1- Fundamentación Las auditorías o revisiones tienen propósitos normativos y las Observaciones deben estar fundamentadas en su incumplimiento. El responsable.

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1 1- Fundamentación Las auditorías o revisiones tienen propósitos normativos y las Observaciones deben estar fundamentadas en su incumplimiento. El responsable del área auditada, debe actuar siempre en defensa, cuando el auditor aplique criterios subjetivos que determinen el establecimiento de Observaciones. 2. Contribución El auditor es un profesional que coadyuvará con sus revisiones y conclusiones a mejorar los controles internos, nuestros procedimientos y resultados en el trabajo. La relación con el auditor debe ser siempre de orientación, cordial, limitada a nuestro ámbito de trabajo y accesible en todo momento, para coadyuvar al cumplimiento de sus objetivos. 3. Juicios de valor Una auditoría o revisión es siempre una acción enfocada a la obtención de elementos que permitan al auditor formar juicios sobre la realización de una actividad determinada. Nuestra labor como responsables del área auditada, no debe llegar más allá de proporcionar únicamente los elementos y la orientación necesarios para formar un juicio certero y veraz en el auditor. 4. Evidencias Las conclusiones o juicios que forme el auditor deben estar fundamentados en hechos reales, derivados de las evidencias que le son proporcionadas por los responsables auditados. Toda entrega de información que se haga a los auditores, siempre debe realizarse mediante un oficio dirigido al auditor designado, nunca debe entregarse información o documentación sin este respaldo, asimismo, debe recabarse la firma de conformidad de quién la recibe, debiendo citarse invariablemente el número de fojas útiles que se entregan. 5. Apreciación La detección de variables en la evaluación de los mecanismos de control interno, son observaciones que el auditor calificará de acuerdo a la calidad, cantidad y oportunidad con que la información le haya sido proporcionada. El responsable del área auditada deberá ser oportuno y proporcionar en condiciones de calidad y cantidad toda la información requerida. Cualquier información o documentación que sea entregada al auditor, siempre será en respuesta a una petición por escrito, nunca se deberá entregar sin que medie solicitud por escrito y oficial por parte del auditor designado. 6. Ejecución Al término de la revisión, el auditor genera un informe con las observaciones en las que concluyó y las recomendaciones para su atención. El responsable del área auditada debe participar activamente en el proceso de confronta de la Cédula de Observaciones, en el que podrá manifestar su inconformidad al contenido de la misma y aportar elementos que permitan que el informe contenga información certera y veraz. 7. Formalización Los informes de los auditores siempre son entregados al área auditada de manera formal, mediante alguna forma de comunicación oficial. Toda entrega parcial o intermedia que se haga al auditor para la atención de alguna Observación, siempre debe realizarse por escrito y mediante comunicaciones oficiales dirigidas al auditor designado por el Órgano Fiscalizador, en la cual debe incluirse copia marcada a la División de Contabilidad del Instituto Politécnico Nacional. En este tipo de comunicaciones debe citarse invariable y claramente a qué Auditoría y a qué Observación nos referimos, asimismo, deberá transcribirse de forma íntegra el texto de la Observación a la que damos respuesta. 8. Solventación Con la conformidad obtenida a las Observaciones del auditor, se da inicio a otro proceso que consiste en preparar la información y documentación necesarias para atender o solventar las observaciones establecidas. Para establecer puntal seguimiento a las Observaciones, es recomendable generar un expediente por cada una de éstas, en el que deberá archivarse toda la información y documentación que se vaya generando como resultado del proceso para su atención y hasta el término de éste, es decir, hasta lograr que haya sido solventada. 1 23

2 9. Prevención Uno de los propósitos de las auditorías, es coadyuvar con las áreas auditadas para evitar la recurrencia en las Observaciones establecidas, mediante la readecuación de los mecanismos de control interno o a través de nuevos procesos para optimizar los resultados esperados. Durante el proceso de seguimiento y atención de Observaciones, es deseable que el rediseño de mecanismos de control interno se realice previendo situaciones no deseadas o inesperadas que alteren el logro de los objetivos o el alcance de las metas previstas. 10. Valores éticos El trabajo del auditor debe estar sustentado en valores éticos y de neutralidad política. Durante el desarrollo de los procesos de revisión y seguimiento a los trabajos de auditoría, el responsable del área auditada deberá mantenerse y prevalecer bajo principios de ética y conducta que promuevan valores de integridad, honradez, imparcialidad, justicia, transparencia, rendición de cuentas, respeto y neutralidad política. En el marco del Programa Cero Observaciones, la División de Contabilidad dependiente de la Dirección de Recursos Financieros del Instituto Politécnico Nacional, ha elaborado esta guía a la que se ha denominado “Decálogo”, con la pretensión de que se constituya en una herramienta útil para las Unidades Politécnicas, que les permita dar la debida atención a los auditores y un puntual seguimiento a las observaciones derivadas de las auditorías que llevan a cabo los Órganos Fiscalizadores; la Auditoría Superior de la Federación, órgano subordinado al Poder Legislativo; la Secretaría de la Función Pública, dependiente del Poder Ejecutivo Federal; el Órgano Interno de Control, subordinado de la Secretaría de la Función Pública y los Auditores Externos, designados por la Secretaría de la Función Pública, que son despachos de contadores públicos independientes. Este “Decálogo” tiene como propósito convertirse en el conjunto de normas o consejos básicos para el desarrollo de cualquier actividad relacionada con las auditorías y la atención a los auditores designados. D IRECCIÓN DE R ECURSOS F INANCIEROS División de Contabilidad DECÁLOGO Directorio E NCARGADA DE LA D IRECCIÓN DE R ECURSOS F INANCIEROS M. EN E. E MMA A ÍDA B USTAMANTE V ILDÓSOLA E NCARGADO DE LA D IVISIÓN DE C ONTABILIDAD C. P. V ÍCTOR T. S OLÍS D ÍAZ vsolisd@ipn.mx Ext. 51247 2011 54

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