CONSEJO DE CALIDAD SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES.

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1 CONSEJO DE CALIDAD SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

2 Estado Actual del Sistema de Gestión de Calidad. Contratación de las Empresas para la Implementación, Certificación e implementación año 2008. Incorporación de los Procesos de la Subsecretaria al SGC. Planificación Anual de las Revisiones por la Dirección CONSEJO DE CALIDAD

3 Estado Actual del Sistema de Gestión de Calidad. Designación nuevo equipo del SGC. Actualización de los Miembros del Consejo de Calidad. Parte de No Conformidad General al Sistema Plan de Acción

4 CONSEJO DE CALIDAD Estado Actual del Sistema de Gestión de Calidad. Miembros del Consejo de Calidad N°Cargo /Función en el ConsejoCargo/ Función en el Servicio 1Presidente del Consejo y Líder del SistemaSubsecretario de Transportes 2Integrante del Consejo y Primer Subrogante del PresidenteJefe/a División de Estudio y Desarrollo 3Integrante del Consejo y Segundo Subrogante del PresidenteJefe/a División Legal 4Integrante y Secretario/a del ConsejoCoordinadora de Calidad 5IntegranteJefe/a de Gabinete del Subsecretario de Transportes 6IntegranteJefe División de Normas 7IntegranteJefe División de Administración y Finanzas 8IntegranteRepresentante de la Dirección 9IntegranteSecretario Ejecutivo Programa Nacional de Fiscalización 10IntegranteSecretario Técnico Programa Centro de Certificación y Control Vehicular 11IntegranteSecretario Ejecutivo Comisión Nacional de Seguridad de Tránsito 12IntegranteSecretario Ejecutivo Unidad Operativa de Control de Tránsito 13IntegranteCoordinador/a del Programa Transantiago

5 CONSEJO DE CALIDAD Plan de Acción Actividades de SGCJunioJulioAgostoSeptiembreOctubre - Levantamiento del SGC - Reunión con Auditoras Líderes del SGC - Verificación y cierre de PNC 2007 – 2008 pendientes. - Revisión y Actualización de Procedimientos del SGC - Revisión y actualización de Procedimientos SCCP - Revisión y actualización de Procedimientos SIAC - Revisión y actualización de Procedimientos SC - Revisión y actualización de Procedimientos l SPCG - Revisión de Registros y Documentación del SGC - Auditoria General (4 Sistemas + SGC) - Revisión y cierre de los PNC de la AI - Entrega SGC Intranet e inducción - Actualización y aprobación del Manual de Calidad - Actualización de Matrices del Sistema - Capacitación del SGC Intranet - Actualización de Procedimientos y Registros de la Intranet - Consejo de Calidad - Auditoria externa de Pre- Certificación - Auditoria de Certificación y Mantención

6 CONSEJO DE CALIDAD Contratación de las Empresas para la Implementación, Certificación e implementación año 2008. Implementación: Empresa Surlatina (Sistemas de Evaluación de Desempeño, Auditoria Interna y Espacios de Atención SIAC). Certificación y Mantención: Empresa Bureau Veritas (SCCP – SIAC – SPCG – SC).

7 CONSEJO DE CALIDAD Incorporación de los Procesos de la Subsecretaria al SGC. Programa de Fiscalización. 3 CV. UOCT. CONASET.

8 CONSEJO DE CALIDAD Planificación Anual de las Revisiones por la Dirección Informe a revisarEneFebMarAbrMayJunJulAgoSepOct.NovDic Auditoria XX Evaluación de la Satisfacción del Cliente XX Tablero de Control XX Planilla de AC/AP y de Mejora XX Desempeño de los procesos XX Evaluación de Proveedores XX Cambios que podrían afectar al SGC. XX

9 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD SUBSECRETARIA DE TRANSPORTES

10 TABLA Política de Calidad (Objetivos). Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos. Retroalimentación con el Cliente. Resultados de las Auditorias Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previa. Cambios que podrían afectar al SGC. Recomendaciones para la Mejora

