Taller gestión de proyectos y gestión del cambio

Presentación del tema: "Taller gestión de proyectos y gestión del cambio"— Transcripción de la presentación:

1 Taller gestión de proyectos y gestión del cambio

2 Trabajo en Grupo. Gestión de Proyectos: Identificación del Proyecto a trabajar por equipo Descripción del Proyecto (Datos principales, Antecedentes, Requerimientos) Alcance y Objetivos del Proyecto (Alcance, Impacto Procesos, Unidades afectadas) Elaboración de la Planificación Definición Organización y Recursos Definición Indicadores del Proyecto Elaboración del Análisis económico: análisis de beneficios y costes del proyecto, incluyendo los correspondientes a la GdC. Análisis Riesgos y dependencias del Proyecto Elaborar el documento Plan de Proyecto con toda la información recopilada en los puntos anteriores. Gestión del Cambio (*): Diagnóstico del Cambio: Descripción del proyecto (objetivos y cambios que implica). Clasificación del impacto del cambio: Cuestionario de características del proyecto. Cuestionario de atributos organizativos. Colectivos afectados (internos y externos). Identificación preliminar de riesgos y acciones de mitigación. Plan de Gestión del Cambio: Estrategias de los planes de acción. Hitos de GdC encajados con Plan de Proyecto. Recursos necesarios. (*) mismos grupos formados y proyecto elegido por grupo

3 Composición Grupos Grupo A Grupo B Grupo C Grupo D Grupo E
DAVID ALAMINOS MAYORAL CARLOS ECHEVARRIA RUIZ EDUARDO IRABURU ECHAVARRI FERNANDO MORENO MARENTES ARTURO VALBUENA PALOMERO ALBERTO GALGO JIMENEZ BORJA ARRUÑADA PARDO LUZ MARIA LOPEZ RODRIGUEZ LAURA VARELA GOMEZ LOURDES GOMEZ DE LA VEGA PEDRUELO SUSANA CORTES TEMPRANO OSCAR GARCIA RODRIGUEZ LAURA MANTAS GARCIA JAVIER CARRILLO GOMEZ SERAFIN CASCUDO TORRES Grupo D Grupo E FERNANDO DE VALLE HORNEDO GONZALO IGLESIAS FERNANDEZ IGNACIO MARTIN MUÑOZ TEODORO CUESTA ARAGON MARTA TATAY GOMEZ ARTURO ALVAREZ VIVANCOS ANTONIO GABRIEL AGUILAR CRUZ YOLANDA VALERO VIVAR SERGI VILA MARTA JOSE LUIS RODRIGO LOPEZ ROBERT GAUXAX TOLOS

4 Trabajo en Grupo Taller Gestión de Proyectos
Tareas a realizar en equipo hasta la 2ª jornada (20 de Junio) Plan del proyecto: Completar de los puntos 1 al 6 del Plan de Proyecto: Descripción: datos principales del Proyecto y antecedentes Alcance y objetivos: Requerimientos del negocio, alcance, impacto/detalle procesos afectados (análisis procesos actuales y objetivo), Unidades afectadas Planificación del Proyecto: estrategia y enfoque planificación, estructura EDT’s, hitos, actividades, dependencias y recursos asignados Organización y Recursos: estructura para llevar a cabo el proyecto, Comités de Seguimiento y gestión Tareas a realizar antes de la finalización del Programa Completar el resto de apartados del Plan de Proyecto y enviar el Plan de Proyecto por Equipo (fecha tope 5 de Julio)

