S A P EN CLARIANT S.A..

Presentación del tema: "S A P EN CLARIANT S.A.."— Transcripción de la presentación:

1 S A P EN CLARIANT S.A.

2 Agenda Reglas Metodología Objetivos del Curso Que es un ERP ?
Que es significa SAP ? Estructura Módulos Ingreso al sistema Navegación

3 Que significa SAP ??? Compañía alemana, las iníciales SAP significan: Sistemas, Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos (Systems, Applications and Products in Data Processing.) Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros). A pesar que cada uno maneja funciones específicas, esta totalmente integrado. 3

4 Clientes/Servidor La arquitectura del sistema R/3 le permite separar la aplicación de la presentación y la base de datos. Esto es un requisito para la distribución de carga en distintos servidores de aplicaciones de configuraciones cliente/servidor. Por tanto, el sistema se puede distribuir, en términos de hardware, en tres niveles diferentes. Esta arquitectura significa que el servicio host instalado se puede ajustar sin problemas (accesibilidad), especialmente donde los perfiles de caga se han modificado como resultado del aumento del número de usuarios o porque se han utilizado los componentes adicionales. La accesibilidad del sistema R/3 le proporciona flexibilidad al seleccionar hardware y software. Ejemplos de accesibilidad del sistema R/3: Fábrica de cerveza - 20 usuarios Pequeña empresa de Telecomunicaciones usuarios Gran empresa de Software usuarios Empresa de carburantes usuarios Gran empresa de ingeniería usuarios Gran empresa de telecomunicaciones usuarios

5 Contabilidad Financiera (FI)
Estructura FI Contabilidad Financiera (FI) El modulo de aplicación FI esta diseñado para la administración automatizada y reporteo externo de la contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo de cuentas definible por el usuario.

6 Libro Mayor - GL (General Ledger )
Estructura Libro Mayor - GL (General Ledger ) Donde se define el Catalogo de cuentas contables. Proporcionar un cuadro general de la contabilidad Administración por partidas abiertas para ciertos procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia en cambio, etc.) Contabilización automática y simultánea de todas las partidas auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración. Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad de costes (Controlling) Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas, cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales. GL General Ledger

7 Estructura Cuentas por Pagar - AP
Administra el maestro de provedores- acreedores El módulo de provedores FI-AP registra y administra los datos contables de todos los proveedores. Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancias / servicios con facturas son registradas para cada proveedor. El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL automáticamente en respuesta a estos movimentos Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes de control que pueden ser ejecutados.

8 Estructura Cuentas por Cobrar - AR Administra el maestro de clientes - deudores El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra los datos contable de los clientes (deudores). Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas) que le efectua registros automáticos en el momento de la facturación . Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis de cuentas, cuadros de vencimentos.

9 Tesorería Gestión de Caja TR-CM Deuda e Inversiones TR-LO
Estructura Tesorería Gestión de Caja TR-CM Deuda e Inversiones TR-LO Administra los datos maestros de bancos Propios. Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al vencimiento de las obligaciones. Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de Tesorería) Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio de inversiones y deuda pública Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros de cajas Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y manuales TR Tesorería

10 Calcula depreciación y amortización
Estructura Activos Fijos - AM El componente de Contabilidad de activos fijos se utiliza para gestionar y supervisar activos fijos. En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando información detallada sobre los movimientos relacionados con activos fijos. Calcula depreciación y amortización Administra y maneja obras en proceso y diferidos Maneja diferentes tipos de valoración Calcula ajuste por inflación AM Activos Fijos

11 Estructura Costos - CO El Controlling le proporciona la información para facilitar las decisiones de gestión. Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son componentes que funcionan de forma autónoma dentro del sistema SAP Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente desde la Gestión financiera hacia el Controlling. El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes. En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.

12 Gestión de Compras Administración de Materiales – MM
Estructura Gestión de Compras Administración de Materiales – MM Requisición de Compras Orden de Compra Recepción Factura Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o servicios por diversos criterios principalmente por el concepto Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción, suministro, mantenimiento y planificación de necesidades Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando todas las fases de Administracion de materiales/servicios: Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.

