◦ Aspectos Legales ◦ Aspectos Legales.- Todas las empresas están obligadas por diversas reglamentaciones hacendarias a llevar un registro detallado de.

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2 ◦ Aspectos Legales ◦ Aspectos Legales.- Todas las empresas están obligadas por diversas reglamentaciones hacendarias a llevar un registro detallado de todas sus operaciones, lo cual se realiza a través de libros contables. ◦ El artículo 28 del Código Fiscal de la Federación establece que las personas que estén obligadas a llevar contabilidad, deberán llevar los sistemas y registros contables que señale el reglamento de este código, así como reunir los requisitos establecidos en el mismo. ◦ De acuerdo con las disposiciones de este código, las empresas deben guardar los libros de sus registros por un período no menor de 10 años. ◦ Métodos de Registro Contable.- El registro y control de las transacciones contables se debe guardar, ya sea en forma electrónica o en forma de libros, lo cual depende de las posibilidades económicas de la empresa. Por lo anterior las empresas cuentan con dos opciones para el registro de su contabilidad:  A) Por medio de un Registro Manual  B) Por medio de un Registro Electrónico

3 ◦ Los métodos manuales se identifican principalmente por ser aquellos en los que se lleva un control físico de todas las operaciones de una empresa; es decir TODAS las transacciones son realizadas y controladas manualmente por medio de libros, donde se registra cada una de las operaciones contables que realiza un negocio. ◦ Los métodos manuales son cuatro:  a) Diario Continental  b) Diario Tabular  c) Centralizador  d) Pólizas ◦ Para elegir alguno de ellos se debe considerar que dichos elementos son parte integral del sistema de información contable de la empresa, el cual es un elemento indispensable para la toma de decisiones. ◦ DIARIO CONTINENTAL: En este método se llevan dos libros, (libro diario general y libro mayor general), así como todos aquellos registros secundarios que ayuden a lograr un mejor funcionamiento de la contabilidad.

4 ◦ El Libro Diario General, es un libro en el que se registran cronológicamente todas las transacciones efectuadas por un negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del efecto que éstas hayan tenido en las cuentas básicas de activo, pasivos, capital, ingresos y gastos. ◦ Como ejemplo de lo anterior se muestra el siguiente ejemplo donde se compró un vehículo utilitario, como equipo de transporte, con un costo de $110,000 mas IVA, pagándose con el cheque número 1026 de Banamex. Libro Diario General FechaConceptoCta. De MayorDebeHaber 15-Ene Equipo de Transporte1060 110,000 Camioneta X-Trail Mod. 2008 Serie 0005481061 IVA por Acreditar1030 17,600 Bancos1010 127,600 Banamex1012 Compra de equipo de transporte al contado, cheque 1026.

5 ◦ Libros auxiliares. El libro Diario es considerado un libro principal, por lo que también existen libros auxiliares. Los libros auxiliares son aquéllos en los que se registra en forma detallada las operaciones de determinadas cuentas. ◦ Estos libros se llevan para las cuentas con mayor movimiento en un periodo contable como lo es bancos, clientes proveedores e inventarios. ◦ El objetivo final de un libro auxiliar es controlar al final de un periodo el saldo de una cuenta y saber así, por ejemplo, cuanto se adeuda a un determinado cliente, o cuánto dinero se posee en una cuenta bancaria. Libro Diario General FechaRelación de Clientes 1020 18-Dic Almacenes Diana 35,000 Proeza 18,000 Mega Impresos 5,400 Blancos y Más 28,400 Total 86,800

6 ◦ Asientos Simples. ◦ Estos asientos están constituidos por una cuenta deudora y una acreedora. ◦ Asientos Compuestos. ◦ Se considera compuesto cuando son varias las cuentas que son afectadas en el momento de realizar una transacción, ya sean varias cuentas de saldo deudor, varias de saldo acreedor o una combinación de ambas. Tipos de Asientos Contables FechaConceptoCta. De MayorDebeHaber 23-Dic Gastos por Servicios Públicos5024 Agua 5024-1 400 Luz5024-2 2,400 Teléfono5024-3 1,500 Bancos1010 4,300 Bancomer1011 Pago de Servicios Públicos con cheque

7 ◦ El Libro Mayor General, es un libro en donde se efectúa el registro individual de los aumentos o disminuciones de cuentas específicas dentro del sistema contable. Por lo tanto si en el sistema existen 100 cuentas individuales, cada una de ellas será conocida como una cuenta de mayor, mientras que el total de las 100 cuentas será el mayor general. Libro Mayor General BANCOS FechaDescripciónRefCargoAbonoSaldo 23-DicSaldo Inicial 432,800 26-DicBBVA Bancomer10 127,600 305,200 EQUIPO DE TRANSPORTE FechaDescripciónRefCargoAbonoSaldo 23-DicSaldo Inicial 350,000 26-DicVehículo Sedán Núm. Serie 53210 110,000 460,000 - IVA POR ACREDITAR FechaDescripciónRefCargoAbonoSaldo 23-DicSaldo Inicial 30,000 26-DicBancos 10 17,600 47,600