5 Trabajo en Grupo Taller Gestión del Cambio
Primera jornada (26 abril 2012): tareas a realizar en equipo hasta la 2ª jornada Descripción del proyecto y cambios: completar la tabla con la información básica del proyecto, una descripción clara del mismo y los principales cambios que conlleva, valorando el impacto de cada uno de ellos. Cuestionario de características del proyecto: completar el cuestionario para el proyecto seleccionado. Cuestionario de atributos organizativos: completar el cuestionario para el proyecto seleccionado. Tabla de cambios vs. colectivos: identificar los colectivos afectados por el proyecto, y valorar el impacto en cada uno de ellos de los diferentes cambios que conlleva el proyecto (identificados en el punto 1). Tabla de riesgos y acciones de mitigación: identificar los riesgos preliminares del proyecto y valorar el impacto de cada uno de ellos y la probabilidad de ocurrencia. Identificar algunas acciones de mitigación para los riesgos identificados. Antes del 20 junio debéis de haber enviado cumplimentados en base al proyecto elegido los documentos de los puntos 1 al 5. Antes del 5 de julio Avance de conclusiones sobre el impacto de cambio del proyecto e identificar principales estrategias de Comunicación, Formación y Soporte para facilitar la ejecución del mismo. Avance calendario de proyecto y encaje de las acciones de GdC en el mismo. Segunda jornada (11 julio 2012): 8. Presentación del breve al resto de equipos del proyecto analizado.

6 Tutorial trabajo en grupo gestión de proyectos

7 Taller Gestión de Proyectos – Tareas trabajo en grupo
1 2 3 4 Recoger información del proyecto Analizar situación actual y requerimientos de negocio Definir alcance y objetivos Analizar impacto del proyecto: situación actual vs. Situación futura Ficha de Proyecto 5 6 7 8 Elaborar planificación detallada Definir estructura de proyecto Definir indicadores de seguimiento y de resultados Analizar beneficios y costes del proyecto 9 Analizar Riesgos y Dependencias Plan de Proyecto

8 Recoger información del proyecto Ficha de proyecto
Código Proyecto Área / Dirección General Responsable Área/s de Responsabilidad Compartida Nombre del Proyecto Responsable Negocio Responsable/s Resp. Compartida Responsable Proyecto Fecha Inicio Fecha Implantación Descripción del proyecto

9 Realizar la Planificación detallada
La planificación de Proyecto deberá de incluir la planificación de GdC

10 Analizar Estructura del proyecto

11 Analizar Riesgos y Dependencias Tabla de Riesgos del Proyecto
Título Descripción del Riesgo Categoría Probabilidad de ocurrencia Impacto Acción de mitigación

12 Analizar Beneficios y Costes del proyecto

13 Tutorial trabajo en grupo gestión del cambio

14 Taller Gestión del Cambio – Tareas trabajo en grupo
2 Evaluar características del proyecto 1.2 - Cuestionario Características Proyecto 4 Evaluación de magnitud del cambio 3 Evaluar atributos de la organización 1.4 - Matriz Características vs. Atributos 1 Recoger información del proyecto 1.3 - Cuestionario Atributos Organizativos 7 Evaluación preliminar de riesgos 5 6 Identificar colectivos afectados Evaluar impacto cambio por colectivos 1.1 - Descripción Proyecto y Cambios 1.5 - Tabla de Colectivos afectados 1.6 - Tabla impacto Colectivos vs. Cambios 1 8 Definir y avanzar acciones de mitigación 1 Se corresponde con la ficha de proyecto realizada para el taller de Gestión de Proyectos. Añadir los principales cambios que implicará el proyecto y una valoración estimada del impacto de los mismos.

15 Recoger información del proyecto Descripción del Proyecto y Cambios
Descripción del Cambio Valoración impacto del Cambio Documento 1.1. la información general del proyecto (información recogida al inicio de la elaboración del Plan de Proyecto), se completa aquí con la identificación de los principales cambios que implica y una valoración estimada de los mismos(Valorar de 1 a 5 siendo1-Bajo/5-Alto).

