Fecha de término del proyecto se define en el informe de proyecto concluido. Periodo de evaluación anual INDICADOR DESCRIPCIÓN DEL INDICADOR CÁLCULO DEL INDICADOR A Meta 90% Porcentaje de los proyectos evaluados en los que el cliente considera que todas las expectativas fueron alcanzadas o rebasadas Número de cuestionarios evaluados por el cliente sin expectativas no alcanzadas / Número de cuestionarios evaluados [1] B Meta 60% Índice de costo [2] No. proys con (costo real/costo programado) en rango de 0.8 a 1 / No. total de proys] X 100 C Meta 90% Índice de facturación (Facturación real / facturación programada) * 100, evaluados para los proyectos concluidos en el periodo D Meta 80% Terminación oportuna de proyectos (No. proys con (duración real/duración programada) en rango de 1 a 1.2 / No. total de proys) X 100 PONDERACIONES%CALCULO DE LA EFICACIA DEL PROCESO Ponderación de la satisfacción del cliente (PSC) 40 Eficacia GP = PSC* (A / meta de A) + PIC * (B / meta de B) + PIF * (C / meta de C) + PTO * (D / meta de D) Ponderación del índice costo (PIC) 20 Ponderación del índice de facturación (PIF) 20 Ponderación de la terminación oportuna de proyectos (PTO) 20 Nota: Los valores específicos para las metas relacionadas con los indicadores, son definidas por la alta dirección. MEDICIÓN DE EFICACIA DEL PROCESO:

4 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 4 COMPETENCIA DE LOS RECURSOS HUMANOS: DIRECTOR DE DIVISION: Doctorado en alguna disciplina técnica, científica o preparación y experiencia equivalentes Haberse desempeñado como investigador autónomo Experiencia mínima de 10 años en dirección de grupos de investigación Experiencia en administración de recursos humanos, materiales y financieros Capacidad para hacer presentaciones, tanto técnicas como de divulgación Liderazgo GERENTE: Maestría en alguna disciplina técnica o preparación y experiencia equivalentes Facilidad para hacer presentaciones técnicas Habilidad para dirigir personal técnico Experiencia mínima de 5 años en actividades de investigación o de ingeniería Contar con publicaciones nacionales e internacionales de prestigio JEFE DE PROYECTO: Grado de licenciatura o superior Experiencia de haber dirigido al menos un proyecto o haber tomado el curso de dirección de proyectos Especialidad relacionada con el proyecto Más de 40 horas de capacitación en los métodos de administración de proyectos en el IIE INVESTIGADORES Y TÉCNICOS: Las competencias necesarias para el desarrollo del proyecto se verifican por proyecto F-01/P- COC-008 RESPONSABLE DEL PROCESO: Conocer el SGI, así como las normas NMX-CC-9001-IMNC-2008, NMX-SAA-14001-IMNC- 2004 y NMX-SAST-001-IMNC-2008 Tener estudios formales a nivel postgrado, equivalentes al menos a un semestre en administración de proyectos Experiencia mínima de dos años como director de una división técnica

