BENEMERITA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN

Presentación del tema: "BENEMERITA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN"— Transcripción de la presentación:

1 BENEMERITA UNIVERSIDAD AUTONOMA DE PUEBLA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
MATERIA ADMINISTRACION DE MICRO, PEQUEÑAS Y MEDIANAS EMPRESAS ORGANIZACION

2 ORGANIZACIÓN Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

3 Organización "La forma en que se dispone el trabajo y se asigna entre el personal de la empresa, para alcanzar eficientemente los objetivos propuestos"

4 ¿Qué es la organización?
La organización consiste en: Identificación y clasificación de actividades requeridas Agrupación de las actividades necesarias para el cumplimiento de los objetivos Asignación de cada grupo de actividades a un administrador dotado de la autoridad necesaria Estipulación de coordinación en la estructura organizacional

5 ORGANIZACION Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

6 ELEMENTOS DEL CONCEPTO
ESTRUCTURA SISTEMATIZACION AGRUPACION Y ASIGNACION DE ACTIVIDADES JERARQUIA SIMPLIFICACION DE FUNCIONES

7 IMPORTANCIA Es de carácter continuo
Es el medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social. Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las funciones eficientemente Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos.

8 PRINCIPIOS DEL OBJETIVO DE LA ESPECIALIZACION JERARQUIA
PARIDAD DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD UNIDAD DE MANDO DIFUSION AMPLITUD O TRAMO DE CONTROL DE LA COORDINACION CONTINUIDAD

9 DIVISIÓN DEL TRABAJO Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y con el mínimo de esfuerzo, dando lugar la especialización y perfeccionamiento en el trabajo Para dividir el trabajo es necesario la: JERARQUIZACIÓN DEPARTAMENTALIZACIÓN

10 JERARQUIZACION Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado e importancia. Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad, que posean independientemente de la función que realicen La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad.

11 Tipos de departamentalización

12 Por números simples Ejemplo: Ejército
Consiste en contar las personas que habrán de desempeñar los mismos deberes y disponerlos bajo la supervisión de un administrador. El éxito de pende únicamente del número de personas involucradas. Ejemplo: Ejército Los grupos compuestos por personal especializado son más eficientes que los meramente basados en números Resulta útil en el nivel más bajo de la organización

13 TIPOS DE ORGANIZACIÓN La organización formal
La organización formal es la determinación de los estándares de interrelación entre los órganos o cargos, definidos por las normas, directrices y reglamentos de la organización para lograr los objetivos.

14 Características Básicas De La Organización Formal
Consta de escalas jerárquicas o niveles funcionales establecidas en el organigrama -Es racional -Es una de las principales características de la teoría clásica

15 Organización Lineal Es la estructura más simple y más antigua, esta basada en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica medieval.

16 Características De La Organización Lineal
Posee el principio de autoridad lineal o principio esencial (tiene una jerarquización de la autoridad en la cual los superiores son obedecidos por sus respectivos subalternos) -Tiene Líneas formales de comunicación, únicamente se comunican los órganos o cargos entre sí a través de las líneas presentes del organigrama excepto los situados en la cima del mismo. -Centralizar las decisiones, une al órgano o cargo subordinado con su superior, y así sucesivamente hasta la cúpula de la organización -Posee configuración piramidal a medida que se eleva la jerárquica disminuye el número de cargos u órganos.

17 Organización Funcional
Es el tipo de estructura organizacional, que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones para cada tarea

18 Características De La Organización Funcional
-Autoridad funcional o dividida: es una autoridad sustentada en el conocimiento. -Línea directa de comunicación: directa y sin intermediarios, busca la mayor rapidez posible en las comunicaciones entre los diferentes niveles. -Descentralización de las decisiones: las decisiones se delegan a los órganos o cargos especializados. -Énfasis en la especialización

19 Línea-Staff Es el resultado de la combinación de la organización lineal y la funcional para tratar de aumentar las ventajas de esos dos tipos de organización y reducir sus desventajas formando la llamada organización jerárquica-consultiva.

20 Presidente Finanzas Producción Ventas Abogado de la empresa

21 Por tiempo Es la agrupación de actividades con base en el tiempo, como la existencia de diferentes turnos de trabajo por diversas razones (económicas, tecnológicas, de producción, etc.) Ejemplo: Hospital No se ejerce la debida supervisión; efectos del factor fatiga; problemas de comunicación y coordinación Prestar un servicio las 24 hrs.; procesos sin interrupción, posibilidades de más empleos

22 Características De La Organización Línea-Staff
Cada órgano responde ante un solo y único órgano superior; es el principio de la autoridad única. El departamento presta servicios y recomienda los candidatos aprobados, y las secciones toman la decisión final con base en aquella recomendaciones. Coexistencia de las líneas formales de comunicación con las líneas directas de comunicación, se produce una conciliación de las líneas formales de comunicación entre superiores y subordinados. Separación entre órganos operacionales (ejecutivos), y órganos de apoyo, provee los servicios de consultoría y de asesoría.