13 Navegación: Ingreso al Sistema
Hacer doble click en el icono de SAP logos Aparecerá la pantalla de ingreso a SAP

14 Navegación: Ingreso al Sistema
El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema. En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya seleccionado en el momento de entrar al sistema. En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos. Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3 Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.

15 DES QAS PRD Ambiente de SAP
DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones, programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas, pantallas, tablas, funciones) QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los reales PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.

16 Navegación: Ingreso al Sistema
Ingrese el mandante Ingrese el usuario Ingresar password. Por seguridad, se mostraran asteriscos Si es la primera vez que ingresa el sistema le pedirá que cambie la clave. Reglas para crear la contraseña: Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8 Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos los signos de puntuación No debe iniciar con signos de admiración, signos de interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres idénticos. No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario Seleccione el idioma de trabajo. Si lo deja en blanco, tomara el idioma por defecto (en este caso Español) Como medida de protección, se necesita una clave de acceso para entrar al sistema. Mientras escriba la clave de acceso, sólo verá asteriscos. Los sistemas SAP están disponibles en diferentes idiomas. A través del campo de entrada Idioma puede seleccionar el idioma de trabajo para cada modo. El sistema tiene grabados varios tipos de acceso que empiezan por Release 4.6. Esto responde a razones tanto de seguridad como de licencia. Si un mismo usuario intenta entrar en el sistema dos o más veces, aparece un mensaje de advertencia. Este mensaje ofrece tres opciones: Continuar con la entrada al sistema actual y cerrar todas la entradas al sistema restantes. Continuar con la entrada al sistema actual sin cerrar ninguna otra entrada (grabada en el sistema) Cerrar la entrada al sistema actual <ENTER>

17 Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el sistema le muestra este mensaje en donde usted recibe la información de cuando se ingresó y debe seleccionar la acción a seguir.

18 Navegación: Salir del Sistema
Por barra de menú desde cualquier pantalla: Sistema>Salir del sistema Aparecerá una leyenda para confirmar que se perderán los datos no grabados. Si está seguro presione SI

19 Navegación

20 Encabezado de la Pantalla
Navegación Encabezado de la Pantalla Barra de Menú Barra de Herramientas Barra de Títulos Cuerpo de la Pantalla Menú Imagen Campo de comandos: puede utilizar el campo de comandos para ir directamente a aplicaciones introduciendo el código de transacción. El código de transacción se puede hallar tanto en el árbol de menús de SAP Easy Access (véase la siguiente presentación) como en la correspondiente aplicación situada en Sistema® Status. Barra de menús: la aplicación en la que esté trabajando, aparecerán aquí unos menús u otros. Estos menús contienen opciones de menú en cascada. Barra de herramientas: los iconos en la barra de funciones del sistema aparecen en todas las pantallas del Sistema R/3. Cualquier icono que no se pueda utilizar en una determinada pantalla aparece sombreado. Si mantiene el cursor sobre un icono, aparecerá un pequeño indicador con el nombre (o la función) del icono. Asimismo, también verá la correspondiente tecla de función. La barra de pulsadores muestra qué funciones puede utilizar en la aplicación en la que se encuentra. Barra de título: la barra de título le muestra la posición y actividad actual en el sistema. Casillas de selección: las casillas de selección le permiten seleccionar simultáneamente diferentes opciones dentro de un grupo. Botones de selección: los botones de selección sólo le permiten seleccionar una opción. Barra de estado : la barra de status muestra información sobre el status del sistema actual, por ejemplo, sobre mensajes de advertencia y de error. Una ficha ofrece un resumen más claro de las diversas pantallas de información. Opciones: en este menú se puede configurar el tamaño de fuente, los colores de la lista, etc. Barra de Estado

21 Navegación: Barra de Estado
Sistema de Mensajes

22 Navegación: Barra de Estado
Sistema de Información

23 Navegación: Iconos Básicos
Las transacciones y acciones que se requieran al ejecutar una transacción pueden accederse a través de menú o a dando click sobre Iconos. A continuación se da una breve descripción de algunos íconos básicos que le ayudarán en su interacción con el sistema.