11 Política de Calidad (Objetivos).

12 Objetivos de Calidad

13 Objetivos de Calidad (Propuesta). COMPROMISO CONPOLITICAOBJETIVOCRITERIO DE ACEPTACIÓNINDICADOR DE GESTIÓNPERIOCIDAD DE MEDICIÓN CLIENTES Disposición a los Clientes Orientar sus procesos a la conformidad de nuestros clientes SPCG – SC – SCCP – SIAC Aplicación Encuesta al Cliente Externo SPCG – SC – SCCP - SIAC 100% de la medición del universo, evaluación y proponer. Anual (SPCG – Feb) (SC – Nov) (SIAC – Marzo) (SCCP – Marzo) SIAC: USUARIOS TP 75% de la Evaluación en EA Presencial sea igual o mayor a nota 3.5 SPCG – SC – SCCP – SIAC Cumplimiento de Plan de Acción acordado con el Cliente Externo Elaboración y aprobación del Plan de Acción para superar las debilidades. Anual (SPCG – Marzo) (SC – Nov) (SIAC – Agosto) (SCCP – Junio) SPCG – SC – SCCP – SIAC Aplicación Encuesta al Cliente Interno 75% de la evaluación sea igual o mayor a nota 3.5 Anual (SPCG – Feb) (SC – Nov) (SIAC – Marzo) (SCCP – Nov) SPCG – SC – SCCP – SIAC Cumplimiento de Plan de Acción acordado con el Cliente Interno Elaboración y aprobación del Plan de Acción para superar las debilidades. Anual (SPCG – Marzo) (SC – Nov) (SIAC – Agosto) (SCCP – Dic) PERSONAL Promover las Competencias del Personal Desarrollo del Perfil por competencias del personal SGC Cumplir con el Plan Anual de Capacitación 100% de las actividades Ejecutadas con Evaluación de Aprendizaje Anual Dic PROVEEDORES Evaluación general de los Proveedores Internos y Externos SPCG – SC – SCCP – SIAC Evaluación de Proveedores * Para el SCCP la Evaluación de los proveedores Externos con transacción económica procederá según circular Nº 56 del 30 de octubre de 2007. 75% de cumplimiento de los plazos establecidos Anual Agosto MEJORAMIENTO CONTINUO Mejorando continuamente sus procesos Certificación y Mantención de los sistemas en marco avanzado SPCG – SC – SCCP – SIAC100%Anual

14 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos. Sistema de Planificación Control y Gestión MEDICION INDICADORES DE GESTIONEVALUACIÓNCONTROLPROCESO DE EVALUACIÓNEstado Porcentaje de Conocimiento de las necesidades del cliente AnualAbr-08 Identificación de Necesidades del Cliente Abril 2008: 100% (Bueno) Porcentaje de informes enviados oportunamente de acuerdo a requerimientos de los clientes internos y externo AnualFeb-08 Recepción, Análisis y Procesamiento de Datos, Generación de la Información, Seguimiento de Compromisos y Elaboración de Reportes Avance Febrero 2008: 50% Número de Informes conso-lidados de gestión emitidos para clientes internos AnualMar-08 Recepción, Análisis y Procesamiento de Datos, Generación de la Información, Seguimiento de Compromisos y Elaboración de Reportes Avance Marzo 2008 1 Informe

15 Desempeño de los Procesos y Conformidad de los Productos. Sistema de Planificación Control y Gestión

16 Sistema de Capacitación: Medición y controles Anuales. (A la fecha no hay mediciones del 2008). MEDICION INDICADORES DE GESTION EVALUACIÓ N CONTROL PROCESO DE EVALUACIÓN SISTEMA (Compras realizadas - compras planificadas/Compras planificadas) * 100 AnualMensual Planificación Anual de Compras Feb 33% Marzo 100% Abril 100% Mayo 100% Junio 0% (Nº de Ordenes de Compra por Trato Directo / Nº total Ordenes de compra ) *100 AnualTrimestral Proceso de Compra y Contratación Pública Enero - Marzo 4,4% Abril - Junio 3,9% Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: A la fecha solamente hay medición de 2 indicadores de gestión de los procedimientos.