23 Por función empresarial
Es la agrupación de actividades de acuerdo con las funciones de una empresa. Las funciones empresariales básicas son: producción, ventas y finanzas; y se agrupan en departamentos. No en todos los organigramas aparecen las mismas denominaciones (producción = operaciones) debido a la importancia o a la ausencia de actividades. Se reduce la coordinación entre funciones, la responsabilidad de las utilidades se centra en la cima, se resta énfasis a los objetivos generales de la compañía Es el reflejo de las funciones, existe mayor control sobre cada función y se sigue la especialización ocupacional.

24 Presidente Finanzas Producción Ventas Presupuesto Compras Investigación de mercados Costos Montaje Publicidad y Promoción

25 Territorial o geográfica
Basada en factores territoriales para las empresas que operan en regiones geográficas extensas. También los responsables de sección en las tiendas departamentales son asignados de esta forma. Se aplica por lo general a ventas o producción pero no a finanzas, que suele centralizarse. Se requiere de más personal y se complica el control por parte de la alta dirección Se delegan responsabilidades y se hace énfasis en mercados y problemas locales

26 Presidente Personal Producción Centro Sur Norte Finanzas Compras

27 Por tipo de clientes Es la agrupación de actividades que responde a un interés en los clientes. Los clientes constituyen la base sobre la cual se agrupan las actividades Se suele organizar de esta manera cuando nos interesa responder a requerimientos de grupos de clientes definidos. Puede dificultarse la coordinación de operaciones y no siempre es posible definir claramente grupos de clientes Concentración en las necesidades de los clientes y desarrollo en el área de clientes

28 Presidente Banca institucional empresarial comunitaria

29 Por procesos o equipo Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento o procesos con un determinado equipo. Supone la reunión en un mismo punto de personas y materiales para el cumplimiento de una operación en particular. Se dificulta la coordinación de departamentos Se usan habilidades específicas y tecnología especializada

30 Presidente Finanzas Producción Ventas Ensamblaje Moldes Pintura

31 Por productos Es la agrupación de actividades con base en productos o líneas de productos. Esta estructura permite a la Dirección General delegar a un ejecutivo amplia autoridad sobre las funciones. Se requiere de más personal y existen problemas de control Se concentra atención y esfuerzo en el producto, permite su crecimiento y diversidad; se mejora la coordinación de las actividades funcionales

32 Presidente Producción Personal Compras Finanzas División de herramientas División de electrónica Ventas Ventas

33 Organización matricial
También llamada de “rejilla” o “administración de proyectos” Es la combinación en la misma estructura organizacional de los patrones de departamentalización funcional y de productos Conflictos en la autoridad organizacional; se requieren administradores con una gran habilidad en las relaciones humanas Se orienta a resultados finales; se precisa la responsabilidad de utilidades por producto y se mantiene la identificación profesional

34 Director de Ingeniería
Jefe de Ing. Metalúrgica Ing. Hidráulica Ing. Mecánica Ing. Eléctrica Gerente Proyecto A Proyecto B Proyecto C

35 COORDINACION Nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar eficientemente una tarea Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez en el desarrollo y consecución de los objetivos.

36 Estructura organizacional
Para establecer la estructura organizacional de la empresa, es necesario definir los siguientes aspectos: Los objetivos de cada área funcional de la empresa deben ser congruentes entre sí. Procesos operativos (funciones) de la empresa Descripción de puestos Perfil de cada puesto

37 La Estructura Y El Proceso De La Organización
La estructura organizacional se refiere a la forma en que se dividen, agrupan y coordinan las actividades de la organización en cuanto a las relaciones entre los gerentes y los empleados, entre gerentes y gerentes, y entre empleados y empleados.

38 Organigramas Los organigramas son útiles porque exhiben la estructura formal de la organización y quién es responsable de ciertas tareas. Sin embargo, en la realidad, el organigrama no puede captar, ni con mucho, las relaciones interpersonales que constituyen la estructura informal de la organización. Son la representación gráfica de la estructura de una organización, es donde se pone de manifiesto la relación formal existente entre las diversas unidades que la integran, sus principales funciones, los canales de supervisión y la autoridad relativa de cada cargo..

39 Elaboración de los organigramas
Realizar una investigación sobre la estructura organizativa: determinando las unidades que constituyen la Organización y la forma como establecen las comunicaciones entre ellas. Funciones o actividades que realizan cada una. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas. Técnicas: Las casillas deben ser rectangulares. Las líneas de mando deben caer siempre en forma vertical sobre el órgano inmediato que va a recibir las órdenes del anterior. Las líneas de nivel son siempre horizontales.