24 Navegación: Iconos Básicos
[ENTER] [Ctrl+S] [F3] [Shift F3] [F12] [Ctrl+P] [Ctrl+F] [Ctrl+G] Enter Grabar Pantalla Anterior Pantalla Inicial Cancelar Imprimir Buscar Continuar Búsqueda Primera Hoja Hoja Anterior Hoja Siguiente Ultima Hoja Crear Modo Ayuda

25 Navegación Selección de menú
Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el usuario. Existen varias formas de seleccionar las funciones del sistema: A través del ratón, seleccionando: Opciones de menú Favoritos Otras opciones de la estructura de árbol (control de árbol) A través del teclado (ALT + la letra subrayada de la opción de menú correspondiente). Introduciendo un código de transacción en el campo de comandos: Existe un código de transacción (Código T) para cada función del Sistema R/3 (no para cada pantalla). Puede acceder al código de transacción asignado desde cualquier pantalla del Sistema R/3. Puede hallar el código de transacción correspondiente a la función en la que está trabajando en la opción Status del menú Sistema. Por ejemplo, para visualizar los datos maestros de la contabilidad de deudores, introduzca “/n” y el código de transacción correspondiente (en este caso, “/nfd03”). Otras posibles entradas: “/n” cierra la transacción en la que se trabaja. “/i” cierra el modo en el que está trabajando. “/osm04” crea un nuevo modo y pasa a la transacción especificada (SM04). Asimismo, puede utilizar el teclado para ir al campo de comandos. Utilice la combinación de teclas CTRL + TAB para que el cursor se mueva de un grupo de campos (de entrada) a otro. Utilice la tecla TAB para moverse por los campos de un grupo. Menú SAP: Estándar del sistema. Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar el Menú SAP.

26 Transacciones empresariales
Una transacción R/3 es una secuencia de pasos de diálogo que son consistentes en un contexto empresarial y que van juntos lógicamente. Al ejecutar una transacción R/3 todos los pasos de diálogo individuales se llevan a cabo y los datos registrados en la transacción se actualizan en la base de datos. Desde el punto de vista de la base de datos, esto es una conversión de un estado consistente al siguiente. Después de que un usuario acceda a la transacción, el sistema R/3 realiza una consulta desde el nivel de aplicación al nivel de base de datos. La consulta se realiza en SQL (Structured Query Language), el lenguaje que es compatible con la mayoría de sistemas de bases de datos. El alcance de SQL permite utilizar la funcionalidad completa del sistema de base de datos, también todas las ampliaciones específicas de proveedor El ABAP (Advance Business Application Programming language) Dictionary contiene las definiciones de campo que están definidas en el sistema estándar SAP. En online, el sistema utiliza la definición de campos de tabla en el ABAP Dictionary para verificar el formato de las entradas de campo del usuario. La verificación a nivel de aplicación de R/3 garantiza la consistencia de datos antes de que los datos se transfieran a la base de datos. Todos los datos y programas en el sistema SAP R/3 se almacenan en la base de datos.

27 Digitar el código de la transacción.
Navegación Como seleccionar tareas Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de transacción. Usted puede acceder a ellas: Vía Campo Comando: Digitar el código de la transacción. Vía Menú: Navegar hasta llegar a la transacción requerida.

28 Navegación Modos o Sesiones

29 Navegación: Múltiples Modos
Para crear un modo: Desde el menú: Sistema> Crear Modo Por medio del botón Máximo 6: Tenga en cuenta que el rendimiento del sistema disminuye a mayor número de modos abiertos. 29

30 Navegación /n Cierra la transacción en la que se está trabajando.
/o Crea un nuevo modo. /i Cierra el modo en el que se está trabajando.

