Administración de proyectos Tema 1. Administración de proyectos  La administración de proyectos ofrece una integración más efectiva de recursos y actividades.

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1 Administración de proyectos Tema 1

2 Administración de proyectos  La administración de proyectos ofrece una integración más efectiva de recursos y actividades encaminadas al logro de un fin específico.  Es importante que como profesionista conozcas la Guía de Fundamentos para la Dirección de Proyectos, denominada Guía del PMBOK® (2013).

3 Administración de proyectos  Esta guía es el documento del PMI (Project Management Institute) que establece normas, métodos, procesos y prácticas establecidas para la dirección de proyectos, las cuales son conocidas como buenas prácticas.

4 Administración de proyectos  Este curso te preparará en las mejores prácticas establecidas por el PMI; esto aunado a la experiencia que desarrolles en tu vida profesional, formarán parte de tu éxito como profesionista.  Entender completamente qué es un proyecto te ayudará a comprender en qué consiste y cómo se aplican los procesos y las áreas de conocimiento de las mejores prácticas del PMI.

5 Administración de proyectos  Un proyecto es un esfuerzo temporal con un inicio y un fin claro. Crea un producto, servicio o resultado único.  Es importante que distingas entre el concepto de proyecto y el de operación; mientras que el proyecto es temporal y tiene un final, las operaciones son continuas y representan el bien o servicio que la organización produce.

6 Administración de proyectos  La Guía del PMBOK® (2013) desglosa la administración de proyectos en los siguientes conceptos generales:

7 Administración de proyectos  De este modo, la administración de proyectos se fundamenta en la integración de todas las áreas de conocimiento a través de los grupos de procesos.  La práctica establece que en cada grupo de procesos debes operar procesos, los cuales atienden a alguna área de conocimiento; no todas se gestionan en todos los grupos.

8 Administración de proyectos  La siguiente tabla ilustra este concepto y puedas comprenderlo mejor.

9 Administración de proyectos  Como puedes notar:  La integración se gestiona durante el proyecto, ya que esta área de conocimiento tiene relación con el rol de integrador y facilitador del director, quien debe estar presente durante la ejecución.  Los interesados se gestionan en todos los procesos, excepto en el cierre.  Las adquisiciones se gestionan en todos los procesos, excepto en la iniciación.

10 Administración de proyectos  Las áreas de calidad y comunicaciones se planean, ejecutan y se les da seguimiento y control.  Los recursos humanos se planean y ejecutan.  Las áreas de alcance, tiempo, costo y riesgos se planean y se les da seguimiento–control durante el desarrollo del proyecto.

11 Administración de proyectos  Los proyectos están incluidos dentro de un contexto más amplio. En el siguiente gráfico se resume el nivel de jerarquía donde se encuentran enmarcados los proyectos.

12 Administración de proyectos  En primer lugar, todo proyecto debería estar alineado dentro del plan estratégico de la compañía.  El segundo rango de jerarquía podría ser un portafolio que puede incluir distintos programas o proyectos.

13 Administración de proyectos  Un programa es un conjunto de proyectos relacionados que se gestionan en conjunto. Por ejemplo, uno llamado Programa de Ciudad Productiva podría estar formado por tres proyectos complementarios: infraestructura, capacitación y financiamiento.  Cuando las organizaciones implementan de manera estructurada sus estrategias a través de proyectos, programas y portafolios, trabajan con una dirección de proyectos organizacional.

14 Administración de proyectos  De manera general, el proceso de dirección de proyectos incluye lo siguiente:

15 Administración de proyectos  Es importante que conozcas los conceptos y diferencias entre los ciclos de vida del producto y del proyecto, además del proceso general de la dirección de proyectos:

16 Administración de proyectos 1. Ciclo de vida del producto: abarca desde la concepción de un nuevo producto hasta su retiro. Un producto puede requerir o generar muchos proyectos a lo largo de su vida; por ejemplo, durante la concepción de un producto, puede haber un proyecto para determinar las necesidades del cliente.

17 Administración de proyectos  Las faces generales de un proyecto lo largo del tiempo son:  Concepción.  Crecimiento.  Madurez.  Declive.  Retiro.

18 Administración de proyectos 2. Ciclo de vida del proyecto: la Guía del PMBOK® lo define de la siguiente manera: “Es un conjunto de fases del mismo, generalmente secuenciales y en ocasiones superpuestas, cuyo nombre y número se determinan por las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación”.

