Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 1/20 Gestión de Proyectos PRESENTACION DE PROYECTOS Seminario de Presentación de Proyectos 1.- Introducción. 2.- El Informe.

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1 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 1/20 Gestión de Proyectos PRESENTACION DE PROYECTOS Seminario de Presentación de Proyectos 1.- Introducción. 2.- El Informe Escrito. 3.- La Defensa Oral del proyecto. Contenido

2 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 2/20 Gestión de Proyectos INTRODUCCION La bondad del trabajo de un ingeniero se concreta generalmente en la calidad de: –Un informe escrito. –Presentación o defensa oral del proyecto. La dirección, el promotor, el cliente, son gente muy ocupada, eso implica: –Que el informe escrito ha de ser claro y conciso. –Que tenemos que defender la bondad del proyecto. –Que tenemos poco tiempo para hacerlo.. Seminario de Presentación de Proyectos

3 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 3/20 Gestión de Proyectos EL INFORME ESCRITO Cuando nos planteemos la redacción de un informe escrito debemos hacernos dos preguntas: –¿Qué se quiere comunicar? –¿ A quien va dirigido? Seminario de Presentación de Proyectos

4 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 4/20 Gestión de Proyectos ¿QUE SE QUIERE COMUNICAR? ¿Cuál ha sido el objetivo buscado con la realización de este trabajo?. –Este objetivo es el mensaje a transmitir, hay que dejarlo muy claro al principio y debe convertirse en el hilo argumental para todo el informe. ¿Cómo va a ser utilizado el informe?. –Condicionará la forma de redactarlo y la información que deberá contener. Seminario de Presentación de Proyectos

5 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 5/20 Gestión de Proyectos ¿A QUIEN VA DIRIGIDO? Condiciona el tono del informe. La información se ajustará al nivel de conocimiento de la audiencia a la que va dirigida. Seminario de Presentación de Proyectos

6 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 6/20 Gestión de Proyectos ¿EN QUE SITUACION ESTAMOS? Seminario de Presentación de Proyectos Ingeniero Comunicación Agencia Coop Promotor Organo ejecutor

7 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 7/20 Gestión de Proyectos PASOS PARA LA REDACCION DEL INFORME ESCRITO 1.- Realizar un índice. 2.- Clasificación de toda la información disponible de acuerdo al índice. 3.- Estructuración de cada uno de los apartados. Lista de las ideas que quieres aportar en cada apartado. 4.- Borrador de cada apartado. No interesa la forma solo el fondo. Seminario de Presentación de Proyectos

8 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 8/20 Gestión de Proyectos PASOS PARA LA REDACCION DEL INFORME ESCRITO 5.- Lectura del borrador para comprobar la coherencia. 6.- Mecanografiado de los apartados. Inclusión de tablas y gráficos. 7.- Revisión final del informe y comprobación de que cumple el objetivo fijado. Seminario de Presentación de Proyectos

9 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 9/20 Gestión de Proyectos IDEAS PARA LA REDACCION DEL INFORME ESCRITO Si existen normas de presentación, seguirlas. Colocar al comienzo un índice que permita encontrar fácilmente la información que buscamos. Numerar las páginas. Los informes escritos deben empezar con una introducción y acabar con unas conclusiones. Poner la bibliografía utilizada. Seminario de Presentación de Proyectos

10 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 10/20 Gestión de Proyectos Tratar el todo antes que las partes. In informe técnico debe estar exento de alardes y extras en la redacción, el estilo y el lenguaje. Los títulos de los apartados deben ser significativos y concisos. No es conveniente poner varias ideas en el mismo párrafo. Seminario de Presentación de Proyectos IDEAS PARA LA REDACCION DEL INFORME ESCRITO

11 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 11/20 Gestión de Proyectos No importa lo que tengas que decir, recuerda que un informe largo no es leído solo hojeado. Si lo que vas a poner no aporta nada al mensaje que quieres transmitir, no lo pongas. La información secundaria ira en anexos. Seminario de Presentación de Proyectos IDEAS PARA LA REDACCION DEL INFORME ESCRITO

12 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 12/20 Gestión de Proyectos Nadie te va a decir que tu trabajo es bueno, lo tienes que demostrar. Un trabajo no es bueno si se defiende mal. Las defensas no se improvisan, se preparan. Seminario de Presentación de Proyectos DEFENSA DEL PROYECTO

13 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 13/20 Gestión de Proyectos 1.- ¿Qué quiero trasmitir?. 2.- ¿Cual va ser mi audiencia?. 3.- ¿Cómo son las condiciones de la sala?. 4.- ¿De que tiempo dispongo? 5.- Preparar el material de apoyo. 6.- Ensayar críticamente. Seminario de Presentación de Proyectos PREPARAR LA DEFENSA DEL PROYECTO

14 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 14/20 Gestión de Proyectos El mensaje principal debe ser el mismo que el del informe escrito. Ahora dispongo de menos tiempo para transmitirlo. Si quiero que la audiencia lo tenga claro, primero lo he de tener claro yo. Es diferente lo que se, de lo que quiero transmitir. Seminario de Presentación de Proyectos ¿QUE QUIERO TRANSMITIR?

15 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 15/20 Gestión de Proyectos Debo ponerme en el lugar del otro. –Que quiere. –Que sabe. –Que necesita. –Que características personales tienen. –......... Seminario de Presentación de Proyectos AUDIENCIA

16 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 16/20 Gestión de Proyectos Debo ajustarme al tiempo asignado, independientemente de si creo que es mucho o es poco. El tamaño del auditorio condicionará el tono de voz y el diseño del material de apoyo. Unas malas condiciones del auditorio (ruido, calor, olor, etc.) repercutirán en la predisposición de la audiencia a atenderme. Estoy vendiendo mi trabajo, por lo tanto me estoy vendiendo a mi mismo. La imagen que de a la audiencia es importante. Seminario de Presentación de Proyectos CONDICIONES

17 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 17/20 Gestión de Proyectos Cuando la comunicación entra a la audiencia por dos canales (visual y auditivo) esta se refuerza. El Power-Point no es un fin, es un medio. Disponer de medios para hacer cosas complejas, no obliga a realizarlas. No existe diferencia de calidad entre una presentación con transparencias o con Power-Point. Seminario de Presentación de Proyectos PREPARACION DEL MATERIAL DE APOYO

18 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 18/20 Gestión de Proyectos 20 minutos de presentación deben ser entre 10 y 15 transparencias como mucho. Las transparencias no son para leer sino para destacar. Pocas ideas por transparencia. Cuidado con el contraste entre el fondo y el color del texto. Las animaciones suelen despistar más que aportar. Seminario de Presentación de Proyectos PREPARACION DEL MATERIAL DE APOYO

19 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 19/20 Gestión de Proyectos Tener en cuenta la distancia a la que se van a ver las trasparencias. Comprobar que se ven perfectamente desde todo el auditorio. Aquello que no vaya a aportar información, no se pone. La presentación debe ser coherente: Formato. Cantidad de información. Hilo argumental....... No da buena imagen llevar chuletas acerca de lo que se va a decir, para eso ya está la trasparencia. Seminario de Presentación de Proyectos PREPARACION DEL MATERIAL DE APOYO

20 Area de Proyectos C.P.S. Zaragoza 20/20 Gestión de Proyectos Las presentaciones no se improvisan se ensayan. De nada vale ensayar, si no tengo un público crítico delante. El ritmo. Seminario de Presentación de Proyectos ENSAYAR