SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

Presentación del tema: "SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD"— Transcripción de la presentación:

1 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
INFORME REVISIÓN SGC SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Primer semestre de 2007 30 de Agosto de 2007 forpo 2007

2 Revisión Gerencial al SGC
En cumplimiento al procedimiento PG-0004-V03 Revisión Gerencial del Sistema de Gestión de Calidad, se ha consolidado el presente informe, con el fin de presentar la situación actual y el grado de adecuación del sistema implementado, enmarcado en la política y objetivos de calidad, que permita retroalimentar a la Alta Dirección en reunión del Subcomité de coordinación de control interno para propiciar la toma decisiones encaminadas a la mejora de acuerdo con la siguiente información de entrada.. INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias, Retroalimentación del cliente, Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, Estado de las acciones correctivas y Preventivas, Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). Descripción y cuantificación de recursos asignados. Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión RESULTADOS DE LA REVISIÓN La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos; La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y Las necesidades de recursos. forpo 2007

3 Revisión Gerencial al SGC
a) RESULTADOS DE AUDITORIAS En el primer semestre de 2007 se ejecutó del programa de auditorias el primer ciclo de auditorias presentándose los resultados y avances en el seguimiento corresponden al siguiente cuadro así: INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Procesos No conformidades Observaciones Abiertas Cerradas Total Gerencial 9 2 Contractual 7 Industrial 3 5 Créditos 1 Financiero 10 Administrat 4 Informático Planeacion Auditoria Venta Totales 25 22 47 8 13 21 Porcentaje 53,2% 46,8% 38,1% 61,9% Numeral norma ISO 9001_2000 No conformidades Abiertas Cerradas Total 8.5.2 1 Se documento a través de un reporte de acción correctiva que tiene un avance del 75%. Fortalezas Avance en el afianzamiento cultura calidad en los servidores públicos Mejora en la atención efectiva y eficaz en la atención de los requisitos de los procesos misionales. Se destaca el liderazgo en el proceso informático como fuente de mejora Eficiente organización, control y seguimiento a planes de la entidad Adecuada administración del archivo de contratos forpo 2007

4 Revisión Gerencial al SGC Calificación de la satisfacción del cliente
b) RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE La medición de la satisfacción del cliente esta relacionada con la atención dada por los responsables respuesta y atención de las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes internos y externos presentando para este informe los resultados del semestre así: INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Calificación de la satisfacción del cliente Mes Calidad del servicio Tiempo de respuesta Atención prestada Enero 4,90 Febrero 5,00 Marzo Abril Mayo Junio Promedio 4,98 a. Fortalezas El nivel favorable de percepción de los clientes y partes interesadas que visitan a los responsables de los diferentes procesos Las solicitudes de información, quejas y reclamos recepcionadas por el aplicativo en pagina web presento un promedio de 60 solicitudes por mes para un total de 357 en el primer semestre de las cuales se dio respuesta oportunamente Derechos de petición fueron tramitados 103 y acciones de tutelas 6 las cuales ya cuenta con algún tipo de fallo. Las actividades de servicio postventa se realizaron en el proceso de créditos a una muestra del 10% de los usuarios que han solicitado créditos de las cuales han tenido una calificación favorable. forpo 2007

5 Revisión Gerencial al SGC
c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión A. Desempeño de los procesos Ver anexo 1 Matriz evaluación indicadores caracterización de los procesos a. Fortalezas Se han ajustado 3 caracterizaciones de los procesos en sus parametros de medición b. Oportunidades de mejora Establecer acción correctiva o preventiva sobre los resultados de los indicadores que no alcanzaron la meta. forpo 2007

6 Revisión Gerencial al SGC b. Conformidad del productos
c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión b. Conformidad del productos Para el análisis del producto no conforme se tiene en cuenta la información allegada por cada uno de los responsables de los procesos, como resultado en la identificación y tratamiento se tienen la información documentada en el proceso Industrial el comportamiento corresponde a la siguiente: Mes % PNC Producción PNC % nivel PNC Abril 0,67% 46.049 306 2,00% Mayo 0,59% 98.353 574 Junio 1,08% 64.191 701 Total 0,78% 1.581 Fortalezas El tratamiento y disposiciones dadas al producto no conforme al proceso industrial mantiene el cumplimiento de la meta y se encuentra controlado en un rango de mejora de 0.8% sobre el índice del 2% forpo 2007

7 Revisión Gerencial al SGC
d) ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Del seguimiento y análisis realizado a la información registrada en el formato de monitoreo y seguimiento de los planes de trabajo de los reportes de acción correctiva y preventiva de los diferentes procesos, se observa que el comportamiento de las catorce (14) acciones documentadas en el periodo comprendido del 1 enero al 30 de junio de 2007, el 42.9% corresponde a acciones abiertas y el 57.1% a acciones cerradas PROCESO Nº reportes Abiertas Cerradas 00 GERENCIAL 2 1 01 CONTRACTUAL 02 INDUSTRIAL 7 6 04 CREDITOS 08 PLANEACIÓN 09 AUDITORIAS TOTAL 14 8 42,9% 57,1% a. Fortalezas La aplicación sistemática de la metodología solución de problemas en el proceso industrial forpo 2007