19 Administración de proyectos  De manera general, todos los proyectos constan de las fases de inicio, organización y preparación, ejecución del trabajo y cierre.

20 Administración de proyectos 3. El proceso de dirección de proyectos incluye los grupos de procesos de iniciación, planificación, ejecución, seguimiento–control y cierre.  El siguiente diagrama muestra cómo los grupos de procesos de la dirección de proyectos se relacionan entre sí.

21 Administración de proyectos  La iniciación es necesaria para que el proyecto sea aprobado oficialmente, se realiza algo de planificación de alto nivel para verificar que el proyecto se pueda llevar a cabo dentro de las restricciones (alcance, tiempo, costo, entre otros).

22 Administración de proyectos  Una vez que el proyecto se aprueba, se lleva a cabo la planificación detallada, en la que se crea el plan que indica de qué manera vas a planificar y ejecutar, así como dar seguimiento–control al proyecto.

23 Administración de proyectos  El proyecto pasa luego a la ejecución, en la que el equipo completa el trabajo de acuerdo con los procesos y procedimientos que se detallan en el plan para la dirección de proyectos.

24 Administración de proyectos  Mientras se realiza el trabajo, sus resultados, también llamados datos de desempeño del trabajo, son enviados a la parte de seguimiento y control, con lo que se asegura que el proyecto está avanzando de acuerdo al plan.

25 Administración de proyectos  En caso que existan variaciones del plan que requieran cambios (siempre que no afecten los compromisos de alcance, tiempo y costos), se modificarán y los cambios aprobados resultantes serán enviados de vuelta a la ejecución.

26 Administración de proyectos  La ejecución del proyecto se ajusta para intentar corregir la variación. A veces, las variaciones requieren cambios más significativos que necesitan ajustarse a los compromisos; si son aprobados, es necesario que exista un esfuerzo de planificación para identificar el impacto a los compromisos y planes.

27 Administración de proyectos  Cuando el trabajo se termina, es decir, cuando el proyecto ha finalizado, pasa al cierre.

28 Administración de proyectos  Para comprender cómo opera un director de proyectos en la vida real, revisa tabla “Los 47 Procesos de PMBOK” de actividades de cada uno de los grupos de procesos.Los 47 Procesos de PMBOK

29 Administración de proyectos  Este grupo de procesos se compone por todas las actividades que comienzan formalmente un nuevo proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la obtención de la autorización para comenzar dicho proyecto o fase. La iniciación implica también definir el alcance inicial y la asignación de los recursos iniciales.

30 Administración de proyectos  En organizaciones bien administradas existe un proceso formal de selección que se realiza antes del inicio de cada proyecto. Una vez que un proyecto ha sido seleccionado, se crea el acta de constitución del proyecto, con la que éste es autorizado. Esta acta permite identificar y analizar a las personas u organizaciones denominados interesados, quienes tienen o reciben algún impacto en el proyecto, para así poder incorporar sus necesidades e intereses.

31 Administración de proyectos  El acta de constitución, la identificación de los interesados y la estrategia para gestionarlos son las principales salidas de este grupo.

32 Grupo del proceso de planificación

33  Los procesos de planificación, el director del proyecto y el equipo de trabajo realizan un análisis detallado para saber si los objetivos plasmados en el acta de constitución se pueden lograr.  También deciden cómo se logrará el proyecto, abordando todos los procesos apropiados y las áreas de conocimiento que se requieran operar. El objetivo es evitar el desperdicio de recursos en actividades que no resulten relevantes para el proyecto en cuestión.

34 Grupo del proceso de planificación  Uno de los procesos de planificación es desarrollar el plan para la dirección del proyecto (que incluye por lo menos un plan por cada área de conocimiento), el cual consiste, de acuerdo a la Guía del PMBOK® (2013), en “documentar las acciones necesarias para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios”. En este sentido, este plan indica cómo se llevarán a cabo las actividades de planeación, ejecución, supervisión, control y cierre.

35 Grupo del proceso de planificación  En este curso desarrollarás 26 procesos que pertenecen a las 10 áreas de conocimiento de los grupos de proceso de inicio y planificación. Los otros 21 se revisarán en el último módulo para aplicarse en el tetramestre empresarial.

36 Grupo del proceso de planificación  También revisarás los grupos de procesos de un proyecto, especialmente sus objetivos, así como las principales actividades que ocurren durante la operación de las etapas de la ejecución, el seguimiento y control y el cierre. Procesos que aplicarás y practicarás más adelante.