31 Insertar carpeta para organizar submenus.
Navegación Favoritos Insertar carpeta para organizar submenus. Insertar transacción: si conoce el código. Si no la conoce ubicarse en la transacción en el Menú SAP y dar click sobre el ícono Para borrar

32 Configuración Personalizada
Navegación Configuración Personalizada

33 Navegación: Ayuda Utilice el comando de ayuda F1 sobre campos, menús, funciones y mensajes. El comando F1 también facilita información técnica sobre el correspondiente campo como, por ejemplo, el parámetro ID, que puede utilizar para asignar valores al campo de usuario. Utilice el comando F4 para obtener información sobre los valores que puede introducir. Asimismo, puede acceder al comando de ayuda F4 a través del pulsador que se encuentra inmediatamente a la derecha del campo en cuestión. Si los campos de entrada están marcados con un pequeño icono que contiene una marca de verificación, sólo puede continuar en esa aplicación introduciendo un valor permitido. Puede añadir un indicador en muchos campos para convertirlos en campos de entrada obligatorios o en campos de entrada opcionales. Asimismo, puede ocultar campos a través de las variantes de pantalla o de transacción o parametrización (Customizing). 33

34 Navegación: Ayuda Tecla de Función F1
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga sobre éste. El Sistema R/3 proporciona ayuda online muy completa. Puede visualizar la ayuda desde cualquier pantalla del sistema. Siempre puede solicitar ayuda a través del menú Ayuda o el icono correspondiente. El menú Ayuda contiene las siguientes opciones: Ayuda p. aplicación: muestra una ayuda muy completa en la aplicación en la que se trabaja. Seleccionando esta opción de menú en la imagen inicial le resultará más fácil introducirse en el Sistema R/3. SAP Biblioteca: en esta biblioteca se puede encontrar documentación online. Glosario: le permite buscar definiciones de términos. Infos de release: muestra notas que describen modificaciones funcionales que tienen lugar entre releases de R/3. SAPNet: le permite entrar en SAPNet. Respuesta: le permite enviar un mensaje a Front end R/3 de SAPNet, un sistema de servicio de SAP. Opciones: le permite seleccionar opciones para la ayuda.

35 Navegación: MatchCode
Búsqueda de datos o posibles entradas: Tecla de Función F4 Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada, presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el campo. Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda. Puede llamar la función dando un click sobre el Matchcode

36 Funciones del Sistema: Servicios
El menú Sistema contiene opciones como las siguientes: Crear/Borrar modo: le permite crear y borrar modos. Puede trabajar con un máximo de 6 modos simultáneamente. Perfil de usuario: aquí puede introducir opciones propias del usuario. Servicios: le lleva a importantes funciones de servicios (véase más abajo). Lista: contiene funciones de lista importantes, como buscar strings, grabar archivos de PC, imprimir, etc. Status: le permite visualizar datos importantes del sistema y del usuario. Salir del sistema: cierra el modo SAP R/3 con un mensaje de confirmación. El menú Sistema ® Servicios contiene, entre otras, las siguientes opciones: Reporting: inicia los programas (programas ABAP). Control de salida: aquí gestiona las solicitudes de impresión propias del usuario. Actualización de tablas: a través de esta opción, usted puede tratar tablas y vistas. Batch input: administra los modos de batch input y la transferencia de datos. Jobs: a través de esta opción, puede gestionar los jobs que se procesan en batch. Servicio SAP: le permite entrar en el Front end de SAPNet R/3.