40 Delimitar con precisión las unidades o Dependencias.
Señalar de forma más completa las relaciones existentes. Escribir correctamente el nombre de las Unidades o Dependencias y en caso de utilizar abreviaturas, indicarlo completamente al pie del gráfico. Las unidades que no tiene claramente definidas su ubicación administrativa, pueden colocarse en el nivel especial o señalarse particularmente al pie del organigrama. Cuando el número de unidades de un mismo nivel es grande, y dificulta su inclusión en forma horizontal, pueden presentarse verticalmente.

41 Tipos de organigramas Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la estructura organizativa en forma más detallada. Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada, llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos circunstanciales. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba hacia abajo. Son los organigramas más utilizados. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda a derecha. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

42 Manuales SON DOCUMENTOS DETALLADOS QUE CONTIENEN EN FORMA ORDENADA Y SISTEMATICA, INFORMACIÓN ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA SON DE GRAN UTILIDAD PORQUE: UNIFORMAN Y CONTROLAN EL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DELIMITAN ACTIVIADES, RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES AUMENTAN LA EFICIENCIA DE LOS EMPLEADOS, YA QUE INDICAN LO QUE SE DEBE HACER Y COMO SE DEBE HACER SON FUENTE DE INFORMACIÓN, PUES MUESTRAN LA ORGANIZACIÓN DE LA EMPRESA AYUDAN A LA COORDINACION Y EVITAN LA DUPLICIDAD Y LAS FUGAS DE RESONSABILIDAD SON UNA BASE PARA EL MEJORAMIENTO DE SISTEMAS REDUCEN COSTOS AL INCREMENTAR LA EFICIENCIA Manual

43 Tipos de manuales Manual De organización De procedimientos
De políticas De puestos De calidad De seguridad De higiene etc. Manual

44 DIAGRAMAS Es la representación simbólica y gráfica de la secuencia lógica que se sigue en un conjunto de actividades, documentos, archivos y los puestos de trabajo que intervienen en un procedimiento detallado. Facilitan comprender el movimiento de cada una de las actividades de un procedimiento.

45 IMPORTANCIA Ayuda a la sistematización de las actividades
Genera coordinación de las áreas responsables de cada una de las actividades y evita duplicar el trabajo Uniforma y controla el cumplimiento de las actividades y evita su alteración arbitraria. Fomenta la comunicación formal entre los empleados Erradica la duplicidad de esfuerzos y actividades Elimina o reduce el atraso de actividades.

46 Simbología del diagrama de flujo
Actividad que implique cambio físico o químico (ensamble o desensamble). Verificación de características contra estándares establecidos de calidad o cantidad. Movimiento que no sea parte integral de operación o inspección. Período de espera de un componente para operación, inspección o trnasporte posterior. Mantener producto o materia prima en almacén, para cuando se requiera. Operación Inspección Transporte Retraso Almacenamiento 3.4

47 ANALISIS DE PUESTOS Es un cuestionario que sirve para obtener información sobre componentes del puesto, desde el titulo del puesto, jefe inmediato, subordinados y funciones o actividades, asi como los requisitos de las cualidades humanas necesarias para desempeñarlo satisfactoriamente

48 Contenido de cuestionario
Identificación del puesto Descripción genérica Descripción especifica Requerimientos del puesto Perfil del puesto

49 DESCRICPION DEL PUESTO
ES UNA TECNICA EN LA QUE SE RECLASIFICAN PORMENORIZADAMENTE LAS LABORES QUE SE DESEMPEÑAN EN UNA UNIDAD DE TRABAJO ESPECÍFICA E IMPERSONAL, ASI COMO LAS CARACTERISTICAS, CONOCIMIENTOS Y APTITUDES QUE DEBE POSEER EL PERSONAL QUE LO DESEMPEÑA.

50 OBJETIVOS MEJORAR SISTEMAS DE TRABAJO
DELIMITAR FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EVITAR FUGAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD FUDAMENTAR PROGRMAS DE ENTRENAMIENTO RETRIBUIR ADECUADAMENTE AL PERSONAL MEJORAR LA SELECCIÓN DE PERSONAL EVITAR LA DUPLICIDAD DE AUTORIDAD DAR A CONOCER CON PRECISIÓN DE LAS ACTIVIDADES A REALIZAR IDENTIFICAR LAS RESPONSABILIDADES, HABILIDADES, CONOCIMIENTOS Y LOS NIVELES DE DESEMPEÑO DEL TRABAJADOR AYUDA A LA CAPACITACION DE PERSONAL