37 Grupo del proceso de planificación  Los grupos de procesos de ejecución y seguimiento y control presentan una condición especial: de acuerdo a la Guía del PMBOK® (2013), aun cuando se estudian por separado, en la vida real suceden y operan casi traslapados. Un director de proyectos se asegura de ejecutar y controlar durante toda la operación del proyecto. No te preocupes si no entiendes estas diferencias a la primera, es necesario estar ahí en la operación para lograr ver qué pasa de cada lado.

38 Grupo del proceso de planificación  El grupo de procesos de cierre busca formalizar la finalización de las actividades del proyecto y confirmar que todos los clientes y otros interesados en el proyecto están satisfechos con el trabajo realizado.

39 Entradas, herramientas, salidas

40  Concebiremos a un proceso como se esquematiza en el gráfico a continuación:

41 Entradas, herramientas, salidas  Cuando existen procesos relacionados, las salidas de un proceso suelen ser entradas del próximo proceso.

42 Entradas, herramientas, salidas  Podríamos pensar de la siguiente forma:  Las entradas: son los documentos e información previa que necesitas para comenzar el proceso.  Las herramientas y técnicas son las actividades que debes realizar para procesar esas entradas y obtener las salidas.  Las salidas son la información que obtienes como resultado y que puede servir como entrada para otro proceso.

43 Entradas, herramientas, salidas  Como ejemplo, revisa a continuación el grupo de procesos de inicio y parte de su interrelación con el grupo de procesos de planificación: 1. En la siguiente tabla se puede observar como al procesar las entradas A-E con las herramientas se logra el resultado final del primer proceso: 1. Acta de constitución.

44 Entradas, herramientas, salidas EntradasSalidas Proceso de inicio 1.Enunciado del trabajo del proyecto 2.Caso de negocio 3.Acuerdos 4.Factores ambientales de la empresa 5.Activos de los procesos de la organización 1. Acta de constitución E. Factores ambientales de la empresa F. Activos de los procesos de la organización G. Documentos de la adquisición H. Acta de constitución del proyecto 2. Identificar interesados Proceso de planificación E. Factores ambientales de la empresa F. Activos de los procesos de la organización H. Acta de constitución del proyecto I. Identificar Interesados J. Salidas de otros procesos 3. Plan para la dirección del proyecto E. Factores ambientales de la empresa F. Activos de los procesos de la organización H. Acta de constitución del proyecto I. Identificar interesados K. Plan para la dirección del proyecto 4. Planificar interesados

45 Entradas, herramientas, salidas

46 Responsabilidad social

47  Un PMP (Project Management Professional) mediante el PMI debe cumplir en su relación con todos los interesados con un estricto código de ética relacionado con las prácticas de trabajo. Estas recomendaciones las considerarás antes de iniciar la operación de tu proyecto y al unir todos los componentes de las distintas fases que lo componen.

48 Responsabilidad social  ¿Sabías que es poco ético... …administrar un proyecto si no estás capacitado en dirección de proyectos? …proveer un cronograma del proyecto que no creas realista? …permitir o aceptar un cronograma poco realista? …desperdiciar los recursos de la compañía porque no has planificado correctamente el proyecto? …administrar un proyecto sin un acta de constitución o una EDT?

49 Responsabilidad social  Este dominio incluye conceptos como los siguientes:  Responsabilidad: dueño de las decisiones y acciones.  Respeto: el trato apropiado con la gente y los recursos.  Justicia: ser objetivo y tomar decisiones imparciales.  Honestidad: entender la verdad y actuar basado en la verdad.

50 Responsabilidad social  Recuerda:  Se deben tomar las decisiones con base en el mejor interés de la compañía, no el propio.  Proteger la información de la compañía.  Reportar violaciones.  Ser veraces en todas las comunicaciones.

51 Responsabilidad social  Cuando se operan los dominios de responsabilidad social, respeto, justicia y honestidad, estos deben estar presentes en todas las áreas de conocimiento de todos los procesos. Por eso no se detallan procesos específicos para este dominio.

52 Referencias bibliográficas  Gido, J. y Clement, J. P. (2012). Administración exitosa de proyectos (5ª ed.). México: Cengage Learning.  Mendoza, J. (2000). Cinco recomendaciones para ejecutar un proyecto de tecnología en el tiempo y costo programado. Recuperado de http://www.informaticamilenium.com.mx/paginas/mn/ar ticulo13.htm  Project Management Institute, Inc. (2013). Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK) (5ª ed.). Estados Unidos: PMI Publications.