37 Funciones del Sistema: Perfil del Usuario
A través de la opción de menú Sistema® Valores prefijados® Datos propios, puede configurar su propio perfil personal. Puede elegir entre las fichas Dirección, Valores fijos y Parámetros. Dirección: aquí puede crear y actualizar datos personales como, por ejemplo el nombre, la función, el número de habitación, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, etc. Valores fijos: entre los valores fijos, hallamos el formato de visualización de fecha, el formato de las notación decimal, la impresora por defecto, el idioma de trabajo, etc. Parámetros: aquí puede asignar entradas a los campos que más utilice. Esta opción sólo es válida en los campos de entrada a los que se les ha asignado un ID de parámetro. Procedimiento para encontrar el ID de parámetro de un campo: vaya al campo de entrada al que desea asignar un valor. Seleccione el comando F1 y, acto seguido, el pulsador “Datos técnicos”. Esta operación abre una ventana que muestra el ID de parámetro correspondiente (si es que se ha asignado uno al campo) en la sección “Datos de campo”. El menú Valores prefijados contiene, entre otras, las siguientes opciones: Retener datos, en los campos de una aplicación durante el modo de usuario. Cuando vuelva a Fijar datos, Borrar datos. A través de Retener datos, usted puede guardar los datos que haya introducido. Cuando vuelva a llamar la aplicación, puede sobrescribir estos valores. Una vez haya elegido la opción Fijar datos, ya no puede sobrescribir estos valores y tiene que utilizar la opción Borrar datos para introducir valores distintos.

38 Elementos Organizativos
Almacén 0001 Imprenta 0002 SSSA 0003 - Plaguicidas 0004 DAPARD 0005 Educación Mandante Productivo GANT Gob. de Antioquia Mandante Mandante Mandante Productivo GANT Sociedad FI Sociedad FI Gob. de Antioquia Organización de Organización de 0001 Gob. de Compras Compras Antioquia 0001 Centro Centro Gob. de Antioquia 0003 Almacén 0001 0002 0004 0005 SSSA - Imprenta SSSA DAPARD Educación Plaguicidas

39 Conceptos Ampliados Del Sistema: Datos Maestros
Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma información. Datos generales Datos maestros Ej.: Proveedores Datos contabilid ad Datos compras Vistas 39

40 Muchas gracias por su atención!!!

41 MISION Nuestro compromiso de servicio contribuye al éxito de nuestros clientes. Nosotros combinamos tecnología de punta e innovaciones con aplicaciones superiores y habilidades en el servicio al cliente. 23/04/10

42 SAP Gestión de marcas y productos – Establezca objetivos estratégicos y coordine perfectamente los objetivos con las ventas, la planificación de cuentas, la gestión financiera y la ejecución de la cadena de suministro. Gestión de las promociones comerciales – Planifique promociones y campañas de marketing complementarias; motive la consecución de los objetivos de marca, ingresos por cliente y volumen y aproveche los datos internos y externos para medir la eficacia de las promociones. Gestión de cuentas – Colabore con los clientes mediante actividades detalladas y coordinadas de marketing, ventas, promoción y cadena de suministro específicas para cada cliente para maximizar el valor ofrecido.

43 Mejorando la precisión de la disponibilidad de los productos, mediante la integración de la planificación de la demanda para conseguir una gestión coordinada y continua de la fabricación, el inventario y la logística. Garantizando una presupuestación precisa y un proceso de liquidaciones y reclamaciones oportuno, tanto para los canales directos como para los indirectos mediante la integración en tiempo real con el departamento de finanzas. Aprovechando el análisis detallado para medir indicadores de rendimiento clave, entre los que figuran el rendimiento de la marca, la rentabilidad de los productos y los clientes y la eficacia de las campañas y las promociones.

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45 Mejorando la precisión de la disponibilidad de los productos, mediante la integración de la planificación de la demanda para conseguir una gestión coordinada y continua de la fabricación, el inventario y la logística. Garantizando una presupuestación precisa y un proceso de liquidaciones y reclamaciones oportuno, tanto para los canales directos como para los indirectos mediante la integración en tiempo real con el departamento de finanzas. Aprovechando el análisis detallado para medir indicadores de rendimiento clave, entre los que figuran el rendimiento de la marca, la rentabilidad de los productos y los clientes y la eficacia de las campañas y las promociones.