5 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 5 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: ActividadResponsabilidadesAutoridades PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Distribuye los recursos a los proyectos Gerente Redistribuir los recursos de la gerencia en caso necesario Gerente Solicita, en su caso la contratación de personalAutoriza la contratación de personal Director División Solicita, en su caso, la compra o servicio para la infraestructura necesariaAutoriza la compra o servicio REALIZACIÓN DEL PROYECTOREALIZACIÓN DEL PROYECTO PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO Elabora el anexo técnico del proyecto y el registro de altaJefe de ProyectoAprueba el anexo técnico del proyectoGerente Revisa documentación del proyecto para su alta Gerente y Director de División Autoriza el proyectoDirector División EJECUCIÓN Asigna las actividades del proyecto al personal Jefe de Proyecto Autoriza, en su caso, la contratación de personal, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto Gerente, Director de División Solicita si está prevista, la contratación, capacitación, suministros y servicios para la ejecución del proyecto Controla, en su caso, el bien suministrado por el clienteJefe de Proyecto Elabora, en su caso, el diseño InvestigadorAutoriza el diseñoJefe de Proyecto Revisa y verifica el diseñoInvestigador Realiza las AC, AP o correcciones necesarias en el proyectoInvestigador Revisa el seguimiento de AC o AP que se definan Jefe de Proyecto Autoriza el informe trimestral Gerente, Director División Elabora informe trimestral del proyecto y en su caso, realiza la reprogramación del proyecto Verifica el avance físico y financiero del proyecto, en su caso, que la reprogramación del proyecto esté acordada con el cliente y que, en caso de requerir recursos adicionales, éstos sean consistentes con los recursos de la gerencia. Gerente Analiza las tablas de avance y en caso de desviación, verifica que estén atendidas con correcciones, acciones correctivas, acciones preventivas según sea el caso Director División Elabora informes técnicos parciales o finalJefe de Proyecto Autoriza informes parcialesGerente Autoriza informe técnico final Gerente, Director División REVISIÓN DE PRODUCTOS Revisa la conformidad del producto y en su caso, realiza su liberación. Jefe de Proyecto Autoriza la liberación del producto y su entrega al cliente Gerente Controla en su caso, el producto no conforme y define en su caso, AC o AP SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Realiza, en su caso, la reprogramación del proyecto y actualiza el anexo técnico del proyecto y el registro de cambios Jefe de Proyecto Aprueba anexo técnico del proyecto actualizadoGerente Establece en su caso, nuevo alcance, monto y los términos para modificar el contrato original y elaborar un convenio adicional. Autoriza la documentación del proyecto modificadoDirector División

6 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 6 RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES: ActividadResponsabilidadesAutoridades REALIZAC.PROYECTOREALIZAC.PROYECTO SEGUIMIENTO DEL PROYECTO Solicita la facturación del proyecto conforme a lo programadoJefe de ProyectoAutoriza la facturación Gerente, Director División CIERRE DEL PROYECTO Elabora Informe de proyecto concluido Jefe de Proyecto Autoriza el informe de proyecto concluido Envía a la GED el registro de baja y la documentación para la baja del proyecto Solicita el acta de entrega recepción Encuesta rápida para el cliente Envía cuestionario de evaluación del clienteDirector Ejecutivo Autoriza la baja del proyecto Director Ejecutivo Revisa documentación del proyecto para su bajaGerente Gestión de Proyectos INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS Realiza la evaluación de los proyectosGerente Calcula los parámetros de desempeño del procesoGerente Gestión de Proyectos Autoriza los resultados del cálculo de parámetros de desempeño Director de PyAT ANÁLISIS DE RESULTADOS Evalúa la participación del personal en los proyectos Gerente Autoriza la evaluación del personal en los proyectos Director División Analiza resultados a nivel gerencia Analiza resultados a nivel divisiónDirector División Convoca y dirige las reuniones de su grupo de trabajoResponsable Proceso Propone al director ejecutivo la integración del grupo de trabajo del proceso. Responsable del Proceso Analiza datos del proceso y calcular eficacia Responsable Proceso,Gerente Gestión de Proyectos Solicita información complementaria para el cálculo de los indicadores e índices de desempeño de todas las áreas técnicas del IIE Genera acciones correctivas y preventivas y da seguimiento para la mejorar el desempeño del proceso Gerente, Director División, Responsable Proceso Convoca a los directores de división para la definición de acciones correctivas donde se detecten desviaciones en el desempeño. Revisa periódicamente el proceso, propone mejoras al proceso e implementa mejoras. Gerente, Director División, Responsable Proceso Autoriza las propuestas de cambio del proceso para presentarlas al Comité de Calidad. Estima la capacidad del procesoResponsable Proceso Acuerda con los RP los cambios al proceso, cuando éstos afectan a otros procesos Responsable ProcesoAprueba cambios al proceso o del SGI Comité de Calidad