8 Revisión Gerencial al SGC
e) ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión El 26 de marzo de 2007, se realizó Revisión Gerencial del Sistema de Gestión de Calidad correspondiente a los resultados del segundo semestre de 2006, de este ejercicio se estableció y a probo un plan de trabajo donde se establecieron para la documentación de cinco (05) reportes de acciones correctivas y preventivas, de las cuales el cumplimiento y avance corresponde al 23.5% los reportes corresponden a las siguientes oportunidades de mejora. a. Fortalezas La formación de 22 nuevos auditores amplia el desarrollo de oportunidades de mejora en los procesos, facilita la programación y distribución de las auditorias. b. Oportunidades de mejora Dar mayor agilidad en el desarrollo de las actividades planteadas en los reportes de acción correctiva y preventiva originadas por revisión gerencial forpo 2007

9 Revisión Gerencial al SGC
f) CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión La integración y armonización de los requisitos de la norma NTC GP 1000 y MECI al Sistema de Gestión de Calidad. La alta rotación de personal y incumplimiento de las actividades de inducción especifica y general La aplicación de la Ley 1033 de 2006 Carrera especial personal no universa sector defensa La aplicación de la normatividad que regula el remate de bienes en desuso Creación de la unidad administrativa del GSED forpo 2007

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g) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Afianzar la cultura de la identificación y tratamiento del producto no conforme en todos los procesos misionales. Afianzar el compromiso de los responsables de realizar la ejecución y seguimiento de las actividades señaladas en los reportes de auditoria interna, acciones de mejora originadas por revisión gerencial. Realizar y reportar la información la medición del servicio postventa en todos los procesos misionales industrial, venta de bienes en deususo, construcciones, adquisiciones de bienes y servicios. Revisar nuevamente la política de calidad para su ajuste con todos los requisitos del MECI forpo 2007

11 Revisión Gerencial al SGC
h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión De acuerdo con la apropiación aprobada de ingresos y gastos de la entidad para la vigencia 2007 y la reserva presupuesta 2006 se presenta el siguiente análisis así: Ejecución presupuestal y variación presupuestal a 30 junio de 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % a. Reservas Presupuestales $ $ 56.74% b. Gastos $ $ 34.25% c. Ingresos $ 28.99% Mediante la aprobación de los acuerdos 3 al 5 fueron adicionados $ a. Ejecución Reservas presupuestales a 30 – jun Rubro Reserva Reserva ejecutada % Gastos de personal $ ,80 $ ,13 82,21% Gastos generales transferencias $ ,09 $ ,70 78,63% Transferencias $ ,71 $ ,00 28,77% Operación Comercial $ ,66 $ ,71 56,50% Total Reserva $ ,26 $ ,54 56,74% forpo 2007

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h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión b. Ejecución Gastos a 30 – jun – 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % Gastos de personal $ ,00 $ , 39,02% Gastos Generales transferencias $ ,00 $ , 19,91% Transferencias $ ,00 $ , 11,23% Operación Comercial $ ,00 $ , 34,52% Total Reserva $ ,00 $ , 34,25% En gastos asociados al personal fue del 39.02% obedeciendo a que en algunos meses hubo grados vacantes generando un bajo costo de la nomina. a. Ejecución Ingresos a 30 – jun – 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % Venta de bienes y servicios $ ,37 $ ,03 73,06% Operaciones comerciales $ ,93 $ ,25 14,12% Otros ingresos $ ,00 $ ,27 27,78% Rendimientos financieros $ ,00 $ ,63 274,93% Total Ingresos $ ,30 $ ,18 28,99% forpo 2007

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i) INDICES DE GESTIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión forpo 2007

14 Revisión Gerencial al SGC
j) CONCLUSIONES DEL INFORME INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Situación actual, de acuerdo con los resultados de la aplicación de los requisitos de la norma ISO 9001_2000 documentado a través de nuestro sistema de gestión de calidad se puede observar que se aplica sistemáticamente estos requisitos por lo tanto se mantiene adecuadamente. Se tienen resultados y acciones en materia de auditorias de calidad, acciones correctivas y preventivas, tratamiento del producto no conforme, los reportes sobre la aplicación de la documentación y el control de registros así como de las acciones de las revisiones por la dirección. El grado de adecuación del sistema implementado corresponde al 100% y se recomienda reforzar la aplicación de los requisitos que conlleven a fortalecer la cultura de la aplicación de las herramientas y metodologías del sistema de gestión de calidad en toda la entidad. forpo 2007

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GRACIAS forpo 2007