16 Información detallada del Proyecto
Clasificación de Proyectos de GdC Información detallada del Proyecto Características del Proyecto Atributos de la organización Objetivos Analizar las características que implica el proyecto. Analizar en que medida la organización está preparada para asimilar el cambio. Criterios a valorar Alcance Organizativo. Geografías. Cambio en Procesos. Cambio en Sistemas / Tecnologías. Cambio en Puestos de Trabajo / Funciones. Cambio en Estructura Organizativa. Colectivos Impactados Internos. Colectivos Impactados Externos. Duración del Proyecto (exigencia en plazos para su ejecución). Variación del Impacto en Colectivos. Tipo de Cambio. Percepción de mandos y empleados sobre la necesidad del cambio. Valoración de los empleados en relación a al impacto de los cambios pasados. Nº de Cambios en curso en la organización. Valoración sobre la gestión de Cambios pasados. Visión y Dirección compartida en la organización. Disponibilidad de Recursos y Presupuesto. Cultura y Respuesta al Cambio de la Organización. Reconocimiento Organizativo. Competencia de cambio de la Alta Dirección. Competencia de cambio de Mandos Intermedios. Competencia de cambio de Empleados. Análisis de la magnitud del cambio y el grado de preparación y madurez de la organización.

17 Evaluar características del proyecto Cumplimentar cuestionario clasificación de Características de Proyecto Documento 1.2. Analizar las características del proyecto con el objetivo de conocer la magnitud del mismo.

18 Evaluar atributos organizativos del proyecto Cumplimentar cuestionario de clasificación por Atributos Organizativos Documento 1.3. Analizar una serie de atributos de las unidades organizativas afectadas por el cambio con el fin de concluir si están preparadas para el cambio o son resistentes al mismo.

19 Evaluación de la magnitud del cambio Matriz de Características del Proyecto vs. Atributos del Cambio
Preparada Atributos de la organización Resistente Cambio pequeño e incremental en Organización resistente al cambio Cambio radical en Cambio incremental en Organización preparada para el cambio Cambio radical en Organización preparada para el cambio Poco Características del cambio Mucho Documento 1.4. Como resultado de los análisis anteriores, se evaluará la magnitud del cambio en relación a los atributos de la organización y a las características del Proyecto. 19

20 Evaluación del impacto de cambio por colectivos Tabla de Cambios vs
Evaluación del impacto de cambio por colectivos Tabla de Cambios vs. Colectivos y valoración de impacto Cambio 1 Cambio 2 Cambio 3 Cambio 4 Cambio 5 Colectivo 1 Colectivo 2 Colectivo 3 Colectivo 4 Colectivo 5 Documento 1.6. Completar la tabla indicando los cambios que implicará el proyecto y cómo éstos afectarán a los distintos colectivos identificados.

21 Descripción del Riesgo Probabilidad de ocurrencia
Evaluación preliminar de riesgos y propuesta de acciones de mitigación Tabla de Riesgos del Proyecto y Acciones de Mitigación Descripción del Riesgo Fase del Proyecto Impacto Probabilidad de ocurrencia Acción de mitigación Documento 1.8. Identificar los riesgos preliminares del proyecto, la fase en la que se prevé que podrían llegar a materializarse (si aplica); analizar su impacto, la probabilidad de ocurrencia y la acción de mitigación más adecuada para cada riesgo.

22 Avance Planificación del proyecto y acciones de GdC
Planificación de Proyecto incluye Planificación de GdC Planificación del Proyecto Plan de Proyecto Definición y Planificación Desarrollo Implantación y Soporte Cierre Proyecto Planificación Gestión del Cambio Plan de Riesgos, Planes de GdC Formación, Comunicación y Soporte Verificación Pre-Implantación Diagnóstico Cambio Plan de GdC Certificación Preparación Planificación y Diseño Desarrollo Implantación y Certificación En la fase de preparación hay que ajustar las tareas de Gestión del Cambio a la planificación del proyecto (para dimensionar adecuadamente recursos y tiempos necesarios). Realizar el encaje del Plan de Proyecto con el Plan de Gestión del Cambio 22