7 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 7 PUNTOS DE CONTROL DEL PROCESO EN EL AMBITO INSTITUCIONAL: Puntos de Control IndicadoresMétodo de cálculo o mediciónPeriodicidad Proporciona la información Calcula los indicadores Documentos de referencia 1 Informes de avance SPI (Índice de avance físico) CPI (Índice de eficiencia en el costo) SPI = Avance físico real / Avance físico programado Avance financiero = Egreso / Presupuesto CPI = SPI / Avance Financiero Trimestral Jefe de Proyecto Gerencia de Gestión de Proyectos P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales 2 Evaluación preliminar de los proyectos Índice preliminar de satisfacción del cliente Índice preliminar de resultados económicos Proyectos con aceptación total / Proyectos terminados Presupuesto ejercido / Presupuesto programado (Para proyectos terminados) Trimestral Gerentes y Directores de División Gerencia de Gestión de Proyectos I-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido 3 Indicadores preliminares de eficacia del proceso (el periodo de evaluación es del 1ero. de enero a la fecha de evaluación) % de los proyectos obtengan satisfacción total del cliente (SCV) Núm. de proyectos con SCV en el periodo de evaluación / Núm. total de proyectos concluidos en el periodo de evaluación Trimestral Asistente de la dirección ejecutiva Gerencia de Gestión de Proyectos I-DE-003 Envío y Recepción del Cuestionario de Evaluación de Proyectos por parte del Cliente Eficiencia presupuestal (Relación de costo real / costo presupuestado ) *100 Trimestral Gerentes y Directores de División Gerencia de Gestión de Proyectos Sistema de información presupuestal Índice de facturación Facturación real / Facturación programada Trimestral Director de administración y finanzas Gerencia de Gestión de Proyectos Sistema de información presupuestal Terminación oportuna de proyectos (Número de proyectos que terminan en, o antes, de la fecha programada / Número de proyectos que deberían haber terminado a la fecha de evaluación) * 100 Trimestral Jefe de Proyecto Gerencia de Gestión de Proyectos P-COC-007 NOTA: El resultado de la medición de los indicadores de los puntos de control debe, cuando proceda, generar la aplicación de correcciones, acciones correctivas o acciones preventivas

8 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 8 Otros Procesos IIE GG DD REVISA Y APRUEBA ? NO SI PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS CARTERA DE PROYECTOS VIGENTE REALIZA LA PLANEACIÓN DE LOS PROYECTOS RECURSOS HUMANOS PLANES DE DESARROLLO INDIVIDUAL (Investigadores) DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS 1 NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA NECESIDADES DE RECURSOS HUMANOS AJUSTA LAS NECESIDADES DE INFRAESTRUCTURA INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS 10 FORMACIÓN DE RECURSOS HUMANOS LINEAMIENTOS PARA LA PLANEACIÓN DETALLADA Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS ALTA DIRECCIÓN LINEAMIENTOS Y ACCIONES PARA MEJORAR LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Y PARTES INTERESADAS METAS, INDICADORES Y LINEAMIENTOS INFORMACIÓN DE LA OCUPACIÓN DEL PERSONAL EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO EJECUCIÓN DE PROGRAMAS PREVENTIVOS DE SEGURIDAD, SALUD Y PROTECCIÓN AMBIENTAL

9 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 9 Otros Procesos IIE JP GG DD AUTORIZA? NO SI PLANEACIÓN Y FORMALIZACIÓN DEL PROYECTO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS PROPUESTA O DOCTO. EQUIVALENTE ACEPTADO ELABORA O ACTUALIZA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO ANEXO TÉCNICO REVISA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO REGISTRO DE ALTA DEL PROYECTO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS AUTORIZA EL PROYECTO REVISA Y APRUEBA LA DOCUMENTACIÓN DEL PROYECTO APRUEBA? SI RECIBE EL REGISTRO AUTORIZADO Y EN SU CASO SOLICITA AMPLIACIÓN DE TECHO PRESUPUESTAL NO REGISTRO DEL PROYECTO AUTORIZADO 2 INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO SERVICIO INTERNO PRESTADO (CONTRATO FIRMADO O EN TRÁMITE) GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS INTEGRACIÓN DE RESULTADOS 1 SERVICIO INTERNO PRESTADO (ASIGNACIÓN PRESUPUESTAL Y CONTROL) ANEXO TÉCNICO