17 Sistema Integral de Atención de Cliente(a)s, Usuario(a)s y Beneficiario(a)s:A la fecha solamente hay medición de 2 indicadores de gestión de los procedimientos. MEDICION INDICADORES DE GESTIONEVALUACIÓNCONTROLPROCESO DE EVALUACIÓNEstado Número de reclamos asociados a los EA en OIRS Central PNCSemestralDiseño y/o mejoramiento de EA0.05% Aceptable Porcentaje de respuestas a consultas ingresadas por los EA Presencial, telefónico y Virtual. AnualSemestral Atención de usuarios de Transporte Público Semestral 97.6% Aceptable Porcentaje de tramitación de denuncias ciudadanas. AnualSemestral Atención de usuarios de Transporte Público 76% Regular Plazo de respuestas inferior a 10 días hábiles a consultas ingresadas por EA presencial y Virtual. AnualSemestral Atención de usuarios de Transporte Público 96% Aceptable Respecto del indicador de tramitación de denuncias, se ve afectado por la demora en la respuesta de denuncias verificables enviadas al programa de Fiscalización para control de situación denunciada. A la fecha del corte de este informe, existen 2.627 casos sin respuesta, que representan aproximadamente el 55 % del total de denuncias pendientes de tramitación.

18 Retroalimentación con el Cliente. Sistema de Capacitación: (Noviembre 2008). Sistema de Compras y Contrataciones del Sector Público: (Clientes internos Nov 2008) Evaluación satisfacción Clientes Externos Marzo 2008: Evaluación Buena. Sistema Integral de Atención de Cliente(a)s, Usuario(a)s y Beneficiario(a)s:A : Clientes internos Mayo 2008: Evaluación Buena Evaluación satisfacción Clientes Externos Marzo 2008: Evaluación Buena. Sistema de Planificación Control y Gestión : Evaluación satisfacción Clientes internos Marzo 2008: Muy Bueno.

19 Resultados de las Auditorias Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas Año 2007: 76 (51%) Partes de No Conformidad Abiertos, sin tratamiento. Año 2008: 46 (98%) Partes de No Conformidad Abiertos, sin tratamiento. Avance: Año 2007: 58% de los 76 PNC están cerrados. Año 2008: 49% de los 46 PNC están cerrados.

20 Acciones de Seguimiento de Revisiones por la Dirección Previa. Actividad ComprometidaResponsableFecha Verificación Generación de PNC sobre formalización de Plan de Acción para superar las brechas identificadas en Informe de Evaluación de satisfacción de Cliente Interno. SCCPPróxima auditoria Generación de PNC sobre la elaboración de informes que reporten a la Dirección en forma periódica los avances del Sistema, conforme a la sistematización y automatización de los datos que este reporta. SIACPróxima Auditoria Generación de PNC a la Dirección por incumplimiento del compromiso asumido por anterior Jefatura de la DAF. Coordinación de CalidadPróxima Auditoria Modificación del Plan de Auditoria Interna de Calidad. Coordinación de Calidad10/03/2008 Entrega de Informe de Auditoria a los Sistemas en Implementación Coordinación de Calidad31/12/2007 * Es Doc controlado, lo que significa que para aplicar esta acción se debe modificar la matriz de Doc. Controlados en la columna de distribución Elaboración de Plan de Acción para superar las brechas identificadas en el Informe de Evaluación de Satisfacción de Cliente Interno. SCCPSegún Plan de Acción Compromiso de elaboración de informe que reporte a la Dirección los avances del sistema. SIACReporte Mensual Jefatura DAF deberá presentar los avances del diagnostico para la formulación presupuestaria 2009 asociada a los ambientes de trabajo. DAFFebrero 2008

21 Cambios que podrían afectar al SGC. Proceso a auditar Año 2008Seguimiento Auditoria EneFebMarAbrMayJunJulAgoSepOctNovDic R (Realizada) C (Cerrada) Sistema Gestión de Calidad Sistemas Certificados Sistemas Implementados Precertificación Certificación y Mantención Sistema de Evaluación de Desempeño Sistema de Auditoría Interna Espacios de Atención SIAC Programación Anual de Auditorias Internas de Calidad

22 Recomendaciones para la Mejora Presupuesto 2009 SGC: Implementación, Certificación y Mantención de los Sistemas, recursos de equipamiento y viáticos. SIAC: Implementación de los Espacios de Atención Regionales. SPCG: Recursos humanos, equipamiento, infraestructura y ambiente de trabajo. SCCP: Solicitud de Recursos humano e infraestructura. SED: recurso de equipamiento Plan Comunicacional 2008.(boletines, lanzamiento Política de Calidad) Capacitación Intranet del SGC.

23 FIN