Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORME REVISIÓN SGC SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Segundo semestre de 2006 26.

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1 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORME REVISIÓN SGC SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Segundo semestre de 2006 26 de marzo de 2007

2 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y Preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. RESULTADOS DE LA REVISIÓN a)La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos; b)La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y c)Las necesidades de recursos. Revisión Gerencial al SGC En cumplimiento al procedimiento PG-0004-V03 Revisión Gerencial del Sistema de Gestión de Calidad, se ha consolidado el presente informe, con el fin de presentar la situación actual y el grado de adecuación del sistema implementado, en el enmarcado en la política y objetivos de calidad, permitan retroalimentar el sistema y propiciar la toma decisiones encaminadas a la mejora continua de acuerdo con la siguiente información de entrada.

3 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 a) RESULTADOS DE AUDITORIAS En el Segundo semestre de 2006 se tenía programado un ciclo de auditorias interna el cual se realizó los días 25 y 26 de octubre de 2006. Los resultados del ciclo son: Auditoria interna CerradasAbiertas No conformidades: 11 6 5 Observaciones: 14 8 6 Las acciones correctivas que se encuentran abiertas corresponden a los planes de compras, seguridad, bienestar y capacitación, evacuación y salud ocupacional. a. Fortalezas 1.Interés por parte de los servidores publico en el proceso de mejora continua 2.El plan de créditos se evidencia una adecuada organización 3.Compromiso por la alta dirección en el estructurar un plan de seguridad b. Oportunidades de Mejora 1.Ajustar los planes de la entidad con los parámetros establecidos en el procedimiento 2.Generar estrategias para la difusión de los planes y procedimientos para afianzar la cultura de calidad 3.Formar a nuevos auditores internos de calidad, con énfasis en los Servidores que se encuentren en carrera. Revisión Gerencial al SGC c. Análisis y conclusiones Los planes de la entidad se encuentran en ejecución, se debe reforzar la difusión y seguimiento de la ejecución por parte de los responsables. Igualmente se hace necesario reforzar los canales y metodologías para realizar la sensibilización en los temas del SGC. INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados.

4 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 b) RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. En el segundo semestre de 2006, se monitoreó la percepción de las personas y clientes que ingresaron a la Entidad, así mismo la oportunidad de respuesta dadas a las PQR radicadas. Durante la vigencia 2006 ingresaron al Forpo un total 103.566 personas. Los resultados de la calificación dada por estas arrojo el siguiente resultado: Calidad del servicio Tiempo de respuesta Atención prestada 2do Sem 2006 4.7 4.9 4.9 a. Fortalezas 1.Afianzamiento de las herramientas de medición de la satisfacción del cliente. 2.Se han adecuado oportunamente los tramites en el portal Gobierno en línea b. Oportunidades de Mejora 1.Ajustar la metodología para la evaluación de la satisfacción del cliente con los programas del SISTEDA. Revisión Gerencial al SGC La atención a las PQR peticiones, quejas, reclamos, sugerencias tuvieron el siguiente comportamiento: 1. Solicitudes WEB 16937.1% 2. Derechos de petición 26758.6 % 3. Acción de tutela 20 4.4% Estas fueron atendidas dentro de los tiempos establecidos en la normatividad vigente. c. Análisis y conclusiones Durante el periodo evaluado se realizaron dio respuesta oportuna a los requerimientos de los clientes por el canal de atención al usuario. Pero debe reforzarse el seguimiento y medición del servicio post-venta en los procesos misionales.

5 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO Ver anexo 1 Matriz evaluación indicadores caracterización de los procesos Revisión Gerencial al SGC a.Fortalezas 1.Afianzamiento durante la vigencia las herramientas de medición. 2.Fueron revisadas y ajustadas en un 80% de las caracterizaciones de los procesos. b. Oportunidades de Mejora 1.Ajustar la metodología para el seguimiento y medición de los procesos. 2.Fortalecer la cultura de entrega oportuna la información de los diferentes procesos. c. Análisis y conclusiones Durante el periodo evaluado se dificultó la consolidación de la información de los registros de las caracterizaciones de los procesos. Por ello debe reforzarse la cultura de seguimiento y medición de los procesos de la Entidad.

6 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. d) ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS Revisión Gerencial al SGC Abiertas 2006 15 Cerradas 2006 17 c. Análisis y conclusiones Durante el periodo evaluado se realizaron las actividades de los diferentes planes de acción y se replantearon fechas para el seguimiento actualmente se encuentran en proceso de seguimiento 15 reportes de acción correctiva cuyo origen es el análisis de datos. Vigencia 2005Vigencia 2006 PROCESOReportes PROCESO Reportes GERENCIAL 26GERENCIAL4 CONTRACTUAL 6 6 INDUSTRIAL 16INDUSTRIAL10 CREDITOS 4 0 FINANCIERO 18FINANCIERO5 ADMINISTRATIVO 21ADMINISTRATIVO6 INFORMATICO 2 0 PLANEACIÓN 0 0 AUDITORIAS 4 1 VENTA DE BIENES 3 0 CESANTIAS 7-0 Total107Total32

7 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. e) ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Seguimiento de acciones previas En la reunión de revisión por la Dirección del SGC de fecha 22 de noviembre de 2006, no se documentaron acciones correctivas, se realizo el tratamiento a través de 3 acciones preventivas, las cuales se encuentran cerradas. Actualmente se encuentra en validación la metodología solución de problemas, en los procesos misionales (Industrial, Contractual, Créditos y Venta de bienes en desuso). Revisión Gerencial al SGC

8 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. f) CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Revisión Gerencial al SGC 1.Identificación, adopción e Implementación de los requisitos del Modelo Estándar de Control Interno MECI. a)En el segundo semestre se culminó la 1ra fase b)Actualmente se esta preparando plan de trabajo para desarrollar la 2da fase. 2.Aplicación de la reglamentación de la Ley 1033 de 2006 “Carrera Administrativa Especial del Sector Defensa” a)Aplicar ajustes a la planta de personal b)Aplicar el ajuste a la estructura organizacional c)Aplicar los ajustes al manual de funciones d)Realizar el acompañamiento en el diseño y validación de las pruebas de selección.