10 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 10 ASIGNA ACTIVIDADES DEL PROYECTO AL PERSONAL SI ¿ESTA PREVISTA LA CONTRATACIÓN DE PERSONAL O CAPACITACIÓN ESPECÍFICA PARA EL PROYECTO? RECURSOS HUMANOS FORMACIÓN Y CONTRATACIÓN DE RECURSOS HUMANOS EJECUCIÓN 3 NO SI RECIBE NOTIFICACIÓN DEL BIEN NO ADECUADO SI ¿LOS BIENES SON ADECUADOS? NO INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE DE TRABAJO ENTREGA DE TRABAJOS ¿REQUIERE SUMINISTROS Y SERVICIOS? EJECUCIÓN DE OBRAS Y MANTENIMIENTO ELABORA SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIO NO SI PERSONAL COMPETENTE BIENES PROPIEDAD DEL CLIENTE ADQUISICIÓN DE BIENES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EXTERNOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS 2 5 ¿SUMINISTROS Y SERVICIOS CONFORMES? SI NO Cliente Otros Procesos IIE DD, GG JP Investigador ¿PROPORCIONA ALGÚN BIEN DE SU PROPIEDAD? NO SI ELABORA SOLICITUD DE RECURSOS HUMANOS SOLICITUD DE CONTRATACIÓN SOLICITUD DE CAPACITACIÓN ¿EXISTE DENTRO DE LAS ACTIVIDADES DEL PROYECTO, ETAPAS DE DISEÑO? ELABORA DISEÑO, VERIFICA Y CONTROLA CAMBIOS AL DISEÑO DESARROLLO DEL PRODUCTO SI NO PLANEACIÓN Y DEFINICIÓN DE ENTRADAS PARA EL DISEÑO 4 ¿AUTORIZA? NO ¿AUTORIZA? NO SI PRODUCTO ESPECÍFICO Y SU DOCUMENTACIÓN DISEÑO REVISADO Y VERIFICADO SI SUMINISTRO DE BIENES Y SERVICIOS EXTERNOS SERVICIO INTERNO PRESTADO

11 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 11 REVISIÓN DE PRODUCTOS DEFINE CORRECCIÓN, ACCIÓN CORRECTIVA O PREVENTIVA ACCIONES A TOMAR ¿EXISTEN DISCREPANCIAS? RECIBE EL PRODUCTO SI 6 NO ¿AUTORIZA? NO SI 6 Cliente Otros Procesos IIE GG JP INV. 7 ELABORA INFORME INFORME DE AVANCE REVISA EL INFORME APRUEBA? CONTROL DEL PRODUCTO NO CONFORME PRODUCTO NO CONFORME ¿SE LIBERA? NO CONSTANCIA DE ACEPTACIÓN LIBERA EL PRODUCTO PRODUCTO LIBERADO ¿PERIODO PARA REPORTAR AVANCE? ¿PRODUCTO ENTREGABLE AL CLIENTE? VERIFICA CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS 4 ¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN? 4 NO 3 SI NO SI PRODUCTO REVISADO SI NO 9 EJECUCIÓN SI ELABORA INFORME Y ENTREGA DE PRODUCTO INFORME TÉCNICO PARCIAL O FINAL DISEÑO (cuando aplique) ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS 1

12 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 12 Otros Procesos IIE DD GG JP SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 6 SEGUIMIENTO DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO ¿TERMINADO? ¿SE CUMPLEN CONDICIONES DE PAGO? SI SOLICITUD DE FACTURACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN DE SOPORTE INFRAESTRUCTURA Y AMBIENTE PRESTACIÓN DE SERVICIOS INTERNOS AUTORIZA ORDEN DE FACTURACIÓN ELABORA ORDEN DE FACTURACIÓN 100% AVANCE DEL PROYECTO SOLICITUD DE SUMINISTROS Y SERVICIOS (ORDENES DE FACTURACIÓN) NO SI NO 7 ¿ AJUSTES A LA PROGRAMACIÓN? ¿MODIFICACIÓN DE MONTO O PLAZO? AJUSTAR PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO REPROGRAMACIONES GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS DEFINICIÓN ANEXO TÉCNICO ACTUALIZADO NO SOLICITA MODIFICACIÓN AL CONTRATO O UN NUEVO CONTRATO CAMBIOS DE ALCANCE, MONTO O PLAZO NO SI 5 4 8

13 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 13 Cliente Otros Procesos IIE JP GG DD GGP DE VERIFICA LA BAJA DEL PROYECTO CIERRE DEL PROYECTO ¿CORRECTA? NOSI AUTORIZA LA BAJA DEL PROYECTO RECIBE EL REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZADO GESTIÓN DE CARTERA DE PROYECTOS INTEGRACIÓN DE RESULTADOS FIRMA REGISTRO REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO ELABORA INFORME Y REGISTRO DE BAJA SI REVISA INFORMES APRUEBA? NO INFORME DE PROYECTO CONCLUÍDO 9 ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS TRÁMITE DE BAJA DEL PROYECTO REVISA INFORME Y EL REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO REGISTRO DE BAJA DEL PROYECTO AUTORIZA? NO SI 9 8 REVISA CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN SOLICITA ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN ENCUESTA RAPIDA PARA EL CLIENTE