8  Diario Tabular  El método de registro tabular tiene la ventaja de que, en una sola hoja de trabajo, se afectan directamente al diario y al mayor general, ya que en un solo registro se reconocen las operaciones contables de la empresa, así como también se acumulan saldos y así se obtiene el saldo final del periodo en cuestión.  Centralizador  El método centralizador consiste en agrupar por conceptos similares a las cuentas que maneja una empresa para registrar sus transacciones cotidianas. La ventaja de este método es que no se llevan libros de diario por cada cuenta que maneja la empresa, sino por cada grupo de cuentas de conceptos similares (como compras con la cuenta de inventarios y proveedores).  Pólizas  En este método manual existe un documento por cada operación que realice una empresa en un periodo contable, lo cual permite que, simultáneamente, varias personas puedan encargarse de los registros contables de la empresa, lo que posibilita tener en menor tiempo toda la información financiera de la misma. Por lo tanto, la póliza es un paso previo antes del registro en el diario general y posteriormente en el mayor general. ◦

9  Principales Ventajas  Se tiene apoyo visual, pues se cuenta con toda la documentación archivada en donde se encuentran las transacciones financieras de la empresa que se registraron en un periodo contable.  El libro diario general es de gran utilidad al momento de querer conocer las transacciones ocurridas en un periodo, con todas las cuentas y detalles implicados en la operación.  El libro mayor general brinda al administrador la facilidad de conocer el saldo actual y los movimientos de determinadas cuentas durante un periodo dado.  Principales Desventajas  La mayor desventaja es el tiempo de registro, pues debido a su minuciosidad involucran la participación de mucho personal.  Al involucrar mucho personal, los errores humanos se pueden filtrar en el momento de registrar las operaciones contables.  Alto costo de mantener los archivos físicos y el costo del personal encargado de llevar las operaciones contables.

10  Los medios electrónicos de registro contable son aquellos en los que se realizan las operaciones contables de una empresa por medio de un software computacional especializado en contabilidad.  Con la ayuda de sistemas de cómputo adecuados, un contador puede agilizar de manera impresionante el proceso contable de una empresa, debido a que no necesita invertir demasiado tiempo en preparar la información, ya que la computadora por medio de un software especializado en contabilidad se encarga de esta ardua labor.

11  El concepto básico de un programa computacional de contabilidad se basa en los métodos manuales de registro contable, ya que ése es el soporte de todo proceso contable.  La forma en la que se desempeña una computadora en el momento de realizar un proceso contable es la siguiente: a) Captura de Transacciones. Parte más importante del proceso, donde se captura desde el catálogo de cuentas hasta el registro de todas las operaciones. b) Procedimiento Interno. Se encarga de procesar los datos y realizar todos los movimientos necesarios para que queden registrados en el programa. c) Generación de Reportes. Ya procesada la información contable, internamente se han generado el libro diario, mayor, balanzas, estados financieros y demás reportes programados por el usuario del sistema. d) Generación de Saldos Iniciales. Una vez generados los reportes, para el próximo periodo, automáticamente reconoce los saldos finales como saldos iniciales de las cuentas utilizadas en la empresa.

12  Un sistema de contabilidad, debe contener ciertas peculiaridades que faciliten al usuario su utilización. Las características principales con las que debe contar son:  Ayuda en Línea. Debe ser accesible para los usuarios, les debe permitir acceder a otras partes del programa para realizar consultas en caso necesario.  Reportes. Debe generar reportes de varias clases, así como conceder la opción de que el usuario personalice sus propios reportes financieros.  Seguridad. Los programas contables deben poseer un sistema que limite el acceso para la protección de la empresa, ya que información importante puede ser alterada, lo cual puede causar serios problemas legales a la organización.  Mensajes de Error. Debe avisar cuando se cometa un error humano en el momento de registrar una operación, o de seleccionar alguna cuenta.  Documentación y Actualizaciones. El programa debe proporcionar manuales del usuario, además de apoyo del proveedor para consultas telefónicas o vía Internet, así como mejoras en el programa para reconocer los cambios en la Ley.  Copias de Seguridad. Las copias de seguridad deben realizarse en forma sencilla para que la empresa pueda tener un respaldo en caso de que el sistema falle, lo que permitirá recuperar la información contenida en dicho sistema.

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