9 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. g) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Revisión Gerencial al SGC 1.Integrar los requisitos de la norma NTC GP 1000 y MECI al Sistema de Gestión de Calidad. 2.Participar activamente en el diseño de las metodologías para el proceso de selección de carrera administrativa especial del sector Defensa. 3.Ajustar la planta de personal, la estructura organizacional y los manuales de funciones 4.Ajustar los planes de la entidad con los parámetros establecidos. 5.Generar estrategias para la difusión de los planes y procedimientos para afianzar la cultura de calidad. 6.Formar a nuevos auditores internos de calidad, con énfasis en los Servidores que se encuentren en Carrera. 7.Ajustar la metodología para el seguimiento y evaluación de la satisfacción del cliente con los requisitos del Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA. 8.Generar estrategias para la aplicación los procedimientos solución de problemas e identificación y tratamiento de producto no conforme que afiancen la cultura de calidad. 9.Revisar el procedimiento de evaluación y reevaluación de proveedores. 10.Registrar en reporte de acción correctiva la no realización del servicio post- venta durante el ultimo trimestre de 2006. 11.Revisar el cumplimiento de la entrega de los informes de revisión por la dirección

10 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. g) RIESGOS ACTUALIZADOS E IDENTIFICADOS Revisión Gerencial al SGC El Forpo ha trabajado en la identificación y tratamiento de los riesgos aplicando la metodología expedida por el DAFP desde la vigencia de 2003. Durante la vigencia 2006, se inicio con el diseño y prueba del procedimiento Administración de Riesgos PG 0014 V01, para lo cual se requiere: a)Validar el procedimiento con la identificación de los riesgos 2007 b)Acompañar a los responsables de los procesos en la aplicación c)Ajustar los mapas de riesgos de la entidad para la vigencia 2007.

11 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. g) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS Revisión Gerencial al SGC De acuerdo con la apropiación aprobada de ingresos y gastos de la Entidad para la vigencia presupuestal de 2006 y la reserva presupuestal de la vigencia fiscal 2005, se presentan los siguientes resultados. CUADRO EJECUCIÒN PRESUPUESTAL Y VARIACION PORCENTUAL RUBRO VALOR PROGRAMADO VALOR EJECUTADO VARIACION % RESERVAS PRESUPUÉSTALES56.552.895.694,7854.323.304.479.9696.06% GASTOS163.944.954.618,00145.590.048.062.4688.80% INGRESOS163.944.954.618,00162.352.728.846.5999.03% CUADRO GASTOS VIGENCIA 2006 Y VARIACION PORCENTUAL RUBROVALOR PROGRAMADOVALOR EJECUTADO VARIACION % GASTOS DE PERSONAL 4.033.744.831,003.598.469.140.7789.20% GASTOS GENERALES 2.652.610.865.002.342.052.788.8688.29% TRANSFERENCIAS2.284.766.169.001.522.471.136.3166.63% GASTOS DE OPERACIÓN COMERCIAL154.973.832.753.00138.127.054.996.5289.12% TOTAL163.944.954.618.00145.590.048.062.4688.80%

12 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA a)Resultados de auditorias, b)Retroalimentación del cliente, c)Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, d)Estado de las acciones correctivas y preventivas, e)Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, f)Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, g)Recomendaciones para la mejora, (evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). h)Riesgos actualizados e identificados para la entidad. i)Descripción y cuantificación de recursos asignados. g) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS Revisión Gerencial al SGC CUADRO DEMOSTRATIVO INGRESOS VIGENCIA 2006 Y VARIACION PORCENTUAL RUBROVALOR APROPIADOVALOR EJECUTADO VARIACION % VENTA DE BIENES Y SERVICIOS58.140.354.178.4471.842.159.484.31123.57% OPERACIONES COMERCIALES103.430.533.439.5677.469.873.065.4574.90% OTROS INGRESOS1.339.919.000.00856.404.485.9863.91% RENDIMIENTOS FINANCIEROS1.034.148.000.0012.184.291.810.851.178.20% TOTAL163.944.954.618.00162.352.728.846.5999.03% a. Venta de bienes y servicios: La variación de 123.57% corresponde principalmente a una mayor colocación de créditos de libre inversión de la Entidad, un incremento en las ventas de la fábrica de confecciones en la vigencia fiscal de 2006. b. Operaciones comerciales: La variación de 74.90% se debe a que la Policía Nacional, no canceló en la vigencia fiscal de 2006 todos los contratos interadministrativos que se tenían firmados, toda vez que la Entidad no adelantó todos los procesos de contratación proyectados. c. Otros ingresos: No se alcanzó la meta propuesta principalmente por la disminución en la ejecución de la programación de remates programados para la vigencia fiscal de 2006, disminuyendo, de esta manera, los recursos recibidos por la comisión de remates y la rebaja en el valor de los pliegos de los procesos de contratación adelantados por el Fondo Rotatorio de la Policía. d. Rendimientos financieros: El incremento de 1.178.20% se debe a la venta de TES por parte de la Entidad, dando cumplimiento a la inversión forzosa establecida en el Decreto 1013 de 1995.

13 Ministerio de Defensa Nacional Fondo Rotatorio de la Policía forpo 2007 GRACIAS Revisión Gerencial al SGC