14 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 14 Otros Procesos IIE RP GG DD GGP INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS EVALUACIÓN PRELIMINAR DE LOS PROYECTOS INDICADORES DE EFICACIA DEL PROCESO RECURSOS HUMANOS INTEGRACIÓN Y SEGUIMIENTO DE RECURSOS HUMANOS PARÁMETROS DE DESEMPEÑO DEL PROCESO ALTA DIRECCIÓN MEDICIÓN Y ANÁLISIS INFORMACIÓN SOBRE LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE 3 9 INDICADORES PRELIMINARES DE EFICACIA DEL PROCESO ANÁLISIS DE RESULTADOS IDENTIFICA TENDENCIAS ¿HAY DESVIACIONES? ACCIONES Y PROPUESTAS DE MEJORA CORRECCIONES, ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS 10 NO SI PROPUESTAS DE MEJORA AL SGI ALTA DIRECCIÓN INFORMES DE AUDITORÍAS ANÁLISIS DE RESULTADOS A NIVEL GERENCIA Y DIVISIÓN ANALIZA INDICADORES 2 ANÁLISIS DE RESULTADOS

15 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 15 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Actividad:PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DE PROYECTOSRequisitos MGI: 6 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Distribución de recursos.Sistema de Información Institucional(E) Presupuesto de la gerencia en el SII Necesidades de infraestructura P-RM-103P-RM-103 Elaboración del programa anual de adquisiciones del IIE (E) F-01/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a InversiónF-01/P-RM-103 (E) F-02/P-RM-103 Formato del Programa Anual de Adquisiciones referente a GastoF-02/P-RM-103 Necesidades de contratación P-RL-008P-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado (E) F-01/P-RL-008 Presentación de CandidatosF-01/P-RL-008 Necesidades de capacitación P-COC-015P-COC-015 Elaboración, Ejecución y Seguimiento de los Programas Anuales de Capacitación por Áreas (E) Programa de capacitación PROCAP Actividad:REALIZACIÓN DE PROYECTORequisitos MGI: 6.2.2 d), 6.3, 7.1, 7.2.2, 7.2.3, 7.3, 7.4, 7.5, 7.6, 8.1 a),8.2.1, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5.2 Planeación del Proyecto y Formalización (verificación y autorización) ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Anexo Técnico P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos (R) F-02/P-COC-007 Anexo TécnicoF-02/P-COC-007 Registro de proyecto autorizado(R) F-01/P-COC-007 Registro de proyectoF-01/P-COC-007 Ejecución ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Solicitud de Recursos Humanos P-AJ-002P-AJ-002 Contratación de servicios profesionales P-RL-008P-RL-008 Procedimiento para la contratación de personal no sindicalizado (E) F-01/P-AJ-002 Contrato de prestación de servicios profesionalesF-01/P-AJ-002 (E) F-01/P-RL-008 Presentación de candidatosF-01/P-RL-008 Solicitud de suministros y servicios P-RM-101P-RM-101 Procedimiento para adquisiciones M-AF-001M-AF-001 Manual de Normas Generales para las Comisiones Oficiales, los Viáticos y los Pasajes (E) Solicitud de compra (E) Oficios de comisión Notificación por escrito por parte del cliente (cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe) P-COC-011P-COC-011Procedimiento para Controlar los Bienes Suministrados por el Cliente (R) Nnotificación por escrito con acuse de recibido por el cliente cuando el bien suministrado se dañe, deteriore o extravíe. Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento

16 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 16 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Ejecución ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Diseño y desarrollo P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja interna de los proyectos P-COC-020P-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo y de ser necesario, documento particular de cada área (R) F-02/P-COC-007 Anexo Técnico (Elementos de entrada al diseño)F-02/P-COC-007 (R) F-01/P-COC-020 Control del diseño, revisión, verificación, validación o el definido por el áreaF-01/P-COC-020 (R) F-03/P-COC-020 Control de cambios al diseño o el definido por el áreaF-03/P-COC-020 Control de los dispositivos de seguimiento, medición y prueba M-DE-001M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) o Documento particular de cada área (E) Documento que demuestre la validez de los resultados previos cuando los equipos e instrumentos de medición no se encuentren calibrados (E) Certificado de calibración o documento de verificación del equipo Informes de Avance P-DE-006P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales (R) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyectoF-01/P-DE-006 Informes técnicos parciales y final y productos específicos Guía para la elaboración, edición, registro y distribución de informes técnicos (E) Informes técnicos parciales y final del proyecto Revisión de productos ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Producto liberado M-DE-001M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) Documentos de inspección y prueba de las áreas P-COC-020 Procedimiento de diseño y desarrollo (R) Liberación de producto o F-02/P-COC-020 Liberación del productoF-02/P-COC-020 (R) Constancia de aceptación del producto o su equivalente (R) Registro de validación de actividades de producción y prestación del servicio donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición Producto no conforme P-COC-009P-COC-009 Procedimiento para el control de producto no conforme (R) F-02/P-COC-009 Control de producto no conformeF-02/P-COC-009 P-COC-010P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas (R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventivaF-02/P-COC-010 (R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventivaF-03/P-COC-010 Seguimiento del proyecto ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Reprogramación y actualización del anexo técnico P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la planeación, formalización y baja Interna de los proyectos (R) F-02/P-COC-007 Anexo técnico (actualizado)F-02/P-COC-007 100% Avance del proyecto P-DE-006P-DE-006 Procedimiento para la elaboración de informes trimestrales (E) F-01/P-DE-006 Informe trimestral de proyecto (100% avance)F-01/P-DE-006 Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento

17 GESTIÓN DE PROYECTOS noviembre, 2009 rev. 8 17 DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL PROCESO: Seguimiento del proyecto ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Cambios de alcance, monto o plazo P-COC-008P-COC-008 Procedimiento para convenir, tramitar y formalizar propuestas técnicas (E) Documento en donde se establece el nuevo alcance, monto y los términos en que será modificado el contrato original para la elaboración de un convenio adicional. Ordenes de Facturación P-RF-006P-RF-006 Elaboración de facturas P-RF-153P-RF-153 Facturación interna de subcontratos internos (E) Solicitud por escrito de elaboración o revisión del contrato (E) Solicitud de orden de facturación externa con documentación de soporte (E) Orden de facturación externa autorizada Cierre del proyecto Informe de proyecto concluido I-DE-004I-DE-004 Elaboración y autorización del informe de proyecto concluido (R) F-01/I-DE-004 Informe de proyecto concluidoF-01/I-DE-004 Registro de baja P-COC-007P-COC-007 Procedimiento para la Planeación, Formalización y Baja Interna de los Proyectos (E) F-01/P-COC-007 Registro de proyecto (baja)F-01/P-COC-007 Acta de entrega- recepción P-COC-021 Elaboración de Acta-Entrega Recepción y Encuesta Rápida para el Cliente (R) F-01/P-COC-021 Acta de entrega-recepción o su equivalente Encuesta rápida (E) F-02/P-COC-021 Encuesta rápida al cliente sobre la satisfacción, creación de valor y grado de innovación Actividad:INTEGRACIÓN Y EVALUACIÓN DE RESULTADOS Requisito MGI : 8.4 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Indicadores de eficacia del proceso M-DE-001M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI) (E) Evaluación de los indicadores Parámetros de desempeño del proceso(E) Evaluación de los parámetros de desempeño Evaluación preliminar de los proyectos(E) Tabla de evaluaciones de proyectos concluidos Actividad:ANÁLISIS DE RESULTADOS Requisito MGI : 8.2.4, 8.5.2 ResultadoProcedimiento aplicableRegistro o Evidencia Acciones Correctivas y Acciones Preventivas P-COC-010P-COC-010 Procedimiento para Acciones correctivas y preventivas (E) F-01/P-COC-010 Estado de acciones correctivas y preventivas.F-01/P-COC-010 (R) F-02/P-COC-010 Planteamiento de la acción correctiva y preventivaF-02/P-COC-010 (R) F-03/P-COC-010 Seguimiento y evaluación de la acción correctiva y preventivaF-03/P-COC-010 Propuestas de mejoras al SGIM-DE-001M-DE-001 Manual de Gestión Integrado (MGI)(E) Relación de mejoras propuestas Objetos del conocimientos que deben de ser cargados al Sistema de Gestión del Conocimiento